淺談辦公室管理內(nèi)容摘要：辦公室是單位的“窗口”和“門面”，是溝通上下的“橋梁”和“紐帶”。本人就辦公室管理方面一些問題進行探討。關鍵詞:辦公室管理服務一、充分認識辦公室工作的重要地位辦公室是一個單位的“窗口”，地位和作用非常重要。作為辦公室人員，必須充分認識辦公室的地位和作用，適應新的形勢和任務的需要，努力提高服務企事業(yè)單位工作的綜合素質(zhì)。一方面，從辦公室的地位看，辦公室是綜合性辦事部門，是保持一個單位正常運轉的“橋梁”和“紐帶”，大量地、經(jīng)常性地聯(lián)系上下的工作是通過辦公室及其工作人員來進行的。行政管理崗位往往被設在辦公室的“窗口”位置上，它擔負著日常的辦公室事務工作，盡管大多是瑣碎的事務、重復的服務，然而人們往往從這個“窗口”來看待和評價單位的工作。比如，習以為常的電話接轉，看似很簡單，但它卻是代表著聯(lián)系內(nèi)外、左右的單位第一形象，它有上級指示、有各種問訊、有情況反映等等，只有做到了既了解單位的整體基本情況，又注意講話的態(tài)度、藝術，才能使來電者滿意、信服。另一方面，從提高辦公室整體效率看，單位各業(yè)務部門只負責本業(yè)務系統(tǒng)的工作，而每一項工作的各個環(huán)節(jié)的合理、準確、及時的銜接，都要靠辦公室綜合協(xié)調(diào)、處理、解決。只有找準、認識到行政管理工作特定的位置和職能，才能牢固樹立全方位服務觀念，積極努力、耐心細致地為領導服務、為機關服務、為基層服務，以良好的“窗口”形象，提高辦事效率，促進辦公室的各項工作有序開展。二、辦公室管理主要內(nèi)容辦公室管理蘊涵著豐富的內(nèi)涵，主要包括辦公室管理的制度化、程序化和自動化。(一)制度化辦公室管理的制度化,是指辦公室管理有一套健全而又切實可行的規(guī)章制度,將辦公室的辦事規(guī)程、行為準則以條文的形式確定下來,把辦公室人員的行為納入管理規(guī)范之中,使辦公室的工作有章可循，有法可依。目前，應著重抓好如下幾項制度:1、崗位責任制。崗位責任制是機關工作的一項根本制度，其實質(zhì)是明確辦公室以及辦公室各個科室的職責權限的基礎上，劃分每個崗位的權責，使辦公室每一個人都各司其職，各盡其能，高質(zhì)量、高效率地完成各自承擔的任務。在制定崗位責任制時，必須堅持以事定崗、以崗定人和精干效能的原則，堅持職權責一致的原則，每個崗位都有相應的權力和責任，每個崗位的權力、責任都要規(guī)定得全面、明確、具體，能量化的盡可能量化，以便考核。此外，要制定嚴格的檢查制度和相應的獎懲辦法。對成績優(yōu)異者，要給予升級或獎勵;對一般合格者，要鼓勵其繼續(xù)前進;對嚴重失職、瀆職者，則應根據(jù)情節(jié)輕重給予適當?shù)膽吞帯?、會議制度。會議是傳達指示、研究問題、形成決策、部署工作、總結經(jīng)驗的一種重要形式和管理手段。研究會議管理規(guī)律、提高會議效率已成為當今一門新興的專門學問，是辦公室管理科學化的重要內(nèi)容。搞好會議管理必須著重解決如下兩個問題：一是嚴格控制會議數(shù)量，建立嚴格的會議審批制度；二是提高會議質(zhì)量和效率。3、公文處理的制度。公文的處理是一項政策性強且細致復雜的工作，為此，必須建立健全公文制度，提高公文質(zhì)量，加速公文運轉；準確、及時、安全、保密地完成各道公文處理程序，保證和提高公文運轉的效率。4、接待制度。迎來送往是辦公室日常管理的基本內(nèi)容。其工作的好壞，直接影響到單位的形象和聲譽。因此辦公室必須重視接待工作，建立健全各項接待制度，對接待的禮儀、規(guī)格、費用標準等作出明確合理的規(guī)定，以便按章接待。5、安全保密制度。印章管理和保密工作關系到機關和企業(yè)的安全和各方面工作的順利開展。因此，必須制定嚴格的印章管理制度、文件保密制度等有關的安全保密制度，并指定專人負責和定期檢查。(二)程序化實現(xiàn)辦公室管理程序化的關鍵在于程序的優(yōu)化。為此，制訂程序時必須注意程序的可行性、有序性、系統(tǒng)性和簡捷性。可行性即程序必須具體明確，必須以實際上能做到為前提。系統(tǒng)性即程序本身就是一個有機系統(tǒng)，它必須考慮到各方面的因素和主客觀條件，盡量預見到可能發(fā)生的情況，力求全面周到，統(tǒng)籌兼顧，不能顧此失彼。有序性即程序的各環(huán)節(jié)、各步驟之間必須按一定的次序前后銜接，不可顛倒、重復或錯亂。簡捷性即程序必須盡量簡化，可有可無的程序一概刪除。(三)自動化辦公自動化為辦公室信息的收集和傳遞，公文的處理以及其他管理工作創(chuàng)造了良好的條件，提高了辦事效率，促使辦公室管理由傳統(tǒng)的、經(jīng)驗的管理轉向現(xiàn)代的、科學的管理。這是辦公室管理的重大變革。因此，辦公室人員必須高度重視辦公自動化在實現(xiàn)辦公室管理科學化中的重要地位和作用，努力創(chuàng)造條件，積極促進辦公室自動化進程。三、辦公室管理科學化的基本要求辦公室的科學化管理有多方面的要求。就最基本的要求看，主要是辦公室自身的隊伍建設和領導的重視和支持。1、合理配置辦公室內(nèi)部機構。為了實現(xiàn)辦公室的科學化管理，首先必須合理地設置辦公室的內(nèi)部機構和配備工作人員，使辦公室有一支較高理論水平、政策水平和較好的文字寫作能力、公關協(xié)調(diào)能力的精干隊伍，以確保辦公室各項工作的順利開展。2、要切實加強隊伍的思想作風建設。辦公室不應是“嘰嘰喳喳、婆婆媽媽”的場所，辦公室人員應該具有較好的思想素養(yǎng)。第一，辦公室人員必須注重學習政策，做貫徹執(zhí)行黨的路線方針政策的模范。第二，要主動為領導服務，為基層服務，為職工、群眾服務。第三，發(fā)揚實事求是精神，深入調(diào)查研究。第四，謙虛謹慎、熱情待人，從根本上杜絕“門難進、臉難看、事難辦”現(xiàn)象的發(fā)生。3、要注重業(yè)務素質(zhì)的提高。辦公室的工作要求辦公室人員具有較寬的知識面，能夠掌握辦公室管理的專業(yè)知識和辦公自動化技術，努力做學識淵博、視野開闊的“通才”。同時，具有較強的綜合分析能力、組織協(xié)調(diào)能力、文字表達能力、社交能力和干練的辦事能力等，以適應辦公室管理科學化的需要。4、領導的支持和指導。領導必須首先在思想上對辦公室的科學化管理問題予以足夠的重視，并為其作用的發(fā)揮創(chuàng)造條件。其次，對于辦公室管理的制度化、程序化、自動化建設及辦公室隊伍的建設給予具體的支持和領導。最后，采取措施改善辦公室人員的工作條件，提高辦公室人員的待遇，解決有關人員的職稱、職務等問題，以調(diào)動辦公室隊伍的積極性和主動性，開創(chuàng)辦公室管理的新局面。參考文獻：[1]楊玲．淺談辦公室管理工作[J]．西南