高校行政辦公管理工作的現(xiàn)狀與對(duì)策

大學(xué)的日常行政管理是學(xué)校日常行政管理的核心，是所有行政管理的基礎(chǔ)，是提高學(xué)校行政效率的重要支柱。近年來(lái)，隨著高校行政管理工作的不斷改革，高校師生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校行政辦公管理工作變得非常繁重，原有的管理方式顯得非常被動(dòng)。因此，對(duì)高校行政辦公管理工作的科學(xué)管理提出了更高的要求。在高校行政辦公管理工作中，采用信息技術(shù)化手段來(lái)加強(qiáng)和改進(jìn)高校行政辦公管理工作，是高校行政辦公管理工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、效率化和信息化管理的重要保證。隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大和行政管理工作的不斷靈活多樣化，給高校行政辦公管理工作帶來(lái)了非常繁重的任務(wù)。有些工作雖然很簡(jiǎn)單，但是很繁瑣，也非常占用時(shí)間，使工作效率非常低。為了提高高校行政辦公管理工作的工作效率，改變現(xiàn)有的呆板模式，提高學(xué)校的整體形象，在高校行政辦公管理工作中采用信息技術(shù)手段勢(shì)在必行。一、在高校的行政管理中使用信息技術(shù)（一）基于開(kāi)放的互聯(lián)網(wǎng)B/S(Browser/Server)瀏覽器/服務(wù)器模式是將應(yīng)用業(yè)務(wù)集中于應(yīng)用服務(wù)器端實(shí)現(xiàn)的一種模式，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)Web方式來(lái)實(shí)現(xiàn)，而客戶端不需要安裝其它軟件，只需要采用常用的瀏覽器就可以進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，是一種開(kāi)放的、全新的軟件系統(tǒng)構(gòu)造技術(shù)，在數(shù)據(jù)的一致性、安全性、實(shí)時(shí)性、溯源性、響應(yīng)及時(shí)性方面比較好，基于開(kāi)放的互聯(lián)網(wǎng)，為遠(yuǎn)程訪問(wèn)提供了有效的途徑。這樣，對(duì)于非行政內(nèi)部辦公人員、學(xué)生或公眾等，就可以采用以該模式為主的模式。（二）對(duì)客戶端的保護(hù)C/S(Client/Server)采用客戶端和服務(wù)器的兩層結(jié)構(gòu)，中間采用中間件進(jìn)行連接，充分發(fā)揮了客戶端的優(yōu)點(diǎn)和處理數(shù)據(jù)能力強(qiáng)的特點(diǎn)，對(duì)操作系統(tǒng)也無(wú)限制，安裝和使用非常方便。支持目前提出的移動(dòng)辦公方式，同時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)的安全性，在一定程度上起到了保護(hù)作用，也避免了其它未授權(quán)客戶端的訪問(wèn)，提高了數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理的透明性。這樣，對(duì)于行政內(nèi)部辦公人員就可以采用以該模式為主，同時(shí)采用B/S模式為輔，充分利用兩種技術(shù)優(yōu)勢(shì)的辦公模式。（三）加強(qiáng)行政辦公管理工作信息化的途徑在高校行政辦公管理工作中，因辦公業(yè)務(wù)的多樣化，管理方式的差異化，需要應(yīng)用到多種信息技術(shù)，才能從多方面的提高行政辦公管理工作的效率和響應(yīng)速度，提高學(xué)校信息化的整體形象。例如在公文簽名方面可以采用數(shù)字簽名技術(shù)，在加密技術(shù)中可以采用指紋技術(shù)等。二、功能結(jié)構(gòu)分析高校行政辦公管理工作主要涉及公文管理、會(huì)議管理、工作管理、消息管理、溝通管理、文檔室管理和其它一些日常功能管理，包括信訪管理、用章管理和接待管理等，其功能結(jié)構(gòu)如圖1所示。（一）系統(tǒng)統(tǒng)一管理公文管理包括發(fā)文管理、發(fā)文擬稿、發(fā)文處理和收文管理，以及整個(gè)公文管理的流程管理。通過(guò)采用C/S的模式，定義各個(gè)部門的權(quán)限和獨(dú)立賬號(hào)，統(tǒng)一管理，提高系統(tǒng)的安全性，根據(jù)實(shí)際情況自動(dòng)生成發(fā)文號(hào)，由發(fā)文擬稿提交后，再轉(zhuǎn)到審批環(huán)節(jié)，直到最后通過(guò)再發(fā)布。為了提高工作效率和提供發(fā)文的對(duì)應(yīng)部門和密級(jí)，將根據(jù)公文的屬性來(lái)自動(dòng)轉(zhuǎn)換到對(duì)應(yīng)部門，再做對(duì)應(yīng)的處理，例如發(fā)文單位或部門，發(fā)文文號(hào)、印發(fā)份數(shù)等屬性。如果是公開(kāi)文件就直接轉(zhuǎn)到共享Web模塊來(lái)實(shí)現(xiàn)。這樣就避免了發(fā)文送達(dá)時(shí)間的差異了。這樣就很方便于查找和以后的總結(jié)歸檔等。（二）虛擬實(shí)現(xiàn)功能復(fù)雜的業(yè)務(wù)高校行政辦公管理的會(huì)議管理是最常見(jiàn)的事情，開(kāi)會(huì)的頻率之多，會(huì)議的重要性，開(kāi)會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員等，信息非常多，要是單憑記憶是無(wú)法完成的。為了實(shí)現(xiàn)這一繁瑣的工作，也采用信息技術(shù)的議題申請(qǐng)、會(huì)議通知、資源管理、場(chǎng)地申請(qǐng)、會(huì)議查詢和一周會(huì)議的功能來(lái)虛擬實(shí)現(xiàn)出來(lái)。這樣各種各樣有關(guān)會(huì)議的資料都將包括在里面，特別是會(huì)議查詢功能便于以后根據(jù)實(shí)際情況來(lái)對(duì)會(huì)議情況進(jìn)行查詢，十分實(shí)用方便。（三）關(guān)于工作管理為了實(shí)現(xiàn)該工作方面的管理，可以通過(guò)模擬事情的工作作業(yè)情況，按新建工作、待辦工作、工作監(jiān)控和工作委托等功能來(lái)實(shí)現(xiàn)。（四）信息提示高校行政辦公管理非常忙，經(jīng)常忙碌得忘記了時(shí)間，為了避免這些事情的發(fā)生，還可以提供信息提醒，短信提示，甚至是語(yǔ)音提示等功能，起到輔助備忘錄的作用。（五）部門、對(duì)象之間的管理高校行政辦公管理信息化的實(shí)現(xiàn)，使各部門之間的管理由金字塔模型向扁平化方向發(fā)展，能夠提高部門或領(lǐng)導(dǎo)、同事之間的溝通程度，為之構(gòu)筑良好的溝通平臺(tái)，及時(shí)又方便。（六）實(shí)行息化管理，確保文檔資料信息在每學(xué)期期末，有大量的教學(xué)檔案資料需要整理和歸檔，為了方便以后能隨時(shí)查找，做好長(zhǎng)期保存的工作，采取信息技術(shù)輔助文檔資料信息化管理的手段，按資料歸檔的一定標(biāo)準(zhǔn)，存入行政辦公管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中，避免了大量簡(jiǎn)單而繁雜的工作，同時(shí)使文檔資料歸檔進(jìn)一步規(guī)范化、信息化、科學(xué)化。此外，為了實(shí)時(shí)了解文檔資料的狀態(tài)，需要對(duì)文檔資料的流動(dòng)制定好規(guī)則，保證文檔資料按實(shí)際需要流轉(zhuǎn)，同時(shí)可以隨時(shí)控制和修改文檔資料的部分可修改信息。例如文檔類型、處理時(shí)間、處理部門、當(dāng)前所在部門、文檔流轉(zhuǎn)部門和已完成狀態(tài)等。三、復(fù)合式管理高校行政辦公管理工作涉及的內(nèi)容非常多，除了日常的重要內(nèi)容之外，還有其它一些日常繁瑣事務(wù)，如信訪管理、用章管理和接待管理等。這些管理可以采用通過(guò)自定義的方式按照組群管理方式，自行定義來(lái)實(shí)現(xiàn)，這樣就可以比較完善的實(shí)現(xiàn)行政辦公的信息化程度。這樣就為行政辦公的靈活性提供了相關(guān)的技術(shù)支持的依據(jù)，同時(shí)也為行政辦公的不斷發(fā)展，提供了有利的拓展空間。四、高校行政辦公管理工作的方法信息技術(shù)運(yùn)用在高校行政辦公管理工作中，能夠極大地提高高校行政辦公管理工作的工作效率，可以提高管理質(zhì)量，規(guī)