實驗室及儀器設(shè)備檔案管理細則?一、總則1.目的為加強實驗室及儀器設(shè)備檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在實驗室建設(shè)、教學(xué)、科研和管理等方面的作用，特制定本細則。2.適用范圍本細則適用于學(xué)校各級各類實驗室及所配備的儀器設(shè)備檔案的管理。3.管理職責(zé)學(xué)校實驗室管理部門負責(zé)制定實驗室及儀器設(shè)備檔案管理的規(guī)章制度，并監(jiān)督實施；各實驗室負責(zé)本實驗室儀器設(shè)備檔案的收集、整理、歸檔和保管；學(xué)校檔案管理部門負責(zé)對實驗室及儀器設(shè)備檔案工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，并提供必要的檔案管理技術(shù)支持。二、檔案內(nèi)容1.實驗室檔案實驗室基本信息：包括實驗室名稱、類別、負責(zé)人、聯(lián)系方式、成立時間、地點、面積、人員編制等。實驗室建設(shè)規(guī)劃：實驗室建設(shè)的中長期規(guī)劃、年度計劃及其執(zhí)行情況。實驗室評估材料：實驗室自評報告、評估專家意見、評估結(jié)果等。實驗室安全管理文件：實驗室安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄、事故處理報告等。實驗室教學(xué)與科研活動記錄：教學(xué)大綱、實驗指導(dǎo)書、課程表、學(xué)生實驗報告、科研項目申請書、研究成果、學(xué)術(shù)交流活動記錄等。實驗室人員檔案：實驗室人員的基本情況、學(xué)歷學(xué)位、職稱晉升、培訓(xùn)進修、考核獎懲等材料。2.儀器設(shè)備檔案儀器設(shè)備申購文件：申購計劃、可行性論證報告、采購合同、協(xié)議等。儀器設(shè)備驗收文件：驗收報告、驗收記錄、開箱檢查記錄、質(zhì)量檢驗證書等。儀器設(shè)備安裝調(diào)試文件：安裝調(diào)試記錄、調(diào)試報告、操作手冊、維修手冊等。儀器設(shè)備使用記錄：使用登記表、使用日志、維護保養(yǎng)記錄等。儀器設(shè)備維修記錄：維修申請單、維修記錄、維修費用清單、維修后驗收報告等。儀器設(shè)備校準與計量文件：校準證書、計量檢定證書、自校準記錄等。儀器設(shè)備報廢文件：報廢申請單、報廢鑒定報告、報廢處理記錄等。三、檔案收集1.收集要求各實驗室應(yīng)明確專人負責(zé)儀器設(shè)備檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整。檔案材料應(yīng)真實、準確、齊全，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。對電子文件應(yīng)進行備份，并確保其可讀性和完整性。2.收集時間儀器設(shè)備申購文件在簽訂合同后一周內(nèi)收集歸檔。儀器設(shè)備驗收文件在驗收合格后兩周內(nèi)收集歸檔。儀器設(shè)備安裝調(diào)試文件在安裝調(diào)試完成后一周內(nèi)收集歸檔。儀器設(shè)備使用記錄、維修記錄等應(yīng)定期收集歸檔，一般每月一次。實驗室的其他檔案材料應(yīng)根據(jù)實際情況及時收集歸檔。四、檔案整理1.分類原則實驗室檔案按實驗室類別進行分類，同一類別的實驗室檔案按時間順序排列。儀器設(shè)備檔案按儀器設(shè)備的類別、型號進行分類，同一型號的儀器設(shè)備檔案按時間順序排列。2.編號方法實驗室檔案編號采用"實驗室類別代碼+實驗室序號"的方式，如"K01"表示一類實驗室中的第1個實驗室。儀器設(shè)備檔案編號采用"儀器設(shè)備類別代碼+儀器設(shè)備序號"的方式，如"Y001"表示一類儀器設(shè)備中的第1臺設(shè)備。3.裝訂要求檔案材料應(yīng)使用A4紙張打印或復(fù)印，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。對于紙張較大或較多的材料，應(yīng)進行折疊或裁剪，使其大小符合A4紙張要求。4.編目要求檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、頁數(shù)等信息。電子檔案應(yīng)編制電子目錄，并建立相應(yīng)的索引，以便快速檢索。五、檔案歸檔1.歸檔流程實驗室檔案由各實驗室整理后移交學(xué)校實驗室管理部門統(tǒng)一歸檔。儀器設(shè)備檔案由使用單位整理后移交學(xué)校設(shè)備管理部門統(tǒng)一歸檔，設(shè)備管理部門在歸檔前應(yīng)會同實驗室管理部門對檔案進行審核。2.歸檔期限實驗室檔案和儀器設(shè)備檔案應(yīng)在形成后次年的上半年完成歸檔工作。3.歸檔要求歸檔的檔案應(yīng)編制檔案移交清單，清單一式兩份，交接雙方簽字確認后各執(zhí)一份。檔案移交清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、頁數(shù)、移交時間、移交人、接收人等信息。六、檔案保管1.保管方式實驗室及儀器設(shè)備檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按類別、編號順序排列，便于查找和利用。電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。2.保管環(huán)境檔案保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標準要求。檔案柜應(yīng)定期進行檢查和維護，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。3.保密要求實驗室及儀器設(shè)備檔案涉及學(xué)校的教學(xué)、科研和管理等方面的信息，應(yīng)嚴格保密。檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，未經(jīng)批準不得擅自查閱、借閱檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，并不得擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容。七、檔案利用1.利用范圍學(xué)校內(nèi)部人員因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱實驗室及儀器設(shè)備檔案。校外單位因合作研究、技術(shù)咨詢等需要，經(jīng)學(xué)校有關(guān)部門批準，可查閱、借閱相關(guān)檔案。2.利用流程查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在單位或部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在單位或部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，并繳納一定的押金。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱、借閱申請表提供相應(yīng)的檔案，并做好登記工作。查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的完整性和準確性。3.利用限制涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)學(xué)校有關(guān)部門批準，不得查閱、借閱。檔案原件一般不得外借，確因工作需要外借的，應(yīng)經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負責(zé)人批準，并在規(guī)定的時間內(nèi)歸還。查閱、借閱人員不得擅自更改、涂抹、損壞檔案內(nèi)容。八、檔案鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循"全面審查、區(qū)別對待、保留重點、確保質(zhì)量"的原則。檔案鑒定工作應(yīng)定期進行，一般每五年進行一次。2.鑒定內(nèi)容檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。檔案的保存價值，包括現(xiàn)實利用價值和歷史參考價值。檔案的密級和保密期限。3.鑒定方法檔案鑒定工作應(yīng)由學(xué)校檔案管理部門會同實驗室管理部門、設(shè)備管理部門等有關(guān)人員組成鑒定小組進行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案鑒定原則和方法，對檔案進行逐一審查，并提出鑒定意見。4.銷毀程序經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負責(zé)人批準后，予以銷毀。檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，銷毀過程應(yīng)進行記錄，記錄內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、數(shù)量、銷毀時間、銷毀人等。檔案銷毀記錄應(yīng)歸檔保存，以備查考。九、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督檢查內(nèi)容檔案管理制度的執(zhí)行情況。檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。檔案鑒定與銷毀工作的規(guī)范性。2.監(jiān)督檢查方式學(xué)校檔案管理部門定期對實驗室及儀器設(shè)備檔案管理工作進行檢查，檢查方式包括實地檢查、查閱檔案、聽取匯報等。學(xué)校檔案管理部門不定期對實驗室及儀器設(shè)備檔案管理工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.問題處理對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的單位和個人，學(xué)校將給予表彰和獎勵。對違反檔案