采購人管理制度?總則目的為規范公司采購人的行為，加強采購工作的管理，提高采購效率，降低采購成本，確保公司各項采購任務的順利完成，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內所有從事采購工作的人員，包括專職采購人及涉及采購業務的其他相關人員。基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及公司相關規定。2.效益性原則：在滿足公司業務需求的前提下，追求采購成本的最小化，實現經濟效益最大化。3.公正性原則：采購過程應公平、公正、公開，維護公司利益，杜絕不正當交易。4.誠信原則：采購人應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系。采購流程采購申請1.各部門根據業務需求填寫采購申請表，詳細注明采購物品或服務的名稱、規格、數量、預算、需求時間等信息。2.采購申請表需經部門負責人審核簽字后提交至采購部門。采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對申請內容進行初步審核，確認需求的合理性和必要性。2.根據公司的采購審批權限，將采購申請表提交相應層級的領導審批。審批通過后，采購工作正式啟動；審批不通過的，采購部門應及時與申請部門溝通原因。供應商選擇與管理1.供應商開發采購部門通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商進行初步篩選，評估其資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平等方面。對于符合基本要求的供應商，采購部門可安排實地考察，深入了解其實際情況。2.供應商評估與準入采購部門定期對現有供應商進行評估，評估指標包括交貨期、產品質量、售后服務、價格競爭力等。根據評估結果，對表現優秀的供應商給予獎勵，對不符合要求的供應商進行警告或淘汰。建立供應商準入機制，只有通過評估并被納入供應商名錄的供應商，才能參與公司的采購活動。3.供應商管理采購部門與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括交貨時間、質量標準、價格條款、付款方式等。建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、合作歷史、評估結果等，以便于管理和查詢。定期與供應商溝通，了解其生產經營情況和市場動態，及時解決合作中出現的問題。采購實施1.采購談判采購人員與選定的供應商進行采購談判，爭取最有利的采購條件，包括價格、交貨期、質量保證等。在談判過程中，采購人員應充分了解市場行情，掌握談判技巧，維護公司利益。2.采購訂單下達談判達成一致后，采購人員及時下達采購訂單，明確采購物品或服務的詳細要求、交貨時間、交貨地點等信息。采購訂單需經采購部門負責人審核簽字后發送給供應商。3.采購跟蹤與催貨采購人員負責跟蹤采購訂單的執行情況，及時了解供應商的生產進度和發貨情況。對于可能影響交貨期的問題，采購人員應及時與供應商溝通協調，采取相應的解決措施。在臨近交貨期時，采購人員應向供應商發出催貨通知，確保按時交貨。驗收與付款1.驗收采購物品到貨后，采購部門應及時通知相關驗收部門進行驗收。驗收部門按照合同要求和相關標準對采購物品的數量、質量、規格等進行檢驗。驗收合格的，驗收部門出具驗收報告；驗收不合格的，采購部門應及時與供應商協商處理，包括退貨、換貨、補貨等。2.付款采購部門根據驗收報告和采購合同，填寫付款申請單，附上相關發票、送貨單等憑證。付款申請單需經采購部門負責人、財務部門審核及公司領導審批后，按照公司的付款流程進行付款。采購人員職責采購人主要職責1.負責采購任務的具體實施，按照采購流程完成采購工作。2.收集、整理供應商信息，建立和維護供應商名錄。3.與供應商進行采購談判，簽訂采購合同，確保采購條款符合公司利益。4.跟蹤采購訂單的執行情況，及時協調解決采購過程中出現的問題。5.參與采購物品的驗收工作，確保所采購物品符合要求。6.定期向上級匯報采購工作進展情況，提供采購數據和分析報告。其他相關人員職責1.申請部門準確填寫采購申請表，明確采購需求。配合采購部門進行供應商選擇、采購談判等工作。參與采購物品的驗收工作，對驗收結果負責。2.驗收部門按照規定的驗收標準和程序對采購物品進行驗收。出具真實、準確的驗收報告，對驗收結果負責。3.財務部門審核采購付款申請，確保付款符合公司財務制度和相關規定。對采購成本進行核算和分析，提供財務支持和建議。采購預算管理預算編制1.采購部門應根據公司年度經營計劃和業務需求，編制采購預算草案。2.采購預算草案應包括采購項目、采購數量、采購金額、采購時間等詳細信息，并與公司的財務預算相銜接。3.采購預算草案需經公司領導審批后正式下達執行。預算執行與控制1.采購人員應嚴格按照采購預算執行采購任務，不得擅自超預算采購。2.如因特殊原因需要調整采購預算，采購部門應提出書面申請，說明調整原因和調整金額，經公司領導審批后執行。3.財務部門定期對采購預算的執行情況進行監控和分析，及時發現和解決預算執行過程中出現的問題。采購風險管理風險識別與評估1.采購部門應定期對采購過程中可能面臨的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險等。2.根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施，明確責任人和時間節點。風險應對措施1.市場風險應對關注市場動態，及時了解市場價格波動和供應情況，合理安排采購時間和數量。與多家供應商建立合作關系，避免過度依賴單一供應商，降低供應風險。2.供應商風險應對加強對供應商的管理和評估，定期對供應商進行實地考察和信用評級。在采購合同中明確供應商的違約責任和賠償條款，降低供應商違約風險。3.質量風險應對嚴格按照采購合同要求和質量標準進行驗收，確保所采購物品符合質量要求。要求供應商提供質量保證文件和售后服務承諾，對質量問題及時進行處理。4.合同風險應對簽訂采購合同前，仔細審核合同條款，確保合同內容合法、合規、明確、完整。加強合同執行過程中的監督和管理，及時發現和解決合同履行過程中出現的問題。采購績效評估評估指標1.采購成本：包括采購價格、運輸費用、倉儲費用等，評估采購成本是否控制在預算范圍內。2.采購質量：以驗收合格率為主要指標，評估所采購物品的質量是否符合要求。3.采購效率：以采購周期為主要指標，評估采購任務的完成時間是否及時。4.供應商管理：包括供應商滿意度、供應商開發數量、供應商淘汰率等，評估對供應商的管理效果。5.合規性：評估采購活動是否符合國家法律法規和公司相關制度。評估方法1.定期評估：采購部門每月或每季度對采購績效進行自我評估，填寫采購績效評估表。2.綜合評估：公司定期組織相關部門對采購部門的績效進行綜合評估，評估結果作為采購人員績效考核和獎懲的依據。評估結果應用1.績效反饋：將評估結果及時反饋給采購人員，幫助其了解工作表現，發現問題并改進。2.績效考核：根據評估結果，對采購人員進行績效考核，與薪酬、晉升等掛鉤。3.持續改進：針對評估中發現的問題，采購部門制定改進措施，不斷提高采購績效。監督與審計內部監督1.公司內部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部門應接受公司內部其他部門的監督，及時處理相關部門提出的意見和建議。外部監督1.采購活動應接受政府相關部門的監督檢查，確保采購行為合法合規。2.公司應積極配合外部監督檢查工作，如實提供相關資料和信息。違規處理違規行為界定1.采購人在采購過程中存在以下行為之一的，視為違規：違反采購流程，擅自采購或越權采購。與供應商勾結，謀取私利，損害公司利益。接受供應商賄賂或不正當利益。泄露公司采購機密信息。其他違反法律法規和公司制度的行為。違規處理措施1.對于發現的違規行為，公司將視情節輕