采購控制程序

1、目的

通過對配套體系、采購及外協產品的有效控制，確保采購及外協加工

產品符合規定要求。

2、范圍

本程序合用于本公司各類產品配套件、原輔材料的采購及外協加工。

3、職責

3.1采購部是采購產品、外協加工件的歸口管理部門，主要負責：

A、公司各類產品用原材料、零部件的采購；

B、采購配套件和外協加工件分供方的選點、布點及新增分供方初選；

C、合格分供方協作配套能力調查評價的組織與實施；

D、合格分供方名單的管理；

E、零部件采購價格的評定。

F、采購與外協加工合同（含質量保證協議）的簽訂、管理，并負責配

套件技術文件、更改通知的傳遞發放；

G、配合質量管理部進行各類產品零部件協作配套過程質量監督、質

量改進及改進結果的驗收，以及質量索賠及其它日常管理工作。

3.2質量管理部負責：

A、分供方質量保證能力的評定；

B、采購及外協產品質量信息的采集、分析、反饋向處理；

C、采購產品進廠檢驗和試驗及日常供貨過程中的質量監督，新增分

供方的產品質量驗證及試驗。

3.3技術部負責

A、向分供方提供采購、外協件的完整、正確的技術文件或者/和樣件;

B、同分供方簽訂有關技術協議和知識產權保護協議；

C、新產品開辟新增分供方的初選及新增分供方的產品的技術認證；

D、必要時與分供方共同進行技術開辟；

4、程序

4.1分供方初選

4.1.1配套體系外選點布點

4.1.1.1當現有配套體系分供方的配套能力、產品質量或者價格等方面滿

足不了公司的配套工作需求時，則需在配套體系外布點。

4.1.1.2由生產部根據工作需要，從相關供貨廠家中優選出部份廠家進行

分供方協作配套能力調查，必要時重要物資的分供方需由生產部組織對其

實地考察，或者由各分供方提供充分的書面材料（如體系認證證書）或者

月調查與書面材料相結合以證實其質量保證能力：

4.1.1.3在對初選分供方的上述資料和證明文件進行審查后選擇審查合格

的由生產部按要求填寫“分/共方協作配套能力調查評價報告”（見附錄A,

以下簡稱調查報告）。

4.1.1.4調查報告由各部門會簽后，報管理者代表批準，該分供方即為初

選合格

4.2初選分供方的資格審定

4.2.1經初選合格的分供方由生產部填寫“分供方資格審批報告”（見附

表B）,送質量管理部進行質量保證能力評定。

4.2.2必要時技術部對初選和質量保證能力評定合格的分供方提供的產品

進行零部件技術認證和樣品試裝。

4.2.3質量管理部根據分供方協作配套能力調查評價報告審查分供方質量

管理保證能力和產品質量證明文件，必要時還可到分供方進行現場重點核

查，最后在分供方資格審批報告上簽署意見，報管理者代表批準。

4.2.4生產部接到經批準的“分供方協作配套能力調查評價表格”后，才

能夠將其列入合格分供方名單中。

4.3采購過程的控制

4.3.1采購計劃的管理

4.3.1.1計劃部門負責采購和外協計劃的制定、調整及考核，采購、外協

計劃需經公司CEO批準后生效。

4.3.1.2對無合格分供方資格的、取銷資格或者在停供整頓期限內的分供

方不得列入采購計劃供貨名單中。

4.3.1.3生產部嚴格按照采購外協計劃進行物資的采購和外協加工，不得

在計劃外的分供方采購和外協加工。

4.3.1.4當生產部不能按照采購清單要求實現配套產品或者物資的采購或

者發料時，應填寫材料代用申請單經主管設計人員允許批準后，方可代

料（具體操作按器材代用管理辦法執行）。

4.3.1.5對因生產計劃調整而造成的采購或者外協計劃的變更，由生產部

按月度采購計劃中規定的系數進行調整，并通知相關分供方。

4.3.2采購外協資料準備：

A、采購合同；

B、質量保證協議書（必要時）；

C、采購技術協議書，新產品開辟技術協議書；

D、“三包”服務協議書（必要時）；

E、發放到分供方的技術文件；

F、相關的采購計劃。

4.3.3采購合同的簽訂

4.3.3.1采購合同由生產部負責簽訂，采購合同應規定采購或者外協產品

的名稱、型號、規格（或者圖號）、數量、價格、質量保證及技術要求

等。質量保證條款應明確規定以下內容：

A、公司驗證產品質量的方式、方法、地點。產品改進、改型及及驗

證結果的處理等。必要時，安排用戶到分供方處進行驗證；

B、雙方發生質量爭端時的協調處理方式；

C、分供方不合格品的處理方式；

D、”三包”服務承諾。

4.3.3.2技術部負責簽訂采購技術協議書，其內容至少應包括：

A、雙方共同確認的圖樣、技術條件、產品標準和驗收標準；

B、對新產品需簽訂“新產品開辟技術協議書”和“知識產權保護協

議書”；

C、對于配套產品技術資料的發放、更改、回收等應按《技術文件和

資料控制程序》有關條款進行控制。

4.4采購產品質量控制

4.4.1進貨檢驗

按《進貨檢驗和試驗控制程序》的規定執行。

4.4.2采購產品的搬運、貯存、包裝、防護和標識

按《產品搬運、貯存、包裝和防護控制程序》和《產品標識及可追溯

性控制程序》的規定執行。

4.4.3信息反饋

公司各有關部門按照《質量信息管理程序》進行采購產品質量信息的

采集、分析和反饋，必要時對分供方提出改進建議。

4.5分供方供貨質量的綜合評定

4.5.1生產部與質量管理部負責對分供方供貨質量每年進行一次綜合評

定，評定結果需主管領導審批，合格的可繼續列為合格分供方。

4.5.2評定內容包括：分供方廠內配套產品質量、供貨及時性、價格和售

后服務質量等方面。

4.5.3對于連續發生供貨質量問題的分供方，質量管理部應及時發出停供

整頓或者取銷資格的通知。

5、相關文件

FDJ/02.05—01A技術文件和資料控制程序

FDJ/02.08—01A產品標識及可追溯性控制程序

FDJ/02.10—01A進貨檢驗和試驗控制程序

FDJ/02.15—01A產品搬運、貯存、包裝和防護控制程序

FDJ/03.03—006A器材代用管理辦法

6、記錄

分供方協作配套能力調查評價報告

合格分供方資格審批報告

7、附錄

附錄A分供方協作配套能力調查評價報告

附錄B分供方資格審批報告

:分供方協作配套能力調查評價報告:

mw：________________________________

配套產品：

調查組組長：

成員：

調查日期：

批準：

北京四維-約翰遜保安器材有限公司

BeijingFourDimensionJohnsonSecurityEquipmentCorporationLimited

（內部資料，注意保存）

說明

1、本報告合用于四維公司對協作配套廠家進行配套能力的實地調查

和評價。

2、調查立項及調查組的組成，由生產部提出，報管理者代表批準。

3、調查組至少由二人組成，組長要由兼備專業技術知識、較高綜合

分析判斷能力、較強綜合表達能力和豐富管理經驗的中級職稱以上人員擔

任。

4、調查評價及結論應返回公司(與同類廠比較)后作出，由組長組

織填寫。

5、調查組對調查報告的內容負責。

6、本報告“質量保證能力”部份可作為“分供方資格審批報告”中

的依據。

7、本報告為“分供方資格審批報告”的附件經管理者代表對結論進

行審批后，由生產部統一存檔備案。

調查記錄及評價表

一、基本情況

企業名稱：法人代表：

地址：郵編：

企業性質：職工總人數：其中管理人員：

二、企業資產狀況

1、占地面積：其中建造面積：生產面積：

2、主要設備數量:

3、注冊資金：

三、質量保證能力

1、質量管理及質量認證狀況

2、產品開辟設計能力

3、生產工藝設備及工藝技術保證能

(1)重點工藝設備

(2)工位器具狀況

4、檢驗和試驗能力及人員配備

5、原材料及外協外購件的質量控制：

6、現場管理

7、售后服務

四、配套產品及配套情況：

1、主導產品：

2、與其他企業的配套情況：

五、供應商附加說明：

分供方代表簽名:

日期：

六、調查結論：

成員：組長：

日期；

七、有關部門會簽意見：

1、生產部意見：簽名：日期：

2、技術部意見：簽名：日期：

3、質量部意見：簽名：日期

4、主管領導審批意見：簽名：日期：

簽名：日期：

附錄B：分供方資格審批報告

重要度:

協作配套件代號及名稱：配套類別：

分供名稱法人代表

方地址聯系人

聯系電話郵編

生產部初選理由：

調查人：負責人：日期：

質量管理部對分供方質量保證能力的評定說明：

負責人：日期：

技術部技術認證與試裝結論：