業主代表籌備手冊上海寶龍地產控股酒店開發中心2011年4月

保密承諾業主代表簽字領用本手冊紙質版一本，并承諾保密。如離開業主代表崗位，需將此手冊交還酒店開發中心。

目錄TOC\o"1-2"\h\z\uHYPERLINK一、 酒店管理團隊的組建及員工招聘 1HYPERLINK1、 業主代表小組的確定與到位 1HYPERLINK2、 管理方總經理的確定與到位 1HYPERLINK3、 管理方主要管理人員的確定與到位 1HYPERLINK4、 員工招聘 2HYPERLINK二、 業主代表委任流程 2HYPERLINK1、 業主代表的到位 2HYPERLINK2、 勞動合同的簽署 2HYPERLINK三、 業主代表主要職責 3HYPERLINK1、 領用和報銷籌開期備用金 3HYPERLINK2、 外包區域規劃確認及招商條件 3HYPERLINK3、 完成籌開期間辦公場所的準備工作 4HYPERLINK4、 統籌安排籌備期間高管臨時宿舍 4HYPERLINK5、 完成酒店分公司的注冊工作 5HYPERLINK6、 上報《競爭酒店勞動力成本分析》 5HYPERLINK7、 上報《競爭酒店業績分析》 5HYPERLINK8、 上報短期《POB》 6HYPERLINK9、 審核上報管理方編制的市場分析報告 6HYPERLINK10、 上報基層員工配套方案 6HYPERLINK11、 審核上報酒店籌開計劃倒排時間表 7HYPERLINK12、 審核上報正式《POB》 8HYPERLINK13、 審核上報《HOE》 8HYPERLINK14、 監督并定期上報《POB》和《HOE》的執行情況 9HYPERLINK15、 《POB》和《HOE》涉及預算變更事項的處理 10HYPERLINK16、 保障酒店資產的安全和完整 10HYPERLINK17、 審核上報酒店經營預算和操作手冊 11HYPERLINK18、 辦理酒店開業所需證照 12HYPERLINK19、 籌備開業典禮 15HYPERLINK20、 其他工作 15HYPERLINK附件： 16HYPERLINK附件一、 酒店籌開期操作手冊時間表 16HYPERLINK附件二、 業主代表委任通知書 16HYPERLINK附件三、 競爭酒店勞動力成本分析 16HYPERLINK附件四、 競爭酒店業績分析 16HYPERLINK附件五、 HOE執行狀況匯總表 16HYPERLINK附件六、 需定期上報財務報告清單 16一、 酒店管理團隊的組建及員工招聘1、 業主代表小組的確定與到位業主代表小組包括業主代表和業主財務代表；業主代表由集團酒店開發中心（以下簡稱“中心”）根據業主代表任職資格進行確定并通過集團任命；業主代表應在距酒店預開業日240天（8個月）前到位。2、 管理方總經理的確定與到位酒店總經理須經過中心及集團領導面試及認可；酒店總經理應在距酒店預開業日210天（7個月）前到位。3、 管理方主要管理人員的確定與到位主要管理人員（除酒店總經理外）由酒店總經理任命；業主代表在酒店總經理任命主要管理人員前必須知情，提出意見和建議，并上報中心營運部；主要管理人員應按照下文所規定時間陸續到位：第一批主要管理人員(人力資源總監、財務總監、餐飲總監、房務總監)應在距預開業180天（6個月）前到位；第二批主要管理人員（銷售總監、工程總監、采購總監、行政總廚、保安部經理、IT經理等）應在距預開業120天（4個月）前到位。4、 員工招聘酒店員工由管理方負責招聘，并提供相應的培訓；業主代表應督促管理方按時制定符合品牌標準的培訓計劃，監督培訓課程，確保培訓內容嚴格按照培訓計劃執行；酒店員工按照下文所規定時間陸續到位：中層員工（主管、領班等）應在距預開業60天（2個月）前到位；基層員工應在距預開業45天（1個半月）前到位。二、 業主代表委任流程1、 業主代表的到位業主代表收到集團《錄取通知書》并確認后，須按照《錄取通知書》上規定的時間按時到指定地點報到；酒店開發中心應在業主代表到位時間前一周通知負責酒店建設項目的地產公司，告知業主代表的有關信息及需要地產公司協助事宜。通知書內容詳見附件二：《業主代表委任通知書》2、 勞動合同的簽署業主代表原則上與負責酒店建設項目的地產公司簽訂勞動合同，由地產公司發放工資并按照有關規定繳納社會保險。（注：酒店分公司注冊成立后，改由酒店分公司負責發放業主代表工資并繳納社會保險。）三、 業主代表主要職責業主代表在到位后需要積極協調項目公司、專業顧問公司、酒店管理公司與中心的配合，完成并督促酒店管理方按時完成必要的各項準備工作，保障酒店的順利開業。具體工作內容及時間安排如下：1、 領用和報銷籌開期備用金業主代表到位后，地產公司按照《業主代表委任通知書》中載明的內容和金額向業主代表撥付籌開期備用金；業主代表應定期及時向地產公司提供籌開期備用金使用情況明細表和費用支付憑證進行報銷。2、外包區域規劃確認及招商條件業主代表應按照酒店定位及經營需求，確定外包區域的規劃方案和招商條件，選擇有合法經營資質的外包單位。業主代表應在距預開業180天（6個月）前上報中心關于外包區域的規劃確認、招商條件、外包單位和設計資料等方案，按照以下審批流程進行審批：業主代表→中心營運部→中心總經理→執行副總裁→執行總裁；上述方案獲得批準后，業主代表應在距預開業120天（4個月）前，上報中心關于外包區域的平面和裝飾效果確認方案；業主代表須依據租賃合同約定的內容，協調并監督外包區域的工程項目進展情況。3、完成籌開期間辦公場所的準備工作業主代表到位后5天內，須確定籌開期間辦公場所地點，并提交所需辦公設備和辦公家具采購預算（預算報價必須符合集團相關規定），按照以下審批流程進行審批：業主代表→中心營運部→中心總經理→執行副總裁；采購預算批準后15天內，業主代表須完成上述辦公設備和辦公家具的采購及關鍵物品的收貨工作；業主(財務)代表須監督采購的執行和資產的管理；業主代表應在距預開業日210天（7個月）完成籌開期間辦公場所的準備工作，確保在總經理到位時，籌備期間辦公場所可正常投入使用。4、 統籌安排籌備期間高管臨時宿舍業主代表到位后5天內，須統籌安排高管籌開期間臨時宿舍，宿舍標準應符合管理方的正常需求，不可超越管理公司的規定的宿舍標準；宿舍租金應符合當地實際租賃價格，并控制在POB所允許的費用額度內；同時提交所需宿舍物品采購預算（預算報價必須符合集團相關規定）），按照以下審批流程進行審批：業主代表→中心營運部→中心總經理→執行副總裁；預算批準后15天內，業主代表須完成上述宿舍物品的采購及關鍵物品的收貨工作；業主財務代表須監督采購的執行和資產的管理；業主代表應在距預開業日210天（7個月）完成高管宿舍的準備工作，確保在總經理到位時，高管宿舍可正常入住。5、 完成酒店分公司的注冊工作業主代表到位后30天內，在所屬地產公司的協助下，完成酒店分公司的注冊工作；在酒店分公司注冊成立后，設立獨立的業主銀行賬戶，并向集團財務管理中心申請開通財務核算獨立賬套；酒店總經理到位后，在集團的協助下，安排其與酒店分公司勞動合同的簽署。6、 上報《競爭酒店勞動力成本分析》業主代表到位后30天內，須獨立完成當地人力資源市場調查，按時向中心營運部上報《競爭酒店勞動力成本分析》（見附件三）；若由于客觀原因，需延期上報，應獲得中心總經理的批準。獲批后，以批準日期為限。7、 上報《競爭酒店業績分析》業主代表到位后30天內，須獨立完成當地同業競爭對手市場調查，按時向中心營運部上報《競爭酒店業績分析》（見附件四）；若由于客觀原因，需延期上報，應獲得中心總經理的批準。獲批后，以批準日期為限；8、 上報短期《POB》業主代表到位后5天內，須完成短期《POB》預算（“短期”原則上定義為業主代表到位日至總經理到位日后的30天止），按照以下審批流程進行審批：業主代表→中心營運部→中心總經理→執行副總裁；若由于客觀原因，需延期上報，應獲得中心總經理的批準。獲批后，以批準日期為限；業主代表應保證數據的準確性與嚴謹性。9、 審核上報管理方編制的市場分析報告總經理到位后10日內，完成當地人力資源市場調查和同業競爭對手市場調查，編制《競爭酒店勞動力成本分析》（見附件三）和《競爭酒店業績分析》（見附件四），報業主代表審核；業主代表進行初審、提出修改意見和復審后，須在總經理到位后30天內向中心營運部上報。若由于客觀原因，需延期上報，應獲得中心總經理的批準。獲批后，以批準日期為限；業主代表應保證報告數據的準確性與嚴謹性，以確保經復核的管理方編制的《競爭酒店業績分析》可以作為審核管理公司提交的《首年經營預算》的堅實基礎。10、 上報基層員工配套方案酒店管理方負責擬定酒店中層及以下員工的招聘計劃。總經理應在到位后30天內，向業主代表提交該計劃；業主代表審核后，應在距預開業日150天（5個月）前上報，按照以下審批流程進行審批：業主代表→中心營運部→中心總經理；總經理應在到位后10天內，參照當地實際物價水平和市場分析，向業主代表提交預開業前/后員工薪資福利計劃，業主代表審核后，應在距預開業日150天（5個月）前上報，按照以下審批流程進行審批：業主代表→中心營運部→中心總經理→執行副總裁；業主代表與酒店管理方共同確定員工膳食場所，在距預開業日150天（5個月）前上報中心營運部審核備案；業主代表與酒店管理方共同確定一般員工宿舍標準及制定配套物品采購計劃，在距預開業日150天（5個月）前上報,按照以下審批流程進行審批：業主代表→中心營運部→中心總經理；批準后在距預開業日90天（3個月）前完成物品的采購。11、 審核上報酒店籌開計劃倒排時間表總經理到位后10天內，擬定“酒店籌開計劃倒排時間表”，提交業主代表審核；業主代表應進行初審、提出修改意見、復審后，在距預開業日180天（6個月）前上報,按照以下審批流程進行審批：業主代表→中心營運部→中心總經理；業主代表應督促管理方嚴格按照計劃表的時間安排開展工作。12、 審核上報正式《POB》編制正式《POB》是酒店總經理的職責；總經理到位后15天內，業主代表應督促總經理編制并提交正式《POB》；業主代表應對總經理提交的《POB》進行初審、提出修改意見、復審后確定正式《POB》，并在總經理到位后30天內向中心上報，按照以下審批流程進行審批：業主代表→中心營運部→中心總經理→執行副總裁→執行總裁；若由于客觀原因，需延期上報，應獲得中心總經理的批準。獲批后，以批準日期為限；業主代表應保證數據的準確性與嚴謹性。13、 審核上報《HOE》編制《HOE》是酒店總經理的職責。總經理到位后30天內，業主代表應督促總經理編制并提交《HOE》。若其中物品屬于非首次采購，采購單價應以成本控制中心提供的最新實際成交價格為準；業主代表應對總經理提交的《HOE》進行初審、提出修改意見、復審后確定《HOE》，并在總經理到位后60天內上報，按照中心采購部制定的經過最終審批的申購流程進行審批；若由于客觀原因，需延期上報，應獲得中心總經理的批準。獲批后，以批準日期為限；業主代表應保證數據的準確性與嚴謹性。14、 監督并定期上報《POB》和《HOE》的執行情況《POB》和《HOE》獲得集團批準后開始執行；業主代表應依據批準的《POB》和《HOE》預算，與集團采購部門確定具體到貨時間，制定合理的資金使用計劃，，確保酒店籌開工作的順利進行；業主代表應定期檢查由業主方主導的《HOE》到貨情況，發現延遲到貨現象（“延遲到貨”是以合同約定到貨日期或酒店確定的最終到貨日期較晚日為基準，超過3天未到貨），應在超時的第4天上報酒店開發中心和成本控制中心；同時要求酒店總經理對由酒店為主導方的本地零星采購進行定期檢查；每月5號前，業主代表上報上月度的《籌開期月度財務報表》（《資產負債表》、《損益表》、《現金流量表》、《月末銀行對賬單》（簽字版的影印件））和《HOE執行狀況匯總表》（見附件五）；每月7號前，業主代表與酒店管理層完成“上月度《POB》執行情況分析例會”，會議討論的主題應包括但不限于以下方面：上月《POB》預算與實際執行之間產生差異的原因分析；本月度的調整計劃，目的確保最終實際支付的POB不超過已批準的《POB》預算總額。每月8號前，業主代表上報“上月度《POB》執行情況分析例會”會議紀要。15、 《POB》和《HOE》涉及預算變更事項的處理由于酒店建設項目工程延期或不可抗等客觀因素，造成的預算外追加，業主代表應督促酒店總經理及時上報變動后《POB》明細；由于酒店功能區域調整或市場客觀因素發生變化，需要調整《HOE》，業主代表應督促酒店總經理及時上報《HOE-單類超預算部分》明細；上述涉及預算變更事項的審批程序按正常預算審批流程執行，批準后方可執行。16、保障酒店資產的安全和完整業主代表對資產的安全和完整性負責；業主代表應在酒店總經理到位后30天內，根據中心《酒店資產管理制度》中相關規定，根據本酒店實際情況，制定適用本酒店的《酒店資產管理制度》,按照以下審批流程進行審批：業主代表→中心營運部→中心總經理；業主財務代表應使用財務管理軟件（未開通前可利用電子表格等工具）核算物資的采購與入庫，確保“賬賬相符、賬實相符”；業主代表應定期與所屬地產公司溝通酒店FF&E接受事宜，在距預開業日30天（1個月）前，上報《FF&E交接備忘錄》；依據本《酒店資產管理制度》的規定，在距預開業30天（1個月）前，組織開展已到貨HOE資產的盤點工作，編制《盤點報告》（由盤點表、盤點差異分析、加強資產管理方案等文件組成），于盤點結束后10天內上報中心營運部審核備案；所有資產提前報損，均應要求管理方做出書面說明和整改方案，屬于人為原因造成的損失，須問責到人；如果存在正常或非正常資產報損，次月5號前，須完成《資產報損匯總表》,按照以下審批流程進行審批：業主代表→中心營運部→中心總經理→執行副總裁。17、 審核上報酒店經營預算和操作手冊業主代表應審核總經理提交的關于酒店首次經營年度的全年經營預算，在距預開業60天（2個月）前上報集團，按照以下審批流程進行審批：業主代表→中心營運部→中心總經理→財務管理中心總經理→財務副總裁→執行副總裁→執行總裁；業主代表應審核總經理提交的基于酒店開始經營酒店所需的初試營運資本金額，在距預開業60天（2個月）前上報集團，按照以下審批流程進行審批：業主代表→中心營運部→中心總經理→財務管理中心總經理→財務副總裁→執行副總裁→執行總裁；業主代表應審核總經理提交的酒店操作手冊（P&P），在距預開業60天（2個月）前上報，按照以下審批流程進行審批：業主代表→中心營運部→中心總經理。18、 辦理酒店開業所需證照獲得項目公司辦理的各項證照：（不同地區有所差異）公共停車樓場服務許可證鍋爐許可證/壓力容器安全許可證供電許可證供氣許可證二次供水許可證/供水協議排煙合格證環保許可證排水許可證中華人民共和國無線電臺執照（對講機）消防合格許可證（主體建筑、裝修）建筑質量鑒定許可證衛星電視接收許可證避雷防護設施許可證游泳池許可證監控系統許可證房屋租賃登記備案酒店人防設施驗收酒店建筑消防驗收審核意見酒店裝修工程消防驗收合格的意見公共聚集場所消防安全許可證工程竣工驗收備案登記證建筑工程檔案備案高壓供電合同燃氣使用協議供氣許可證二次供水竣工衛生驗收認可書接收衛星傳送的境外電視節目許可證電梯安全許可證政府消防許可證獲得后20天內，業主代表須辦理完畢酒店開業所需證照種類：工商營業執照稅務登記證組織機構代碼證衛生許可證（客房，餐飲）煙草專賣許可證酒類專賣證特種行業治安許可證，安裝前臺錄入系統酒店商業保險（距預開業日30天前）營業發票、稅控機（距預開業日10天前）辦理證照注意事項：酒店取得政府消防許可證后，方可按照以下程序進行辦理并且必須是逐項辦理的證照：公共聚集場所投入使用、營業前消防安全許可證→特種行業許可證（包括購買入住客人登記聯網設備及培訓）→工商營業執照變更→組織機構代碼證→稅務登記證（包括購買稅控機及發票）；食品衛生許可證及公共場所衛生許可證在有些區域是必須在消防許可證取得的狀況下發放，且衛生部門對酒店的要求較高，需要及早進行處理。衛生許可證為公區衛生許可證、廚房衛生許可證，前期必須在施工前提前與衛生局溝通，請其對施工圖提出看法以避免施工完后再次更改。包括樓層的消毒間，泳池的消毒池，廚房