集中采購管理制度?總則目的為了規范公司集中采購行為，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質量，加強對采購活動的監督管理，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內部各部門及下屬子公司的集中采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設備、生產物資、工程物資等各類物資和服務的采購。基本原則1.合規性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司內部規定，確保采購行為合法合規。2.效益性原則：通過集中采購，實現規模經濟，降低采購成本，提高采購效益。3.公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受公司內部監督和相關部門的檢查。4.質量優先原則：在保證采購質量的前提下，選擇性價比最優的供應商和產品。5.服務至上原則：為公司各部門提供優質、高效的采購服務，滿足業務需求。職責分工采購決策機構成立集中采購領導小組，由公司高層管理人員組成，負責審議集中采購戰略、重大采購項目、供應商選擇等重要事項，對集中采購工作進行決策和指導。采購執行部門設立集中采購中心，作為公司集中采購的執行部門，負責具體采購業務的組織實施，包括采購計劃制定、供應商選擇與管理、采購合同簽訂與執行、采購款項支付等工作。需求部門各部門作為采購需求的提出者，負責根據本部門業務需要，準確、及時地向集中采購中心提交采購申請，明確采購物資或服務的規格、數量、質量要求、交貨時間等詳細信息，并配合采購執行部門進行采購工作。監督部門公司審計、監察等部門負責對集中采購活動進行全過程監督，檢查采購行為是否合規，采購流程是否規范，采購結果是否符合公司利益，對發現的問題及時提出整改意見，并追究相關人員責任。采購流程采購申請1.各部門根據業務需求，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、質量要求、預計交貨時間、用途等信息，并由部門負責人簽字確認。2.《采購申請表》提交至集中采購中心，采購專員對申請內容進行初步審核，檢查申請信息是否完整、準確，采購需求是否合理。如發現問題，及時與需求部門溝通核實，并要求其補充或修正相關信息。采購計劃制定1.采購專員根據采購申請，結合公司庫存情況、采購周期、市場供應情況等因素，制定月度或季度采購計劃。采購計劃應明確采購項目、采購數量、采購時間、預算金額等內容。2.采購計劃報采購中心負責人審核，經審核通過后，提交至集中采購領導小組審批。采購計劃獲批后，采購專員按照計劃組織實施采購工作。供應商選擇與管理1.采購專員通過多種渠道收集供應商信息，包括供應商推薦、網絡搜索、行業展會、供應商數據庫等，建立供應商資源庫。2.根據采購項目的要求，從供應商資源庫中篩選出符合條件的潛在供應商，并向其發出《供應商邀請書》，邀請其參與項目報價。3.采購專員組織相關人員對供應商的報價文件進行評審，評審內容包括產品質量、價格、交貨期、售后服務、企業信譽等方面。根據評審結果，選擇得分最高的供應商作為中標候選人。4.與中標候選人進行商務談判，進一步明確采購合同條款，包括產品規格、價格、交貨方式、付款方式、售后服務等內容。談判達成一致后，簽訂采購合同。5.建立供應商評估機制，定期對供應商的供貨質量、交貨期、售后服務等方面進行評估。對于表現優秀的供應商，給予優先合作機會；對于表現不佳的供應商，及時進行整改或淘汰。采購合同簽訂與執行1.采購合同由采購專員起草，經法務部門審核后，提交采購中心負責人和公司授權代表簽字蓋章。采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同條款合法合規、公平合理。2.采購專員將簽訂后的采購合同副本分發給需求部門、財務部門等相關部門，以便各部門了解合同執行情況。3.采購專員根據采購合同約定，跟蹤供應商的交貨進度，及時與供應商溝通協調，確保物資按時、按質、按量供應。如發現供應商存在違約行為，應及時采取措施，要求其承擔違約責任。4.物資到貨后，采購專員組織需求部門、質量檢驗部門等相關人員進行驗收。驗收合格后，填寫《驗收單》，辦理入庫手續；驗收不合格的，及時與供應商協商處理，要求其更換產品或采取其他補救措施。采購款項支付1.采購專員根據采購合同和驗收單，填寫《付款申請表》，附上相關發票、合同副本等資料，提交至財務部門審核。2.財務部門對付款申請進行審核，檢查發票真偽、金額是否正確、付款條件是否符合合同約定等。審核通過后，提交至公司領導審批。3.公司領導審批通過后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間，辦理采購款項支付手續。采購預算管理預算編制1.各部門根據本部門年度業務計劃和工作任務，結合歷史采購數據和市場價格變動情況，編制本部門年度采購預算。采購預算應明確采購項目、采購數量、預算金額等內容，并詳細說明預算編制依據和理由。2.各部門將年度采購預算提交至集中采購中心，采購中心匯總各部門采購預算，結合公司年度經營目標和財務狀況，編制公司年度集中采購預算草案。3.公司年度集中采購預算草案報公司高層管理人員審核，經審核通過后，提交至公司董事會審批。公司年度集中采購預算獲批后，作為公司年度采購工作的指導依據。預算執行與控制1.采購專員在采購過程中，應嚴格按照采購預算進行操作，確保采購支出不超過預算額度。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照預算編制程序，重新提交預算調整申請，經審批通過后方可調整。2.財務部門定期對采購預算執行情況進行監控和分析，及時發現預算執行過程中存在的問題，并向采購中心反饋。采購中心根據財務部門反饋的信息，采取相應措施，確保采購預算的順利執行。采購風險管理風險識別與評估1.采購中心定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等。2.針對識別出的風險，采購中心制定相應的風險評估指標和方法，對風險發生的可能性和影響程度進行評估，確定風險等級。風險應對措施1.對于市場風險，采購中心密切關注市場動態，及時掌握市場價格波動情況，通過與供應商協商、簽訂長期合同、套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.對于供應商風險，采購中心加強對供應商的管理和評估，建立供應商備用機制，在主要供應商出現問題時，能夠及時切換到備用供應商，確保物資供應不受影響。3.對于質量風險，采購中心加強對采購物資的質量檢驗和驗收，嚴格把控質量標準，要求供應商提供質量保證文件，并在合同中明確質量違約責任。4.對于合同風險，采購中心加強對采購合同的審核和管理，確保合同條款合法合規、公平合理，明確雙方的權利和義務，避免合同糾紛的發生。5.對于付款風險，采購中心加強與財務部門的溝通協調，嚴格按照合同約定的付款方式和時間支付采購款項，避免逾期付款給公司帶來的損失。信息管理采購信息收集1.采購專員通過多種渠道收集與采購業務相關的信息，包括市場價格信息、供應商信息、產品質量信息、行業動態信息等。2.建立采購信息數據庫，將收集到的采購信息進行分類整理、存儲和維護，以便隨時查詢和使用。采購信息共享1.采購中心定期向公司內部各部門發布采購信息，包括采購項目進展情況、供應商報價信息、采購合同執行情況等，以便各部門及時了解采購工作動態。2.采購中心與公司其他部門建立信息共享機制，實現采購信息與需求信息、庫存信息、財務信息等的互聯互通，提高公司整體運營效率。監督與考核內部監督1.公司審計、監察等部門定期對集中采購活動進行內部審計和監督檢查，檢查采購行為是否合規，采購流程是否規范，采購結果是否符合公司利益。2.內部審計和監督檢查過程中發現的問題，審計、監察部門應及時向采購中心反饋，并提出整改意見。采購中心應針對問題制定整改措施，明確整改責任人和整改期限，確保問題得到及時解決。考核評價1.建立采購工作考核評價機制，對采購中心及采購專員的工作績效進行考核評價。考核評價指標包括采購成本控制、采購質量保證、采購效率提升、供