文件和檔案管理制度98940?1.目的為加強公司文件和檔案管理，確保文件的有效傳遞、妥善保管以及檔案的完整、準確和安全，提高公司工作效率和管理水平，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門、各項目組以及全體員工在工作中形成的各類文件和檔案的管理。3.職責分工綜合管理部負責制定、修訂和完善本制度，并對公司文件和檔案管理工作進行統籌指導、監督和檢查。各部門負責本部門文件的起草、審核、印發、保管以及向綜合管理部移交應歸檔的文件材料。部門負責人對本部門文件和檔案管理工作負總責。檔案管理人員負責公司檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用和銷毀等具體工作。二、文件管理文件的分類與編號1.文件分類行政文件：包括公司發布的各類規章制度、決定、通知、通報、報告、請示等行政公文。業務文件：與公司業務活動相關的各類合同、協議、技術方案、業務報表、項目文檔等。外來文件：上級主管部門、政府部門、合作單位等發來的文件、函件、通知等。其他文件：除上述三類文件外的其他文件，如會議紀要、工作計劃、工作總結等。2.文件編號行政文件編號：采用[公司簡稱]+[年份]+[文件類別代碼]+[順序號]的格式。例如：[公司簡稱]2023XZ001，其中"XZ"為行政文件類別代碼，可根據實際情況設定具體代碼。業務文件編號：根據業務類型和項目特點進行編號，確保編號具有唯一性和系統性。編號格式由各部門自行確定，但應報綜合管理部備案。外來文件編號：沿用發文單位的文號。其他文件編號：按照文件類別和時間順序進行編號，如[公司簡稱]2023QT001，其中"QT"為其他文件類別代碼。文件的起草與審核1.文件起草文件起草應主題明確、內容準確、邏輯清晰、格式規范。起草人應根據工作實際情況，認真收集相關資料，確保文件內容的真實性和有效性。涉及多個部門的文件，應由主辦部門負責牽頭起草，并征求相關部門意見。2.文件審核部門內部文件由部門負責人審核。審核內容包括文件的合法性、合規性、準確性、完整性以及格式規范等。涉及公司重要事項、規章制度、對外發文等文件，需經綜合管理部審核后報公司領導審批。審核重點包括文件是否符合公司政策和發展戰略，是否與其他相關文件協調一致等。文件的印發與發放1.文件印發經審核批準的文件，由綜合管理部負責印發。印發前應確保文件格式正確、排版清晰、內容無誤。文件印發數量應根據實際工作需要確定，嚴格控制文件印發范圍，避免不必要的浪費。2.文件發放文件發放應做好登記記錄，明確發放部門、發放日期、文件名稱、文號、份數等信息。發放記錄應妥善保存，以備查詢。對于重要文件或涉及保密內容的文件，應采取專人送達、簽收等方式，確保文件安全傳遞到收件人手中。文件的保管與借閱1.文件保管各部門應指定專人負責本部門文件的保管，建立文件保管臺賬，對文件的收、發、借閱、歸還等情況進行詳細記錄。文件應分類存放，保持整潔、有序，便于查找和使用。對于電子文件，應按照規定的存儲路徑和命名規則進行存儲，并定期進行備份，防止數據丟失。定期對文件進行清理和清查，對于已失效、無保存價值的文件，應按照規定程序進行銷毀。2.文件借閱因工作需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、文號、借閱原因、借閱期限等信息，經部門負責人簽字同意后，到檔案管理人員處辦理借閱手續。檔案管理人員應對借閱申請進行審核，對于涉及公司機密或重要文件的借閱，需報公司領導批準。借閱人應妥善保管所借文件，不得擅自復印、轉借、涂改或丟失。如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。文件借閱期滿后，應及時歸還檔案管理人員。三、檔案管理檔案的收集與整理1.檔案收集各部門應按照檔案管理要求，及時將本部門在工作中形成的具有保存價值的文件材料收集齊全，定期移交綜合管理部歸檔。檔案管理人員應主動參與公司各項業務活動，了解文件材料的形成過程，及時督促各部門做好文件收集工作。2.檔案整理檔案管理人員對收集到的文件材料進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，使其系統化、規范化。檔案整理應遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，便于保管和利用。檔案的歸檔與保管1.檔案歸檔各部門應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的應歸檔文件材料整理完畢，移交綜合管理部歸檔。檔案管理人員對移交的檔案進行核對、驗收，確保檔案齊全、完整、準確、規范。對于不符合要求的檔案，應退回原部門重新整理。2.檔案保管檔案應存放在專門的檔案室，檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全保管條件。按照檔案類別和保管期限，對檔案進行分類存放，并建立檔案保管清冊，詳細記錄檔案的編號、名稱、來源、日期、保管期限等信息。定期對檔案進行檢查和盤點，發現問題及時處理。對于破損、褪色的檔案，應及時進行修復或復制。檔案的查閱與利用1.檔案查閱公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案名稱、編號、查閱原因等信息，經部門負責人簽字同意后，到檔案管理人員處辦理查閱手續。涉及公司機密或重要檔案的查閱，需報公司領導批準。檔案管理人員應根據查閱申請，提供相應的檔案，并對查閱過程進行監督，確保檔案安全。查閱人不得在檔案上涂改、標記、污損，如需摘錄或復制檔案內容，應經檔案管理人員同意。2.檔案利用鼓勵各部門充分利用檔案資源，為公司決策、業務開展、項目建設等提供支持和服務。檔案管理人員應積極配合各部門的檔案利用需求，根據實際情況提供必要的協助和指導。檔案的鑒定與銷毀1.檔案鑒定定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期（[具體年限]年）和短期（[具體年限]年）三種。檔案鑒定工作由綜合管理部牽頭，組織相關部門人員組成鑒定小組，對檔案進行全面審查，根據檔案的價值和現實利用需求，提出鑒定意見。2.檔案銷毀經鑒定確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，報公司領導批準后進行銷毀。檔案銷毀應指定專人負責，在監銷人員的監督下進行。銷毀過程應詳細記錄，包括銷毀檔案的名稱、編號、數量、銷毀時間、銷毀方式等信息，監銷人員和銷毀人員應在記錄上簽字確認。四、保密管理1.保密范圍涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息、客戶信息等敏感信息的文件和檔案均屬于保密范疇。對于在文件和檔案管理過程中知悉的公司機密事項，員工應嚴格保密，不得泄露給任何無關人員。2.保密措施對保密文件和檔案應進行單獨標識，注明保密級別和保密期限。檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，妥善保管保密檔案，未經授權不得擅自查閱、復印或傳播。在文件和檔案的傳遞、借閱過程中，應采取必要的保密措施，確保信息安全。對于涉及保密內容的文件，應通過加密郵件、專人送達等方式進行傳遞。五、信息化管理1.文件和檔案數字化逐步推進文件和檔案的數字化工作，將紙質文件和檔案進行掃描、錄入，建立電子文件和檔案數據庫，實現文件和檔案的信息化管理。數字化過程中應確保電子文件和檔案的真實性、完整性和可讀性，對數字化成果進行備份存儲，防止數據丟失。2.信息化系統建設建立文件和檔案管理信息化系統，實現文件的起草、審核、印發、保管以及檔案的收集、整理、歸檔、查閱、利用等全過程的信息化管理。信息化系統應具備權限管理、檢索查詢、統計分析等功能，方便員工使用和檔案管理人員進行管理操作。六、監督與考核1.監督檢查綜合管理部定期對公司各部門文件和檔案管理工作進行監督檢查，檢查內容包括文件和檔案的收集、整理、保管、借閱、利用等情況。對于檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。2.考核評價將文件和檔案管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和相關人員的文件和檔案管理工作進行考核評價。考核指標包括文件和檔案的完整性、準確性、規范性、及時性以及檔案利用效果等方面。對于在文件和檔案管理工作中表現突出的部門和個人，給予表彰