DB3310/T48—2017專利申請代理服務規范臺州市質量技術監督局發布IDB3310/T48—2017本標準規范按照GB/T1.1-2009給出的規則起草。本標準規范由臺州市科學技術局提出并歸口。本標準起草單位：臺州市知識產權保護協會。本標準規范主要起草人：鄭才微、顧王建、項玲玲、陸莎莎、何良雄、黃默。本標準規范為首次發布1DB3310/T48—20171范圍本規范規定了專利代理機構在專利申請代理過程中的服務要求，包括基本要求、人員管理、文件管理、合同處理、業務辦理、持續改進等。本規范適用于臺州市內專利代理機構提供的專利申請代理服務。下列術語和定義適用于本標準規范。專利代理機構依法設立，辦理專利代理業務或者提供其他專利服務的服務機構。專利申請代理專利代理機構以客戶名義，代客戶處理與專利申請、專利復審相關的事務。客戶委托專利代理機構辦理專利申請業務、專利復審相關業務的組織或個人。案件客戶委托專利代理機構處理的專利申請、專利復審等事項。3.1.1根據專利代理服務約定，在權限范圍內維護客戶利益。同一專利代理機構不得接受與案件有利益沖突關系的相對委托人的委托，但雙方委托人書面同意的除外。3.1.2除有關法律法規規定應當披露或經客戶同意披露的內容外，對客戶的商業秘密予以保密。3.1.3專利代理機構不得超越客戶委托權限，不得利用委托關系從事與客戶所委托事務無關的活動。3.1.4專利代理機構應與委托人訂立書面委托合同，統一收取費用并如實入賬。3.1.5專利代理機構及其服務人員不得進行不正當競爭，包括但不限于：2DB3310/T48—20173.1.6專利代理機構的服務人員等不得同時與兩個或兩個以上專利代理機構建立勞動合同關系。客戶；對中間和最終處理結果及時告知客戶。4.1人員構成與任職條件4.1.1專利代理機構應建立專利申請業務接待、服務質量監督管理以及專利技術支撐部門等組織4.1.2應當具備相應的資質和能力的服務人員；機構負責人除具有專業水平外，還應當具有全面溝通與協調的能力；業務部門負責人應當具有良好的專業素養與管理能力。4.1.3專利代理機構應當與服務人員依法簽訂勞動合同，并繳納社會保險金。4.2人員培訓與考核4.2.1專利代理機構應建立人才培養機制，對新入職人員進行上崗培訓，對其服務人員進行上崗4.2.2培訓方式包括參加政府、高校、行業協會或者專業機構等外部機構組織的外部培訓和專利代理機構內部自行組織的培訓。4.2.3服務人員每年參加外部培訓的時間不得小于8小時。4.2.4定期組織業務研討活動，并對培訓與研討活動進行記錄。4.2.5建立適當的考核機制，制定考核制度，明確考核方法，制定獎懲措施，確保嚴格執行，記5.1信息安全5.1.1專利代理機構應建立必備的信息化管理系統，并確保案件的信息安全。3DB3310/T48—2017件流程管理系統，內部自動化網絡辦公系統，客戶管理系統及客戶和案卷信息管理系統。括以下功能：申請管理、客戶管理、時限管理、費用管理、檔案管理、任務管理。5.1.4專利代理機構應采取措施保證客戶信息和案件數據的安全性，包括：態數據，及時進行數據備份。5.2檔案管理5.2.1專利代理機構建立完善的檔案管理e)專利有效期滿后，專利代理機構可以銷毀紙質文件或檔案，但對于放棄的專利和撤回的專利申請，代理機構應當審慎處理。5.2.2案件及相關內容，除法律規定必須披露或者委托人同意披露的外，專利代理機構負有法定的保密措施。5.2.3就客戶委托事項所建立案卷的管理，保證其信息資料的完整，包括客戶資料的完整，官方文件及收據的完整，工作成果的完整以及與客戶之間的信息交互記錄(時間、內容、通信方式)等。5.2.4專利代理機構應確定收案程序，確定案卷號。案卷號是確定客戶委托事項唯一號碼，案卷號的設計必須區別不同的委托并便于內部管理。案卷號及其指向的案卷伴隨案件的全部處理過程。4DB3310/T48—20176.2合同簽訂6.2.1專利代理機構應當與客戶簽訂書面的委托代理合同；在正式簽訂前，專利代理機構應當將合同交客戶審閱并解釋合同的主要條款。6.2.2合同條款應當全面明確體現專利代理機構與客戶協商的基本約定。6.2.3合同條款包括但不限于服務事項、服務人員、代理權限、完成時限、服務質量、驗收方式、服務金額、支付方式、保密約定、違約責任、變更與終止的情形以及爭議解決等。6.2.4委托代理合同應當由客戶或取得客戶授權的代理人與專利代理機構簽字、蓋章予以確認。6.3合同履行在履行委托合同時，專利代理機構應當將重要的文件、通知和處理結果及時送交或通知客戶。6.4合同變更與終止在出現約定、法定或其它需要變更或終止委托代理合同的情形時，專利代理機構應當：a)提前告知客戶并說明原因；b)與客戶協商變更或解除委托代理合同；c)告知客戶后續程序及需要注意的事項；d)辦理法律法規規定需要辦理的事項；e)進行書面記錄。7業務辦理7.1文件撰寫與提交7.1.1代理專利申請至少應就以下環節規定作業流程：a)與客戶就技術問題進行充分的溝通與討論；b)撰寫、校對或者準備專利申請文件交由客戶書面確認；c)向專利局提交專利申請或者其他文件；d)向客戶報告委托案件的進展情況；e)向專利局繳納專利申請等官方費用；f)接收、記錄專利局發出的文件并向客戶轉達；g)對答復或者處理時限的工作進行時限設置、時限提醒和完成后時限撤銷。7.1.2撰寫專利申請文件前與客戶進行充分的溝通與討論：a)代理人充分理解技術交底書的內容，把握技術本質；b)在與客戶進行溝通和交流時，代理人根據自身的專業能力對客戶進行積極引導，以促使客戶提供更多的實施例，確定合適的專利保護范圍。7.1.3在專利說明書的形成過程中，避免簡單拷貝技術交底書的內容。交底書的技術內容進行實質性刪除和修改。7.1.5撰寫專利申請文件，應滿足如下要求：a)嚴密性：避免用詞不當對專利的保護范圍造成無謂的限制或者損害；b)準確性：內容的描述應清楚、準確，無歧義；c)