供應(yīng)部業(yè)務(wù)流程

一、

業(yè)務(wù)目標(biāo)

1、

戰(zhàn)略目標(biāo)及時(shí)了解原材料的價(jià)格行情，采取集中采購優(yōu)勢和期貨采購模式,在保證采購物資質(zhì)量的基礎(chǔ)上，節(jié)約物資采購成本，提高物資采購效率,為公司經(jīng)營、發(fā)展提供有力的物資保障。

2、經(jīng)營目標(biāo)

2.1、

優(yōu)化采購方案、優(yōu)選供應(yīng)商、優(yōu)質(zhì)保量地滿足車間生產(chǎn)物資需求。

2.2、

合理確定采購價(jià)格，降低采購成本。

2.3、

及時(shí)安排采購資金，保證貨款在計(jì)劃內(nèi)準(zhǔn)確支付。

3、財(cái)務(wù)目標(biāo)

準(zhǔn)確保送報(bào)表，保證K3系統(tǒng)真實(shí)、準(zhǔn)確的輸入。

4、合規(guī)目標(biāo)

4.1、

物資采購行為規(guī)范、過程公開、競爭公平公正，符合國家法律法規(guī)。

4.2、

物資采購合同符合合同法等國家法律、法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制

度。

二、

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

1

戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)

1.1

由于物資采購業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)不合理或控制不當(dāng)，可能導(dǎo)致采購物資及價(jià)格偏離目標(biāo)要求，或上當(dāng)受騙，出現(xiàn)舞弊和差錯(cuò)，影響物資采購質(zhì)量和成本。

1.2

對(duì)于原材料質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，造成采購?fù)ǖ廓M窄、難以形成供應(yīng)商競爭機(jī)制，出現(xiàn)采購價(jià)格控制漏洞。

1.3

不能及時(shí)采購到所需物資或采購物資不能按時(shí)到貨,影響正常生產(chǎn)建設(shè)進(jìn)度，造成企業(yè)違約風(fēng)險(xiǎn)。

2

經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)

2.1

采購的物資產(chǎn)品質(zhì)量不符合技術(shù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需求，甚至采購了偽劣產(chǎn)品以及運(yùn)輸時(shí)發(fā)生丟失和毀損,出現(xiàn)質(zhì)量問題或質(zhì)量事故

影響生產(chǎn)建設(shè)使用。

2.2

供應(yīng)商壟斷產(chǎn)品價(jià)格、串通報(bào)價(jià)，或設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、技術(shù)等部門和使用單位指定供應(yīng)商，致使采購價(jià)格嚴(yán)重高于市場價(jià)格。

2.3

對(duì)供應(yīng)市場行情缺乏了解、跟蹤、分析，導(dǎo)致采購價(jià)格不合理。

2.4

分公司層層設(shè)庫、重復(fù)儲(chǔ)備,致使庫存資源不能共享、儲(chǔ)備資金占用大、倉儲(chǔ)費(fèi)用高。

2.5

資金分散使用、付款時(shí)間、付款方式、付款金額不恰當(dāng)造成資金效益的流失。

2.6

合同對(duì)購銷雙方的權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任表述不清楚，導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)糾紛和經(jīng)濟(jì)損失。

2.7

未經(jīng)審核，擅自變更標(biāo)準(zhǔn)合同文本中涉及權(quán)利、義務(wù)條款導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。

3

財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

3.1

多記、錯(cuò)記、漏記物資入庫或應(yīng)付賬款，導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)告失真、不準(zhǔn)確、不完整。

4

合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)

4.1

制度不健全或有漏洞，制度執(zhí)行不到位和監(jiān)督考核不力,導(dǎo)致采購管理過程發(fā)生違規(guī)問題。

4.2

物資采購合同不符合合同法等國家法律、法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，造成損失。

三、

業(yè)務(wù)流程步驟與控制點(diǎn)

1

明確物資采購供應(yīng)職責(zé)

1.1

原材料采購管理工作由采購部門負(fù)責(zé)。

1.2

所有物資的采購必須在公司審批后的《合格供方目錄》中選取供

貨方。

1.2.1

發(fā)生臨時(shí)采購且《合格供方目錄》中沒有相應(yīng)供貨方的情況時(shí)，采購部門可列出供貨方名單，提交審計(jì)部、財(cái)務(wù)部、質(zhì)檢部審核通過后方可進(jìn)行采購事宜。

1.3

物資采購全過程中應(yīng)注意各環(huán)節(jié)相互配合、相互監(jiān)督分段管理

模式，計(jì)劃與采購、質(zhì)檢與采購、價(jià)格審核與采購、合同審核

與采購、貨款支付與采購等職責(zé)分離。

2

物資需求計(jì)劃編制與審批

2.1

物資使用部門應(yīng)根據(jù)需求編制物資需求計(jì)劃，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審

核簽字后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。

3

物資采購計(jì)劃編制與審批

3.1

采購部門對(duì)審批合格的物資需求計(jì)劃會(huì)同倉儲(chǔ)部門進(jìn)行庫房

清查核實(shí)庫存。

3.2

對(duì)現(xiàn)存的物資，須在計(jì)劃中注明，從倉庫調(diào)配領(lǐng)用，不進(jìn)入下

一步采購程序。

3.3

經(jīng)查庫確系不存在或庫存不足的，采購部門應(yīng)編寫物資采購計(jì)劃，附上物資需求計(jì)劃交財(cái)務(wù)部門核實(shí)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后,

安排采購組執(zhí)行采購程序。

3.4

急需物資經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字認(rèn)可后，采

購部門可先詢價(jià)采購，物資采購計(jì)劃報(bào)批相關(guān)手續(xù)必須在三個(gè)

工作日補(bǔ)齊。

4

供應(yīng)商選擇與考核

4.1

合格供方的考核、評(píng)定及控制

采購部門組織公司質(zhì)管部、生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部等職能部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核、評(píng)估、優(yōu)選,建立公司供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)，供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)

實(shí)行動(dòng)態(tài)考核和優(yōu)勝劣汰機(jī)制，構(gòu)成保證生產(chǎn)建設(shè)所需物資的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)體系。損、丟失的相關(guān)責(zé)任，并根據(jù)不同

的交貨方式確定保險(xiǎn)責(zé)任。對(duì)運(yùn)輸和保險(xiǎn)中發(fā)生的異常情況，要分清責(zé)任，分析提出處理辦法，并追究責(zé)任。

7.2

采購部門按照采購合同中確定的制造周期、交貨時(shí)間、工程進(jìn)度計(jì)劃落實(shí)催交催運(yùn)措施，監(jiān)督合同按期執(zhí)行。

8

質(zhì)檢入庫

8.1

物資的入庫驗(yàn)收可參考存貨管理業(yè)務(wù)流程

9

發(fā)票的審批

9.1

采購組收到發(fā)票后，采購員持票到倉庫和倉儲(chǔ)人員核對(duì)后在發(fā)

票上經(jīng)辦人處簽字，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，附入庫單

附交采購部門制定人員處匯總，建立備查賬目。

9.2

采購部門人員將審核匯總后的發(fā)票送財(cái)務(wù)部門、財(cái)務(wù)總監(jiān)審

核、簽字，由財(cái)務(wù)部門入帳。

10

貨款支付、核算記賬

10.1

每月末采購部門根據(jù)采購合同約定,清理匯總供貨方提交的付款申請(qǐng)單,提出月付款計(jì)劃（明細(xì)到供貨商）報(bào)部門負(fù)責(zé)人審

批。

10.2

采購部門將審批后的付款計(jì)劃交財(cái)務(wù)部審核，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核

簽字后執(zhí)行付款計(jì)劃，并根據(jù)付款的實(shí)際情況進(jìn)行賬務(wù)處理。

10.3

財(cái)務(wù)部應(yīng)將付款計(jì)劃執(zhí)行情況及時(shí)反饋采購部門。

10.4

財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家、公司內(nèi)部會(huì)計(jì)制度和規(guī)定。財(cái)務(wù)核

算人員應(yīng)正確核算物資采購成本、庫存成本，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽章后記入賬簿并編制財(cái)務(wù)報(bào)表。財(cái)務(wù)人員每月末與倉儲(chǔ)人員進(jìn)行賬務(wù)稽核，定期進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)，做到賬、卡、物相符。

11

經(jīng)營活動(dòng)分析

11.1

采購部門應(yīng)定期匯總分析采購物資的數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量狀況、采購費(fèi)用、供應(yīng)商選擇、需求計(jì)劃的準(zhǔn)確性、節(jié)約采購資金和

供應(yīng)市場供需情況、價(jià)格走勢等，提出采購建議和下一階段的控制目標(biāo)。

12

監(jiān)督檢查

12.1

公司應(yīng)當(dāng)對(duì)物資采購內(nèi)部控制定期或不定期地進(jìn)行檢查。

12.2

物資采購供應(yīng)內(nèi)部控制監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括：

12.2.1

采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況。重點(diǎn)檢查是否存

在采購與付款業(yè)務(wù)不相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象。

12.2.2

合格供方的評(píng)定、考核、控制及招標(biāo)談判工作是否按規(guī)定嚴(yán)格

執(zhí)行。

12.2.3

采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況。重點(diǎn)檢查物資采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)手續(xù)是否健全，是否存在越權(quán)審批的行為。

12.2.4

應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款的管理。重點(diǎn)審查應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款支付的正確性、時(shí)效性和合法性。

12.2.5

有關(guān)單據(jù)、憑證和文件的使用和保管情況。重點(diǎn)檢查憑證的登記、領(lǐng)用、傳遞、保管、注銷手續(xù)是否健全，使用和保管制度

是否存在漏洞。

12.3

審計(jì)部開展物資采購專項(xiàng)審計(jì)。

12.4

內(nèi)控制度檢評(píng)領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)采購部門的內(nèi)部控制執(zhí)行情況進(jìn)行檢查評(píng)價(jià)和績效考核，并提出改進(jìn)意見。

12.5

對(duì)監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的物資采購供應(yīng)內(nèi)部控制中的薄弱環(huán)節(jié)，公司應(yīng)當(dāng)采取措施，及時(shí)加以糾正和完善。

四、

相關(guān)制度目錄

1

公司章程

2

安徽山河藥用輔料股份有限公司《合同管理辦法》

五、

主要控制點(diǎn)相關(guān)資料

1

物資需求計(jì)劃

2

物資采購計(jì)劃

3

合格供方目錄

4

供方評(píng)定記錄

5

新供應(yīng)商審批表

6

采購合同

7

物資采購合同審批表

8

物