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文檔簡介
1退役軍人檔案管理規(guī)范本文件規(guī)定了退役軍人檔案的管理要求、收集、整理、保管、利用及轉遞的內(nèi)容。本文件適用于指導退役安置地為深圳市的退役軍人檔案管理工作的開展。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構成本文件必不可少的條款。其中,注日期的引用文件,僅該日期對應的版本適用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。DA/T22—2015歸檔文件整理規(guī)則DA/T25—2000檔案修裱技術規(guī)范DA/T31—2017紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范3術語和定義下列術語和定義適用于本文件。3.1退役軍人veteran從中國人民解放軍依法退出的現(xiàn)役的軍官、軍士和義務兵等人員。[來源:中華人民共和國退役軍人保障法]3.2退役軍人檔案archiveofveteran軍隊與地方退役軍人管理機構在軍人管理、退役軍人安置人才服務等工作中形成的,反映退役軍人個人政治品質(zhì)、道德品行、思想認識、學習工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法、家庭狀況、社會關系以及安置、優(yōu)撫、社保認定等情況的歷史記錄材料。4管理要求4.1退役軍人檔案管理應遵循以下原則:——依規(guī)依法、全面從嚴;——分級負責、集中管理;——真實準確、完整規(guī)范;——方便利用、安全保密。4.2退役軍人的檔案應包括以下類型:——退役軍人人事類檔案;——退役軍人安置類檔案;——退役軍人優(yōu)撫類檔案;2——退役軍人教育培訓類檔案。4.3應配備專職人員負責退役軍人檔案的管理。專職人員應符合以下要求:——具備大專及以上學歷;——具備檔案管理專業(yè)知識;——熟悉人力資源和社會保障政策法規(guī);——掌握計算機基本知識,并能熟練操作。5收集5.1應收集退役軍人的人事類材料、安置類材料、優(yōu)撫類材料及教育培訓類材料,各類材料原則上為原件。5.2人事類材料包括以下內(nèi)容:——入伍材料;——黨團材料;——軍銜、職務晉升(調(diào)整)材料;——獎懲材料;——訓練、考核材料;——生活待遇材料;——病情鑒定和評殘材料;——退出現(xiàn)役材料;——其他相關材料。5.3安置類材料包括以下內(nèi)容:——安排工作材料;——自主就業(yè)材料:——領取退役金材料;——退休材料;——供養(yǎng)材料;——其他相關材料。5.4優(yōu)撫類材料包括以下內(nèi)容:——養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、失業(yè)、生育等社會保險材料;——公共交通、文化和旅游等優(yōu)待材料;——殘疾退役軍人撫恤材料;——其他相關材料。5.5教育培訓類材料包括以下內(nèi)容:——職業(yè)教育材料;——技能培訓材料;——其他相關材料。5.6各類材料的歸檔范圍應符合附錄A的要求。5.7材料收集時,應對材料進行鑒別,鑒別的內(nèi)容及要求包括但不限于:a)材料的齊全、完整。對照附錄A歸檔范圍,發(fā)現(xiàn)有缺失的,應在《文件歸檔材料登記表》(見附錄B的表B.1)上及時登記,并收集補充;3b)材料是否屬于歸檔范圍。不屬于附錄A歸檔范圍、重復多余以及同名異人、張冠李戴的材料,按以下方式及時清理:1)對有保存價值的文件資料,交檔案部門或有關部門保存;2)對比較重要的證件、文章等材料,且組織不需要保存的,退還本人;3)對無保存價值又不宜退回本人的材料,應登記并報主管領導批準銷毀。5.8材料鑒別無誤后,應填寫《材料接收登記表》(見附錄B的表B.2)。6整理6.1整理原則6.1.1材料整理的原則應符合DA/T22—2015第4章的要求。6.1.2人事類文件材料收集后,應予以鑒定,確保符合要求后1個月內(nèi)歸檔。安置類、優(yōu)撫類及教育培訓類材料應在收集齊全后于次年6月底前整理歸檔。6.2整理流程6.2.1鑒定應對接收的材料進行鑒定。鑒定的內(nèi)容及要求包括但不限于:a)材料的真?zhèn)危鸿b定材料是否屬實及對象是否明確;b)材料的規(guī)范:審查材料的文字是否清晰、填寫是否規(guī)范;c)材料手續(xù)的完備:審查各類材料的手續(xù)是否完備。6.2.2分類應按照附錄A表A.1的要求對所接收的材料進行分類。6.2.3整理及排序6.2.3.1對分類后的材料進行整理,整理方式可包括:——按“卷”整理:根據(jù)文件形成規(guī)律,將一組相關文件組成基本保管單位的整理方法;——按“件”整理:根據(jù)文件形成規(guī)律,將“單份文件”作為基本保管單位的整理方法。6.2.3.2對整理后的案卷或文件,應根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接進行排序。按“卷”整理的,對卷內(nèi)文件進行排序;按“件”整理的,對文件進行排序。6.2.3.3文件排序的規(guī)則可包括:——按文件形成時間排序;——按業(yè)務推進程序的先后順序排序。注:卷內(nèi)文件是指案卷內(nèi)的文件材料。6.2.4編制題名6.2.4.1以卷為單位整理的歸檔文件,應編制案卷題名。案卷題名應準確概括卷內(nèi)文件內(nèi)容和成分,結構宜為“責任者+主題(內(nèi)容)+文種”。6.2.4.2以件為單位整理的歸檔文件,題名為文件的標題。6.2.5編號46.2.5.1應對各類歸檔文件編制檔號。6.2.5.2人事類歸檔文件的檔號根據(jù)市組織工作主管部門的規(guī)定編排。6.2.5.3安置類、優(yōu)撫類、教育培訓類歸檔文件的檔號可包括以下信息要素:——全宗號:按市檔案管理部門的規(guī)定實施;——年度:文件材料形成年度,由四位阿拉伯數(shù)字組成,如跨年整理歸檔,年度為文件材料辦結年度;——類別號:檔案類別的代碼,如,安置檔案類別號為11,優(yōu)撫檔案類別號為12;——案卷號:案卷排列的順序號,由三位阿拉伯數(shù)字組成,如,第1卷編為001;——件號:文件排列次序的編號,由四位阿拉伯數(shù)字組成,如,第4份文件,編為0004。6.2.5.4安置類、優(yōu)撫類、教育培訓類歸檔文件的檔號可按以下規(guī)則編排:——以卷為單位整理歸檔的,檔號結構為“全宗號+年度+類別號+案卷號”,各信息要素之間用“-”連接;示例:福田區(qū)的全宗號為FC66,安置類檔案類別號為11,其2019年歸檔的安置類檔案第2卷,檔號為“FC66-2019-11-002”。——以件為單位整理歸檔的,檔號結構為“全宗號+年度+類別號+件號”,各信息要素之間用“-”連接。示例:福田區(qū)的全宗號為FC66,優(yōu)撫類檔案類別號為12,其2019年歸檔的優(yōu)撫類檔案的第4份文件,檔號為“FC66-2019-12-0004”。6.2.6編目6.2.6.1以卷為單位整理的歸檔文件,應編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄;以件為單位整理的歸檔文件,應編制歸檔文件目錄。6.2.6.2案卷目錄包括但不限于以下要素:——檔號;——案卷題名;——年度;——總頁數(shù);——保管期限;——備注。6.2.6.3卷內(nèi)文件目錄包括但不限于以下要素:——順序號:以卷內(nèi)文件排列先后順次填寫的序號,亦即件號;——文號:文件制發(fā)機關的發(fā)文字號,沒有文號的,則填寫“/”;——責任者:對檔案內(nèi)容進行創(chuàng)造或負有責任的團體和個人,亦即文件的署名者;——卷內(nèi)文件題名:卷內(nèi)文件的標題,應照實抄錄;沒有標題或標題不能說明文件內(nèi)容的文件,可自擬標題,外加方括號“[]”;沒有明確日期的,予以簡要說明;——頁號:填寫每件文件首頁所對應的頁碼;——備注:留待對卷內(nèi)文件變化時作說明之用。6.2.6.4以件為單位整理的歸檔文件目錄按DA/T22—2015編制。6.2.6.5案卷目錄模板、卷內(nèi)文件目錄模板分別參見附錄C中表C.1、表C.2。56.2.7技術處理6.2.7.1紙質(zhì)檔案修整紙質(zhì)檔案材料裝訂前,按以下要求進行修整:——材料載體變質(zhì)或字跡褪色不清的材料,進行補救,一般可采用修復、打印、抄寫、復印等方法。通過打印、抄寫的材料,應核對無誤,并注明復制單位和日期;——破損、卷角、折皺和小于A4規(guī)格的材料,按照DA/T25—2000予以修復;——超出A4規(guī)格的材料,在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下,可進行裁剪;不可裁剪的材料,應進行折疊;折疊后的材料應保持平整,便于展開閱讀,不可損壞文字及照片;——過窄或破損未空出裝訂線的材料,進行加邊;——按保管期限要求去除金屬或塑料裝訂用品。6.2.7.2檔案數(shù)字化技術加工6.2.7.2.1紙質(zhì)檔案材料裝訂前,應對材料進行數(shù)字化加工。數(shù)字化加工應符合DA/T31—2017第7章、第8章、第9章及第10章的要求。6.2.7.2.2宜配備滿足現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化、電子文件、電子檔案管理需求的基礎設施設備和對應的信息化系統(tǒng)。6.2.8裝訂及入庫6.2.8.1裝訂前應按以下要求檢查檔案材料排序:——卷內(nèi)文件目錄在卷首;——材料排列順序與目錄相符。6.2.8.2檔案材料裝訂應符合以下要求:——材料不損頁、不倒頁、不壓字,裝訂后材料平整,原裝訂方式符合要求的,保持不變;——根據(jù)材料保管期限確定裝訂方式,裝訂材料與保管期限要求相匹配,相同期限的材料裝訂方式保持一致,不同期限的裝訂方式相對統(tǒng)一;——不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝6.2.8.3案卷內(nèi)文件可按以下兩種方式進行裝訂:——整卷裝訂:采用“三孔一線”的方式;——以件為單位裝訂:使用經(jīng)檢測合格的不銹鋼訂書釘或不銹鋼夾。已裝訂成冊的文件原則上無需拆釘,如移交時已生銹的,應拆除。6.2.8.4檔案材料裝訂后,宜采用裝盒方式進行封裝。裝盒應符合DA/T22—2015的6.4要求。6.2.8.5檔案經(jīng)驗收合格后,應根據(jù)安全保密、便于查找的原則,進行入庫保存。7保管7.1檔案保管應符合以下要求:——有專用檔案庫房,配置鐵質(zhì)檔案柜或檔案密集架;——檔案庫房保持清潔,配備必要設備,采取安全措施,符合防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫要求;6——檔案存放編排有序、便于查找;——定期將檔案實物與檔案名冊、檔案目錄數(shù)據(jù)庫進行核對;——檔案管理人員變動時,履行交接手續(xù)。交接材料由交接雙方簽字確認后歸入文書檔案。7.2檔案保管的防火應符合以下要求:——庫房遠離鍋爐房、變配電室、車庫等火災易發(fā)生區(qū);——庫房安裝火災報警裝置,配備必要的消防設備,并按設備要求定期檢查、更換;——定期檢查庫房電器線路,庫房不設置明火設施或存放易燃易爆物品和其他雜物;——檔案管理人員熟悉有關消防知識,能正確使用消防器材。7.3檔案保管的防潮應符合以下要求:——庫房安裝溫濕度記錄儀器;——庫房配備加濕機、去濕機等設備,溫度保持在14℃~24℃間,相對濕度保持在45%~65%。7.4檔案保管的防蛀應符合以下要求:——庫房內(nèi)不存放食物和易霉物品;——定期施放驅(qū)蟲、防霉藥劑,采取防蟲防霉防鼠措施。7.5檔案保管的防盜應符合以下要求:——庫房安裝防盜門窗。配備防盜報警裝置和監(jiān)控設備;——管理人員下班前檢查門窗及相關設備的安全。7.6檔案保管的防光應符合以下要求:——庫房的人工照明選用紫外線含量低的光源;——庫房避免陽光直射檔案。有外窗時配備窗簾等遮陽設施。7.7檔案保管的防高溫應符合以下要求:——庫房配備通風降溫設備,并定期檢修保養(yǎng);——庫房溫度保持在14℃~24℃。8利用8.1檔案利用包括對檔案的查(借)閱、復制和摘錄等。8.2檔案利用出庫時應登記,利用結束后當天入庫保存。8.3可利用檔案的對象包括:——退役軍人當事人及代理人;——國家安全、公安、檢察、審批、紀檢、監(jiān)察部門;——檔案移交部門;——律師。8.4辦理以下事項時可利用檔案:——退役軍人考察、任免、調(diào)動、政治審查、組織處理、入黨、出國(境)、退(離)休、工資待遇、治喪、制作檔案副本等組織人事工作;——辦理案件;——辦理社會保險、公證。8.5檔案的利用符合以下要求:——利用人員應申明利用理由;——按照檔案的類別,退役軍人當事人利用檔案應符合以下要求:7.人事類檔案:退役軍人當事人不可查閱本人及其親屬檔案,但本人及其親屬因辦理公證、訴訟取證等有關個人合法權益保障事項的,可按照有關規(guī)定提請相應組織人事部門查閱檔案;.安置、優(yōu)撫及教育培訓類檔案:退役軍人當事人可提請檔案管理部門利用檔案。——國家安全、公安、檢察、審判、紀檢、監(jiān)察部門可利用退役軍人檔案的全部材料,利用時應由兩個或以上工作人員共同出席;——律師可利用法院調(diào)查令載明的與訴訟有關的檔案;——利用安置、優(yōu)撫及教育培訓類檔案,應根據(jù)利用檔案的對象類型,分別提交以下材料:.利用檔案的對象為退役軍人當事人的,有工作單位的出具單位行政介紹信,無工作單位的可持戶口所在地街道黨委介紹信;.利用檔案的對象為退役軍人代理人的,除提交退役軍人單位行政介紹信外,還應出具本人身份證原件及經(jīng)公證部門公證的當事人授權委托書;.利用檔案的對象為國家安全、公安、檢察、審判、紀檢、監(jiān)察部門的,出具單位介紹信和利用人工作證件及證明查閱檔案必要性的相關文件;.利用檔案的對象為檔案移交部門的,出具單位介紹信及利用人工作證件;.利用退役軍人檔案的對象為律師的,出具律師證、法院調(diào)查令、委托函等。——嚴格遵守保密規(guī)定和閱檔規(guī)定。不應涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、增添檔案材料,未經(jīng)批準不可復制檔案材料,不可泄露或擅自向外散布檔案內(nèi)容。8.6利用檔案申報流程應符合以下要求:a)利用檔案的對象持有效證件,填寫《檔案利用登記表》(見附錄B的表B.3),申請檔案利用;b)檔案管理人員對《檔案利用登記表》和利用檔案的對象有關證件進行審核,審核無誤后提供相應的利用服務。9轉遞9.1檔案轉遞應符合以下要求:——檔案轉遞的適用對象為退役安置地在深圳市且具有深圳戶籍的退役軍人;——檔案通過機要交通轉遞或派專人移交至退役軍人安置地縣級以上人民政府退役軍人安置工作主管部門,不交由退役軍人自帶;——轉出的檔案完整齊全,并按規(guī)定整理裝訂,不扣留材料或分批轉出;——轉遞材料時填寫檔案轉遞通知單(模版參見附錄D),并嚴密包封。9.2根據(jù)退役軍人的安置結果,檔案轉遞應符合以下要求:——退役軍人屬于復員干部、自主擇業(yè)及離退休人員的,其檔案轉遞至相應的部門管理;——退役軍人轉業(yè)至符合政府安排工作條件的機關、團體及企事業(yè)單位的,其檔案轉遞至具有檔案保管權限的所在單位人事部門管理。9.3檔案轉遞的流程應符合以下要求:a)檔案調(diào)入單位發(fā)出商調(diào)函至調(diào)出單位;b)調(diào)出單位同意后,按附錄A的歸檔范圍整理檔案材料,并填寫《檔案轉遞登記表》(見附錄B表B.4);c)調(diào)出單位填寫檔案轉遞通知單,安排檔案移交;8d)調(diào)入單位接收到調(diào)出單位移交的檔案后,填寫《檔案接收登記表》并出具檔案轉遞回執(zhí)至調(diào)出單位。9(規(guī)范性)退役軍人文件材料歸檔范圍及保管期限表退役軍人文件材料歸檔范圍及保管期限表見表A.1。表A.1退役軍人文件材料歸檔范圍及保管期限表一、退役軍人人事類1 234 51990年冬季以前入伍的6除入伍材料類別序號1-5給出或加蓋印章的“招收士除入伍材料類別序號1-5給出71979年前及1990年后選取注冊登記表》;1991年至1998年選取的士官報告表》;1991年前及2
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