營銷公司會議管理制度第一章總則

第一條營銷公司會議管理制度旨在規范公司各類會議的組織、召開和實施，確保會議高效、有序進行，提高決策效率，促進公司業務發展。

第二條本制度適用于公司各類會議，包括但不限于總經理辦公會、市場營銷策劃會、業務分析會、部門例會等。

第三條會議分為定期會議和臨時會議。定期會議指按照規定周期召開的會議，如周例會、月度總結會等；臨時會議指根據工作需要臨時召開的會議。

第四條會議的組織和召開應遵循以下原則：

1.精簡、高效：減少無效、重復的會議，確保會議內容緊密圍繞議題進行；

2.計劃性：提前制定會議計劃，明確會議時間、地點、議程等；

3.嚴肅性：會議期間，參會人員應保持嚴肅、認真，禁止隨意離場、喧嘩；

4.民主集中制：充分發揚民主，鼓勵參會人員發表意見，同時實行集中決策。

第五條會議管理制度主要包括會議流程、會議紀要的跟蹤落實、會議室管理規定等內容。各部門應嚴格按照本制度執行，確保會議的順利進行。

第六條本制度自發布之日起實施，如有未盡事宜，可根據實際情況予以調整。各部門在執行過程中如有疑問，可向公司總經理提出。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議發起人應根據工作需要，明確會議主題，確保會議內容具有針對性和實用性。

2.擬定會議議程：會議議程應包括會議主題、討論事項、預計時間等，會議議程應在會前至少1個工作日發送給參會人員。

3.確定參會人員：根據會議主題和議程，明確參會人員范圍，包括主持人、參會部門及人員、記錄人等。

4.安排會議室：根據會議時間、地點等因素，提前預約合適的會議室，并確保會議室設備設施齊全。

二、會議通知

1.發送會議通知：會議發起人應在會前至少1個工作日，向參會人員發送會議通知，內容包括會議主題、時間、地點、議程等。

2.確認參會人員：會議通知發送后，應及時跟蹤參會人員的回復，確保參會人員明確會議相關信息。

三、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由記錄人或會務人員負責簽到，確保參會人員按時到場。

2.會議主持人：主持人應嚴格按照議程組織會議，確保會議有序進行。

3.會議討論：參會人員圍繞會議主題和議程展開討論，充分發表意見。

4.會議決策：根據討論情況，主持人或相關部門負責人作出決策。

四、會議記錄

1.記錄會議內容：會議記錄人應詳細記錄會議主題、議程、參會人員、討論事項、決策結果等。

2.形成會議紀要：會議結束后，記錄人應在1個工作日內整理形成會議紀要，并發送給參會人員。

五、會議總結

1.評估會議效果：會議結束后，主持人或會議發起人應對會議效果進行評估，了解會議目標的達成情況。

2.反饋改進建議：根據會議評估結果，向相關部門或人員提出改進建議，以提高會議效果。

六、會議資料的歸檔

1.會議紀要的歸檔：會議紀要應按照規定進行歸檔，以備查閱。

2.其他會議資料的歸檔：會議過程中的其他重要資料，如會議通知、簽到表等，也應進行歸檔。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的發布與確認

1.會議紀要整理完成后，由記錄人發送給所有參會人員及相關部門，確保相關人員了解會議決策和行動計劃。

2.各參會人員應在收到會議紀要后1個工作日內進行確認，如有異議或補充，應及時向記錄人提出。

二、任務分配與責任落實

1.會議紀要中明確的行動計劃和任務分配，應明確責任人和完成時限。

2.各責任人應按照會議紀要的要求，制定具體的工作計劃，并確保按時完成。

3.會議發起人或監督人應對任務執行情況進行跟蹤，確保會議決策得到有效落實。

三、進度匯報與問題反饋

1.責任人應定期向會議發起人匯報任務進度，如有困難和問題，應及時反饋，尋求支持和幫助。

2.會議發起人應根據進度匯報，對任務執行情況進行評估，必要時調整工作計劃。

四、會議紀要的更新與歸檔

1.如任務執行過程中出現重大變更或新的決策，記錄人應及時更新會議紀要，并發送給相關人員。

2.會議紀要的最終版應在任務完成后進行歸檔，作為工作記錄和未來參考。

五、跟蹤落實的監督與評估

1.會議發起人應定期對會議紀要的跟蹤落實情況進行監督，確保各項任務按時按質完成。

2.公司應定期對會議紀要的執行效果進行評估，分析存在的問題，提出改進措施，以提高會議管理效率和決策執行力。

六、激勵機制與責任追究

1.對于按照會議紀要要求完成任務的責任人，公司可給予適當的獎勵和表彰。

2.對于未按要求完成任務的責任人，公司應視情況采取相應的責任追究措施，以強化責任意識和工作執行力。

第四章會議室管理規定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，各部門或個人如需使用會議室，需提前向行政管理部門或指定人員進行預約。

2.預約時應明確會議時間、參會人數、所需設備等，以便行政管理部門進行合理安排。

3.行政管理部門有權根據實際情況調整會議室分配，確保會議室資源得到合理利用。

二、會議室使用規范

1.會議室內應保持整潔，禁止吸煙、亂丟雜物，會議結束后，使用部門應負責清理現場。

2.使用會議室期間，應愛護會議室設備，遵守設備操作規程，如遇設備故障，應及時通知行政管理部門。

3.會議期間，禁止在會議室內大聲喧嘩，影響其他部門工作。

三、會議室設備管理

1.行政管理部門負責會議室設備的日常維護和管理，確保設備正常運行。

2.如需使用特殊設備，應在會議預約時提前告知行政管理部門，以便做好相關準備工作。

3.使用會議室設備時，應遵循操作規程，發現問題及時報告，避免設備損壞。

四、會議室安全保障

1.會議室使用期間，應確保消防安全，禁止使用明火，遵守公司消防安全規定。

2.會議室內的電器設備使用完畢后，應及時關閉電源，避免長時間待機，防止火災事故發生。

3.行政管理部門應定期對會議室進行安全檢查，發現問題及時整改。

五、會議室預約與取消

1.如需取消已預訂的會議室，請至少提前1個工作日通知行政管理部門，以便其他部門或個人進行預約。

2.未經行政管理部門同意，不得隨意更改會議室預訂信息。

3.行政管理部門有權對頻繁取消預約或未按時使用會議室的部門或個人進行限制預約處理。

六、會議室對外開放

1.會議室在不影響公司內部使用的前提下，可對外開放，為公司外部合作伙伴提供會議場所。

2.行政管理部門負責對外開放會議室的預訂、協調和管理，確保會議順利進行。

3.外部單位使用會議室，需按照公司規定支付相關費用。

第五章附則

1.本制度的解釋權歸公司