模塊4

Excel數(shù)據(jù)管理與分析

Excel2010是一個(gè)功能強(qiáng)大的工具，可以有效地完成在日常工作中的公司行政管理、人事

管理、財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)管理、進(jìn)銷存管理、售后服務(wù)管理和資產(chǎn)管理等方面的任務(wù)。

Excel2010不但是可以制作美觀的電子表格，還具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析和處理功能，可以利

用公式和函數(shù)快捷、高效地計(jì)算數(shù)據(jù)，并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序和篩選、分類和匯總、圖表化數(shù)據(jù)等,

同時(shí)還可以保護(hù)與共享數(shù)據(jù)、從外部程序獲取數(shù)據(jù)。掌握Excel2010的精華，可以大大簡(jiǎn)化工

作，提高工作效率和在職場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力。

項(xiàng)目學(xué)生基本情//

UJ項(xiàng)目導(dǎo)言

張曉作為輔導(dǎo)員希望使用Excel來完成日常學(xué)生管理工作，首先把學(xué)生相關(guān)信息錄入到

Excel中，建立學(xué)生基本情況源數(shù)據(jù)表。

本項(xiàng)目主要包括以下任務(wù)：

?初識(shí)Excel的工作環(huán)境。

?高效建立“學(xué)生基本情況表”。

?保存“學(xué)生基本情況表”。

?命名與保護(hù)工作表。

?修飾數(shù)據(jù)表。

?打印輸出“學(xué)生基本情況表”。

本項(xiàng)目效果如圖4T所示

圖4-1"學(xué)生基本情況表”效果圖

任務(wù)一初識(shí)Excel2010的工作環(huán)境

任務(wù)要求：

掌握啟動(dòng)Excel2010的方法，熟悉Excel2010的基本操作工具。

1.啟動(dòng)Excel2010

①單擊"開始"按鈕，選擇"程序"-*"MicrosoftOffice"-?uMicrosoftOfficeExcel20IO'*

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模塊4?Excel數(shù)據(jù)管理與分析

命令，即可啟動(dòng)Excel2010。

②啟動(dòng)Excel2010后，會(huì)打開一個(gè)空白工作簿Bookl,并定位在此工作簿的Sheet1工作

表中，Excel2010的基本窗口如圖4-2所示。

圖4-2Excel2010的基本窗口

廠一》［提示］*--------------------------------------------------------------------

e單擊列標(biāo)即可選擇此列全部單元格；類似地，單擊行號(hào)，即可選擇此行的全部單元、

格。單擊位于行號(hào)和列標(biāo)交叉處的“全選按鈕”即可選擇工作表中的所有單元格.

②選擇多行、多列：首先在要選擇的最前面一行的行號(hào)位置按下鼠標(biāo)左鍵，向下拖曳

鼠標(biāo)，鼠標(biāo)拖過的行都被選中了；當(dāng)選擇不連續(xù)的多行時(shí)，可以按住＜。日＞鍵，逐個(gè)單擊要

選擇行的行號(hào)即可。

如圖4-3所示，選擇了第2行和第3行，操作方法是：在第2行的行號(hào)上按住鼠標(biāo)左鍵，

并拖戔鼠標(biāo)到第3行的行號(hào)上釋放左鍵，拖曳過程中鼠標(biāo)指針變成粗箭頭。

,選擇列的操作方法與選擇行類似，如圖4-4所示。.

2.Excel2010的工作窗口

Excel2010窗口的大部分界面組件與Word2010相同，不同的是Excel工作區(qū)為表格界面,

增加了名稱框、編輯欄、列標(biāo)、行號(hào)和工作表標(biāo)簽區(qū)域等。

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計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)項(xiàng)目化教程(Windows7+Office2010)

①名稱框：顯示當(dāng)前選中的單元格地址。

②編輯欄：顯示單元格中輸入或編輯的數(shù)據(jù)或公式。

③單元格：工作表中單元格的位置即單元格地址由行號(hào)和列標(biāo)來標(biāo)識(shí)，如A1,表示A列

第一行單元格。工作表中只有一個(gè)活動(dòng)單元格用于接收用戶輸入內(nèi)容，此單元格稱為活動(dòng)單

元格。

④工作表：即是電子表格，與日常生活中使用的表格基本相同，由工作表標(biāo)簽標(biāo)識(shí)不同

的工作表，單擊工作表標(biāo)簽欄上的標(biāo)簽名稱，可切換到該工作表中。在某一時(shí)刻，用戶只能在

一個(gè)工作表中操作，此工作表稱為當(dāng)前工作表。

任務(wù)二高效建立“學(xué)生基本情況表”

任務(wù)要求：掌握設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)表的方法和掌握快速高效輸入各種類型數(shù)據(jù)的方法與技巧。

1.設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)表

“學(xué)生基本情況表”作為學(xué)生管理工作的源數(shù)據(jù)表，是后續(xù)管理工作的基礎(chǔ)。正確地設(shè)計(jì)

出一個(gè)好的源數(shù)據(jù)表要遵循以下原則：

①一事一表，只保存學(xué)生基本情況，無關(guān)數(shù)據(jù)另外創(chuàng)建一個(gè)工作表保存。

②數(shù)據(jù)必須有“見名知意”的標(biāo)題行，各個(gè)字段分類清晰，不能把多個(gè)信息組合成一個(gè)

字段。如：住宿信息，某生住在3棟401,應(yīng)該分成兩個(gè)列，即宿舍樓號(hào)和宿舍房號(hào)，對(duì)應(yīng)數(shù)

據(jù)為3棟和401。

③數(shù)據(jù)連續(xù)，數(shù)據(jù)區(qū)域中無空白單元格、空白列或者空白行。

?單元格內(nèi)容禁用短語或句子。

2.輸入標(biāo)題

①選擇A1單元格，輸入A列的標(biāo)題“專業(yè)"，按下＜Tab＞鍵，光標(biāo)向右移動(dòng)一列，依次

輸入如圖4-5所示的標(biāo)題內(nèi)容。

-7|AIBICIDIEIFGHIIJKL.

1專業(yè)班級(jí)學(xué)號(hào)姓名性別聯(lián)系電話電子郵箱樓號(hào)房號(hào)身份證號(hào)出生日期政治面貌民族

2

圖4-5輸入標(biāo)題

3.使用自動(dòng)填充功能輸入“專業(yè)"、“班級(jí)”和“學(xué)號(hào)”歹的信息

①在A2單元格中輸入文本“計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)”，把鼠標(biāo)指針定位在A2單元格右下角的填

充柄上，當(dāng)鼠標(biāo)指針由空心十字形今變成實(shí)心的十字形十味拖曳填充柄至A7單元格時(shí)松開

鼠標(biāo)，A3:A7這5個(gè)單元格即復(fù)制了A2單元格中的數(shù)據(jù)。

②類似地，可以在A8單元格中輸入“軟件開發(fā)”，并填充至A13單元格。

③在B2單元格中輸入"11計(jì)應(yīng)1班”，拖曳填充柄到B7單元格，如圖4-6所示，單擊

"自動(dòng)填充選項(xiàng)”按鈕國(guó)，選擇"復(fù)制單元格”單選按鈕；類似地，在B8單元格中輸入“11

軟件1班”，復(fù)制單元格到B13。

?在C2單元格中輸入第一個(gè)學(xué)號(hào)“1102020201”，雙擊填充柄，自動(dòng)填充至B13單元格,

如圖4-7所示，單擊“自動(dòng)填充選項(xiàng)”按鈕國(guó)，并在彈出的快捷菜單中選擇“填充序列”單

選按鈕，得到學(xué)號(hào)列的數(shù)據(jù)，如圖4-8所示。

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模塊4?Excel數(shù)據(jù)管理與分析

X—?"jgr［提示］,--------------------------------------------------------------------

①拖放"填充柄”可以快速地復(fù)制或填充數(shù)據(jù)，當(dāng)某列的左右已經(jīng)有數(shù)據(jù)時(shí)，雙擊填

充柄會(huì)以左側(cè)或右側(cè)的數(shù)據(jù)最末行為底向下填充數(shù)據(jù)。

②填充數(shù)據(jù)也可以通過拖曳填充柄向左、向右、向上填充數(shù)據(jù)。

,③“填充柄”可以對(duì)單元格中的數(shù)字、日期與時(shí)間等進(jìn)行填充。

專

業(yè)

機(jī)應(yīng)

計(jì)

技術(shù)

良

應(yīng)

機(jī)

技術(shù)

計(jì)

耳

應(yīng)

術(shù)

技

機(jī)

計(jì)

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術(shù)

技

應(yīng)

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術(shù)

技

應(yīng)

機(jī)

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術(shù)

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計(jì)

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發(fā)

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軟

開發(fā)

9件

軟

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發(fā)

件

軟

開

10發(fā)

11件

軟

開

發(fā)

12件

軟

開

件

13發(fā)

14一

圖4-6填充班級(jí)信息

￡1102020201A

B

業(yè)

專__C___I1

專

班步字號(hào)姓名tiw取系電話班級(jí)字號(hào)姓.

ii,快

計(jì)

M應(yīng)

計(jì)

應(yīng)

支術(shù)

M機(jī)

llHtSiX1102020201

計(jì)

Sw?應(yīng)計(jì)應(yīng)班

計(jì)

術(shù)

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機(jī)

應(yīng)1111102020201

n計(jì)應(yīng)】醐1102020201算

機(jī)3

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ii計(jì)應(yīng)i施1102020201計(jì)應(yīng)班

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計(jì)

算1111102020202

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56.taB應(yīng)計(jì)應(yīng)班

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算1111102020203

an計(jì)應(yīng)】第5

快1102020201

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11計(jì)應(yīng)1*6算1111102020204

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圖4-7自動(dòng)填充學(xué)號(hào)1圖4-8自動(dòng)填充學(xué)號(hào)2

4.設(shè)置“性別”列的數(shù)據(jù)有效性

①選擇“性別”列,單擊列標(biāo)D。

②選擇“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，在“數(shù)據(jù)工具”組中單擊“數(shù)據(jù)有效性”下拉按鈕，如圖4-9

所示，選擇"數(shù)據(jù)有效性”選項(xiàng)。

D1-4也別

1一專業(yè)學(xué)蕓姓名

G3J計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)1102020201

-

4計(jì)電機(jī)應(yīng)用技術(shù)1102020202

E計(jì)國(guó)機(jī)應(yīng)用技術(shù)1102020203

6計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)1102020204

Z計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)1102020205

士計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)1102020206

區(qū)較件開發(fā)1102020207

軟件開發(fā)1102020208

一

岑年基本情況表Sheet2Wie；；3

圖4-9設(shè)置數(shù)據(jù)有效性

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計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)項(xiàng)目化教程(Windows7+Office2010)

③在打開的"數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中，在“允許”下拉列表中選擇“序列”選項(xiàng)，“來源”

折疊框中輸入“男,女”，如圖4-10所示。

圖4T0設(shè)置數(shù)據(jù)有效性為“男，女”

/?【提示］-------------------------------------------------------------------'

在“來源”折疊框中輸入“男,女”，其中逗號(hào)必須為英文逗號(hào)，如輸入中文逗號(hào)則會(huì)

出錯(cuò)。

④切換到“出錯(cuò)警告”選項(xiàng)卡，在“樣式”下拉列表中選擇“停止"選項(xiàng)，"錯(cuò)誤信息”

為“輸入非法數(shù)據(jù)”，如圖4T1所示，單擊“確定”按鈕，使設(shè)置生效。

⑤設(shè)置數(shù)據(jù)有效性后，“性別”列中只能輸入“男”或者