信息化環(huán)境下內(nèi)部會計控制的問題及對策

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和大型企業(yè)的出現(xiàn)，促進(jìn)了會計核算的逐步發(fā)展，構(gòu)建了滿足現(xiàn)代企業(yè)管理要求的信息會計制度，并邀請建立適合現(xiàn)代企業(yè)管理要求的信息會計制度。這是會計學(xué)科與現(xiàn)代信息技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，也是現(xiàn)代會計發(fā)展的趨勢。同時，它的發(fā)展也為內(nèi)部會計核算的質(zhì)量帶來了深刻的變化。因此，如何進(jìn)一步完善內(nèi)部會計控制體系已成為一個必然的問題。現(xiàn)就我公司實(shí)施了企業(yè)信息化改造工程——ERP項(xiàng)目后,對公司內(nèi)部會計控制的影響及如何完善做一簡要分析。一、會計在內(nèi)部控制中的作用1、輸出數(shù)據(jù)失真,容易造成數(shù)據(jù)失真。原始數(shù)據(jù)輸入的數(shù)據(jù)輸出數(shù)據(jù)不在ERP系統(tǒng)中生產(chǎn)、業(yè)務(wù)和財務(wù)是高度集成的,一旦原始數(shù)據(jù)輸入操作不當(dāng),就會造成輸出數(shù)據(jù)失真,這就是計算機(jī)處理的一條重要規(guī)律“輸入垃圾,輸出垃圾”。2、不相容職務(wù)分離由于數(shù)據(jù)處理集中進(jìn)行,導(dǎo)致職責(zé)合并嚴(yán)重,會計人員大大減少,從而使一些不相容職務(wù)得不到分離,如有些會計人員既從事數(shù)據(jù)的輸入、輸出工作,又負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的報送,這增加了他們在未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)的情況下直接對使用中的數(shù)據(jù)和程序進(jìn)行修改等操作的可能性,從而使會計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和安全性受到威脅。3、會計系統(tǒng)面臨的安全風(fēng)險信息化會計的應(yīng)用使原來封閉的局域網(wǎng)會計系統(tǒng)面臨開放的互聯(lián)網(wǎng)世界,給財務(wù)系統(tǒng)的安全提出了嚴(yán)重的挑戰(zhàn)。第一,在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,大量的會計信息通過開放的Internet傳遞,置身于開放的網(wǎng)絡(luò)中,存在被截取、篡改、泄漏機(jī)密等安全風(fēng)險,很難保證其真實(shí)性與完整性。第二,目前黑客肆虐,世界上和各類網(wǎng)站每天都受到成千上萬次攻擊,信息化會計系統(tǒng)無疑面臨巨大的安全風(fēng)險。第三,計算機(jī)病毒的猖獗也為互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)帶來更大的風(fēng)險。4、交易責(zé)任與可靠性的關(guān)系互聯(lián)網(wǎng)是一個缺乏“警察”的信息高速公路,信息的跨地區(qū)和跨國界傳輸又難以公證和仲裁。包括我國在內(nèi)的很多國家,目前還缺少有關(guān)電子商務(wù)交易責(zé)任與可靠性方面的法律規(guī)定,司法部門仍對如何決定電子文檔的合法性以及什么構(gòu)成有效的電子簽名等問題存在爭議。這樣,電子交易可能引發(fā)的法律爭端,如證據(jù)、合同的履行以及可靠性問題等,便成為企業(yè)內(nèi)部控制不得不關(guān)注的又一問題。二、解決上述問題的反應(yīng)措施1、對制度的控制制度控制是以執(zhí)行管理制度、管理細(xì)則及辦法的形式來實(shí)現(xiàn)的。信息化會計的控制制度應(yīng)從三方面考慮:2、相關(guān)會計條件的規(guī)定企業(yè)所采用的信息化會計系統(tǒng)控制,應(yīng)符合相關(guān)國家政策,會計行業(yè)的法律、法規(guī)和基本會計準(zhǔn)則的規(guī)定,系統(tǒng)程序控制應(yīng)設(shè)置合理,滿足企業(yè)的具體業(yè)務(wù)需求。它主要包括輸入控制與輸出控制、程序處理過程控制、系統(tǒng)安全控制。三、會計信息化內(nèi)部控制的應(yīng)用綜上所述,會計的信息化是伴隨著整個企業(yè)信息化進(jìn)程而發(fā)展的,在這一過程中它必將與其它管理系統(tǒng)逐步融合,從而帶動整個內(nèi)、外部環(huán)境的變化,相關(guān)信息技術(shù)的發(fā)展,會計制度的變革也會促進(jìn)企業(yè)信息化的發(fā)展,會計信息化內(nèi)部控制也會不斷更新、完善。1.1建立健全的信息系統(tǒng)即在信息化會計系統(tǒng)中將不相容職責(zé)相互分離,并建立與之配套的管理規(guī)章及細(xì)則,形成相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制,來保障會計信息的真實(shí)、完整。其次,應(yīng)當(dāng)在電算化部門進(jìn)行職責(zé)分工,設(shè)計系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)維護(hù)員、操作員等崗位,并規(guī)定各崗位的職責(zé)與權(quán)限,各崗位不得同時兼任。應(yīng)當(dāng)對各崗位職權(quán)用密碼加以控制,防止非法或越權(quán)操作,系統(tǒng)內(nèi)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)應(yīng)經(jīng)審核或批準(zhǔn)后方可進(jìn)行計算機(jī)處理。1.2制度的規(guī)范操作控制就是要求操作人員必須嚴(yán)格遵守上機(jī)守則與操作規(guī)程,上機(jī)守則與操作規(guī)程既是一種制度性的要求,又是一種責(zé)任性的約束。在會計軟件中設(shè)計防止重復(fù)操作、遺漏操作和誤操作的程序控制,違反操作規(guī)程和操作時間時予以提示和制止;建立操作日志制度。計算機(jī)程序中應(yīng)對所有操作留有記錄,包括操作時間、操作人姓名、操作內(nèi)容等。對已記賬和已結(jié)賬業(yè)務(wù)不可修改或逆操作程序,要修改必須通過編制記賬憑證沖正或補(bǔ)充登記來更正。1.3檔案資料管理文檔資料保管得好,不僅可以提高系統(tǒng)的可維護(hù)性,還可以減少使用過程中錯誤操作的機(jī)會,從而使系統(tǒng)能夠高效運(yùn)行。檔案資料應(yīng)有專人負(fù)責(zé)、專人保管,并制訂備份、歸檔、借閱制度,以及防磁、防火、防潮和防塵措施。檔案資料是單位的機(jī)密,一旦泄密將給單位帶來不應(yīng)有的損失,而磁性介質(zhì)的可復(fù)制性又使會計資料易泄露而不易發(fā)現(xiàn),故會計電算化系統(tǒng)的輸出不論是磁性文件還是打印文件資料,輸出后應(yīng)立即嚴(yán)格管理,以防被人竊取或篡改。2.1程序內(nèi)各層面進(jìn)行審核企業(yè)應(yīng)當(dāng)對輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格控制,有效加強(qiáng)對輸入業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的審核,可在程序內(nèi)設(shè)置多道審核,對業(yè)務(wù)的不同層面分別進(jìn)行審核,并可利用技術(shù)手段對輸入數(shù)據(jù)的正確性進(jìn)行校驗(yàn)。輸出控制主要是保證輸出信息的正確、可靠、保密,對于不同的崗位人員規(guī)定不同的輸出權(quán)限,有利于會計信息的保密。2.2系統(tǒng)處理原則即對系統(tǒng)按一定方法加工處理輸入數(shù)據(jù)的過程進(jìn)行控制,不同的業(yè)務(wù)存在不同的處理方法,系統(tǒng)的處理過程應(yīng)符合相關(guān)政策、法規(guī)及企業(yè)、部門規(guī)章制度,業(yè)務(wù)參數(shù)的設(shè)置應(yīng)靈活、合法。各種功能模塊之間應(yīng)有機(jī)結(jié)合,保證程序順暢運(yùn)行。2.3加強(qiáng)控制用戶數(shù)據(jù)安全信息化會計系統(tǒng)的安全控制是為了保證系統(tǒng)有一個安全良好的運(yùn)行環(huán)境,它主要指系統(tǒng)安全及網(wǎng)絡(luò)安全。建立完善的上機(jī)操作規(guī)范,實(shí)施多級