第第頁檔案管理制度1.目的為規范公司檔案及資料的管理，特制定本指引。2.適用范圍適用于公司級檔案及資料的收集、整理、歸檔、移交﹑使用、保存及銷毀等管理工作。3.術語及定義3.1.資料：闡明所取得結果或提供所完成活動的證據的文件。3.2.檔案：是指公司過去和現在的日常經營管理工作中形成的對國家、社會和公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等形式的歷史記錄。3.3.檔案資料按密級分類，有如下幾種：1)絕密：是最重要的公司秘密，泄露會使公司的利益遭受特別嚴重的損害。即公司發展經營中，直接影響公司權益和利益的重要決策文件資料。2)機密：是重要的公司秘密，泄露會使公司的利益遭受嚴重的損害。即公司的財務報表、統計資料、重要會議記錄、公司經營情況等。3)秘密：是一般的公司秘密，泄露會使公司的利益遭受損害。即公司人事檔案、合同、協議、尚未進入市場或尚未公開的各類信息。4)內部公開：是公司可以內部公開，但不可以對外傳播的檔案。4.管理辦法4.1.檔案資料管理職責4.1.1各職能部門1)公司各職能部門及全體員工均有保護檔案的義務。2)公司各職能部門負責本部門業務記錄及檔案資料的日常收集、整理、歸檔和使用等管理工作。3)公司各職能部門負責向總經理辦公室檔案室移交業務記錄及檔案資料。4)公司各職能部門應根據工作性質設置兼職的檔案管理人員。4.1.2總經理辦公室1)總經理辦公室是公司級檔案資料的歸口管理部門，負責檔案管理制度的制定和指導執行。2)總經理辦公室檔案室負責對應歸檔業務記錄及檔案資料的接收、標識、整理、保存和日常管理。3)總經理辦公室人事管理人員負責人事檔案日常收集、整理、歸檔、貯存、保護、使用和管理。4.1.3工程管理中心1)負責工程檔案的日常收集、整理和歸檔工作。2)向總經理辦公室檔案室移交業務記錄及檔案資料。4.1.4營銷管理中心1)負責項目前期及營銷檔案的日常收集、整理和歸檔工作。2)向總經理辦公室檔案室移交除銷售檔案外的業務記錄及檔案資料。3)負責項目前期及銷售檔案的日常收集、整理、歸檔、貯存、保護、使用和管理。4.1.5財務管理中心1)按照《會計法》的規定，負責會計檔案的日常收集、整理、貯存、保護、使用、歸檔、管理。2)向辦公室檔案室移交除會計制度規定須由財務管理部保管的相關會計檔案以外的，其他涉及公司經營活動的業務記錄及檔案資料。4.1.6總經理辦公室檔案管理人員1)負責公司檔案保管、查閱、使用工作，為公司業務的開展提供優質的服務。2)根據實際情況，負責對失去保存價值的檔案資料提出處理、銷毀意見。3)負責對公司各部門及各項目公司的檔案工作進行監督、檢查和指導。4.1.7各部門兼職資料員1)在公司檔案管理體系下，編制部門檔案管理制度，并根據實際情況及時提出修改、補充意見。2)負責本部門所有審簽文件（即業務審批、合同及相關文件）、往來文件的收發、管理工作。3)負責收集本部門工作中形成的所有原始記錄、檔案、資料。4)對部門業務經辦人移交的業務檔案資料進行分類整理、歸檔，及時向公司移交成套的業務檔案資料正本原件。部門負責保管該套資料的副本、復印件。5)接受辦公室檔案管理人員對其檔案管理工作的監督、檢查和指導。4.1.8各部門業務經辦人1)各部門業務經辦人負責將本人經辦取得的，涉及公司經營活動的證照、文件、合同等重要資料，第一時間移交辦公室檔案室。2)各部門業務經辦人負責收集、分類、整理本人經辦業務的記錄、文件、檔案，于業務階段性完結或全部完結后，移交本部門資料員。3)審簽文件由部門資料員集中管理，各業務經辦人員在完成審簽文件的審批后一天內，需及時將審簽文件正本及審批意見送交部門資料員，并辦理好相應交接手續，各業務經辦人員可留存審簽文件的復印件。4)往來文件由部門資料員統一管理，需由業務經辦人傳閱的往來文件，經辦人傳閱后應及時交回部門資料員，并辦理好相應交接手續，各業務經辦人員可留存相應文件的復印件。4.1.9各項目公司檔案管理員1)負責本公司所有檔案的日常收集、整理和歸檔工作。2)及時向總部總經理辦公室檔案室移交重要檔案資料。3)每月28日前向總部總經理辦公室檔案室上傳當月新增檔案目錄。4)項目全面結束時，負責將所有檔案資料移交總部總經理辦公室檔案室。4.2.檔案資料管理原則4.2.1公司檔案資料管理分為三個層次：1)公司總經理辦公室檔案室2)各職能部門的檔案管理、各項目公司的檔案管理3)業務經辦人員的文件管理4.2.2公司檔案管理遵循統一領導、分級管理的原則。所有業務記錄及檔案資料必須按規定及時移交，集中統一管理，確保檔案的完整、系統、準確和安全，便于開發利用，任何個人不得據為己有。4.2.3檔案資料的歸檔范圍及分類1)檔案資料的歸檔范圍：凡公司各項工作中形成的有保存價值，能夠全面、系統地反映工作情況和歷史情況的各種類型檔案資料，其原始資料均屬于歸檔范圍，檔案資料的歸檔范圍、移交時間、保管期限及密級具體參照：《公司檔案管理一覽表》。2)公司檔案資料按種類不同，可分以下幾類：政府辦文類（可細分為公司類、工程類、營銷類、財務類）證照類（可細分為公司執照類、工程類、營銷類、財務類）經濟合同類（可細分為辦公行政類、工程類、營銷類、融資類）工程基建類（可細分為工程施工類、工程招標類、工程預結算類）其他文件類（可細分為政策法規類、政府類、股東類、董事會類、上級公司類、下屬公司類、綜合類等）3)公司檔案資料按業務性質不同，可分以下幾類：綜合管理類工程檔案類營銷檔案類會計檔案類人事檔案類4.3.檔案資料收集及登記1)辦公室檔案管理人員應對收到的資料的有效性進行核查并及時辦理收文登記。2)辦公室檔案管理人員應將資料來源及重要性對資料進行分類,并編制資料名稱編號目錄表。資料存放在檔案袋盒中須與資料目錄一一對應。3)以各職能部門為單位，各部門資料員（兼職）為其檔案管理責任人，負責編制本部門業務檔案及資料目錄并負責進行收集、整理、清理及移交等工作。4.4.檔案資料移交4.4.1移交范圍要求1)各部門的檔案資料按總經理辦公室檔案管理人員規定的公司級檔案及資料分類表要求進行移交。4.4.2移交時間要求1)根據各種文件形成特點及規律確定相應的歸檔時間：即時歸檔移交：政府部門相關的批示性文件材料、法規性等屬絕密性的資料應即時移交、歸檔。按工作階段歸檔移交：如工程類的竣工資料等檔案資料，在工程進行過程中，在每一個工作階段完成后，把該階段形成的資料整理歸檔移交。按子項目結束時間歸檔移交：如工程類的招標文件資料等,在工程進行過程中，每一個分包工程的招標工作完成后，將該分包工程招投標有關的文件資料歸檔、移交。2)按年度歸檔移交：一般的管理文件資料,一般在形成的第二年上半年內向檔案室移交。4.4.3移交標準要求1)凡歸檔移交的檔案資料，必須保證所有資料為原件，需做到內容真實，各種簽字蓋章齊全，無涂改現象。4.5.檔案資料保管1)總經理辦公室檔案管理人員負責按有關管理規定確定公司檔案資料保存期并報總經理辦公室主任審核，總經理辦公室分管領導審批。2)賬物相符。室藏檔案材料完整無缺，檔案資料收進、移出、保存、銷毀都必須嚴格的手續，做到增減有據，數字準確，確保檔案資料不散不丟。3)檔案庫房設專人負責管理，非行檔案管理人員未經批準，一律不準進入檔案庫房內。4)檔案資料要裝放在檔案柜內，排列要整齊、美觀，保持庫房內空氣流通。5)存儲會計檔案的磁盤、光盤等磁性介質應妥善保管。備份盤裝在保護封套和包裝盒中，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。4.6.檔案資料保密及提供使用4.6.1檔案資料的保密1)檔案資料的密級由各職能部門提出，總經理辦公室分管領導審核、總經理審批，并由總經理辦公室統一標注、加蓋密級印章。4.6.2檔案資料的使用1)檔案資料使用的審批權限劃分為：絕密：借用/復制審批——使用人主管領導、總經理辦公室主任、總經理辦公室分管領導審核，總經理審批。機密：借用/復制審批——使用人主管領導、總經理辦公室主任、總經理辦公室分管領導審核，總經理審批。保密：借用審批——使用人主管領導、總經理辦公室主任審核、總經理辦公室分管領導審批；復制審批——總經理辦公室主任審核、總經理辦公室分管領導審批。內部公開：借用/復制審批——使用人主管領導、總經理辦公室主任審批。2)檔案資料使用《檔案資料使用審批表》，經上述授權人簽字同意后方可借用或復制，并辦理登記手續，檔案資料用后應及時歸還，檔案管理人員有義務按期催還，并應嚴格進行清點、核對、辦理退還手續。3)借閱的檔案資料要求按期歸還，如有丟失、損壞或泄露，視情節輕重追究當事人的責任。4)檔案資料是國家和公司的寶貴財富，借閱者應予愛護，并對所借閱的檔案資料的安全、保密和完整負責，不得隨意損壞，涂改、沾污、標記、拆散、抽頁、折角、轉借，更不得丟失。5)檔案管理人員要熟悉所管轄的檔案資料情況，編制卷內目錄、全引目錄檢索工具，以便及時準確地提供檔案利用。4.7.檔案資料統計1)檔案資料的收進和移出隨時進行登記，并出具月統計報表。2)全宗和案卷數量要每年年底匯總、核對一次。3)檔案管理人員應及時準確地掌握并記錄檔案資料的利用情況及效果。4.8.檔案資料鑒定和銷毀4.8.1檔案資料的鑒定1)對已超過保管期限的檔案，檔案管理人員組織定期鑒定。2)鑒定檔案在總經理辦公室分管領導、總經理辦公室主任主持下，由總經理辦公室檔案管理人員、部門資料員和有關業務部門相關成員組成鑒定小組共同進行。4.8.2檔案資料的銷毀1)鑒定工作結束后，鑒定小組對確無保存價值的檔案，編制《檔案資料銷毀清單》，提出銷毀建議，由總經理辦公室分管領導審批。2)檔案資料的銷毀程序銷毀檔案時，必須指定兩人以上專人對照《檔案資料銷毀清單》檢查待銷毀的檔案資料，確認無誤后，方可銷毀。銷毀后，負責銷毀人員應在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和日期，并簽名蓋章。《檔案資料銷毀清單》及報告由檔案室保存。4.9.員工調（離）職時檔案交接的要求1)公司員工調（離）職時，必須與部門兼職資料員及總經理辦公室檔案管理人員辦理檔案交接手續。4.10.檔