常用公文寫作規范二〇一一年八月二、常用公文文種與分類三、常用公文格式規范四、常見問題一、公文的定義主要內容公文的定義一、公文——是各類機關單位用來表達自己的法定意愿，聯系與處理公務、記載與傳遞信息的依據和工具。黨政機關各級政府行政機關、各職能部門各種團體、企事業單位“各類機關單位”會議紀要函請示意見決定通知報告常用文種常用公文文種二、常用公文分類（按行文關系）上行文———是下級機關向所屬上級領導機關的行文稱為上行文。如：“報告”、“請示”等。下行文———指上級領導機關對所屬下級機關的行文稱為上行文。如：“令”、“決定”、“指示”、“通知”、“通報”、“批復”、“決議”、“規定”等平行文———相互沒有隸屬關系和指導關系的機關（部門）之間的行文稱為平行文。如：“函”、“通知”、“通報”、“紀要”等

常用公文文種：1、函定義：函是不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢問和答復問題，或向有關主管部門請求批準事項時使用的公文。分類：分為去函和復函。去函的正文一般分為“事項和要求”兩部分，即先寫商洽、請求、詢問和告知的事項，然后提出希望、請求或要求。復函的正文寫法同批復正文寫法基本一樣，都是由“開頭語”和“答復意見”兩部分組成。

“函”的范文：都安縣人民政府：

都安高速公路治超站是自治區正式設立的治超檢測站（點）,2007年1月11日凌晨，該站發生了一起當地不法分子暴力抗法并持刀傷及執法人員的事件，嚴重影響正常的執法秩序，造成了極其惡劣的社會影響。為了杜絕暴力抗法事件的再次發生，保護治超執法人員的人身安全，我處建議貴縣政府積極督促相關部門，對此惡性事件立案查處，將暴力砍傷治超執法人員的不法分子盡快抓獲，繩之以法。

關于建議對都安治超站“1.11”暴力抗法事件立案查處的函

南寧高速公路管理處二〇〇七年一月十六日常用公文文種：

2.請示定義：請示是下級機關向上級機關請求對某項工作、問題作出指示，對某項政策界限給予明確，對某事予以審核批準時使用的一種請求性公文。內容：請示的目的或緣由；請示的具體事項及要求；結語。

“請示”的范文：

廣西區高速公路管理局:

根據《關于下達南寧至壇洛高速公路遺留缺陷工程的通知》（高管養〔2007〕202號）文件精神，南寧至壇洛高速公路遺留缺陷工程由我處組織實施，現已完成。經我處組織的初步驗收，該工程已達到竣工驗收條件，特申請對其進行竣工驗收。

妥否，請批示。

關于南寧至壇洛高速公路遺留缺陷工程竣工驗收的請示南寧高速公路管理處

二○○七年十二月二十六日

常用公文文種：3.通知定義：是運用廣泛的知照性公文。用來發布法規、規章，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文，要求下級機關辦理某項事務等。

“通知”的范文：

各科室、直屬單位、管理所:根據我處第六屆第一次職工代表大會精神，現將修訂完畢的《2008年南寧高速公路管理處二層單位目標管理責任制考核辦法》印發給你們，請組織職工認真學習，并貫徹執行。

附件：1.2008年南寧高速公路管理處二層單位業務考核評分標準

2.2008年南寧高速公路管理處二層單位任務完成情況考核評分標準

關于印發2008年南寧高速公路管理處

二層單位目標管理責任制考核辦法的通知

南寧高速公路管理處二○○八年三月二十六日常用公文文種：

4.報告定義：報告是向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復上級機關的詢問時使用的公文。

內容：開頭語，說明匯報的事由具體事由結語

“報告”的范文：

廣西壯族自治區高速公路管理局:

根據《南壇高速公路那莫右江特大橋病害會診和處治研討會議紀要》（南寧高管紀要〔2008〕2號）和《南壇高速公路那莫右江特大橋病害處治第二次現場研討會議紀要》（南寧高管紀要〔2008〕3號）精神,我處積極與有關單位協調那莫右江特大橋病害維修費用相關問題，現將協調情況報告如下：

一、我處2次致函廣西區公路橋梁工程總公司（以下簡稱路橋總公司），敦促其盡快更換吊桿防水罩老化防水密封膠和重新填充下錨頭保護罩不飽滿防腐油脂，但路橋總公司函復該費用應由我方承擔，雙方在養護工程費用的歸屬上出現意見分歧。我處認為：上述病害因施工質量問題發生，且已影響到該橋的正常使用，應由原施工單位立即進行維修，并負責全部費用。

……

特此報告

關于那莫右江特大橋病害

維修費用相關問題協調情況的報告

南寧高速公路管理處

二〇〇八年五月十三日常用公文文種：

5.意見定義：是黨政機關（部門）或個人對某項事業或工作提出改進措施和建設性意見而使用的一種公文。它可以是由個人向機關提出，也可以是黨政機關（部門）向上級機關或平行機關提出。內容：開頭語：簡要交代報告緣由及根據，后常用“現提出如下意見”作為承啟語轉入意見的主體部分。

正文：主體部分解決“如何認識”和“如何解決”這兩個問題。

結語：上報的意見，結尾可提出請求批轉的要求，如“以上意見如無不妥，請批轉執行。”

“意見”的范文：

各區縣人民政府：

為進一步提高公文處理工作的質量和水平，根據《國家行政機關公文處理辦法》、省政府辦公廳《關于進一步改進公文處理工作的意見》（魯政辦發[2003]15號）精神和市政府主要領導同志的要求，現就改進和加強公文處理工作提出以下意見：

一、大力精簡文件數量

……

二、提高公文擬稿質量

……

三、嚴格公文會簽制度

……

四、提高公文辦理效率

……

各級各部門各單位辦公部門要切實負起責任，大力壓減文電，嚴把公文質量，規范辦文程序，提高辦文效率。……

關于改進和加強公文處理工作的意見日照市人民政府辦公室

二○○三年四月十二日

常用公文文種：

6.決定定義：是對重要事項或重大行動作出決策或安排，并要求機關各部門和下級機關或有關單位貫徹執行的指令性公文。

適用于重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位和人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定

。

“決定”的范文：廣州市建委：今年來，為迎接第九屆全國體育運動會在穗舉辦，廣州市建設了以內環路為代表的一大批市政基礎設施項目，同時大力加強城市環境綜合整治工作，為保障“九運會”的成功舉辦提供了良好的場館、環境和設施，取得了顯著成績，也實現了“一年一小變、三年一中變”的城市建設和管理工作目標，受到中央領導和"九運會"組委會以及各體育代表團的肯定和贊揚，并被國際組織評為"國際花園城市"。為此，建設部決定，授予廣州市迎“九運”城市基礎設施建設及環境綜合整治特別獎稱號。希望你們再接再厲，發揚成績，開拓創新，在加快推進城市化的進程中在創佳績，為改善城市生態環境作出新的貢獻！

中華人民共和國建設部二〇一〇年十二月二十九日

關于授予廣州市迎"九運"城市基礎設施建設及環境綜合整治特別獎的決定

常用公文文種：

7.會議紀要作用：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。常用公文格式規范三、常用公文格式規范發文字號字體與換行序號附件落款圖表頁碼紙張及裝訂1.發文字號發文字號由發文機關代字、年份和序號組成年份、序號用阿拉伯數字標識，年份應標全稱，用六角括號“[]”擴入，序號不編虛位（即1不編為001）如：柳州分司行字[2011]1號摘自《國家行政機關公文格式》2.字體與換行字體：文章標題用黑體二號（居中，分行時不可斷詞）正文用仿宋三號字換行：大標題與正文之間須空一行，主送單位應頂格寫，且寫全稱或寫規范代稱。3.標題序號公文標題的數字使用級別：第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

4.附件正文內的附件標題須放在正文最后，并與正文內容隔一行空兩格附件標題結束不加標點

5.落款發文單位和日期與正文隔三行成文時間用漢字將年、月、日標全，‘零’使用‘○’表示，例如二○一一年，不用阿拉伯數字2011發文單位和日期應居右，且后面應空四個字的位置6.圖表正文內如有表格、圖片等內容且不能完全在同一頁紙張上時，可將圖表以附件形式單獨列出。7、頁碼單頁頁碼應置于頁面底端右側空1字，雙頁頁碼居左空1字，使用阿拉伯數字表示

8.紙張及裝訂公文用紙一般采用國際標準A4型（210mm×297mm）,左側裝訂，訂位為上下各1/4處

四.常見問題四、語言不規范使用書面語，一般不使用口語。公文應當適當使用諸如“經”、“悉”、“茲”、“茲有”、“特”、“擬”、“者”、“為荷”、“于”、“為”、“依”、“逾”、“其”、“亦”、“以”、“尚”、“之”、“該”、“予”、“此”、“凡……者”等文字。文體要明確不能一文數體，例如”請示報告”此類的文體不存在。口吻要適度不可出現與正文不相匹配的口吻，例如請示文結語不可出現‘要求……解決’等語氣。文字要精練對事件的闡述簡明扼要，言簡意賅，要素齊