秘書手冊

聯想電腦企業企劃部秘書處

目

錄序言…………………

3第一章

秘書必備素質……………

4第二章

秘書關鍵職業技能………

5

第一部分日常事務處理…………………

5

電話、傳真、郵件、文件管理、名片

第二部分日程安排………

7

總體日程安排…………………

7

出差日程安排…………………

8

會議安排………

13

媒體采訪………

18

大型活動………

21

突發來訪接待…………………

24

第三部分溝通和協調……

25

內部溝通………

25

外部溝通………

25

秘書應含有禮儀……………

26

秘書禮儀素質培養…………

27

第四部分文字支持………

27

第五部分會議支持………

30

序言在很多人眼里，秘書仍是一個即讓人熟悉又不被人了解職業。秘書輔助和參謀作用在該職業特征中最具代表性，她們是領導左膀右臂，是領導和企業上下保持溝通橋梁，為此，她們必需全心全意并正確無誤地提供支持和服務，從而表現出其本身價值。優異秘書會使人想到干練、精明、繁忙處事作風，聯想到待人接物時彬彬有禮儀態；聯想到在她們臉上那一慣展現胸有成竹樣子……不管怎樣，秘書這個詞會讓很多正準備從事這個職業大家有著太多想像。然而,秘書工作到包含哪些，在秘書工作背后還有些什么，這是被大家忽略。在聯想，秘書及行政助理、部門文員是一只龐大隊伍，在聯想大環境下，大家各就各位地支撐著很多日常繁雜事項處理。在領導處理每一項工作時侯，我們會隨時身處其中，自然而然成為此件事情某一步驟，而不可或缺，有時我們需要飾演更多角色，，以適應工作安排和領導需要。別看全部是秘書，但因為所服務對象不一樣,各部門性質不一樣,其所進行工作任務也肯定存在著很大差異，但因為秘書工作是以服務為其根本性質，這在共性尋求上為我們提供了依據。實際上有很多相同工作不一樣之處只是因為事件輪廓上差異，本質上全部是能夠歸于一類。不管什么時候，謹慎認真工作態度是秘書們不遺不棄職業操守，而現代秘書職業要求在尊奉這一理念基礎上更要加強這一能力綜合利用和發揮。所以，什么是一個出色地秘書該含有職業素質，什么樣秘書會得到領導認可，在聯想,不一樣崗位秘書在提升工作效率呼聲下又該做什么呢？這些是我們一直以來需要探索問題，也就是這此些思想火花碰撞出我們最初編寫本手冊想法。

我們--作為企劃部秘書處秘書，在長久工作之中，在領導日常所給幫助中和本身在各項工作中鍛練使得我們為本身尋求到了部分適用工作方法，積累了部分工作經驗和技巧，在處理很多類似情況時形成了部分常見做法和約定俗成要求，我們將這些點滴一一搜集，在經過了反復總結和提練、否定和借鑒過程后，已將其做成了本部門工作一個標準，達成了在方法和步驟上統一。我們相信，在我們自己不懈努力和對秘書工作熱愛之下;為聯想,為我們事業未來發展進行一番奮斗后,我們定會做出成績.我們迫切地相想早日讓這本小冊子和大家見面，期望它能為同行們工作中提供方便快捷參考之用，同時我們很愿意將這些經驗和技巧共享出來和大家一起探討，也期望能利用這么一個機會使我們工作得到領導和教授指點，以發覺問題，補已之短。秘書手冊適適用于企業各部秘書及行政人員，致力于給任何一個聯想人相關行政方面指導。手冊編寫工作是由企劃部秘書處完成，在此其間我們得到了來自部門同仁及上下各部門相關人員大力支持，在此，我們深表謝意，相關本手冊所搜集內容，因為水平有限，不妥之處請立即向我們提出，我們熱忱期望著您意見。這本手冊伴隨工作需要我們還將不停補充完善，使手冊真正能夠成為一部聯想秘書行為指南，為您服務，為你所用。

第一章

秘書必備素質一、職業化秘書標準:敬業精神

正直--公平，堅持既定政策和標準表率作用

老實--實事求是領導風范

敬業--以工作為榮，設定高工作水準業務能力

守信--不失約、不違約、不食言、不泄密指揮和控制能力

勤奮--努力工作，不停學習合作精神

有序--利落，有條不齋學習和創新能力

高效--追求效率和效益知人善任能力

可靠--按約定完成工作，保質、保量、立即對待意見和批評

大局觀

二、秘書職業態度主動性（Initiative)適應性(Flexibility)團體精神(Teamwork)尊重她人(RespectforPeople)創新精神(Creativity)堅持標準(UncompromisingIntegrity)服務和貢獻(Service&Contribution)認同和分享(Sharing)雙贏和相互依存(Win-win&Interdependence)溫柔心和自省第二章

秘書關鍵職業技能第一部分：日常事務處理

一、撥打/接聽電話程序和技巧1、

打電話前準備

準備好電話統計本和筆

把要和對方說明事情、內容次序簡單列在記事本上，并逐一查對無遺漏。

準備好通話時需要文件資料。

查閱對方電話號碼，確定無誤，開始撥打。2、

正式撥打電話：

撥通電話后，確定對方企業及姓名，然后熱情而有禮貌說：“你好！我是聯想電腦企業**部**。”

如需和相關人員通話，應有禮貌地請對方傳呼或轉達。

如通知對方內容較復雜，應主動提醒對方做好統計

逐一將事情說明，注意語言簡明、正確；

通話結束后，確定對方已放下話筒，然后放電話。3、接聽電話

3聲鈴響內將電話接起，平和有禮貌：“你好！我是**部**。”

判定WHO，分以下多個情況：來電人員總經理可接電話時總經理不在時內部直接上級及平級直接轉入統計留言如事務緊急，統計上級電話，速聯絡總經理回電。直接下屬問清事情梗概，轉接時向總經理說明梗概后轉入問清梗概，如不緊急，統計下來轉告總經理如事情緊急，通知總經理聯絡方法。一般職員問清事由，如需要，轉告總經理；其它可視情況處理

外部關鍵且緊密問清概要，向總經理說明后，然后轉入統計留言如事務緊急，統計上級電話，速聯絡總經理回電。關鍵但不緊密問清概要，向總經理說明后，依總經理指示轉入或不轉入統計留言，向總經理匯報。不關鍵且不緊密問清概要，酌情處理

若通話內容較復雜，或有不清楚地方，最終應該將關鍵點反復一便，以免遺漏或有偏差。

通話結束后，確定對方已放下話筒，然后放電話。

4、

通話技巧：

日常禮貌用語：問詢對方時，可用：“請問您哪里？”、“請問您怎么稱呼？”“請問有什么事？”等

對總經理直接領導、保持常常聯絡外部、內部人員應在日常工作中盡可能熟悉，達成聞其聲知其人，并立即給予轉接。

如對方有事需要你傳達，必需時需將對方姓名、單位、電話號碼和需要傳達事再反復一遍，方便必需時再和對方聯絡。

如不能把握總經理是否要和對方通話情況下，不能隨便回復總經理“在”或“不在”，可說“請您稍等一下，我去看看**總經理是否在？”，然后請示總經理是否轉接。

如遇總經理不愿接聽對方電話，則可用委婉語氣：“實在抱歉，**總經理這是不知上哪去了，我見到她時再給您回個電話；假如您方便話，能否讓我轉達您事情？”做到有禮有節、滴水不漏。

在知道身份但不通知事由情況下，如方便可問詢總經理后決定是否轉接；也可問詢對方是公事還是私事，如是公事可讓對方知曉，將事由通知自己也可達成目標。

在對方不愿通知身份及事由情況下，經反復問詢后未果，可委婉結束通話。

假如對方喋喋不休，廢話連篇，能夠說“請問您還有別事嗎？”或“對不起，我還有急事要辦”等結束通話。

如一個未完又來一個，應視電話內容和對方身份，讓緊急、關鍵人員先講，同時禮貌告訴另一方稍候片刻，或統計對方電話，稍侯打過去。

整理電話留言，在總經理回來后匯報相關信息。

二、傳真1、

將傳真分類：1）

需要總經理本人審閱，依據總經理授意處理2）

由秘書來待為處理：

A、轉給其它相關責任人B、

由秘書本人回復

使用電腦企業標準CI格式

遵守公文寫作規范

保密文件需要傳真時，應先和對方聯絡，發送到指定傳真機上，發送后再和對方確定。

需請對方幫助抄送時，務必在文件正文前加以說明，列明抄送范圍

務必在傳真件首頁上標明總頁碼，并在每一頁文件上標注頁碼。2、

必需傳真分類存檔

三、郵件1、

依據郵件類型（如急閱件、待處理件、須知通知、通常通知、報表、匯報/總結、新聞/通報、私人郵件等等）或按具體項目設置子文件夾。2、

將收件箱中郵件過濾，刪除無須要郵件，然后分以下：1）

需要總經理本人審閱，存入對應文件夾，部分依據總經理授意回復郵件，或督促、幫助總經理在要求時間內處理相關事宜。

以總經理名義回復時，要在語氣上給予注意，并從總經理信箱發出；

以秘書名義發送時，要說明郵件內容為總經理授意。2）

由秘書來待為處理：

A、轉給其它相關責任人;

B、由秘書本人回復

3、

如發出郵件需要追蹤結果或確定對方是否收到，需要設置回執，如對方未能立即查看，需電話說明。4、

需要總經理審閱、批改郵件打印出呈送，然后負責回復或傳達；5、

關鍵郵件立即進行存檔

四、文件管理（參看集團《秘書手冊》第33-36頁）（附文件處理步驟）1、

閱讀文件，判定是否應由總經理處理，然后審核文件格式是否正確、內容表述是否清楚、完整。2、

對文件進行分類：待批、待閱件，緊急、不緊急，寫明文件摘要（必需背景資料、審批原由），便于總經理3、

按總經理批改意見復印后轉發、呈送（可參考文件管理要求），必需事情進行追蹤，反饋結果。4、

必需文件進行存檔。

注：傳真、郵件、信函等內容為外文，應立即譯出

五、名片1、

分類：可依據總經理業務情況分類，如企業類型、用戶類型、地域等；2、

存放：

名片盒

錄入到NOTES通訊錄中（更易查找，但需要錄入時間）3、

應準備一名片夾，存放和總經理聯絡緊密且關鍵人員名片，并確保查找時方便快捷。

第二部分日程安排

控制日程，意味著你和總經理一起有序工作。

“日程安排”是指時間排定領導工作計劃，是領導工作量、工作效率、工作結果一個反應，是時間管理藝術集中表現。秘書職責是當好“管家”按日程安排為領導做好多種必需準備，并提醒領導實施。本文將從總體日程安排、出差日程安排、會議安排、媒體采訪、大型活動和突發來訪六部分加以具體說明并提供文字模版，期望能給大家工作提供參考。日程是領導工作質量，工作效率，工作結果一個表現，而計劃、安排領導工作日程是秘書一項基礎工作。這項工作看似簡單，但卻十分關鍵，它是秘書輔助總經理工作基礎，安排好總經理日程，意味著秘書將和總經理一起進行有序工作。作為秘書一定要細心觀察領導工作習慣和做事風格，調整自己工作方法，主動適應領導工作節拍。在沒有達成默契情況下，最好在合作之初和領導做一次深入溝通，正確了解領導要求、需求，并對可能會碰到部分情況處理標準達成共識，為以后工作順利開展做鋪墊。另外，勤于思索，多做總結對于秘書日常工作效率提升是十分必需，把看得出經驗、教訓、小技巧等做一備忘錄，時常翻看，補己之短，揚己所長這不僅提升了自己工作水準，同時也對領導工作效率起到了間接地促進作用。一、

總體日程安排領導日常工作分為日常性工作，即事先有計劃相對固定工作（如會議、出差、接待等）和突發性工作（臨時安排事情）兩類。而秘書通常做法是將有計劃事情預先填入擬好日程表中，同時細致靈活地安排好突發隨機事件。

（一）總體標準：了解總經理日常工作、近期業務關鍵、作息習慣、身體情況，

-優化工作方法，細心觀察總經理工作習慣和做事風格，主動適應其工作節拍；

-了解企業業務發展情況，尤其是所服務總經理業務進展情況，留心近期工作興奮點；對計劃內事情預先寫入日程；立即整理日程表，以免安排沖突；明確事情優先級，在處理事務時注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理；定時和總經理溝通，將雙方要求、需求和可能會碰到情況處理標準達成共識，以利工作開展；注意日程安排時間松緊，合適安排；

（二）經驗和技巧周一日程、出差前后一個工作日不要安排過多事務；在兩個聚會間留出機動時間，預防會議延長引發時間沖突，并給總經理留出整理思緒時間；同時預留時間處理日常事務；依據總經理習慣留出合適固定時間閱讀報刊資料及其它信息；對于總經理各項安排熟記于心，立即提醒已定下來安排，預防沖突；每日安排相對固定時間和總經理查對日程，確保秘書和總經理日程表內容一致；不要替換領導做決定，在總經理同意下針對其工作習慣和時間對多種預約酌情處理；控制聚會時間，適時打斷，預防拖延，以免影響下面日程；掌握近期要回避人物；

月/周計劃安排模版可使用NOTES日歷功效，填入相關安排，打印即可；也可根據總經理習慣，自行制作日程表；

二、出差日程安排

做為秘書，安排總經理出差是常常一項工作，同時也是需要愈加細致一項工作。經過秘書計劃，把總經理出差在外工作安排得擔心而有序，愉快而圓滿，這是秘書工作目標，也是工作價值一個表現。（一）中國出差出差前：

確定出差目標和日期；確定總經理出差陪同人和出差地相關人員溝通，確定周到日程安排（明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要旅程時間、接待人員等信息。）確定行程，預定機票（注意選擇好航空企業、機型及班次）、酒店（選擇總經理習慣酒店、熟悉酒店電話、傳真等）、接/送機人員（明確接送機人聯絡方法）；完善細致周到日程表（時間、地點、對方參會人、議程等）（見范例）。依據總經理習慣，準備出差用物品（見物品攜帶表）。擬寫授權書并于總經理出差前一天向各相關部門及相關人員發出郵件和復印件（財務部等）。（見范例）

出差中

在第一時間掌握總經理抵達后聯絡方法，必需時通知授權人及其它相關人員。依據總經理日程安排，隨時通報企業及GM關心業務進展情況；配合總經理授權人工作，立即掌握企業及業務相關信息。依據情況立即和相關人員及總經理溝通，立即調整日程安排；

出差后

立即向總經理匯報出差期間企業內部事務及業務進展；出差資料整理（包含資料、名片、會談備忘），依據需要轉發相關人員或存檔；向總經理認為有必需合作方致感謝函。多種差旅費用報銷；跟進業務后續事宜；

（二）國外出差出差國外和中國出差安排次序及內容大致相同，但在此要尤其提醒您注意以下幾點：依據企業最新業務情況準備PRESETATION（中/英文），和對方確定演示設備，必需時準備彩色打印膠片和打印稿。機票購置時注意避免經停中轉，選擇好航空企業和服務，長途飛行選擇好機型；注意準備好多種證件及邀請函，并提醒總經理攜帶；依據客人等級和國家風俗習慣準備禮品；準備當地地圖及國家風情資料；確定對方還是我方提供翻譯服務；回國后向邀請方致謝。

（三）陪同出差

陪同總經理出差無疑對秘書工作提出了更高要求，在出差前除了前面介紹注意事項外，在出差過程中，要求秘書注意以下事項：登機前，為總經理辦理機場建設費購置、機票換票及多種登機手續；并再次確定接車人；抵達后，辦理賓館入住手續，了解總經理房間號碼及電話，并將秘書房號電話立即通知總經理；每日立即查對本日及第二天日程安排；提前設置清晨叫醒，并安排早餐；依據當日日程安排落實車輛；立即提醒并事先落實各項安排；攜帶總經理名片、必需會議資料（匯報稿件、見面備忘、采訪提要）；注意建立多種用戶關系（包含政府領導、合作伙伴、媒體記者）著裝要求：大方職業裝、著淡裝；注意言談舉止；出差返回后將總經理和用戶溝通事項逐條落實、跟蹤，并立即辦理費用報銷、資料整理。

附件一：出差物品攜帶表

名片若干日程表

證件（身份證、護照、港澳通行證、邊防證等）

筆記本電腦和ppt（保留在桌面）、ppt備份軟盤

2張往返機票（將保險費保留在秘書手中）

書面講話稿及素材2份活動或會議等背景材料

出訪地聯絡人通訊錄

準備現金或信用卡注款

備用筆等文具*準備一支彩色筆禮品*包裝應急藥及常見藥品

附件二：授權書模版文件編號OURREF.：LCS-DTB·60023-99發文日期DATE：.6.14文件類別CATEGORY:通知擬文人FROM:審核VERIFIED://同意APPROVED:收文人TO：全體人員收文部門TO(DEPT.):臺式電腦事業部、筆記本事業部、軟件事業部、服務器事業部、外設事業部抄送

CC:總裁室、企劃部秘書處、財務附件ATTACHMENT://

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TERM其它

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授權通知

電腦企業副總裁在6月15日-16日期間因公外出，此期間將臺式電腦事業部資材、質控、經營管理等相關簽字權授予副總經理，臺式電腦事業部其它相關財務及文件審批授權予常務副總經理

特此通知

.6.14

附件三：中國出差日程范例

劉軍總經理出差深圳日程安排（4月25-27日）

時間日程地點備注

417：25北京—深圳CA1305機場接機人：

1360―――

入住新世紀酒店該車在深圳期間隨行

21：30夜宵

自行安排411：30嘉利見面及午餐新世紀酒店上海餐廳寧波廳嘉利參與人：何焯輝、譚永雄、

鄧秉覺聯想：、議題：嘉利最新情況通報對方聯絡人：鄧秉覺13：20出發前往EMCoffice、陪同前往

14：00EMC見面深圳沙頭角保稅區21-23棟北座

聯想參與人：、、、

、EMC參與人：總經理

余昭信

副總經理

陸楊

業管處經理張界楊

技術處協理郭宗欽

研發部經理張濱

見面安排：14:00~15:00

雙方企業介紹交流15:00~16:00

參觀工廠16:00~17:00

產品研討（顯示器/電腦相關產品）及未來業務合作磋商

17：20返回新世紀，梁青陪同18：00晚餐新世紀酒店餐廳美國國家半導體：李彬及隨行人員聯想：、414：00東莞金和涂料見面深圳長安鎮沙頭南區（地圖附后）金和參與人：總經理董合枝

生產經理董博霖嘉利廠參與人：采購部主管

黃寶球

工程總監

鄧秉覺

聯想參與人：、、議程安排：14：00-14：05雙方介紹14：05-14：25金和介紹（工廠歷史、油漆種類、生產工藝及相關噴漆關鍵技術、發展趨勢等）14：25-14：55雙方討論14：55-15：25參觀金和新廠15：35瑞和塑膠五金電子廠深圳長安鎮沙頭南區15：35-15：40聯想和瑞和人員相互介紹15：40-16：10參觀瑞和工廠16：10-16：25機動16：25前往機場，車程約30分鐘17：40

CA1303

深圳—北京

安排接機隨行及關鍵聯絡電話：

附件四：國外出差日程安排表實施副總經理訪問漢城行程表（99年7月訪問時間關鍵活動地點備注

7

17：50——20：40

21：00——21：30北京——漢城

抵達酒店辦理入住（因通訊不便，LG商事提供一部手機在漢城期間使用，號碼為：KIMPOAirport

HolidayinnSeoulLG商事Mr.J.S.PARK等在機場左邊出口舉牌接

(Tel:)下榻處:HolidayinSeoul(佳樂)

Tel:82—02—7179441

Fax:82—02—7159441

7

月

15

日

8：00——9：00

9：00——12：30

12：30——13：20

13：20——14：40

14：40——16：40

16：40——18：00和LGLCD部B.Kwon/V.President及LG商事K.M.Ahn/Sr.MGR、J.S.Park共進早餐及會談

前往LG在龜尾LCD廠

和LG

LCD責任人午餐

參觀及會談（陪同及參與者:LGLCD廠總經理Mr.K.S.Park/Exe.Director、LG商事K.M.Ann/Sr.MGR、J.S.Park）

前往LG電子在平澤CDROM廠

參觀及會談（陪同及參與者：LG電子Mr.M.H.Park/Sr.DirectorMr.J.H.Cheng/G.MGRLG商事:K.M.Ahn/Sr.MGR、J.S.Park）HolidayinnSeoulorLGTwinTowers

龜尾

旅程：3小時

中餐

主持人:Mr.K.S.Park

旅程：3小時

主持人:Mr.M.H.Park

訪問時間關鍵活動地點備注

718：00——19：30

19：30——21：00和LG電子人員共進晚餐

回酒店平澤

7

月

16

日

8：00——9：20

9：30——10：00

10：30——10：50

10：50——11：20

11：20——11：50

11：50——13：00

13：00——14：00

自酒店前往三星電子LCD工廠所在地

高層領導見面（LCDMarketingW.H.Hong/Sr.MGR、崔敏洙先生等）作聯想電腦企業及產品介紹針對相關問題進行會談參觀

和會者共進午餐

乘車前往LG總部

七星（Kiheung）

聯絡人：

Mr.J.Y.ParkTel:82—02—7507313

14：30——17：00

17：00——17：30

19：00——21：00

會談（參與者：LG商事D.H.Kang/V.President

LG電子M.H.Park/Exe.Director等)

回酒店休息

和LG商事人員共進晚餐（D.H.Kang/V.President、K.M.Ahn/Sr.MGRY.H.Kim/Sr.MGR)

LG總部

HolidayinnSeoul

聯絡人:LG商事Mr.J.S.Park

主持人:Mr.D.H.Kang訪問時間關鍵活動地點備注

7

10：00——18：00

18：00——19：00

21：40——22：40

參觀韓國電子市場/漢城市區及近郊觀光游覽

酒店結帳、乘車前往金浦機場

漢城——北京

漢城市區及近郊

陪同人：導游、

LG商事Mr.J.S.Park

（17日為韓國國慶日）

自酒店到機場約40分鐘旅程

三、會議安排

召開和參與會議是總經理關鍵工作方法之一。組織會議和處理和會議相關事務幾乎成為秘書常常工作，其關鍵性不言而喻。會務工作是秘書組織工作能力綜合表現，它將多個繁雜事務聚集一身。確保會議順利舉行，需要多方面準備工作。這就需要秘書是八面玲瓏天才，同時善用平時培養出細心和責任心，沉著應對，以不變應萬變！以下分內部會議和外部會議分別介紹。

（一）內部會議安排

總經理主持會議結束修改下發整理會議統計/紀要會中服務會前準備（儀器調試）反饋接收下發修改安排會議室、落實參會人員擬訂會議通知（注意文件格式）確定會議目標、參會人員、時間、議程開始

審批

審批

N

NY

Y

注意事項：會前和GM及相關部門責任人明確會議內容、議程和參與人；綜合考慮多種原因（如GM全天日程安排），安排會議地點立即間；下發會議通知后，確定參會人是否已收到通知，對尤其關鍵參會人，可經過電話確定；會中幫助放映PPT，并時刻關注會場內情況，隨機應變；對會中達成決議立即跟蹤，并反饋給GM；

總經理參與會議

開始接收通知回復或改請結束會后材料整理工作跟進反饋總經理參會會前提醒會前幫助準備回復邀請部門并準備材料確定時間

判定和總經理業務是否相關

N

Y和對方確定后

另行安排

時間沖突

請示總經理

是否參與

N

Y

注意：把握前往會議地點出發時間安排。

（二）外部見面安排

總經理主持外部見面

接收見面請求

NO

婉拒或該請她人

注意：講明原因，以

免對方誤解

注意：在收到見面請求時，經和部門相關責任人及GM商討決定，

同時提供背景材料以供GM做出判定Y和對方確定時間、

地點、人員、議程，并落實我方人員、地點確定meetingagenda,ppt

修改（中英文標準版、及業務回顧）

發會議通知，并落實參會人員

會前準備工作

會中服務

會中達成共識跟蹤反饋

結束

注意事項：

綜合考慮多種原因，選擇適宜見面地點、預定會議室；

注意準備電子或紙制歡迎牌、激光筆；

會前和對方溝通是否需準備翻譯，如需要，提前確定；

依據來訪企業習慣及來訪者等級準備禮品；

在和來訪企業溝通中確定是否需安排車輛接送，如需要注意把握接送時間，并通知對方確切見面時間及地點；

考慮是否需要在見面時錄音或拍照，并提前準備；

如需安排參觀，提前和行政后勤部聯絡，填寫參觀申請，安排參觀陪同人；

會前給總經理提供相關背景材料，如需要請相關部門責任人和總經理溝通洽談事宜；

在會前擬制meetingagenda（見模版）

在制作PPT時依據各部門情況、來訪者需求酌情修改添加內容，注意內容立即更新，并依據來訪者需求制作中/英文；--首次見面PPT應包含：聯想總體情況及業務情況介紹；--再次見面應注意：有針對性業務回顧（可請相關業務部門提供資料）。

幫總經理準備名片，并提醒見面時攜帶；

提前30分鐘進行，調試設備，擺放材料，迎接客人，注意對待客人謙和有禮態度；

提醒總經理參會，在GM同意后陪同參會，參會中幫助放映ppt，并關注會場內情況，隨機應變，靈活處理多種情況；

見面結束后，代總經理或陪同送客人離去；以后整理筆記本電腦等儀器設備；

總經理參與外部見面總經理參與其它部門組織、主持見面，秘書工作可能就不像前面介紹那樣繁多。但應從較專業角度幫助安排。并關注以下幾點：咨詢GM是否參會開始接到參會邀請婉拒并請對方改請

N

Y回復對方參會，并寫入日程表關注對方會議組織情況，并適時提出提議在見面前給GM提供背景材料提醒GM參會總經理參會結束

注意事項：

會前為總經理準備具體背景材料；

會前了解會議具體地點，如在不一樣辦公區，請注意把握出發參會時間；

對會中決議，總經理期望具體了解，立即跟進并反饋；

外部見面會議備忘模版

GuestMeetingTable

Guest’sCompany:AMDGuest’sNameandPositionLegend’sParticipantandPositionMr.HectordeJ.Ruiz

COO

Mr.RaymondLeeV.PofAsiaSales&Marketing

Mr.KelvinKwokSalesDirectorofAsia

Mr.ThomsonChanMarketingDirectorofAsia

Mr.PerryChanCountryManagerofChina

Mr.JackLeeAssistantSalesManager

Mr.―――

VicePresidentofLegendComputersystem

GeneralManagerofDesktopbusinessDivision

Mr.―――

VicePresidentofLegendComputersystem

GeneralManagerofNotebookbusinessDivision

Mr.―――

GeneralManagerofMaterialManagementDivisionofDTB

Miss.―――

ManagerofMaterialManagementDivisionofDTB

Mr.―――

InterpreterAppointedTimePeriod:15:00pm-16:00pm,June2,Venue:PhoenixhallatErbiaobuildingofLegendComputerSystemsLimitedMeetingAgenda:

15:00-15:05

Introduction

15:05-15:10

AMDIntroduction(Mr.PerryChan)

15:10-15:30

AMDupdate(Mr.RaymondLee)

15:30-15:45

Legendupdate(Mr.――)

15:45-16:00

DiscussionaboutcooperationbetweenAMDand

Legend

四、媒體采訪

媒體采訪步驟說明：

1、接收采訪

聯想電腦企業采訪由品牌推廣部統一安排，集團采訪由企業傳訊部統一安排；除此之外采訪需求必需轉交品牌推廣部處理；

對直接聯絡記者要尤其禮貌，要向對方說明企業采訪要求，請對方了解；應記下記者聯絡方法，必需時可幫助對方聯絡品推接口人；

從品推得到采訪提要；

將整理好采訪提要和背景資料呈送總經理審閱，征求總經理意見；

對總經理接收采訪可依據日程進行安排，適合安排在一起采訪盡可能安排在一起；對總經理不接收采訪經總經理授意后可向品推推薦其它人接收采訪，必需時可幫助品推人員進行溝通聯絡。2、采訪準備（采訪前一周）

落實品推采訪陪同人和記者聯絡方法，出現意外情況時可進行聯絡；

配合品推幫助總經理整理采訪問題答案，呈送總經理審閱并適時修改；對于常見問題回復應該有所備份并立即更新；

了解記者需求并進行準備：對于需要攝像或拍照采訪對光線和電源會有要求，在預定采訪場地時應該注意；有些記者會要求得到企業、部門介紹或總經理簡歷和照片，可事先為記者提供；對企業介紹、部門介紹、總經理簡歷和照片應分別準備電子版和打印版；3、采訪準備（采訪前一天）

幫助總經理準備好采訪提要和問題答案；

對于需要攝像或拍照采訪注意提醒總經理著裝和發型；

假如是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會議設備；假如采訪在企業外進行要事先定車；

假如采訪在企業內進行要事先預定會議室，并依據采訪需要注意采光電源；4、采訪當日

采訪前20分鐘必需和品推陪同人聯絡，落實采訪時間；

假如是電話采訪需要檢驗會議設備；到采訪時間后接入記者打來電話或幫助總經理撥通記者電話；

假如采訪在企業外應該立即提醒總經理出發；

假如采訪在企業內應該檢驗采訪場地；

假如采訪在企業內，記者到后應由秘書先行接待，了解場地是否適宜，對方是否需要其它背景資料；

安排停當后請總經理出面接收采訪；送記者離開，并了解播出或見報時間；5、采訪結束

和記者溝通，立即了解播出或見報確實切時間；

通知總經理收看，或搜集采訪報紙呈送總經理；必需時可通知企業全體或部門職員收看。

注意事項：

對記者界面要很友好。

五、大型活動（一）陪同總經理參與大型活動：陪同總經理參與大型活動步驟說明：1、

接收活動邀請

得到活動議程，判定關鍵程度，咨詢總經理意見；

對于總經理同意參與活動事先安排日程；2、

活動前一天準備工作

做好準備工作，如預定車輛等；

提醒總經理應該參與活動那幾項；3、

活動當日

著大方職業裝，化淡妝，發型整齊，工作時間要佩帶胸卡；

帶好活動議程、名片等資料；

活動中關注總經理需要，注意保持在總經理視線內，在必需時為總經理擋駕；4、

活動后

整理業務資料和名片。

（二）參與支持大型活動：參與支持大型活動步驟說明：1、

接收活動邀請

得到活動議程，判定關鍵程度，咨詢總經理意見；

假如總經理同意參與活動，安排好日程；2、

活動前三星期

參與分工會，明確總經理和自己職責，了解其它人職責，將總經理日程細化落實；

假如講話稿、PPT是由秘書準備，要給自己留出修改時間；

幫助總經理準備PPT、講話稿、主持詞等，經總經理審閱后修改定稿；定稿PPT和講話稿要交給會議組織者；

參與彩排；對重大活動中需要配合演示PPT一定要反復演練；3、

活動當日

參與外部活動時，秘書應著端莊大方職業裝，化淡妝，發型整齊，工作時間要佩帶胸卡；

帶好以下物品：拷好資料筆記本電腦和兩張備份軟盤、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機、磁帶、麥克風、紙巾、潤喉片等；

活動中配合演示PPT，做好錄音；

活動中配合接待企業或外部領導，活動期間要保持在總經理視線之內，在關注自己總經理需求同時也關注其它總經理需求；

在突發緊急情況下不要慌亂，首先要關注自己總經理需求或布署，可能情況下主動分擔會務人員工作；4、活動后

整理業務資料和名片；

依據錄音整理講話稿；

總經理在活動中往往會碰到大家，引發很多工作管理上想法，需要秘書參會后跟進落實。

六、突發來訪接待接待突發來訪步驟說明：

問清對方來訪目標；

對于總經理熟悉且很關鍵客人，假如總經理當初有時間接待，應該盡可能安排，能夠把來訪者帶到會議室，為對方準備飲料和報紙，并告訴對方大約要等多久，同時禮貌地暗示對方總經理下一個聚會何時開始，請對方注意時間；

對于總經理熟悉且很關鍵客人，假如總經理當初不愿接待或不在辦公室，由秘書對情況做出解釋，讓來訪者認為她隨時全部會受到歡迎，同時咨詢來訪者意見，主動和來訪者另約一個見面時間，或幫助她安排和相關責任人見面；留下來訪者聯絡方法和資料，待總經理方便時轉告總經理，假如需要可進行后續安排；

對于和企業和部門毫不相關來訪者，有禮貌地拒絕；但假如自己不能確定，一定要咨詢相關責任人意見；

對于和其它部門業務相關來訪，能夠告訴對方相關部門聯絡方法，留下對方聯絡方法和資料，轉交相關部門處理；

對于確實應由總經理分管來訪記下對方聯絡方法，告訴對方總經理不能立即接待她，并做出解釋。假如對方愿意，能夠推薦對方和部門其它責任人聯絡，同時告訴對方能夠先把想法以寫信或寄email方法告訴總經理；

在總經理方便時通知來訪情況，依據總經理授意進行后續安排。

注意事項：

有些來訪者聽不進秘書所做任何解釋，死纏著非見總經理不可，對這種人一定要毫不妥協—但要注意禮貌—反復進行解釋并提出提議。同時一定要向對方確保能夠寫信或發email給總經理，而且總經理一定會看。

第三部分溝通協調一、內部溝通

秘書要和所服務總經理建立常常性溝通，了解總經理近期工作關鍵、業務關鍵點及管理方面思想。正確了解總經理授意、做好上情下達工作。

秘書應以主動謙虛態度和總經理所領導部門人員充足溝通，盡可能立即了解各項業務進展情況，并將信息立即整理反饋給總經理，有效地幫助總經理推進工作

作為秘書，在日常工作中，注意和其它部門和同事協作，要把對方看作是自己資源，經過一點一滴交往，協調和各部門之間關系，對任何部門、任何一位同事全部應有極強用戶意識，尊敬對方、尊重對方，注意立即向那些給你支持部門和人員表示謝意。

二、外部溝通

外部溝通會大量使用電話、電子設備、書信等媒介，所以要尤其重視在這些方面商務禮儀。（見電話禮儀、書信規范）

（一）業務合作：

作為總經理和外界溝通窗口，秘書應以熱忱態度和合作廠商建立起真誠信任關系，但在處理事務時注意以企業利益為重，端正自己位置，靈活處理。

尊重合作伙伴和供給商，要注意多方了解和業務相關事務，以做到正確了解對方意圖、幫助進行有效溝通和傳達。

在代總經理進行相關業務推進工作時，要和合作廠商達成了解，為總經理決議發明良好合作環境，輔助總經理推進。（二）禮尚往來：

答謝（節日禮品、賀卡等）在關鍵節日（如圣誕節、新年、春節、或關鍵合作廠商企業紀念日等）秘書應在征求總經理意見以后，以禮品或賀信立即致意，維護和合作廠商友好關系。

在業務合作中，適時提醒總經理并為其安排和廠商定時溝通活動或輕松就餐，和廠商建立常常性溝通。以促進相互了解和深入合作。三、秘書作為領導輔助人員應含有禮儀

秘書作為總經理輔助人員，除完成日常業務事宜外，更多精力是為總經理服務。一個好秘書既是領導助手又是領導參謀，秘書在日常工作中既要輔助領導進行決議，同時還要輔助領導樹立良好公眾形象。（一）

作好助手和參謀工作1、參與決議調研，提供有份量信息。秘書要做好決議參謀，就要主動參與決議調查研究。首先是廣泛搜集信息，多提供真實情況。其次是超前搞好調研，多提供決議預案。再次是和領導同時思維，多提供有份量文稿。其中要把握三點：第一，要有觀察力，跟蹤了解總經理思維軌跡，敏于捕捉領導思想火花。才能立即估計總經理在想什么，準備什么。第二，要站在領導工作角度思索問題，才有一定高度、廣度和深度。第三，主動和總經理交流思想，經過聽取領導意見不停調整自己思維，在事務處理和文稿撰寫中愈加好地表現總經理思想。2、參與實踐，幫助總經理推進工作。（1）

主動介入相關工作，立即掌握相關情況，適時提出提議。（2）

常常了解全局情況，取得按時保質完成各類任務主動權。3、參與要有度，參謀要有方（1）參與決議調研，重視“多謀”，切忌“擅斷”。（2）參與督促檢驗，工作要“到位”，不能“越位”（3）參與工作實踐，要當好助手，不能做“主手”，做好牽頭、把關、協調工作。（二）輔助總經理塑造良好形象。

秘書和秘書部門是為總經理服務，領導對外形象好壞在很大程度上反應了秘書和秘書部門服務水準。秘書可從以下幾方面來輔助領導塑造良好形象。1．

語言形象

總經理在正式場所發表講話，秘書要事先準備好文字材料、講話提要，必需時做好語言標識。公務活動之前，提供廣泛適用背景資料（包含活動內容、所要處理基礎問題及和此相關人文等知識）供總經理參考準備。

2．幫助總經理樹立行為合作形象。要在事務安排中，尤其是企業內部活動中，使領導多接觸一般職員，了解情況，融于職員之中，才能使領導形象得以升華。3．

幫助總經理樹立行為激勵形象。要尊重她人，幫助領導把握好用人之道，多協商，多征求大家意見，在堅持標準前提下，盡可能滿足下屬及部門需求，增強協力。4．

幫助總經理樹立行為感化形象。領導者要經過本身行動影響她人，秘書是總經理對外界面口，必需幫助總經理做好以下幾項工作：（1）要待人熱情，比如在總經理開展某項活動之前，具體了解該項活動所包含人員情況，包含姓名、身份、履歷等，方便領導掌握對方信息，為開展熱情友好交際活動發明條件。（2）對外交往要真誠情切，秘書要很好地領會和把握總經理處事標準，并在對外交往中很好地利用，必需時提醒總經理率先垂范，以身作則。以感化、教育和鼓舞她人。四、

秘書禮儀素質培養

秘書要充足發揮禮儀作用，達成工作自如效果，除了把握好基礎禮儀標準外，還應從以下幾方面加強對本身素質培養。（一）

培養良好道德修養

禮儀是道德一個外在表現形式，良好道德會令人自然展示優雅得體舉止儀態，表現謙虛恭敬態度。1、公正客觀。要公正地評價她人，不要以自己好惡來評說她人，也不用自己好惡要求她人。在處事中，不能感情用事，要以是非標準而不能以職務高低論曲直，提批評、提議要出于“公心”，幫助她人要出于“誠心”。2、忠誠守信。要忠誠老實，辦事恪守標準，忠于承諾，能辦事要千方百計辦，不能辦事要向對方說明情由以得到她人諒解。3、擺正站位。秘書一定要擺正自己位置，在和不一樣身份人交往處事中，要正確推行自己職責，而不能超越權限，既要主動地配合工作，又不能干預領導決議和下屬或其它部門工作。（二）

培養謙虛而恭敬落落大方態度

謙虛是指正確地看待自己，也正確地看待她人。不過高估量自己，不過低估量她人，善于發覺自己缺點并更正，善于發覺她人優點欣賞和學習。恭敬就是尊重對方人格，誠懇待人，和藹熱情，不驕橫。謙虛而恭敬態度往往是一個人神態、語言、動作和行為綜合表現。1、表情。表情中最關鍵原因是眼神和微笑。它們能夠表現出對對方欣賞、了解和歡迎。尤其在和人交談時，眼神要能顯示你在傾聽對方談話，因為每個人全部喜愛用語言表示自己，喜愛她人聽自己講話，假如你用眼神告訴對方“你是一個值得我傾聽人”無形中會提升對方自尊心和信心，使對方感到你能了解她、尊重她，才能贏得對方信任，從而產生愿意同你交往。一樣微笑能使生疏變為親密，真誠微笑能造成相互信任和親切友好氣氛。2、舉止。手勢和行立坐態全部能表現出謙虛而恭敬態度。秘書常常和總經理出現于多種場所，更應注意禮節。在社交場所要主動、大方地和對