會議公司管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司內部管理，規范會議服務流程，提高會議服務質量，確保公司各項會議的順利召開，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有會議以及對外承接的各類會議服務項目。（三）基本原則1.高效原則：確保會議籌備、組織、執行等各環節高效運作，按時完成會議相關任務。2.質量原則：提供高質量的會議服務，滿足客戶需求，提升公司品牌形象。3.協作原則：各部門、各崗位之間密切協作，形成合力，共同保障會議順利進行。4.創新原則：不斷探索創新會議服務模式和方法，提高工作效率和服務水平。二、會議分類與流程（一）會議分類1.公司內部會議周例會：由公司管理層主持，各部門負責人參加，總結上周工作，安排本周工作任務。月總結會：每月末召開，各部門匯報當月工作完成情況，分析存在問題，制定下月工作計劃。年度總結會：每年末召開，全面總結公司年度工作，表彰優秀員工，制定下一年度發展戰略。專項工作會議：針對公司特定項目或工作任務召開的會議，如項目啟動會、項目推進會、項目總結會等。2.對外會議商務會議：為企業客戶舉辦的各類商務洽談會、產品發布會、研討會等。學術會議：針對特定學術領域舉辦的學術交流會議、論壇等。政府會議：承接政府部門組織的各類會議，如工作部署會、政策宣講會等。（二）會議流程1.會議需求溝通內部會議：由會議發起部門或個人提前與行政部門溝通會議時間、地點、參會人員、會議主題、議程等信息。對外會議：由業務部門與客戶溝通會議需求，明確會議規模、時間、地點、主題、議程、特殊要求等，并將相關信息及時反饋給行政部門。2.會議籌備行政部門根據會議需求制定詳細的會議籌備計劃，明確各項工作任務、責任人及時間節點。會議場地布置：根據會議類型和規模，選擇合適的會議場地，并進行相應的布置，包括桌椅擺放、音響設備調試、投影儀安裝、資料準備等。會議資料準備：根據會議議程和主題，準備相關會議資料，如會議手冊、發言稿、PPT、宣傳資料等，并確保資料內容準確、完整、清晰。會議通知發送：提前向參會人員發送會議通知，告知會議時間、地點、議程、注意事項等信息，確保參會人員按時收到通知并做好參會準備。餐飲安排：根據會議需求和參會人員數量，安排合理的餐飲服務，確保餐飲質量和衛生。其他準備工作：如會議期間的車輛接送、住宿安排、設備維護等。3.會議組織與執行會議簽到：在會議開始前，安排專人負責會議簽到工作，確保參會人員按時簽到入場。會議引導：安排工作人員在會議場地入口、電梯口、樓梯口等位置進行引導，幫助參會人員順利找到會議室。會議記錄：安排專人負責會議記錄，準確記錄會議內容、討論要點、決議事項等，并在會議結束后及時整理會議紀要，發送給參會人員和相關部門。會議服務：在會議期間，為參會人員提供茶水、咖啡、點心等服務，并及時處理會議過程中出現的各種問題，確保會議順利進行。會議安全保障：加強會議期間的安全保障工作，確保會議場地設施設備安全、參會人員人身安全，做好防火、防盜、防爆等工作。4.會議結束會議清理：會議結束后，安排工作人員及時清理會議場地，整理桌椅、設備，清理垃圾，恢復場地原狀。會議評估：會議結束后，對會議效果進行評估，收集參會人員的反饋意見，了解會議組織、服務、內容等方面存在的問題和不足之處，為今后的會議改進提供參考。會議資料歸檔：將會議資料進行整理歸檔，包括會議通知、會議手冊、發言稿、PPT、會議紀要、參會人員名單、會議評估報告等，以便日后查閱和參考。三、會議場地管理（一）場地選擇1.根據會議類型、規模、預算等因素，選擇合適的會議場地。2.優先選擇交通便利、設施齊全、環境舒適、服務質量好的場地。3.實地考察場地，了解場地的布局、設備設施、周邊環境等情況，確保滿足會議需求。（二）場地預訂1.提前與場地供應商溝通預訂事宜，簽訂場地租賃合同，明確雙方的權利和義務。2.按照合同約定支付場地租金和押金，并提前了解場地使用的相關規定和注意事項。3.在場地預訂成功后，及時將場地信息告知行政部門和相關部門，以便做好會議籌備工作。（三）場地布置1.根據會議主題和風格，對場地進行合理布置，營造良好的會議氛圍。2.確保場地布置符合安全、環保要求，不影響場地的正常使用和人員的安全通行。3.在場地布置過程中，注意保護場地設施設備，避免造成損壞。（四）場地使用1.按照合同約定的時間和方式使用場地，不得擅自更改場地使用時間和用途。2.遵守場地管理規定，愛護場地設施設備，保持場地整潔衛生。3.在場地使用過程中，如發現設施設備出現故障或其他問題，及時通知場地供應商進行維修和處理。（五）場地退還1.會議結束后，按照合同約定的時間和要求退還場地。2.組織工作人員對場地進行清理，確保場地恢復原狀，無垃圾、無損壞。3.與場地供應商辦理場地退還手續，結算場地租金和押金，收回相關票據。四、會議設備管理（一）設備采購1.根據會議需求和實際情況，制定會議設備采購計劃，明確設備的種類、規格、數量、預算等。2.按照公司采購流程，進行設備采購招標或詢價，選擇合適的供應商和產品。3.在設備采購過程中，嚴格把控設備質量，確保設備符合相關標準和要求。（二）設備驗收1.設備到貨后，組織相關人員進行設備驗收，檢查設備的數量、規格、型號、外觀等是否與采購合同一致。2.對設備進行通電、調試等測試，確保設備性能良好，能夠正常使用。3.驗收合格后，辦理設備入庫手續，填寫設備驗收報告，并將設備移交使用部門或專人管理。（三）設備使用1.制定會議設備使用管理制度，明確設備的使用流程、操作規范、注意事項等。2.對使用會議設備的人員進行培訓，使其熟悉設備的操作方法和維護保養知識。3.在會議使用設備前，對設備進行檢查和調試，確保設備正常運行；會議結束后，及時關閉設備電源，清理設備表面灰塵，整理設備連接線。（四）設備維護1.定期對會議設備進行維護保養，檢查設備的運行狀況，及時發現和排除設備故障。2.按照設備維護保養手冊的要求，對設備進行清潔、潤滑、校準、更換零部件等維護工作。3.建立會議設備維護檔案，記錄設備的維護保養情況、維修記錄等信息。（五）設備報廢1.對損壞嚴重、無法修復或已達到報廢年限的會議設備，按照公司固定資產報廢流程進行報廢處理。2.填寫設備報廢申請表，注明設備名稱、型號、規格、購置時間、報廢原因等信息，經相關部門審批后進行報廢。3.對報廢設備進行妥善處理，如變賣、拆解等，確保資產安全。五、會議資料管理（一）資料準備1.根據會議主題、議程和需求，提前準備相關會議資料，如會議手冊、發言稿、PPT、宣傳資料等。2.對會議資料進行審核和校對，確保資料內容準確、完整、清晰，避免出現錯別字、數據錯誤等問題。3.將會議資料按照會議議程順序進行整理和裝訂，方便參會人員查閱和使用。（二）資料分發1.在會議簽到時，將會議資料分發給參會人員，并做好簽收記錄。2.對于重要會議或有特殊要求的會議，可提前將會議資料通過郵件、快遞等方式發送給參會人員。3.確保參會人員能夠及時、準確地獲取會議資料，避免因資料分發不及時或不完整影響會議效果。（三）資料回收1.會議結束后，及時回收會議資料，檢查資料的完整性和回收率。2.對回收的會議資料進行整理和歸檔，以便日后查閱和參考。3.對于涉及公司機密或敏感信息的會議資料，按照公司保密制度進行妥善保管，防止信息泄露。（四）資料保管1.建立會議資料保管制度，明確資料保管的責任部門和責任人。2.將會議資料存放在安全、干燥、通風的地方，避免資料受潮、發霉、損壞等。3.定期對會議資料進行整理和盤點，確保資料的完整性和準確性。（五）資料銷毀1.對于已過期或不再使用的會議資料，按照公司檔案管理制度進行銷毀處理。2.填寫資料銷毀申請表，注明資料名稱、數量、銷毀原因等信息，經相關部門審批后進行銷毀。3.在資料銷毀過程中，要確保資料內容無法恢復，防止信息泄露。六、會議餐飲管理（一）餐飲預訂1.根據會議規模、參會人員飲食習慣和預算等因素，選擇合適的餐飲供應商。2.提前與餐飲供應商溝通會議餐飲需求，包括用餐時間、用餐地點、菜品種類、口味要求、特殊飲食禁忌等，并簽訂餐飲服務合同。3.在餐飲預訂過程中，要明確餐飲服務的質量標準、價格、付款方式、違約責任等條款。（二）餐飲準備1.餐飲供應商按照合同約定的時間和要求進行餐飲準備工作，確保菜品質量、衛生和服務水平。2.在餐飲準備過程中，要嚴格遵守食品安全法律法規，確保食材新鮮、安全、無污染，加工過程符合衛生標準。3.提前對餐飲場地進行布置，擺放桌椅、餐具、飲料等，營造良好的用餐環境。（三）餐飲服務1.在會議用餐時間，餐飲供應商安排專人提供餐飲服務，確保服務熱情、周到、及時。2.及時為參會人員提供茶水、飲料等飲品，并根據用餐情況及時添加菜品和主食。3.在用餐過程中，要注意觀察參會人員的用餐需求和反饋意見，及時處理出現的問題，確保用餐順利進行。（四）餐飲結算1.會議結束后，餐飲供應商按照合同約定與公司進行餐飲費用結算。2.公司財務部門對餐飲費用進行審核，確保費用結算準確無誤。3.結算完成后，公司支付餐飲費用，并要求餐飲供應商提供正規發票。（五）餐飲評估1.會議結束后，收集參會人員對會議餐飲的反饋意見，了解餐飲質量、口味、服務等方面的滿意度。2.根據參會人員的反饋意見，對餐飲供應商的服務質量進行評估，總結經驗教訓，為今后的會議餐飲服務改進提供參考。3.與餐飲供應商溝通評估結果，提出改進建議和要求，促使餐飲供應商不斷提高服務水平。七、會議安全管理（一）安全制度1.建立會議安全管理制度，明確安全管理責任部門和責任人，制定安全管理措施和應急預案。2.加強對會議工作人員的安全培訓，提高安全意識和應急處理能力。3.定期對會議場地、設備設施等進行安全檢查，及時發現和排除安全隱患。（二）消防安全1.確保會議場地消防設施設備齊全、完好有效，如滅火器、消火栓、自動噴水滅火系統、火災報警系統等。2.保持消防通道暢通無阻，嚴禁在消防通道內堆放雜物。3.加強對參會人員的消防安全宣傳教育，禁止在會議場地內吸煙、使用明火等。（三）人員安全1.安排專人負責會議期間的人員安全管理，維護會議秩序，防止發生擁擠、踩踏等事故。2.對會議場地周邊環境進行安全評估，確保周邊無安全隱患。3.在會議期間，關注參會人員的身體狀況，如有突發疾病等情況，及時提供醫療救助。（四）信息安全1.加強對會議信息的安全管理，確保會議資料、數據等信息不被泄露。2.對涉及公司機密或敏感信息的會議，采取加密、限制訪問等安全措施。3.在會議設備使用過程中，注意保護信息安全，防止數據丟失、被盜等情況發生。（五）應急處理1.制定會議安全應急預案，明確應急處理流程和責任分工。2.定期組織應急演練，提高應急處理能力和協同配合能力。3.在會議期間，如發生安全事故或突發事件，要立即啟動應急預案，采取有效措施進行處理，并及時向上級報告。八、會議服務人員管理（一）人員招聘1.根據會議服務工作需要，制定人員招聘計劃，明確招聘崗位、人數、任職要求等。2.通過招聘網站、人才市場、內部推薦等渠道發布招聘信息，吸引合適的人員應聘。3.對應聘人員進行面試、筆試、實際操作等考核，選拔優秀的會議服務人員。（二）人員培訓1.新員工入職后，組織進行入職培訓，使其了解公司文化、規章制度、會議服務流程等。2.定期對會議服務人員進行業務培訓，包括會議籌備、組織、執行、服務等方面的知識和技能培訓。3.鼓勵會議服務人員參加外部培訓和學習交流活動，不斷提升自身素質和業務水平。（三）人員考核1.建立會議服務人員考核制度，制定考核標準和方法。2.定期對會議服務人員的工作表現進行考核，包括工作態度、工作能力、工作業績等方面。3.根據考核結果，對表現優秀的人員進行獎勵，對不稱職的人員進行批評教育、調整崗位或辭退處理。（四）人員激勵1.設立合理的薪酬福利體系，激勵會議服務人員積極工作。2.對在會議服務工作中表現突出的人員，給予表彰和獎勵，如頒發榮譽證書、獎金、晉升機會等。3.關注會議服務人員的職業發展需求，為其提供晉升通道和培訓機會，激發其工作積極性和創造力。（五）人員調配1.根據會議服務工作的實際需求，合理調配會議服務人員，確保各項會議服務任務得到有效落實。2.在人員調配過程中，要充分考慮人員的專業技能、工作經驗、工作負荷等因素，做到人盡其才。3.加強對會議服務人員的工作安排和協調，避免出現人員閑置或工作任務過重的情況。九、會議成本控制（一）預算編制1.根據會議類型、規模、需求等因素，編制會議成本預算，明確各項費用的預算金額和控制標準。2.會議成本預算包括場地租賃、設備租賃、餐飲服務、資料印