公司辦公室采購流程管理制度?一、總則1.目的為規范公司辦公室采購流程，加強采購管理，提高采購效率，保證采購質量，降低采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司辦公室所有辦公用品、辦公設備、辦公家具、維修材料及服務等采購活動。3.基本原則按需采購原則：根據公司實際需求進行采購，避免盲目采購和浪費。貨比三家原則：通過多渠道詢價、比價，選擇性價比最優的供應商和產品。質量第一原則：確保所采購的物品和服務符合質量要求，滿足公司正常辦公需要。廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔規定，不得接受供應商的賄賂和不正當利益。

二、采購申請1.申請部門及職責各部門根據工作需要，負責提出采購申請。申請部門應指定專人負責采購申請的填寫和提交，確保申請內容準確、完整。2.申請流程填寫申請表：申請部門人員根據實際需求填寫《辦公用品采購申請表》或《辦公設備采購申請表》等，詳細注明采購物品或服務的名稱、規格、型號、數量、預算金額、申請理由等信息。部門負責人審核：申請部門負責人對申請表進行審核，確認申請內容真實、合理，簽字批準后提交至辦公室采購管理崗位。特殊情況說明：對于緊急采購需求，申請部門可先電話告知辦公室采購管理崗位，并在事后及時補辦采購申請手續。

三、采購審批1.審批權限預算內采購：采購金額在[X]元以下的，由辦公室負責人審批；采購金額在[X]元至[X]元之間的，由分管領導審批；采購金額超過[X]元的，由總經理審批。預算外采購：無論采購金額大小，均需報總經理審批。2.審批流程辦公室采購管理崗位初審：辦公室采購管理崗位收到采購申請表后，對申請內容進行初步審核，包括采購需求的合理性、預算金額的準確性等，審核通過后提交至相應審批人。各級領導審批：審批人按照審批權限對采購申請進行審批，簽署審批意見。如審批通過，則進入采購環節；如審批不通過，應注明原因并退回申請部門。

四、采購實施1.采購方式選擇集中采購：對于通用性強、采購量大的辦公用品，如紙張、筆、文件夾等，采用集中采購方式，由辦公室統一與供應商簽訂框架協議，定期采購。分散采購：對于個性化需求較強、專業性較高的辦公設備和家具，以及臨時性的維修材料及服務等，采用分散采購方式，由申請部門或辦公室采購管理崗位根據審批后的采購申請進行采購。2.供應商選擇與管理供應商篩選：辦公室采購管理崗位通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。對潛在供應商進行資質審核、實地考察、業績評估等，篩選出合格的供應商。供應商評估與考核：定期對供應商的產品質量、交貨期、售后服務、價格等方面進行評估和考核，建立供應商評價檔案。對于表現優秀的供應商給予獎勵，對于不合格的供應商及時淘汰。供應商合作協議簽訂：與選定的供應商簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務，包括產品規格、價格、交貨方式、付款方式、售后服務等條款。3.采購執行集中采購執行：辦公室采購管理崗位根據集中采購框架協議和各部門的需求計劃，定期組織集中采購活動。與供應商溝通采購需求，簽訂采購合同，跟蹤訂單執行情況，確保按時、按質、按量到貨。分散采購執行：申請部門或辦公室采購管理崗位根據審批后的采購申請，選擇合適的供應商進行采購。采購人員應與供應商充分溝通，明確采購要求，簽訂采購合同或采購訂單，并跟蹤采購進度，及時協調解決采購過程中出現的問題。

五、驗收與入庫1.驗收標準辦公用品驗收：根據采購申請和合同要求，對辦公用品的規格、型號、數量、質量等進行驗收。檢查辦公用品是否完好無損，是否符合質量標準，如紙張的克重、筆的書寫流暢性等。辦公設備驗收：對于辦公設備，如電腦、打印機、復印機等，除檢查外觀和數量外，還應進行功能測試，確保設備正常運行。按照設備供應商提供的驗收標準和操作手冊進行驗收，同時檢查設備的配件、說明書、保修卡等是否齊全。辦公家具驗收：對辦公家具的材質、款式、尺寸、工藝等進行驗收。檢查家具是否牢固、平整，表面是否光滑、無瑕疵，顏色是否一致。同時核對家具的數量和配置是否與采購合同相符。維修材料及服務驗收：對于維修材料，應檢查材料的規格、型號、質量是否符合要求；對于維修服務，應檢查維修工作是否完成，設備是否恢復正常運行，維修質量是否達到預期標準。2.驗收流程到貨通知：采購人員在采購物品到貨前，應提前通知申請部門或辦公室相關人員做好驗收準備。初步驗收：申請部門或辦公室相關人員收到采購物品后，對物品的外觀、數量等進行初步檢查，如發現問題應及時與采購人員溝通。專業驗收：對于技術含量較高的辦公設備和家具，由辦公室組織相關專業人員進行專業驗收。驗收人員應按照驗收標準進行仔細檢查和測試，并填寫《采購驗收單》。驗收結果處理：如驗收合格，驗收人員在《采購驗收單》上簽字確認；如驗收不合格，應注明不合格原因，及時與供應商協商解決。對于不合格的采購物品，采購人員應負責辦理退貨、換貨或補貨等手續。3.入庫管理入庫登記：驗收合格的采購物品，由倉庫管理人員辦理入庫手續，填寫《入庫單》，詳細記錄物品的名稱、規格、型號、數量、供應商等信息。分類存放：倉庫管理人員按照物品的類別、性質、用途等進行分類存放，便于管理和查找。同時應做好庫存標識，確保庫存信息清晰準確。庫存盤點：定期對庫存物品進行盤點，確保賬實相符。盤點結果如發現差異，應及時查明原因并進行調整。

六、付款管理1.付款流程發票審核：采購人員收到供應商開具的發票后，應檢查發票的真實性、合法性、完整性，包括發票的抬頭、稅號、金額、貨物名稱、規格型號等信息是否與采購合同一致。審核無誤后，在發票上簽字并提交至財務部門。財務審核：財務部門對采購發票和相關采購文件進行審核，核對采購金額、付款方式、付款期限等是否符合合同約定。審核通過后，在發票上加蓋"審核無誤"章，并按照公司財務制度進行付款申請。領導審批：付款申請按照公司財務審批流程進行審批，審批人根據審批權限簽署審批意見。付款執行：財務部門根據審批后的付款申請，安排資金進行付款。付款方式可根據合同約定選擇銀行轉賬、支票、電匯等方式。2.付款期限一般情況下，應按照采購合同約定的付款期限及時付款。如有特殊情況需要延期付款，采購人員應提前與供應商溝通協商，并取得供應商的同意。對于長期合作的供應商，可根據雙方協商確定的信用期進行付款，但最長不得超過信用期。

七、采購檔案管理1.檔案內容采購檔案應包括采購申請、采購審批文件、采購合同、采購訂單、驗收報告、發票、付款憑證等與采購活動相關的所有文件和資料。2.檔案整理與歸檔采購活動結束后，采購人員應及時將相關文件和資料進行整理，按照檔案管理要求進行分類、編號、裝訂，并移交至公司檔案室統一保管。3.檔案查閱與使用公司內部人員因工作需要查閱采購檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經部門負責人和檔案管理人員批準后，方可查閱。查閱檔案時，應在檔案管理人員的監督下進行，不得擅自涂改、抽取、復制檔案內容。查閱完畢后，應及時歸還檔案。涉及公司機密的采購檔案，未經公司領導批準，不得對外提供查閱。

八、監督與考核1.內部監督公司審計部門定期對采購活動進行審計監督，檢查采購流程的執行情況、采購合同的履行情況、采購資金的使用情況等，發現問題及時提出整改意見。辦公室應定期對采購工作進行自查，總結經驗教訓，不斷完善采購管理制度和流程。2.供應商監督建立供應商監督機制，通過定期回訪、客戶投訴處理等方式，了解供應商的服務質量和產品質量情況，及時發現并解決供應商存在的問題。對于違反合作協議的供應商，應按照協議約定進行處理，如扣除貨款、暫停合作、取消供應商資格等。3.考核指標與方式考核指標：包括采購及時性、采購質量、采購成本控制、供應商管理、