電子文檔管理系統的應用與發展

一、做好文件檔案的歸檔管理,及時提供企業所需的資料,是信息搜集工作的關鍵文檔管理是文檔管理。文檔管理既是一項應用廣泛的日常性工作,同時又是一項非常重要的信息匯集工作。對于企業來說,做好文件檔案的歸檔管理工作,能夠及時提供企業所需的第一手資料,促使企業的健康發展。因此,企業文檔管理是一項必須抓好的制度性工作,如何推進、提高企業文檔管理工作的業務水平也成為了一個重要的課題。二、電子文件的管理策略與應用電子文檔管理是伴隨著人們對計算機的應用而出現的,并隨著網絡的興起而發揚光大的概念。IDC(國際數據公司)對電子文檔管理應用系統的定義是:電子文檔管理系統是一種軟件應用,它可以使用戶在網絡上有效地控制其文檔的創建、存儲和分發的過程,并能在組織范圍內對其文檔進行有效的監控。應該能夠對于新生成的電子化文檔資料的起草、審核、簽發、歸檔等流轉過程有效管理,并對這些文檔的實際管理與應用狀況進行實時監控。現在企業對電子文件進行管理,大致分為兩種方式:一種是使用軟件公司開發的成型文檔管理軟件,像金蝶、用友、西門子的文檔管理系統;另一種是針對自己公司的特點進行軟件的定制開發,即將自己的需求交給軟件公司,由軟件公司來進行定制設計。比較來看,前一種方式的優點是,從項目立項到實施應用時間比較短,用軟件產品進行部署即可,但缺點也比較明顯,在流程管理上難以做到完全符合公司需求,公司員工要花一定的時間來學習使用新的軟件系統,甚至公司的主要業務流程需要做相應的更改。后一種方式的優點是,可以做到軟件完全符合公司流程,軟件與公司流程及員工使用習慣貼合度較高。但是缺點是耗費時間較長,花費較高,同時往往存在程序bug,后期還需要進行程序的維護升級。對此,作為微軟office體系架構一部分的sharepoint就應運而生,為企業的文檔管理提供了另一種可行的解決方案。作為兩種方式的一種折中,sharepointserver提供了強大的文檔管理工具,它允許用戶利用其工具對單位的工作流進行定制,以設計出符合本企業的工作流程,同時操作簡單,甚至完全可以脫離代碼編寫進行部署。三、定義社會組織的檔案微軟的sharepoint提供了一套廣泛的文檔管理功能,可支持組織的各種文檔管理需求。借助這些功能,可以存儲、組織和定位文檔;確保文檔之間的一致性;管理文檔的元數據;幫助防止文檔受到未授權的訪問或使用;確保按一致的業務流程(工作流)處理文檔。1.基于現場文件的方法,我國專業的網站設計主要分為3個功能利用OfficeSharePointServer中附帶的文檔中心網站模板,可創建出專為創建、使用和存儲大量文檔而優化的網站。基于文檔中心網站模板創建的網站具有一系列專門的文檔管理功能,這些功能在默認情況下處于啟用狀態。所需的簽出功能有助于防止更改發生沖突和混淆,因為一次只能有一位用戶更改文件。而利用版本控制則可以跟蹤對文檔所做的更改,有助于在修改文檔時對內容進行管理。當幾個人共同處理多個項目,或信息需要經過若干個開發和審閱階段時,版本控制就特別有用。2.有不行為之行為內容類型是一組可重復使用的設置,用于描述特定類型的內容所共有的行為。通過內容類型,組織可以按統一的方式來組織、管理和處理網站集中的內容。可以為組織創建的每種文檔或信息產品定義一種內容類型,以確保這些不同類型的文檔均能夠按統一的方式得到處理。3.工作流管理平臺為了支持與文檔相關的常見業務流程,OfficeSharePointServer提供了一系列內置的工作流,組織可以使用它們來管理文檔審閱、審批和簽名收集等任務。工作流是指文檔或項目通過與業務流程相關的一系列操作或任務而進行的自動移動。工作流有助于組織更有效地管理與文檔相關的業務流程,這是因為它們可以自動跟蹤和管理這些流程中所涉及的人為任務。四、重大項目的管理協調中國石油煉化與化工分公司科技信息處主要負責編制科技開發與信息化業務發展的長遠規劃、年度計劃并組織實施。組織煉油化工科技項目的需求分析、開題立項審查、簽訂合同、重大項目的管理協調、核心技術開發的中期評估、項目驗收、成果鑒定;負責煉油與化工運行系統,煉化物料優化與排產系統,先進控制與優化應用系統等數十項科技軟件的日常管理,這些軟件分布在下屬27個地區分公司,各地區分公司分布各地,每周都有大量的周報提交,而這些周報又由不同的人員進行匯總,文檔信息量巨大,迫切需要一種有效的管理方法。針對中國石油煉化與化工分公司科技信息處的現狀,使用sharepoint2010配合SQLServer2008R2為其部署了文檔管理系統。1.干系人的反饋意見(1)確定文檔管理角色確定文檔管理角色確定文檔管理角色確定文檔管理角色確保計劃中包含組織的重要利益干系人的反饋意見。(2)分析文檔用途分析文檔用途分析文檔用途分析文檔用途在確定使用文檔的人員后,確定他們使用的文檔類型以及使用方式。(3)規劃文檔的組織結構以組織網站集、網站和庫中的文檔。(4)使用內容類型來組織有關文檔類型的信息,如元數據、文檔模板、策略和工作流程。2.電子文件的管理(1)方便的使用各種電子文檔(支持255種文檔格式),與MSOFFICE無縫隙連接,可以在線編輯,瀏覽文檔:新建,上傳,編輯,修改,瀏覽,查找,剪切/粘貼編輯時獨占功能。(2)依照石油企業組織架構為主樹目錄,提供可視化的樹狀瀏覽方式可以自己添加,刪除目錄,也可以向目錄下層添加子目錄。(3)完整的文檔權限管理.針對電子文檔目錄可以對單個用戶或者群組設置訪問權限針對對文件可以設置共享,不共享,私有權限。(4)個性化定制的文檔流轉,傳閱,審批功能.直接進行回復(同意,擬同意和不同意)并可以填寫相關的說明,支持多級審批文件傳閱,收件夾,發件夾。(5)靈活的文檔檢索功能.通過標題,關鍵字,作者等索引信息進行文檔的檢索.通過全文檢索引擎,對文檔的內容進行全文檢索。五、基于市場的檔管解決方案對于目前所有都將或已經進入信息化建設階段,不可避免的會遇到大量文檔管理的問題,由于本文