PPT模板LFPPT網-WWW.LFPPT.COMPPTLFPPT網-WWW.LFPPT.COMLFPPT網-WWW.LFPPT.COM免費PPT模板下載LFPPT網-WWW.LFPPT.COMPPT模板LFPPT網-WWW.LFPPT.COMPPTLFPPT網-WWW.LFPPT.COMPPT模板下載LFPPT網-WWW.LFPPT.COMPPT模板免費下載LFPPT網-WWW.LFPPT.COMPPT教程LFPPT網-WWW.LFPPT.COMPPT素材LFPPT網-WWW.LFPPT.COMPPT課件高效會議管理技巧企業會議管理培訓EfficientMeetingManagementSkills講述人：XXX時間：20XX.XX.XX202X當今會議面面觀Allaspectsoftoday'sconference01會議效率不高的原因及解決方案Reasonsandsolutionsforlowconferenceefficiency02開會前的準備工作Preparationsbeforethemeeting03成功會議的五種策略Fivestrategiesforsuccessfulmeetings04會議中的溝通與反饋技巧Communicationandfeedbackskillsinmeetings05主持人的會議管理技巧Meetingmanagementskillsofthehost06如何對待會議中的意外情況Howtodealwithunexpectedsituationsinthemeeting07主持人與參會者的守則與責任Rulesandresponsibilitiesofthehostandparticipants08會議記錄Minutesofthemeeting09會后跟進Followupafterthemeeting10目錄CONTENTS01當今會議面面觀Allaspectsoftoday'sconference當今會議面面觀Allaspectsoftoday'sconference甲乙丙想法想法想法好創意好點子會議集思廣益圖當今會議面面觀Allaspectsoftoday'sconference會議的意義渠道存在方式一個集思廣益的渠道顯示一個組織或一個部門的存在是一種群體溝通的方式當今會議面面觀Allaspectsoftoday'sconference會議的目的開展有效的溝通傳達資訊監督員工、協調矛盾達成協議與解決問題01020304資源共享開發創意激勵士氣鞏固主管地位05060708當今會議面面觀Allaspectsoftoday'sconference達成協議與解決問題點明發現衡量想出評議確定點明困難所在發現問題并尋找解決方法想出新點子衡量問題的輕重緩急確定行動綱領評議新點子當今會議面面觀Allaspectsoftoday'sconference會議的種類按人數分類團隊會議一對一會議01按開會方式分類面對面會議電話會議視頻會議02按開會目的分類人事安排、講解政策當眾表揚或批評別人臨時處理突發事件固定的團隊會議集思廣益的會議03當今會議面面觀Allaspectsoftoday'sconference會議建議頻率注意事項固定的部門會議至少每月一次不能多于每周一次，否則容易形成拖沓的不良習慣；將會議時間記錄在筆記本上，以防因一時疏忽造成工作上的被動。全體會議至少每兩月一次利用全體大會通報政策，但不能頻繁，否則回給公司造成沉重的負擔。處理突發事件的會議隨時切忌太頻繁，否則會使員工感覺日日有危機，會讓公司陷入工作無序的可怕境地。一對一會議按需要可按需天天開，但是會議長度最好不要超過1小時。當今會議面面觀Allaspectsoftoday'sconference=會議的時間成本直接的會議成本效率損失成本會議成本的計算02會議效率不高的原因及解決方案Reasonsandsolutionsforlowconferenceefficiency會議效率不高的原因及解決方案Reasonsandsolutionsforlowconferenceefficiency高效會議的預防性管理01參會者要有聽的技能02要充分作好準備工作03明確開會原因及目的會議效率不高的原因及解決方案Reasonsandsolutionsforlowconferenceefficiency高效會議8大特征只有必要時才召集好好籌劃過擬訂和分發了議程表遵守時間一切按部就班請了最有經驗的和有才能的人出席作出了評論和歸納記錄所有決定、建議和負責人會議效率不高的原因及解決方案Reasonsandsolutionsforlowconferenceefficiency會議規范種類會議本身要遵守的規則03固定的會議流程規范02時間安排方面的規范01會議效率不高的原因及解決方案Reasonsandsolutionsforlowconferenceefficiency開始歡迎會議目的議程具體時間安排規章制度3議程1分享話題和目標交換信息產生生意/做決定/確認行動總結2結束會議總結安排下次會議跟蹤備忘錄跟蹤計劃固定的會議流程規范會議效率不高的原因及解決方案Reasonsandsolutionsforlowconferenceefficiency會議本身要遵守的規則1.參會者要將工作安排交給會議主席2.超過1小時的會議要有書面的通知3.所有參會者都要有準備發言的心態4.會議要能準時開始、準時結束7.要有人提出不同的意見8.會后要能拿到書面的記錄9.參會者要履行反饋職責10.要請第三方監控會議質量5.負責人對決議能否達成負主要責任6.在會上要維護別人的尊嚴03開會前的準備工作Preparationsbeforethemeeting開會前的準備工作Preparationsbeforethemeeting不必開會5個如果01已經按慣例每周聚會02會議成本太大03還有比開會更好的方法04沒什么特別的事情要討論05你是唯一做決策且知道該怎么做的（開會讓他人參與只能把問題弄糟）開會前的準備工作Preparationsbeforethemeeting必須開會5個如果0102030405必須把信息同時傳達給很多人有些事情需要當眾表揚或批評要讓別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報工作給小組委派任務開會前的準備工作Preparationsbeforethemeeting準備工作的作用選擇最恰當的選擇方式01使參會者能對討論有清楚的方向可循02清楚的告知參會者應有何種行為表現03節省時間與減少沖突04開會前的準備工作Preparationsbeforethemeeting會議準備工作核對單□了解會議的目的□是否一定要開會□確定會議的形式□安排會議的議程□決定會議的時間□確定會議的主持人□決定會議的地點□研究會場如何布置□確定出席人數□安排出席者座位□是否準備會議名簽□是否安排交通工具□是否安排與會者住宿□是否發出了會議通知□確定視聽教材□確定輔助教材□準備會場周邊位置圖□是否要求與會者準備資料□確定自己人的相關資料□是否安排會后娛樂項目并

做好事先通知開會前的準備工作Preparationsbeforethemeeting主持人的4個準備設定溝通目標制訂行動計劃預備可能的爭執進行SWOT分析開會前的準備工作PreparationsbeforethemeetingSWOT分析Strength優勢Weakness劣勢Opportunity機會Threat威脅自身環境04成功會議的五種策略Fivestrategiesforsuccessfulmeetings成功會議的五種策略Fivestrategiesforsuccessfulmeetings如何做開場白定義3~5分鐘的談話系統、簡潔及有明確宗旨。內容開會目的時間安排議事方式紀律規則程序概觀會議進行程序；提供與會議有關的資訊；規范議程；指定會議記錄者；征求對議程設計的意見。成功會議的五種策略Fivestrategiesforsuccessfulmeetings盡量開成一種互動的會議氛圍主持人發言最多的原因對會議的議題特別熟地位最高而且聲音較大負擔較多的行政責任如何分配發言時間20%機會均等主持人發言時間保證每個人發言成功會議的五種策略Fivestrategiesforsuccessfulmeetings如何掌握議事進度非語言方式語言方式成功會議的五種策略Fivestrategiesforsuccessfulmeetings彼德·德魯克決議法如何達成決議—決策方式1.困難2.討論3.比較提案4.估計5.征求用足夠多的時間檢視困難所在使參會者達成共識列舉或圖示各提案并開始討論客觀地比較各提案優劣避免意氣之爭估計各提案獲益律估計有無采集更多參考資料的需要征求反對意見6.檢視7.尋求認同8.妥協9.確認10.執行以中立角度檢視正反意見尋求與會者對各題案之認同對提案做適當的休整與妥協確認議事結果組成或指定議案執行的監督單位成功會議的五種策略Fivestrategiesforsuccessfulmeetings4種群體決策權威決策少數服從多數決策共識決策無異議決策成功會議的五種策略Fivestrategiesforsuccessfulmeetings4種團隊決策法頭腦風暴法德爾菲法思路轉換法易地思考法0103020405會議中的溝通與反饋技巧Communicationandfeedbackskillsinmeetings會議中的溝通與反饋技巧Communicationandfeedbackskillsinmeetings溝通的漏斗別人行動的20%別人聽懂的40%別人聽到的60%你嘴上說的80%你心里想的100%溝通漏斗會議中的溝通與反饋技巧Communicationandfeedbackskillsinmeetings溝通的定義溝通為了設定的目標把信息、思想、情感在個體或者群體之間傳遞并且達成協議的過程。溝通金三角自己對方設身處地會議中的溝通與反饋技巧Communicationandfeedbackskillsinmeetings溝通的冰山模式環境話題5%~20%工作層面80%~95%關系層面會議中的溝通與反饋技巧Communicationandfeedbackskillsinmeetings有效溝通原則有明確的溝通目標有明確的時間約束重視每個細節積極傾聽努力達成目標會議中的溝通與反饋技巧Communicationandfeedbackskillsinmeetings失去耐心，造成爭執準備不充分，沒有慎重思考就發表意見時間不充分情緒不好語言不通大腦過濾記憶力差溝通困難因素缺乏自信，主要因為知識和信息掌握不夠重點強調不足或條理不清不能積極聆聽，有偏見，先入為主，判斷錯誤按自己的思路思考，忽略他人的需求會議中的溝通與反饋技巧Communicationandfeedbackskillsinmeetings如何建立信任找共同點適當暴露脆弱的地方不必說出所有的真相適當展示能力和水平01020304會議中的溝通與反饋技巧Communicationandfeedbackskillsinmeetings會議中的反饋技巧反饋的兩種類型正面指導反饋建設性反饋會議中的溝通與反饋技巧Communicationandfeedbackskillsinmeetings批評三部曲首先表揚特定的成就指出做的不好的地方以肯定和支持結束-1--2--3-06主持人的會議管理技巧Meetingmanagementskillsofthehost主持人的會議管理技巧Meetingmanagementskillsofthehost傾聽的定義傾聽是暫時忘掉自我的思想、期待、成見和愿望。全神貫注的理解談話者的內容，與他一起去體驗，感受整個過程。這是一種管理技巧，可以通過學習和鍛煉得到提高。

聽聽別人的故事

聽聽別人完整的故事

先聽聽別人完整的故事主持人的會議管理技巧Meetingmanagementskillsofthehost傾聽的技巧點頭且微笑眼神的接觸發出傾聽的聲音身體向前傾重復和總結必要時做記錄傾聽的誤區別人說話時你在想你自己的事邊聽邊與自己的不同觀點比較經常打斷別人的談話為演講者結束他的演講忽略過程只要結果僅聽自己想聽或愿聽的東西精力不集中，易被其他東西干擾主持人的會議管理技巧Meetingmanagementskillsofthehost說話技巧展示探詢評論建立測試理解情況總結排除引進就程序提出建議07如何對待會議中的意外情況Howtodealwithunexpectedsituationsinthemeeting如何對待會議中的意外情況Howtodealwithunexpectedsituationsinthemeeting相遇講故事（和討論的主題無關）講了很長才進入主題講的太模糊，沒有具體事例拒絕傾聽別人的主要觀點解決辦法可用話語或非語言的暗示事先提醒關于會議的程序和時間限制用總結的方式結束cicada蟬如何對待會議中的意外情況Howtodealwithunexpectedsituationsinthemeetingshark鯊魚非語言性打斷重申會議規范反問法解決辦法有攻擊別人的傾向總是給予消極的、否定的意見相遇如何對待會議中的意外情況Howtodealwithunexpectedsituationsinthemeetingdonkey驢過于敏感防衛性很強，心中有面墻不能站在別人的立場看問題點名發言重復問題突出他的貢獻相遇解決辦法如何對待會議中的意外情況Howtodealwithunexpectedsituationsinthemeetingrabbittracking兔子般追蹤肯定他的貢獻重申可以試用現在的程序解決辦法質疑正在使用的程序總是提議不同的程序或建議相遇如何對待會議中的意外情況Howtodealwithunexpectedsituationsinthemeeting解決辦法強調時間壓力重申會議規范帶入別人短暫沉默開會的同時一并做別的工作私自進入小團體討論時常接電話瞌睡其他：以筆敲桌，背對發言者，故意看別處等相遇crab螃蟹（跑題者）08主持人與參會者的守則與責任Rulesandresponsibilitiesofthehostandparticipants主持人與參會者的守則與責任Rulesandresponsibilitiesofthehostandparticipants主持人的守則與責任營造和諧氣氛按照議程進行正確討論總結內容引導發言者解釋使人困惑的發言幫助參會者理清不假思索的想法尊重別人，避免會中意見一邊倒的情況減少與議題無關的爭辯和討論保證中立態度聽完陳述后，就沒詞了向雙方之一表示贊同阻止對方宣泄，建議雙方冷靜下來后再談認為雙方都有錯誤，指出兩者各自存在的問題建議舉行一個你可能不是主持人的求借方法會議引導雙方攻擊你縮小問題的嚴重性換話題當雙方爭執時，表達不愉快的情緒主持人與參會者的守則與責任Rulesandresponsibilitiesofthehostandparticipants主持人作為矛盾調停者的失敗表現主持人與參會者的守則與責任Rulesandresponsibilitiesofthehostandparticipants參會者的守則和責任會前充分準備會中全情投入，貢獻自己的創意與意見以解決問題為己任開放的心態，摒除部門之見盡可能多的獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見勇于發言，言之有物不隱善揚惡，不人身攻擊避免不當的肢體語言會后總結主持人與參會者的守則與責任Rulesandresponsibilitiesofthehostandparticipants如何處理會議中的沖突決斷：滿足自己的要求回避遷就（適應）不合作合作妥協競爭（暴力）協作決斷不決斷09會議記錄Minutesofthemeeting會議記錄010203功能僅次于主持人記錄及維持議程所設計的順序協助主持人總結與歸納01070402060503才能反應快寫字快知識面廣記憶力特別強組織能力強傾聽能力強總結能力強Minutesofthemeeting會議記錄者會議記錄Minutesofthemeeting會議記錄的10大建議重要的會議應該進行錄音定期召開的會議不用錄音多數會議指定記錄者記錄者的筆記流暢不失真會議記錄者的責任更全面會議記錄內容全面而準確會議結束后整理會議內容會議記錄應有組織的整理與主席共同修正錯誤部分將會議記錄發送給與會者會議記錄Minutesofthemeeting團隊會議的誤區社會性懈怠0102團體思維03團體極化10會后跟進Followupafterthemeeting會后跟進Followupafterthemeeting01拿到會議記錄以后要細讀02分析不同參會者的眾生相03考慮自己任務的完成方