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文檔簡介

園務會議管理制度1.目的為規范園區內的會議管理，提高會議效率和質量，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于園區內的所有會議管理。3.園務會議管理的程序和流程在確定會議日期、時間、地點和議程時，會議主持人、組織者應提前將相關信息通知與會人員，并確認出席人員名單和聯系方式。在會議開始前應檢查會議室內設備是否齊備、燈光是否明亮、風扇和空調是否正常等，保證會議環境良好。會議議程應事先制定并在會議開始前通過電子郵件發送給所有與會人員，以便參會人員事先做好準備。如果議程需要調整，也應及時通知與會人員。會議主持人有責任保證會議的公正和高效，應按議程主持會議，管理會議進程。會議主持人有權利和義務召集或取消會議。如果會議需要延期或改期，應及時通知所有參會人員，并予以理解和支持。在會議結束后，應及時總結會議討論的要點和結論，并以郵件形式將會議記錄發給所有與會人員，以確保對會議內容的理解和溝通，同時也應將會議記錄檔案留存。4.關于會議記錄會議記錄應包括會議開始和結束時間、出席人員名單、議程、討論結果和相關決定。會議記錄應由出席人員之一指定的人員擔任記錄員，記錄員應準備充足、記錄清晰、言簡意賅。會議記錄應經過主持人審閱和批準后，由記錄員將會議記錄發給所有與會人員。會議記錄應及時存檔，以備日后查閱。5.關于會議文件籌備會議的各種文件（如會議通知、議程、會議紀要等）應當按照會議的時間順序分類存儲。會議所涉及的文件、資料應定期歸檔，歸檔時間為一年（按會計年度）。歸檔的文件應按照保管時限進行處理，特殊文件或案卷應予以單獨保管。6.關于會議保密會議的相關信息應當嚴格保密，不得透露給外人。7.關于責任追究對于因違反會議管理制度，直接導致了會議質量下降或自身權益受損的，有關責任人員應當承擔相應的管理責任，并進行追究。8.關于制度宣貫本制度應在園區內進行宣貫，確保其被執行和落實到位。新員工入職前和工作過程中應接受相應培訓，以確保對本制

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