雅居樂地產置業有限公司檔案管理學習雅居樂地產置業有限公司檔案管理學習三個基本問題

什么是檔案

為什么要管好檔案12

怎樣管好檔案3第一章什么是檔案檔案：是公司現行使用完畢或告一段落的具有保存價值的并保存備查的文件材料。1.1、檔案的定義

是文件材料

是使用完畢或告一段落的文件材料

是具有保存價值的文件材料123

是保存備查的文件材料4第一章什么是檔案文件：公司在各項工作和活動中直接產生和形成的各種載體形式的信息記錄材料。

是信息記錄材料載體形式多樣原生性和相關性內容極其豐富實質是信息

是各種載體形式的

是公司直接產生和形成的

是各項工作和活動中形成的1.2、文件的定義第一章什么是檔案1.3、文件與檔案的關系文件檔案整理歸檔具有保存價值使用完畢或告一段落半現行文件非現行文件現行文件文件生命周期形成者部門資料室項目檔案室100%10—70%3—10%第一章什么是檔案1.4、對檔案定義的理解檔案形式依附載體保管！電子時代面臨的挑戰—信息與實體分離前端控制包含信息內容保密過程管理方式變革第一章什么是檔案1.5、檔案基本分類行政管理財務管理綜合管理類其它類檔案基本分類經營管理營銷管理多種經營技術類物業管理基建工程設備儀器特殊載體第二章為什么要管好檔案2.1、檔案的直接作用

記錄公司歷史

著錄公司資產

維系公司正常運轉

保護公司合法權益1234憑證作用參考作用第二章為什么要管好檔案2.2、檔案在管理活動中的價值體現決策計劃組織領導創新控制倫理文化信息檔案P(plan)D(do)C(check)A(again)第三章怎樣管好檔案3.0.1檔案管理的基本原則

集中統一管理本公司全部檔案

維護檔案完整與安全

便于各項工作的利用123第三章怎樣管好檔案檔案行政工作檔案業務工作組織協調實施監督業務指導統一制度統籌規劃積累收集整理歸檔利用鑒定統計整理保管分類編號辦法庫房管理辦法利用辦法鑒定辦法統計辦法綜合類規范技術類規范歸檔辦法收集范圍文件轉化為檔案日常工作3.0.2檔案工作結構展開圖部門文員DAGL人員指導監督檢查文件管理工作檔案管理工作檔案工作第三章怎樣管好檔案3.1.1檔案管理體系和機構集團綜合DAS項目綜合DAS區域綜合DAS部門ZLS部門ZLS集團行政中心區域行政中心項目行政人事部部門部門三層架構雙線管理工程ZLS工程部

表示領導表示指導表示虛擬機構第三章怎樣管好檔案

主管領導

行政管理部門

檔案主管3.1.2檔案管理崗位和職責

檔案管理員工程資料員部門文員納入規劃解決關鍵協調發展擬訂規劃提供條件創造環境制定計劃樹立標準檢查指導提升業務抓住頭尾控制過程圖紙管理竣工驗收貫徹標準開展業務基層指導執行制度整理文件保管保密第三章怎樣管好檔案3.1.3檔案行政工作職能統籌檔案事務，規劃目標和發展方向制度、標準、規范的制定、維護、實施施加外部壓力（職責考核）/激發內部動力（示范）以目標為導向的過程控制（報表巡查）標準指引和行為修正（培訓總結咨詢）統一制度組織協調實施監督業務指導統籌策劃第三章怎樣管好檔案銷毀清退暫存歸檔無保存價值有保存價值有清退要求文件處理方式超過保管期限有參考價值重份文件3.2.1文件處理方式視情況酌定二次利用需判斷保密性權威性（紅頭紅章）用途（報批對外）等因素二次利用出賣積累收集整理積累收集清理回復及外單位重份文件第三章怎樣管好檔案3.2.2文件管理工作要點要素責任者時間要求標準/范圍積累形成者隨時及時完整工作范圍內形成的所有文件收集文員定時及時齊全完整系統整理文員隨時+定時齊全完整準確系統規范《綜合類整理規范》《技術類整理規范》歸檔文員隨時+定時及時完整《歸檔辦法》第三章怎樣管好檔案3.2.3綜合類文件整理綜述按件整理，按卷裝盒基本原則

整理時間、地點方便靈活

方式簡潔，減少工作量

便于利用，有利保密123優點有保存價值，屬歸檔范圍基本前提

件：具有完整、意思表達的文件基本整理單位

卷：具有內在邏輯聯系的件的集合及基本保管單位第三章怎樣管好檔案3.2.4綜合類文件整理程序定件裝訂分類排列編號編目裝盒自然件組合件（規格）原裝訂裝線裝粘裝年度（大）問題保管期限問題時間全宗號年度保管期限件號問題件號責任者文號題名日期頁數備注封面盒脊備考表第三章怎樣管好檔案全宗號年度室編件號機構或問題保管期限館編件號3.2.5歸檔章填寫示例A200710.1.011第三章怎樣管好檔案3.2.6歸檔文件目錄填寫示例件號責任者文號題名日期頁數備注1地產置業雅集行中〔2007〕2號關于“推選2006年度‘優秀經理’候選人”事宜200701122含附件第三章怎樣管好檔案3.2.7檔案盒封面脊背及備考表填寫示例全宗號年度保管期限機構（問題）起止件號室館盒號

本卷為2007年營業執照變更資料，共10件，10頁。A200710.1.01起止件號1-1001盒內文件情況說明整理人：歐瑩（手簽）2007年3月20日檢查人：郭杰（手簽）第三章怎樣管好檔案3.2.8工程類文件整理概覽階段工程前期文件工程竣工文件工程竣工驗收文件立項審批勘測設計施工竣工圖監理責任者建設單位勘測單位設計單位施工單位監理單位建設單位職能全過程收集、整理、歸檔全過程標準1.遵照所在地城建檔案規范

2.結合相關專業標準

3.參考公司《工程文件歸檔管理規定》4.圖紙依據《技術制圖復制圖的折疊方法》第三章怎樣管好檔案3.2.9技術類文件整理程序組卷排列編目裝訂原則要求方法卷內案卷頁號封面目錄備考表皮裝盒裝夾裝第三章怎樣管好檔案3.2.10文件歸檔辦法要素目標方法/措施歸檔范圍齊全：數量而言整個公司完整流程完整：每一份歸檔文件內容完整了解流程熟悉范圍歸檔時間定時限時隨時熟悉計劃把握重點歸檔份數一份/多份價值性實用性結合質量審核準確：最終版本簽字蓋章手續完備清晰：表面清潔字跡線條清晰規范：經過系統整理耐久：載體書寫材料金屬物過程控制培訓示范第三章怎樣管好檔案3.3.1檔案分類辦法工程營銷物管營銷策劃銷售管理銷售合同綜合管理服務管理物業合同行政管理行政綜合人力資源企業文化信息管理經營管理經營綜合目標計劃審計立項設計施工籌備監理竣工財務管理財務綜合資金管理會計檔案分類原則：以全部檔案為對象依據管理職能結合內容及形成特點保持有機聯系便于管理和開發利用基于核心業務的職能分類第三章怎樣管好檔案3.3.2檔案編號辦法全宗號+分類號（一級類目+二級類目+三級類目）+件號/卷號檔號構成：從1開始編流水號兩位數字從01~99八分制先1~8再91~98十進位制從0~9大寫英文字母表示

注：綜合管理類、特殊載體類檔案用以表示件號，技術類用以表示卷號第三章怎樣管好檔案3.3.3檔案編號示例A.0.1.01—1件號表示第1件三級類目表示機構管理二級類目表示行政綜合一級類目表示行政管理全宗號表示集團本部

綜合管理類特殊載體類檔號需與年度及保管期限結合使用第三章怎樣管好檔案3.4.1檔案庫房管理辦法原則以防為主，防治結合，嚴格日常管理要求防盜放火防潮防蟲防鼠措施門窗緊固庫房嚴入

嚴禁明火安全用電置滅火器禁水沖地置除濕機放置藥品禁堆雜物勤關門窗要求防塵防高溫防強光防輻射防有害氣體措施清潔掃除門窗緊固置空調器置溫濕度計外窗遮陽遠輻射源置防磁柜遠離污染源裝具布置與墻間隔、垂直于自然光源、迂回式排列排架方法從里到外、從左到右、從上到下溫濕度溫度14℃-24℃，濕度45%-60%

，日記年結第三章怎樣管好檔案3.4.2檔案庫房布置示意圖門窗表示不小于60cm庫房要求：

功能分區，輕重有別，標識清晰；新建房宜等三個月，裝修房宜等一個月后搬入；選擇干燥樓層，不宜設在地下室、頂層或平房；遠易燃易爆物和污染源1234第三章怎樣管好檔案3.5.1檔案鑒定銷毀辦法直接價值鑒定法方法5-10年一次頻率申請鑒定成立鑒定小組價值鑒定形成鑒定報告銷毀審批同意審批同意留存1-2年鑒定銷毀程序后續工作內容來源完整程度載體形式第三章怎樣管好檔案檔案統計指標體系檔案數量統計檔案管理統計檔案利用統計綜合統計專題統計人員統計設備統計用量統計用戶統計分類統計環境統計鑒定統計整理統計檔案輔助統計3.6.1檔案統計指標體系方案調查整理分析程序第三章怎樣管好檔案檔案統計指標分析歸檔率U查準率Z完整率V準確率W查全率Q3.6.2檔案統計指標分析U=（U1+V1）/（U2+V2）×100%V=R1/R2×100%Z=Z1/Z2×100%

W=W1/W2×100%Q=Q1/Q2×100%第三章怎樣管好檔案3.7.1檔案利用概述樹立服務意識利用前提配備服務設施建立檢索體系主動性利用要求針對性及時性多元化保密性熟悉館藏，了解需求用戶分類，需求分析熟悉流程，前端介入方式多元，內容多元用戶分類，秘密分級在恰當的時間，以恰當的方式，將恰當的檔案提供給恰當的用戶利用宗旨第三章怎樣管好檔案利用方式提供原始檔案提供一次信息提供二次信息閱覽出借復制供應電話查檔網絡查詢咨詢編研3.7.2檔案利用方式第三章怎樣管好檔案3.7.3檔案利用需求分析利用人員決策人員中基層管理人員工程技術人員利用范圍綜合性、可靠性強，涉及面廣具體詳盡實用性強的信息針對性強內容具體利用內容政策性和分析論證文件，決策方案決策依據反饋意見等工作關聯度高的內部信息項目專業信息、標準化文件、專利等利用時間緊急（針對性強篩選加工信息密度高）綜合迅速及時利用方式委托（適合主動上門服務）綜合綜合第三章怎樣管好檔案3.7.4檔案利用審批程序要素部門負責人行政負責人主管副總裁（區域/項目負責人）普通⊙秘密⊙⊙機密絕密⊙⊙⊙內部利用要素對口部門負責人行政負責人主管副總裁（區域/項目負責人）普通⊙⊙秘密⊙⊙（集團行政中心負責人）⊙機密絕密⊙⊙⊙外部利用第三章怎樣管好檔案3.8.1檔案保密辦法整理按件整理，便于利用保管嚴守庫房、重點監控、專題索引、調整密級利用利用審批、勤于監督、出借謹慎、及時歸還過程保密人員保密樹立保密意識牢記保密要務（422）簽定保密協議泄密必將追究把好門、守住口、記于心第三章怎樣管好檔案3.9.1設備檔案管理概覽范圍原則整理歸檔時間歸檔份數1.滿足固定資產額度2.購置安裝調試使用維護改造報廢全過程資料四同步：1.申報與預立卷同步2.開箱與隨機資料歸檔同步3.驗收與安裝資料歸檔同步4.改造與補充資料歸檔同步1.按設備單體組卷2.一次性購大量同類設備且價值不高可合并組卷3.以《技術類文件整理規范》為整理標準隨時歸檔一般為一份原件第三章怎樣管好檔案3.9.2設備檔案管理職責額度責任部門職責購置開箱安裝調試階段使用維護報廢階段2千＞使用部門酌情保存2千≤＜1萬使用部門將購置及開箱資料與安裝調試資料整理后一并歸檔由使用部門負責使用維護報廢資料的整理歸檔倉庫倉庫代存檔案室按月接收1萬≤檔案室開箱即歸檔使用部門需使用的先出借后與安裝調試資料一并整理歸檔第三章怎樣管好檔案3.10.1聲像檔案管理辦法音像檔案照片檔案錄音帶數碼照片傳統照片錄像帶1.聲像檔案分類聲像檔案第三章怎樣管好檔案2.歸檔要求3.10.2聲像檔案歸檔及整理及時歸檔、材料齊全、歸前檢查、價值鑒定3.整理及保管要求

要求類別整理單位編目保管要求保管檢查聲像檔案盤粘貼檢索標簽藏磁帶盒中，垂直放置，遠離磁場5年倒帶10年復制照片檔案張/冊六要素放入照片、底片冊中保管2年抽查5年徹查第三章怎樣管好檔案1.定義：指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件指具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件和其他相關數據。2.電子文件管理要點：收集齊全、本末不漏、脫機保存、適時檢測、有效標識、及時歸檔3.電子檔案管理要點：按件（張）整理、目錄完整、妥善保管、小心利用電子文件電子檔案3.11.1電子檔案管理辦法第三章怎樣管好檔案1.實物檔案分類2.實物檔案管理要點：次年歸檔、按件整理、參見互聯、標識明了、專柜保存實物檔案證照印章榮譽3.12.1實物檔案管理辦法模型重視重要價值體現綜合保障宣傳保管體系制度機構人員硬件資源憑證查考檔案是公司資產服務開發加強基礎管理引導執行推動信心對檔案工作充滿信心雅居樂地產置業有限公司檔案管理學習

檔案管理管理培訓

第一部分：◆檔案概述檔案起源檔案的產生與文字有密切關系，它是人類社會發展到一定階段的必然產物。檔案演變古老型載體檔案：甲骨、金石、簡牘、縑帛檔案。傳統型載體檔案：紙質檔案。新型載體檔案：感光材料與磁性材料形成的檔案，如影片、照片、磁帶、磁盤、光盤等。檔案定義檔案含義檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中直接形成的，保存備查的文字、圖表、聲像及其它各種方式和載體的歷史記錄。檔案的來源——國家機構、社會組織和個人；社會活動。檔案的條件——保存備查的歷史文件。第二部分：◆文書檔案管理檔案的收集檔案的整理歸檔范圍：凡是反映本機關工作、生產活動，有查考利用價值的文件材料，均屬歸檔范圍。本單位文件是歸檔的主體。歸檔時間：一般在次年上半年向檔案部門移交。國家檔案局《機關檔案工作條例》（1983）一、檔案的收集歸檔手續：案卷目錄的移交，交接雙方簽字。歸檔案卷的質量要求：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。一、檔案的收集檔案的整理應該充分利用原有的整理基礎，保持文件之間的歷史聯系，便于保管和利用。整理原則二、檔案的整理：年度分類法組織機構分類法問題分類法常用的檔案分類法二、檔案的整理立卷

立卷工作的內容：組卷、擬寫案卷標題、卷內文件的排列與編號、填寫卷內文件目錄與備考表、案卷封面的編目與案卷的裝封。立卷六特征：問題、作者、文種（名稱）、時間、地區、收發文機關二、檔案的整理二、檔案的整理整理方法裝訂：按件裝訂分類：年度-機構（問題）-保管期限編號：文件首頁上端加蓋歸檔章（全宗號、年度、保管期限、件號)

編目：逐件編目裝盒：按件號順序裝盒第三部分：◆企業檔案管理

企業檔案：是指企業在生產、經營、管理等各項活動中形成的對國家、社會和企業有保存和利用價值的各種形式的歷史記錄。

企業檔案黨群工作行政管理經營管理生產技術管理科學技術研究基本建設設備會計檔案聲像檔案榮譽實物檔案電子檔案其他建立檔案工作體制制定檔案工作管理制度配備檔案管理基礎設施檔案業務工作

一、建立檔案工作體制

一、建立檔案工作體制檔案部門各部門檔案工作領導各部門檔案工作人員分管檔案工作領導檔案管理工作網絡二、制定檔案工作管理制度

要求：

1、制定本企業檔案工作的各項規章制度不能有悖于國家、本系統、本地區關于檔案工作的有關規定，同時內容即要全面又要有針對性。

2、要了解本企業管理及檔案形成的特點，充分征求企業內部有關部門的意見，與他們密切配合，使制定的規章制度及內容更加切合本單位的工作實際。二、制定檔案工作管理制度內容：工作規章。包括企業檔案工作規定（內容要包括三納入、四參加、四同步制度）、檔案工作責任追究制度、檔案管理應急預案。管理制度。包括文件材料歸檔制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案移交制度、電子文件管理制度、科技檔案補充更新制度、檔案保管制度、檔案統計制度、檔案管理系統操作制度、庫房管理制度。業務標準規范。包括檔案整理規則、檔案分類標準、檔案歸檔范圍、檔案保管限期表、各門類檔案管理標準長遠規劃。二、制定檔案工作管理制度

企業下達項目計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步；檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步；驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步；項目總結與項目文件材料完成歸檔同步。二、制定檔案工作管理制度三納入將檔案工作納入企業領導工作議事日程；納入企業規章制度及工作流程；納入企業有關人員的經濟責任制或崗位責任制。四參加四同步企業檔案部門或檔案人員參加產品鑒定；科研課題審定；基建項目驗收；設備開箱驗收或引進項目接收，負責檢查歸檔的文件材料齊全、完整、準確、系統。

三、配備檔案管理基礎設施檔案管理的基礎設施主要包括：檔案庫房、檔案、人員辦公室、檔案查閱室、檔案柜架、檔案裝具用品（卷皮、卷盒、各種目錄、備考表、登記表、裝訂線、裝訂機、夾子、錐子、鉛筆等）。檔案庫房內要配備：防盜、防塵、防潮、防光、防蟲、防鼠、防高溫、防有害氣體等“八防”設施。三、配備檔案管理基礎設施四、檔案業務工作

檔案收集檔案整理四、檔案業務工作

（一）檔案收集

四、檔案業務工作收集的定義：檔案的收集就是檔案室按照有關規定，通過例行的接收制度和專門的征集辦法，將分散在各機關、部門、個人手中和散失在其他地方的檔案，有組織、有計劃地集中保存的工作。（1）管理類檔案收集工作的要求歸檔的文件材料應當齊全完整，并符合長期保管的質量要求。歸檔的文件材料應當精煉準確，并能反映企業的業務活動。要加強收集工作的調查。四、檔案業務工作收集工作的要求（2）科技檔案收集工作的要求要認真貫徹集中統一管理科技檔案的原則。要遵循科技檔案的自然形成規律。要保證科技檔案的完整、準確。收集工作的要求四、檔案業務工作

管理性檔案的收集方法

①嚴格按照本單位歸檔制度的有關規定進行收集。

②建立相關制度，加強對零散文件的收集。

③明確具體人員職責，保證歸檔文件齊全完整。

四、檔案業務工作收集的方法：科技檔案的收集方法

①按照歸檔制度的規定接收科技文件歸檔。

②納入計劃管理，實行多種方式結合的收集。會計檔案、人力資源檔案、榮譽實物檔案會計檔案應由會計人員在會計年度終了后按照《會計檔案管理辦法》的規定收集、整理、歸檔。人事檔案由主管人事的人員按照《企業職工檔案管理工作規定》的要求隨時收集、整理、歸檔。企業榮獲的獎杯、獎牌、錦旗、證書等榮譽實物檔案應由檔案人員隨時收集，隨時歸檔。四、檔案業務工作企業可以實行多種方式相結合來收集檔案正常收集和現場收集相結合隨時收集和集中收集相結合對內收集和對外收集相結合確定和疏通科技檔案收集渠道，定向、定內容收集抓住的重要環節和關鍵的階段進行收集。四、檔案業務工作（二）檔案整理檔案整理就是按文件材料在來源、內容、形式等方面的歷史聯系，對檔案進行系統分類、組合、排列、編目的工作。

四、檔案業務工作檔案分類制定企業檔案保管限期表歸檔