資產管理處檔案管理辦法第一章總則第一條為加強資產管理與招標采購等檔案管理工作，依據《XXXX大學檔案工作規范》及上級檔案管理規定，結合工作實際，制訂本辦法。第二條資產管理處工作中所形成的具有參考、利用、保存價值的各種文件、文字、圖表、報表、合同資料、聲像、證件等不同形式的歷史記錄及數據庫電子文件都應作為檔案進行分類分級管理。第二章檔案管理模式第三條資產管理處檔案（簡稱處檔案，下同）實行分級管理、分類保存的原則。資產管理處檔案分為：學校保存檔案、處內保存檔案。第四條處檔案管理接受學校檔案館指導，由信息科負責。各科要按照要求收集、整理檔案材料，信息科做好立卷、保存或移交檔案工作。第三章檔案的形成與歸檔第五條基礎檔案搜集整理匯總由各科完成，各科負責人為檔案第一責任人。第六條各科搜集來的檔案原始材料歸檔至處檔案室時，要履行移交手續，雙方簽字。學校保存檔案由信息科按照學校檔案館要求至少每學期進行一次歸檔，處檔案室留存復印件；處內存放檔案由檔案管理員按照要求每月進行分類歸檔。第七條檔案歸類要做到分門別類、科學管理、有效有序、方便查找。檔案管理員根據歸檔原則對檔案進行系統整理、編號，并填寫卷內目錄清單，裝訂后放入檔案盒上架。檔案中的目錄及關鍵詞均需錄入數據庫，以利于查閱方便。第八條歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。同樣的材料只存一份，有原件存原件，沒有原件存放加蓋資產管理處印章的復印件，并在相關的檔案中標注文字路標指示。第九條在歸檔的文件材料中應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件等，立在一起，不得分開。密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前、請示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后。第十條不同年度的文件一般不得放在一起立卷。確需一起立卷的按照如下原則：跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷。跨年度的規劃放在第一年立卷，跨年度的總結放在最后一年立卷，跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷。第十一條存放學校檔案館檔案，除不能復印或量大等原因外，處檔案室應存備份或復印件。逐步實現檔案電子化管理。第四章檔案日常管理規定第十二條處檔案室所保存的檔案，主要供本處工作人員使用，日常借閱需嚴格履行借閱手續。處外單位或個人查閱時，應經資產管理處處長同意后方可查閱。對于需要保密的檔案，應嚴格執行保密制度。第十三條對查閱完畢和歸還的檔案，檔案管理員應及時清點和記錄，檢查無誤后放回原處。對遲遲不交回的檔案要進行責任追究。第十四條檔案管理員應定期清點核實庫存檔案，檢查檔案褪變、破損情況，發現問題及時匯報、及時解決。注意防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲。第十五條檔案管理員調動時，必須辦理檔案移交手續，不得私自帶走和銷毀檔案材料。第五章過期檔案的銷毀第十六條過期檔案的銷毀需經鑒定，如確屬無保存價值，予以銷毀。如仍有保存價值，其保存期限可適當延長。檔案的銷毀須遵守學校有關檔案管理與保密的相關規定。第六章附則第十七條本辦法未盡事宜，參照國家和學校的相關規定。第十八條本辦法自發布之日起施行。

附件資產管理處檔案分類一覽表分類編號項目及主要內容存檔地點備注規劃及綜合ZCC-1-1上級有關文件（資產與招標管理等）校檔案館ZCC-1-2本校相關規章制度（資產與招標管理）ZCC-1-3處年度計劃、總結ZCC-1-4處會議紀要、記錄處檔案室ZCC-1-5黨務工作材料ZCC-1-6黨風廉政建設ZCC-1-7報告、請示ZCC-1-8專項會議材料、ZCC-1-9專項檢查材料ZCC-1-10人員及效益考核ZCC-1-11日常行政綜合事務ZCC-1-12本校其他規章制度（非資產與招標管理）ZCC-1-20其他規劃及綜合材料設備ZCC-2-1設備立項及采購論證材料處檔案室ZCC-2-2設備驗收資料ZCC-2-3儀器設備維修材料ZCC-2-4大型設備使用效益評價ZCC-2-5大型設備共享管理工作ZCC-2-6設備相關統計材料ZCC-2-10其他設備管理材料家具ZCC-3-1家具立項及論證材料處檔案室ZCC-3-2家具驗收資料ZCC-3-3家具、辦公設備日常管理（登記、回收及發放、調撥等）ZCC-3-4維修資料（立項、清單、派工、驗收等）ZCC-3-5家具、辦公設備效益檢查和評估材料ZCC-3-6倉庫保管賬ZCC-3-7家具、辦公設備統計ZCC-3-8報廢、報損回收資料ZCC-3-10家具、辦公設備其他材料信息ZCC-4-1資產處置審批材料校檔案館ZCC-4-2資產相關的狀態數據（統計、報表、匯總）ZCC-4-3資產審計報告ZCC-4-4國有資產清查材料ZCC-4-5國有資產評估材料ZCC-4-6資產增加（入庫）單及登記入賬材料處檔案室ZCC-4-7固定資產交接、變動材料ZCC-4-8受贈資產的相關材料ZCC-4-9每月資產電子檔案備份ZCC-4-10每年資產登記賬ZCC-4-20其他信息管理材料采購、招標ZCC-5-1立項與論證材料（含審批材料）校檔案館ZCC-5-2采購合同（含會簽材料）ZCC-5-3采購文件（含會簽材料）處檔案室ZCC-5-4評審材料（含采購公告、開標、評標、定標等過程材料）ZCC-5-5合同續簽、變更相關材料ZCC-5-6政府采購計劃征集、編報等材料ZCC-5-7預采購項目申報材料ZCC-5-8單一來源項目申報材料ZCC-5-9校內自行采購材料ZCC-5-10小額應急零星采購資料ZCC-5-11進口設備申報備案材料ZCC-5-12報銷支付材料ZCC-5-13采購錄音錄像存檔材料ZCC-5-20其他采購材料房產、無形資產ZCC-6-1資產相關登記證件（不動產權證、原土地使用權證和房屋所有證等）校檔案館ZCC-6-2資產相關登記證件支撐材料（文