工程項目檔案管理制度匯編?一、總則（一）目的為加強工程項目檔案管理，確保工程項目檔案的完整、準確、系統和有效利用，為工程項目的建設、運行、維護及后續管理提供可靠依據，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項目從項目策劃、可行性研究、設計、招投標、施工、監理到竣工驗收等全過程形成的各類文件材料的管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則工程項目檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實性原則檔案內容必須真實反映工程項目建設的實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案資料。3.完整性原則涵蓋工程項目建設全過程的各類文件、資料、圖表等應全面收集，確保無遺漏。4.及時性原則工程項目文件材料應隨工程進度同步整理、歸檔，保證檔案的時效性。5.保密性原則嚴格遵守國家有關保密規定，對涉及工程項目機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善工程項目檔案管理制度，并組織實施。2.指導、監督和檢查工程項目各參建單位的檔案管理工作。3.集中統一管理工程項目檔案，對接收的檔案進行分類、整理、編目、上架等工作。4.建立工程項目檔案檢索系統，提供檔案查閱、借閱服務。5.負責工程項目檔案的鑒定、銷毀工作。6.參與工程項目竣工驗收，對檔案的完整性、準確性進行審查。（二）工程項目建設單位職責1.建立健全本單位工程項目檔案管理工作機制，明確分管領導和具體責任人。2.組織協調工程項目各參建單位的檔案管理工作，與檔案管理部門密切配合。3.負責收集、整理本單位形成的工程項目文件材料，并按要求向檔案管理部門移交。4.對各參建單位的檔案管理工作進行考核，確保檔案管理工作符合要求。（三）工程項目設計單位職責1.負責收集、整理工程項目設計過程中形成的各類文件材料，包括設計任務書、初步設計、施工圖設計、設計變更等。2.按照檔案管理要求，對設計文件進行分類、編號、裝訂，確保設計檔案的質量。3.在工程竣工驗收前，將完整的設計檔案移交建設單位。（四）工程項目施工單位職責1.建立工程項目檔案管理工作體系，配備專（兼）職檔案管理人員。2.負責收集、整理施工過程中形成的各類文件材料，包括施工組織設計、施工方案、技術交底、工程變更通知、施工日志、質量檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄等。3.對施工文件材料進行分類、組卷、編目，做到及時、準確、完整，并按規定向建設單位移交。4.配合建設單位和檔案管理部門做好工程項目檔案的審查、驗收工作。（五）工程項目監理單位職責1.建立工程項目監理檔案管理制度，負責監理過程中文件材料的收集、整理和歸檔。2.對施工單位報送的工程文件進行審核，確保文件的真實性、準確性和完整性。3.整理監理文件，包括監理規劃、監理細則、監理月報、監理通知單、工程質量評估報告等，并在工程竣工驗收后移交建設單位。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.工程項目前期文件包括項目建議書、可行性研究報告、環境影響評價報告、項目立項批復等。2.工程設計文件初步設計圖紙、說明書、計算書，施工圖設計圖紙、變更設計文件等。3.工程招投標文件招標文件、投標文件、評標報告、中標通知書等。4.工程施工文件施工組織設計、施工方案、技術交底、施工日志、工程變更通知、材料設備質量證明文件、檢驗檢測報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄等。5.工程監理文件監理規劃、監理細則、監理月報、監理通知單、工程質量評估報告等。6.工程竣工驗收文件竣工驗收報告、工程質量保修書、竣工決算報告等。7.其他與工程項目有關的文件如會議紀要、來往函件、聲像資料、電子文檔等。（二）收集要求1.各參建單位應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，紙質文件應使用耐久性強的書寫材料。3.電子文件應采用通用格式，確保能夠長期有效讀取，并與紙質文件內容一致。4.對重要的文件材料應進行備份，防止丟失。（三）整理方法1.分類按照工程項目檔案的形成階段、來源、內容等進行分類，一般可分為前期文件、設計文件、施工文件、監理文件、竣工驗收文件等類別。2.組卷根據文件材料的性質、數量等進行組卷，同一卷內的文件應具有內在聯系，不同卷之間應保持相對獨立。卷內文件應按照順序排列，編寫頁號。3.編目編制卷內文件目錄，包括文件編號、責任者、文件題名、日期、頁號等內容。同時，編制案卷目錄，包括案卷編號、案卷題名、編制單位、起止日期、保管期限等內容。四、檔案歸檔與移交（一）歸檔時間1.工程項目前期文件應在項目立項后及時歸檔。2.工程設計文件應在設計任務完成后歸檔。3.工程招投標文件應在招投標活動結束后歸檔。4.工程施工文件應隨工程進度同步歸檔，每月定期整理移交。5.工程監理文件應按監理工作階段及時歸檔。6.工程竣工驗收文件應在工程竣工驗收后三個月內歸檔。（二）歸檔要求1.各參建單位應按照檔案管理部門規定的格式和要求，對整理好的檔案進行裝訂、編目，并編制檔案移交清單。2.檔案移交清單應一式兩份，雙方簽字確認后各執一份。3.移交的檔案應內容完整、整理規范、手續齊全，確保檔案質量符合要求。（三）移交程序1.工程項目施工單位、監理單位等在檔案整理完成后，向建設單位提出檔案移交申請。2.建設單位組織對檔案進行審查，對不符合要求的檔案，退回原單位進行整改。3.經審查合格的檔案，由建設單位統一向檔案管理部門移交。4.檔案管理部門對接收的檔案進行核對、登記，辦理交接手續。五、檔案保管與利用（一）保管期限工程項目檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保存的檔案涉及工程項目建設全過程的重要文件，如項目立項批復、可行性研究報告、竣工驗收報告等。2.長期保存的檔案工程設計文件、施工技術文件、監理文件等，保管期限一般為1030年。3.短期保存的檔案工程招投標文件、一般性來往函件等，保管期限一般為5年。（二）保管條件1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規定的標準。3.對電子檔案應進行定期備份，并存儲在安全可靠的介質上，同時做好電子檔案的安全防護工作。（三）檔案利用1.建立檔案查閱、借閱制度，明確查閱、借閱流程和審批手續。2.本單位內部人員查閱檔案，需填寫查閱申請表，經部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。3.外單位人員查閱檔案，需持有單位介紹信，經檔案管理部門負責人批準，并辦理查閱登記手續后方可查閱。查閱重要檔案還需經工程項目建設單位相關領導批準。4.借閱檔案需填寫借閱申請表，注明借閱期限和歸還日期，經批準后辦理借閱手續。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續借手續。5.查閱、借閱檔案時，應在指定地點進行，不得擅自涂改、抽取、復制、轉借檔案。查閱結束后，應及時歸還檔案，并辦理注銷手續。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、工程項目建設單位及相關業務部門的人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內容、來源、價值等進行全面分析，確定檔案的保管期限是否合理。2.查閱檔案的利用情況，對利用率極低、已失去保存價值的檔案進行重點審查。3.參考國家有關檔案保管期限的規定和同類工程項目檔案的鑒定經驗，綜合判定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，并編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經檔案管理部門負責人、工程項目建設單位分管領導審核批準后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程中，應安排監銷人員在場監督，監銷人員在檔案銷毀清單上簽字確認。5.檔案銷毀后，檔案銷毀清單應永久保存。七、監督與考核（一）監督檢查1.檔案管理部門定期對工程項目各參建單位的檔案管理工作進行監督檢查，檢查內容包括檔案管理制度的執行情況、檔案收集整理質量、歸檔移交情況等。2.對監督檢查中發現的問題，及時下達整改通知書，要求相關單位限期整改。（二）