香港某著名酒店采購和付款制度（一）

第一章

總則

第一條

為了加強對企業采購和付款內部控制，規范采購和付款行為，防范采購和付款過程中差錯和舞弊，依據國家法規和本企業實際，制訂本制度。

第二條

本制度適適用于企業所屬各項經營、建設業務采購，關鍵包含：餐飲原料采購、通常經營物品采購、工程物資采購、服務采購。

第三條

企業財務部門負責企業內部控制制度設計和監督，包含采購和付款內部控制制度。

第四條

總經理對企業采購和付款內部控制建立健全和有效實施和采購和付款業務真實性、正當性負責。

第二章

餐飲原料采購

第五條

餐飲原料是指經過加工用來為用戶提供菜品和食品餐飲主料和輔料，包含蔬菜、肉類、海鮮、調味品、糧食、食用油、奶品等。

購入能夠直接銷售、不需要分裝飲品和食品作為商品管理。

第六條

請購提出和審批

1、請購由餐飲部廚房于到貨前一日15時之前提出，填寫一式4聯（餐飲部、采購部、收貨、財務）餐飲原料采購單；2、采購部依據餐飲原料價格清單確定價格，審核和完成餐飲原料采購單中各項原料價格。

3、餐飲原料請購由廚師長提出，餐飲部經理或餐飲總監簽署，采購部經理復審，酒店總經理審批。

第七條

詢價詢價和確定供給商

1、資產部為詢價主管部門，會同餐飲部、財務部和采購部對餐飲原料進行詢價，制訂餐飲原料價格單。餐飲原料價格單每半個月更新一次。

2、餐飲原料價格以市場批發價格為基礎，變動范圍不能超出市場平均零售價格。

3、詢價應采取多方比價方法進行，在詢價過程中提供對應供給商信息。供給商報價應以書面形式

4、采購部為供給商主管部門，在資產部詢價基礎上，搜集供給商報價、資信、法律文件等信息，作出書面對比匯報并提出供給商選擇提議。標準上選擇三家入圍供給商作為合作伙伴。

5、財務部和餐飲部對供給商進行評價。

6、總經理審批確定供給商。

7、餐飲原料價格不應包含任何運費、稅費等原因，供給商提出運費稅費等條件應單獨計費，并作為供給商選定條件。

8、供給商提供信用期作為選擇供給商條件之一。企業不支付任何信用成本，即不能因信用期而增加單價。

第八條

采購協議簽訂和審計

1、采購部和審批確定供給商簽署供貨協議，明確供貨范圍、時限、質量、價格、信用和結算等條款。2、餐飲部和財務部對供貨協議進行審核后，根據相關協議簽署要求送審。

3、資產部每三個月對餐飲原料采購情況進行評價，向財務總監和總經理提交評價意見。

第九條

采購和驗收

1、采購部將物品、價格、審批等填寫齊全食品原料采購單于到貨前一日17時之前提交供給商。并將填寫齊全餐飲原料采購單（三聯：餐飲部、收貨、財務）提交收貨部門。2、收貨部門依據餐飲原料采購單收貨，并填寫和餐飲原料采購單一致一式5聯收貨單（收貨、財務、餐飲部、采購部、供給商），分別由收貨人、送貨人、驗收人簽字。

3、收貨部門將填寫齊全收貨單供給商聯交給供給商，將填寫齊全收貨單和餐飲原料采購單分別交給財務部和餐飲部，收貨單采購聯交采購部。

4、收貨嚴格根據餐飲原料采購單列明種類和數量收貨。含有最小訂貨包裝不許可出現誤差，對于鮮活物品誤差不應超出10％，對于其它餐飲原料誤差不應超出5％，

第十條

庫存登記和會計統計

1、收貨部門依據收貨單和餐飲原料采購單登記庫存系統，直接計入餐飲部庫存。

2、財務部依據填寫齊全收貨單和餐飲原料采購單審核庫存單據，生成會計憑證，登記應付賬款。

第十一條

付款審批和付款實施。

1、財務部依據資金和應付款情況通知采購部辦理付款手續；

2、采購部根據采購部留存收貨單和供給商提交收貨單查對一致，填寫支出憑單；

3、財務部依據賬務統計審核支出憑單；4、財務總監和總經理分別簽字后付款。

第十二條

緊急采購處理

例外緊急需求特殊采購由酒店總經理審批，并根據以下要求辦理：

1、緊急采購范圍在餐飲原料以內；

2、緊急采購價格不能超出詢價核定價格；

3、緊急采購應在次日上班后2個小時內補辦并提交到收貨人員；

不符合以上條件緊急采購應提前報知總經理，并由總經理審批補辦手續。（二）

第三章

通常經營物品采購

第十三條

通常經營物品是指除餐飲原料以外、經營用有形物品，關鍵包含：固定資產、庫存經銷或代銷商品、經營消耗品、辦公用具、維修用具、農資、宣傳用具

第十四條

請購提出和審批

1、各使用部門每個月向資產部提出經營物品需求計劃；

2、資產部依據經營計劃和財務預算，審核使用部門需求計劃，結合經營物品物品庫存情況，每個月

提出請購匯報；

3、每個月請購計劃由總經理和財務總監審批。

4、請購計劃應列明每個物品庫存數量、月均估計使用數量、估計期末庫存數量、申請采購數量等。

5、資產部加強采購業務預算管理。對于預算內采購項目，資產部應嚴格根據預算實施進度辦理請購手續；對于超預算和預算外采購項目，資產部應對需求部門提出申請進行審核后報批。

6、企業應該建立嚴格請購審批制度。對于每個月例行采購，應有同意請購計劃才能辦理采購訂貨。對于臨時采購，應由使用部門提交請購單或請購匯報，經過資產部審核，連同采購訂單一同報批。

第十五條

詢價和確定供給商

1、資產部為詢價主管部門，會同使用部門、財務部和采購部對通常經營物品進行詢價，制訂通常經營物品價格控制單。價格控制單最少3個月更新一次。

2、對于常常使用通常經營物品，價格以市場批發價格為基礎。采取多方比價和議價方法確定。比價或議價不能少于3個供給商。

3、除專營性存貨，對于單項采購金額5－20萬元元，或批次采購金額20－100萬元，要采取議標。超出采取招標形式確定通常經營物品價格。

4、資產部在詢價過程中要提供對應供給商信息。供給商報價應以書面形式確定。

5、采購部為供給商主管部門，在資產部詢價基礎上，搜集供給商報價、資信、法律文件等信息，作出書面對比匯報并提出供給商選擇提議。標準上選擇三家入圍供給商作為合作伙伴。

6、財務部和資產部和特定使用部門對供給商進行評價。

7、財務總監和總經理審批確定供給商。

8、供給商提供信用期作為選擇供給商條件之一。企業不支付任何信用成本，即不能因信用期而增加單價。

9、供給商供貨期限為十二個月。對供給商每十二個月評價一次，擇優選定。

第十六條

采購協議簽訂和審計

1、采購部和審批確定供給商簽署供貨協議，明確供貨范圍、時限、質量、價格、信用和結算等條款。

2、資產部和財務部和特定使用部門對供貨協議進行審核后，根據相關協議簽署要求送審。

3、資產部每三個月對通常經營物品采購情況進行評價，向財務總監和總經理提交評價意見。

4、對于臨時采購臨時供給商，能夠經過比價、招標形式直接簽署供貨協議。

第十七條

采購和驗

1、采購部將資產部請購計劃或請購單、請購匯報等，選定供給商和價格范圍內確定采購訂單

2、采購訂單由采購部填具、財務部依據請購計劃等審核；

3、財務總監和總經理審批采購訂單；

4、采購部將填寫齊全采購單于提交供給商，并同時將填寫齊全采購單提交收貨部門。5、收貨部門依據采購單收貨，并填寫和采購單一致一式4聯收貨單（收貨、財務、采購部、供給商），分別由收貨人、送貨人、驗收人簽字。

6、收貨部門將填寫齊全收貨單供給商聯交給供給商，將填寫齊全收貨單和采購單分別交給財務部和采購部。

7、收貨嚴格根據采購單列明種類和數量收貨。含有最小訂貨包裝不許可出現誤差，對于散裝存貨誤差不超出5％。

第十八條

庫存登記和會計統計

1、收貨部門依據收貨單和采購單登記庫存系統。

2、財務部依據填寫齊全收貨單和采購單審核庫存單據，生成會計憑證，登記應付賬款。

第十九條

付款審批和付款實施。

1、財務部依據資金和應付款情況通知采購部辦理付款手續；

2、采購部根據采購部留存收貨單和供給商提交收貨單查對一致，填寫支出憑單；

3、財務部依據賬務統計審核支出憑