公文寫作與處理規(guī)范

如何規(guī)范標注“簽發(fā)人”（1）哪些公文需要標注“簽發(fā)人”？《黨政機關公文處理工作條例》規(guī)定：“上行文應當標注簽發(fā)人姓名。”（2）誰是“簽發(fā)人”？《黨政機關公文處理工作條例》規(guī)定：“重要公文和上行文由機關主要負責人簽發(fā)。”所謂“主要負責人”就是指機關的正職或主持工作的負責人。（3）怎樣標注“簽發(fā)人”?《黨政機關公文格式》規(guī)定：“由‘簽發(fā)人’三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關標志下空二行位置?！灠l(fā)人’三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。”簽發(fā)人”標識區(qū)域內的領導人姓名不要求領導人親筆簽名，也不采用加蓋簽名章，印制即可?！昂灠l(fā)人”姓名為兩個字的中間空1字。兩個簽發(fā)人中間空1字，不用頓號或逗號?！饵h政機關公文格式》規(guī)定：“上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。”也就是說，三個或三個以上簽發(fā)人，最后一個簽發(fā)人與發(fā)文字號在同一行。如何規(guī)范正文結構層次序數(shù)與標點符號《黨政機關公文格式》規(guī)定：文中結構層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。

需注意的幾個細節(jié)：一是可跳過第二層次。二是序數(shù)不可逆序。三是每一層次序數(shù)后面的符號要區(qū)分清楚。四是第一層“一、”一般單獨成段，句尾無標點。五是第二層“（一）”單獨成段則無標點。六是“1.”“（1）”不單獨成段，直接接內容。七是層次序數(shù)一般不超過四級，如果還需要細分，可以使用“一是”“二是”或者“首先”“其次”等表述。八是各級標題一般不加粗。九是同一篇材料中的結構層次序數(shù)要統(tǒng)一。公文如何規(guī)范主標題排列《黨政機關公文格式》對“標題”作出的規(guī)定是：一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。有幾個細節(jié)需注意。（1）單行式標題，分一行排列。（2）雙行式標題，分兩行排列，使用正梯形或者倒梯形，不使用長方形。（3）多行式標題，分兩行以上排列，使用菱形、正梯形或者倒梯形，不使用沙漏形。公文如何規(guī)范標題的標點符號《黨政機關公文處理工作條例》雖然沒有對標點符號的使用作出具體規(guī)定，但第三章第十一條規(guī)定：“公文使用的……標點符號等，按照有關國家標準和規(guī)定執(zhí)行?！倍浴稐l例》為依據(jù)制定出來的《黨政機關公文格式（GB/T9704-2012）》第9條明確指出：“標點符號的用法應當符合GB/T15834”，即中華人民共和國國家標準《標點符號用法》（GB/T15834—2011）。這些就是依據(jù)。為了使公文標題更加簡潔、準確，標題中一般不使用標點符號。但“一般”不使用，并不意味著絕對不能使用。（1）書名號。標題中有法規(guī)、規(guī)章（包括法令、條例、公約、辦法、規(guī)定、章程）、書名時，使用書名號。《標點符號用法》（GB/T15834—2011）4.15.3“書名號的基本用法”明確規(guī)定，書名號用于“標示書名、卷名、篇名、刊物名、報紙名、文件名等”。（2）引號。標題中出現(xiàn)的簡稱或具有特定含義的詞語應使用引號。示例：國務院關于印發(fā)“十四五”XXX規(guī)劃的通知示例：國務院關于同意設立“全國交通安全日”的批復（3）連接號。標示連接、起止、流程、指向的短橫線、一字線、波紋線。一是短橫線“-”。半個漢字的長度。表格、插圖編號。示例：見表1-1、表1-3。連門牌號碼、電話號碼,以及用阿拉伯數(shù)字表示年月日等。示例：濱河青青家園10-3-201\聯(lián)系電2022-09-15。在復合名詞中起連接作用。示例：吐魯番-哈密盆地，溫馨家園-北門。某些產品的名稱和型號。示例：WZ-10直升機，戴爾14r-5421。二是一字線“—”，一個漢字的長度。標示相關項目(如時間、地域等)的起止。示例：2022年9月15日—20日、北京—石家莊高鐵、北京市人民政府辦公廳關于印發(fā)北京市2013—2017年機動車排放污染工作方案的通知。三是波紋線“～”，一個漢字的長度。標示數(shù)值范圍（由阿拉伯數(shù)字或漢字數(shù)字構成）的起止。示例：要加快工程進度，確保科技園3～5年內建成。（4）間隔號。示例：關于開展“我的夢·中國夢”第八屆征文活動的通知（5）括號。公文標題中出現(xiàn)需要注釋或說明的內容時，需要使用括號。注意括號的位置。（6）不用頓號和逗號，需要使用空格（不屬于符號）的情況。聯(lián)合發(fā)文的，發(fā)文機關之間是不使用任何標點符號，僅用一個空格即可?；蛘哂脿款^單位，XXX等部門印發(fā)XX。調查報告、經(jīng)驗總結、領導講話稿、簡報的標題中，常常使用兩三個并列分句，分句之間不用逗號，以空格或者版面排列法來來表示停頓。示例：中共中央、國務院印發(fā)《長江三角洲區(qū)域一體化發(fā)展規(guī)劃綱要》（×）中共中央

國務院印發(fā)《長江三角洲區(qū)域一體化發(fā)展規(guī)劃綱要》（√）小結：公文標題只可出現(xiàn)書名號、括號、雙引號、連接號、間隔號五種情況。如何規(guī)范撰寫轉文式公文標題公文行文時，有時需要把現(xiàn)有文件轉給下級機關或有關單位，使其了解或執(zhí)行，稱為轉文。轉文分為印發(fā)、轉發(fā)、批轉三種。印發(fā)，指發(fā)文機關把本機關用非法定公文文種制定的文件（或領導講話）轉給下級機關。轉發(fā)，指發(fā)文機關把上級機關或不相隸屬機關的文件轉給下級機關。批轉，指發(fā)文機關把某下級機關的文件轉給其他下級機關。（1）轉文式標題的一般形式。一般為：發(fā)文機關+關于+印發(fā)（轉發(fā)、批轉）+所轉文件+文種。示例：國務院關于印發(fā)《國務院工作規(guī)則》的通知。（2）轉文式標題的簡化。轉文式標題作為復合式標題有時會出現(xiàn)過長的問題，需要進行簡化。方法一，轉文標題省去了被轉文件標題的書名號、批轉前重復的“關于”、意見前重復的“的”字。示例：國務院關于批轉發(fā)展改革委《關于2013年深化經(jīng)濟體制改革重點工作的意見》的通知（×）國務院批轉發(fā)展改革委關于2013年深化經(jīng)濟體制改革重點工作意見的通知（√）方法二，多層次轉文，省去中間層次轉文機關的轉發(fā)文件，直接轉發(fā)最高一級文件（或批轉最低一級文件），同時去掉重復詞語和書名號。示例：××市人民政府關于轉發(fā)《××省人民政府關于轉發(fā)<國務院關于××的通知>的通知》的通知（×）××市人民政府轉發(fā)國務院關于××的通知（√）如何規(guī)范使用主送機關《黨政機關公文處理工作條例》規(guī)定，“主送機關”是

“公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱?！保?）需要標注主送機關的公文。通知、報告、請示、批復、議案、函等。（2）無需標注主送機關的公文。用于大范圍宣布重要事項、重大決策的決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告等。（3）主送機關排序和標點符號。有多個主送機關的，排序一般按照重要程度，先外后內、黨政軍群的順序排列。比如“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構”。同級同類主送機關名稱之間用頓號，同級不同類主送機關名稱之間用逗號，最后一個主送機關名稱之后標注全角冒號。為保證公文的美觀和嚴肅性、真實性，防止偽造或竄改公文，公文的首頁必須顯示正文?！饵h政機關公文格式》規(guī)定：“如果主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關移至版記。”如何規(guī)范標注公文附注信息《黨政機關公文處理條例》規(guī)定，附注是“公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項”。《黨政機關公文格式》規(guī)定，如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。標注附注主要有以下四種情況：一是標注信息公開屬性。比如“（此件主動公開）”“（此件不予公開）”“（此件依申請公開）”。二是標注聯(lián)系方式。請示、報告、函、通知，一般需要在附注位置注明聯(lián)系方式，比如“（聯(lián)系人：XXX，聯(lián)系電話：XXX）”。聯(lián)系電話一般為手機號碼三是標注公文傳達范圍。比如“（此件發(fā)至縣團級）”。四是標注保密要求。比如“（內部文件，不得外傳）”“（此件屬工作秘密，未經(jīng)XXX同意不得轉發(fā)，嚴格控制知悉范圍，嚴禁通過互聯(lián)網(wǎng)、手機、微信等傳播使用和對外發(fā)布）”。附注括號內結尾處不加句號等標點符號。什么情況不屬于附件在正文中寫明報送、批轉、轉發(fā)、印發(fā)等字樣的公文，在其成文日期后附的內容不屬于公文的附件，因此在附件說明中不應標注相應內容。示例：國務院辦公廳轉發(fā)國家發(fā)展改革委關于恢復和擴大消費措施的通知國辦函〔2023〕70號各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構：國家發(fā)展改革委《關于恢復和擴大消費的措施》已經(jīng)國務院同意，現(xiàn)轉發(fā)給你們，請認真貫徹落實。國務院辦公廳2023年7月28日如何界定公文生效日期（1）發(fā)文時間為生效日期。這是常用的一種公文生效方法。（2）會議通過的公文，以會議通過的日期為準。（3）領導人簽發(fā)的公文，以領導人的簽發(fā)日期為準。（4）聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關領導人的簽發(fā)日期為準。（5）法規(guī)性公文以規(guī)定日期為準。（6）電報及一般信函以實際發(fā)出日期為準。如何規(guī)范公文中的人名和稱謂（1）公文中職務名稱表述?？梢园凑铡皢挝缓喎Q+職務+姓名”的組合進行表述。示例：×××省委書記×××或者省委書記×××（√）×××省省委書記×××（×）（2）公文中“同志”的表述。正式公文中一般不用“職務+姓名+