酒店會議制度管理制度第一章總則

一、目的

為確保酒店會議的規范化、高效化，提高會議質量，明確會議流程及相關責任，制定本會議管理制度。

二、適用范圍

本制度適用于酒店內部各類會議，包括但不限于總經理辦公會議、部門例會、專題協調會、培訓會等。

三、基本原則

1.會議應遵循務實、高效、節約的原則，嚴格控制會議規模、時間和頻率。

2.會議組織者應明確會議目的、議程和參會人員，確保會議有序進行。

3.會議參與者應積極參與、充分準備、按時出席，遵守會議紀律。

4.會議紀要應真實、準確、完整地記錄會議內容，及時跟蹤落實會議決策。

四、會議分類

1.總經理辦公會議：由總經理主持，各部門負責人參加，研究決策酒店重大事項。

2.部門例會：由各部門負責人主持，本部門員工參加，總結工作、布置任務、溝通交流。

3.專題協調會：針對特定事項或項目，由相關部門組織，相關人員參加。

4.培訓會：以提高員工業務技能和綜合素質為目的，由人力資源部門或相關部門組織。

五、會議組織與管理

1.會議組織者應提前制定會議計劃，明確會議時間、地點、議程、參會人員等。

2.會議組織者應負責會議通知、會場布置、會議材料準備等工作。

3.會議組織者應確保會議嚴格按照議程進行，控制會議時間，避免偏離主題。

4.會議組織者應對會議紀要進行整理、歸檔，并跟蹤落實會議決策。

六、參會人員職責

1.參會人員應按時參加各類會議，如有特殊情況不能參加，需提前向會議組織者請假。

2.參會人員應認真聽取會議內容，積極參與討論，提出建設性意見和建議。

3.參會人員應遵守會議紀律，保持會場秩序，不得隨意離場或接打電話。

4.參會人員應按照會議決策，認真履行職責，確保會議決策的落實。

七、本制度的解釋權歸酒店總經理辦公會議所有。

八、本制度自發布之日起實施，如有未盡事宜，可根據實際情況予以修訂。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議組織者根據工作需要，確定會議主題、議程、參會人員、會議時間、地點等，并提前至少一周制定會議通知。

2.會議通知應包括會議名稱、時間、地點、議程、參會人員、會議準備要求等內容，并通過郵件、短信或紙質通知等形式發送給相關人員。

3.會議組織者應根據會議性質，提前準備會議材料，包括但不限于會議議程、相關報告、數據報表、案例分享等，并確保材料準確、完整。

二、會議召開

1.會議開始前，會議組織者應提前到場，檢查會場設施、設備是否齊全、正常，并做好會場布置。

2.會議主持人應嚴格按議程進行，控制會議節奏，確保會議主題鮮明、重點突出。

3.會議期間，參會人員應遵守會議紀律，不隨意離場、打斷他人發言，積極參與討論，提出意見和建議。

4.會議主持人應充分調動參會人員的積極性，鼓勵大家發表看法，并對會議討論進行總結。

三、會議決策

1.會議決策應遵循民主集中制原則，充分聽取各方意見，形成共識。

2.會議決策事項應明確責任人、完成時限、驗收標準等，確保決策具有可操作性。

3.會議決策結果應由會議紀要記錄，并由會議組織者及時向下傳達。

四、會議紀要

1.會議紀要應真實、準確、完整地記錄會議內容，包括會議主題、時間、地點、參會人員、議程、討論情況、決策結果等。

2.會議紀要應由會議組織者或指定人員在會議結束后盡快整理完成，并在最遲2個工作日內發送給參會人員。

3.會議紀要應作為工作依據，相關責任人應按照紀要內容認真執行，確保會議決策的落實。

五、會議總結與反饋

1.會議結束后，會議組織者應收集參會人員的意見和建議，對會議效果進行評估，總結經驗教訓，不斷提升會議質量。

2.會議組織者應根據會議決策和紀要，對相關工作進行跟蹤落實，并及時向總經理匯報進度。

3.對于未能按時完成決策事項的責任人，會議組織者應督促其加快進度，確保會議決策的落地。

六、會議資料的歸檔與管理

1.會議組織者應對會議通知、會議材料、會議紀要等相關資料進行整理、歸檔，以備查閱。

2.會議資料的保存期限應根據酒店檔案管理規定執行，確保資料的完整性和安全性。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的發布與確認

1.會議紀要應在會議結束后盡快整理完成，并由會議組織者進行審核。

2.審核通過的會議紀要應通過郵件、內部通訊系統等方式發送給所有參會人員及相關部門，確保相關人員了解會議決策內容。

3.收到會議紀要的人員應認真閱讀，并在規定時間內確認接收，如有異議或疑問，應及時向會議組織者反饋。

二、會議決策任務的分解與分配

1.會議組織者應根據會議紀要中的決策內容，將任務分解為具體的行動項，并明確每項任務的責任人、協助人、完成時限等。

2.責任人接到任務后，應立即制定工作計劃，明確工作步驟和資源需求，確保任務按時完成。

3.會議組織者應對任務執行情況進行跟蹤，必要時提供支持和協調，確保各項決策任務順利進行。

三、會議決策執行情況的監控

1.會議組織者應建立會議決策跟蹤表，記錄每項決策任務的執行狀態、完成情況、遇到的問題及解決措施。

2.定期召開會議，對決策任務的執行情況進行匯報和評估，及時發現并解決問題。

3.對于未能按期完成的任務，應分析原因，制定補救措施，并重新設定完成時限。

四、會議決策結果的驗收與反饋

1.任務完成后，責任人應向會議組織者提交工作總結和成果報告。

2.會議組織者應組織相關人員對完成情況進行驗收，確保決策結果達到預期效果。

3.根據驗收結果，對責任人進行評價和反饋，對優秀表現給予表彰，對不足之處提出改進建議。

五、會議紀要的更新與歸檔

1.會議組織者應根據任務執行情況，及時更新會議紀要，記錄任務完成情況及后續改進措施。

2.更新后的會議紀要應再次發送給相關人員，以便于大家對會議決策的執行情況有清晰的認識。

3.會議紀要及其更新稿應按照酒店檔案管理規定進行歸檔，以備日后查詢和審計。

六、持續改進與優化

1.會議組織者應定期對會議紀要的跟蹤落實情況進行總結，分析存在的問題，并提出改進措施。

2.通過不斷優化會議管理制度和流程，提高會議決策的執行效率，確保酒店各項工作有序推進。

第四章會議室管理規定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，由會議組織者或部門秘書提前向行政部門提交會議室申請。

2.預訂時應提供會議名稱、時間、參會人數、所需設備等信息，以便行政部門統籌安排。

3.行政部門收到申請后，應及時回復確認，并在會議室使用時間臨近時進行提醒。

二、會議室布置與設施

1.行政部門應根據會議性質和參會人數，提前布置會議室，確保座位充足、布局合理。

2.會議室應配備必要的設施，如投影儀、音響、白板、無線網絡等，并保證設備正常運行。

3.會議組織者如有特殊需求，應提前通知行政部門，行政部門應盡量滿足合理要求。

三、會議室使用規范

1.會議室內應保持安靜、整潔，參會人員應遵守會議室紀律，不在室內吸煙、進食。

2.會議期間，不得隨意調整室內設施，如需使用設備，應提前熟悉操作方法或尋求行政部門協助。

3.會議結束后，參會人員應將個人物品帶走，不得在會議室遺留垃圾。

四、會議室設備維護

1.行政部門應定期檢查會議室設備，確保設備狀態良好，發現問題及時報修。

2.會議組織者和使用者在發現設備故障時，應立即向行政部門報告，行政部門應及時處理。

3.對于因使用不當導致的設備損壞，責任人應承擔相應責任。

五、會議室安全與保密

1.會議室應設置適當的安全措施，如防火、防盜等，確保會議安全進行。

2.會議期間，未經允許，嚴禁無關人員進入會議室。

3.對于涉及敏感信息或商業秘密的會議，會議組織者應提醒參會人員注意保密，并在會議結束后及時清理會議資料，防止泄露。

六、會議室使用效率提升

1.行政部門應定期收集會議室使用情況，分析使用效率，對空閑時段進行合理調配。

2.鼓勵跨部門共享會議室資源，提高會議室利用率，減少資源浪費。

3.通過優化會議室預訂流程和規范使用行為，不斷提升會議室