構建區域性大檔案格局構建區域性大檔案格局肖芃/林忠華/卜鑒民2012-11-2216:44:41來源：《中國檔案》(京)2011年3期【英文標題】ConstructionofaRegionalPatternofLargeArchives

【作者簡介】肖芃，林忠華，卜鑒民，蘇州市檔案局（蘇州215004）

蘇州正處在高速發展時期，把蘇州建設成為“科學發展的樣板區、開放創新的先行區、城鄉一體的示范區，成為以現代經濟為特征的高端產業城市、生態環境優美的最佳宜居城市、歷史文化與現代文明相融的文化旅游城市”，這“三區三城”建設是蘇州既定的總目標、總定位、總要求。筆者認為，以大檔案理念，進一步構建區域性大檔案格局，加快建設覆蓋人民群眾的檔案資源體系建設、方便人民群眾的利用體系和檔案安全體系，是蘇州市檔案部門服務“三區三城”建設的積極作為和有效探索。

一、構建區域性大檔案格局的必要性

大檔案理念：檔案信息資源是國家信息資源體系的一個組成部分，各地區按照各自的實際情況，將一個地區內分散保存在不同檔案保管機構的檔案資源集中統一到綜合檔案館，實現檔案資源的集中與整合，其基本理念就是“多檔合一”，即檔案實體的集中以及檔案資源和信息的集聚。借助這一理念，構建區域性大檔案格局，也就是要打破檔案保管機構之間有關檔案接收利用的界限，廣泛整合本區域范圍內的全部檔案資源，以方便各方面的使用。蘇州市構建區域性大檔案格局勢在必行。

一是構建區域性的大檔案格局事關檔案工作自身的科學發展。長期以來，檔案保管機構各自為政，造成檔案資源長期分散，這種傳統檔案管理模式帶來的弊端急需變革。

二是構建區域性的大檔案格局事關檔案工作產生的服務效能。近年涉及老百姓切身利益的民生檔案數量與日俱增，與之相對應的是人民群眾利用檔案的需求也不斷增加，因此迫切需要一種能夠集中保管和統一利用的檔案管理機制的出現與創新。

三是檔案事業改革發展的實踐證明了構建區域性大檔案格局的必然性。傳統意義上的檔案館向更多服務百姓民生的公共檔案館轉變已成為檔案事業改革發展必然規律，從分散到集中，從封閉到開放是檔案管理發展的趨勢，是順勢而為的科學選擇。

二、蘇州構建區域性大檔案格局方面的優勢與實現條件

構建區域性大檔案格局要有三個條件：一是要有檔案管理的相應法律法規作為支撐；二是要有各相關部門的積極配合作為保障；三是要有現代化的檔案管理系統作為依托。從蘇州市目前檔案管理現狀看，完全符合這三個實現條件。

首先，從2010年10月1日起正式實施的蘇州地方性檔案法規《蘇州檔案條例》中就明確規定，各級開發區、鄉鎮(街道)也可以建立檔案館，集中統一管理本區域范圍內所有檔案。《條例》第七條規定：“有條件的鎮(街道)設立檔案館”，第八條則明確指出“國家級、省級開發區管理機構應當建立檔案館，負責本單位的檔案工作，并對所屬單位的檔案工作進行監督和指導。”管理模式和管理方法的轉變，必將推動開發區和鄉鎮(街道)的檔案工作進一步向法制化、規范化邁進，從法規層面賦予了構建區域性大檔案格局實踐的合法性。

其次，蘇州各市、區檔案部門加強了與相關部門的業務聯系，檔案工作已經從檔案部門單獨行動變成與各主管部門的聯合行動，使這些條線系統的檔案管理水平有了明顯提高。另外檔案工作考核也已從檔案條線單獨考核向納入綜合考核轉變，檔案館工作也列入了市、區政府重點工作目標考核，與其他部門同等對待。這些與橫向部門的有效合作，為構建區域性大檔案格局的實踐創造了有利條件。

第三，蘇州市的現代化檔案管理系統已經基本建成。蘇州市具有較完備的網絡基礎設施，各機關單位統一管理系統和硬件設施，電子政務的運行已經普及，公文從網上流轉、傳輸、歸檔，實施網上無紙化辦公；蘇州市數字檔案館項目已經完成，能通過網絡處理檔案館所有業務，而各機關事業單位信息化建設也已見成效，不少單位檔案已經全文數字化處理，建成數字檔案室，形成了統一的數字檔案管理標準，建立了一批檔案工作的優秀管理人才，為構建區域性大檔案格局打下了良好技術基礎。

在實踐方面，構建區域性大檔案格局也進行了有益探索。比如蘇州工業園區借助新建檔案館舍之機遇，將轄區內人才交流中心、房地產交易、城建規劃等各部門的檔案集中到綜合檔案館。蘇州市工商檔案管理中心將散存于各部門的轉改制企業檔案進行接收，建立了轉改制企業檔案資源整合的蘇州模式，既保證了轉改制企業檔案的安全，同時也方便了社會各界的有效利用。

三、蘇州構建區域性大檔案格局存在的不足和對策

問題主要表現在：一是對構建區域性大檔案格局的研究和實踐還是過分集中在具體的業務內容上，沒有從宏觀角度去研究，特別是在構建實現大檔案的組織保障、法律保障等方面研究不夠，檔案部門核心競爭力不強，整體地位不高。二是對檔案資源整合也是只注重技術層面、實踐層面，而缺乏一個統一的規范標準，在整合方式上搞一刀切，過分注重實體集中，挫傷了相關部門積極性，造成了檔案資源整合工作進展不快，影響了工作效率。要想在構建區域性大檔案格局方面有所作為，必須先有作為：

首先要找準突破點。服務好政治經濟大局。蘇州正處于轉型升級的關鍵時期，要大力發展創新型經濟。圍繞這個目標，檔案部門要積極做好新能源、新材料、現代服務業、現代農業等領域的建檔服務工作，鞏固檔案工作已有成果，并存原有基礎上有所創新，展現檔案部門服務政治經濟建設的風采；服務好社會民生熱點。檔案部門要深入分析檔案需求的變化，客觀把握百姓利用檔案的當前需求和潛在需求，不斷拓展檔案服務領域，高效率地服務好百姓利用檔案的需求；服務好文化蘇州建設。要提升檔案部門文化品位，營造檔案工作的文化氛圍，充分發揮檔案館公共文化功能，為文化蘇州的建設添磚加瓦。

其次要形成規模效應。創建一批國家一級檔案館，目前國家級檔案館的測評工作已經納入文明城市的測評體系之中，因此加強國家一級館的晉升工作，能夠引起市委、市政府領導的高度重視，有利于檔案事業自身的發展；培育一對外開放等各項重大社會活動服務。

四是要提升服務政務公開的水平，進一步完善現行文件服務體系，使公眾及時了解與工作、生活密切相關的信息，還可以利用微博、即時通訊等手段，開展檔案利用、咨詢，加強檔案部門與社會的交流互動，最大限度地滿足利用者的多樣化需要。

第三項任務是要轉變觀念，用經營的理念來推進檔案管理。

一是要設定檔案工作的預期目標。第一，明確檔案門類，數量以及檔案信息豐富程度指標。第二，確立檔案用戶數量與層次指標。第三，檔案工作管理水平測評指標。

二是要營造經營檔案的濃厚氛圍。要經營好檔案部門與社會各類用戶的關系，推進檔案的各項管理工作，加強檔案宣傳是關鍵和橋梁。提高檔案的“出鏡率”，多創造檔案與用戶“不期而遇”的機會。通過檔案服務，適應蘇州改革發展穩定的需