合同管理辦法第一章

總則第一條

為加強企業協議管理工作，規范協議行為，根據《中華人民共和國協議法》有關規定，結合企業實際，制定本措施。第二條

本措施所稱協議、協議（如下簡稱協議）是指企業與平等主體的自然人、法人、其他組織之間設置、變更、終止民事權利義務關系的協議，詳細包括采購協議、建設工程協議、委托協議、保險協議以及其他各類協議等。第三條

簽訂和履行協議應遵守國家法律、法規和鐵道部有關文獻規定，堅持平等、自愿、公平和誠實信用的原則，嚴格按照協議約定行使權利、履行義務。第二章

協議管理機構和職責第四條企業設置協議管理領導小組。協議管理小組：組長：劉新林唐紹宣副組長：劉明單紅英孫志標成員：馬會軍陳秀梅王春嶺高仲明鐘川江馬濤協議管理領導小組負責協議管理的領導工作，重要負責指導有關協議管理制度的制定和監督執行，研究審定企業協議，審核協議管理獎、懲提議。協議主辦部門、管理部門在企業授權范圍內履行協議管理職責。第五條企業各職能部門是協議主辦部門，重要職責是：（一）研究有關法律法規和調研市場狀況，提供決策根據；（二）按《協議法》的規定和項目的詳細規定，審查協議對方當事人的資質、資信和履約能力；根據企業授權，代表企業與協議對方當事人進行談判，起草協議文本；（三）負責辦理協議審查手續，按照協議審查流程進行協議審查。審查前，將協議對方有效的資質、資信和履約能力的證明資料及協議文本(含附件)，一并送交協議管理部門；（四）依法辦理協議的簽訂、變更、終止、解除手續，對所主辦協議的真實性、可靠性、可行性負責；（五）協議簽訂后全面履行協議，建立協議履行狀況臺帳，認真做好協議標的物的交接、驗收，保證標的物的質量、數量符合協議規定，交接、驗收均應有協議當事人共同簽字確認的書面記錄；（六）保留好協議文本及履行、變更、終止、解除等有關資料(含協議當事人之間往來的電傳、電報、信件、信函等有關資料)，協議履行完畢或協議履行期滿時，應及時書面向安全生產部報送協議履約狀況；（七）參與協議糾紛的處理；（八）積極接受協議管理部門指導，及時向協議管理部門通報協議簽訂和履行中發生的問題，必要時直接向企業領導匯報。第六條

安全生產部是企業協議歸口管理部門，其重要職責是：（一）負責協議管理平常工作，建立協議管理臺賬，妥善保管協議文本、有關文獻、重要數據及證據材料；（二）組織協議的會簽審查，協助協議主辦部門辦理會簽手續；（三）制定協議履約風險防備控制措施，定期開展協議履約檢查，向企業領導提交協議檢查匯報；（四）組織學習、宣傳并貫徹執行國家有關協議及協議管理的法律、法規和規章；結合實際制定協議管理制度、措施，并檢查監督執行；（五）配合主辦部門的協議簽訂工作，負責或參與協議的起草、論證、審查、談判和簽訂履行、變更、解除等工作；（六）協助辦理企業法人代表授權委托書等手續；（七）負責協議糾紛案件的訴訟或仲裁工作；（八）指導配合各部門辦理協議的報批、鑒證和公證等事項；（九）負責管理協議專用章，并按規定使用協議專用章。（十）承接其他有關協議管理工作。第七條 安全生產部詳細分工：(一)原料采購、施工安全協議等協議或協議由安全生產部主辦；第八條

協議主辦部門應當建立協議承接專人負責制度，承接人發生變化時，必須做好資料的完整移交。第三章

協議的簽訂第十條

協議簽訂一律采用書面形式，嚴禁口頭協議和非正式書面協議，有關修改協議的文書、圖表、傳真件等均為協議的構成部分。第十一條 施工承包、監理、甲供物資和設備采購供應等協議的簽訂必須根據《招投標法》和《政府采購法》采用招投標等要約承諾方式簽訂協議。第十二條國家規定采用原則或示范協議文本的，必須采用原則或示范協議文本。協議內容一般包括如下條款：當事人的名稱或者姓名和住所，標的，數量，質量，價款或者酬金，履行期限，地點和方式，違約責任，處理爭議的措施以及協議生效條件等。對企業權益影響較大的協議條款，必須對當事人雙方的權利義務做出明確的約定。同步，根據《擔保法》的有關規定規定對方當事人提供履行協議的擔保。第十三條

企業如授權對外簽訂協議的應當持有企業《法定代表人授權委托書》。授權書應當注明授權委托事項、權限、期限等，必要時可以補充注明與否可以轉委托以及轉委托的條件等，企業法定代表人簽字并加蓋公章和授權代理人簽字后有效。代理人簽訂協議必須在授權范圍和期限內行使代理權，嚴禁越權代理。波及對外投資、擔保、借款、不動產轉讓、股權轉讓、涉外及其他法律關系較復雜、履行期較長的協議原則上不得授權簽訂。第十四條協議的簽訂應當由當事人各方的法定代表人或其授權代理人簽字，并加蓋當事各方單位的協議專用章（或法人公章），同步需提供法定代表人身份證明書，授權代理人簽字的，還應提供授權委托書。第十五條采用非招投標方式簽訂協議的，協議主辦部門在協議簽訂前應驗證協議對方當事人有效的營業執照、資質證書、資信狀況，驗明協議對方當事人與否具有簽訂協議的主體資格，審查協議對方的主辦（經辦）人與否具有代理權及其權限內容，查驗上述資料的真實性、合法性，并保留有關資料。協議技術條款等有關內容必須經協議管理領導小組審核。第十六條采用招投標方式簽訂協議的，招標文獻中協議條款在招標文獻發售前，必須經企業協議管理領導小組審查，由企業協議歸口管理部門組織實行。第十七條企業建立協議審查會簽責任制。在協議正式簽訂前，協議詳細承接人應當將擬簽協議文本送有關主辦部門負責人、協議管理部門負責人和我司業務主管領導審查會簽。參與審查的部門對協議提出異議或修改意見的，應當補辦會簽手續，協商一致后，企業法定代表人或代理人方可正式對外簽訂協議。協議審查可采用會簽審查方式進行。未經審查的協議或協議不得簽訂或辦理變更。第十八條協議審查內容：（一）協議與否符合法律、法規、技術規范。（二）協議雙方權利、義務與否明確、清晰。（三）各項費用計算與支付方式與否對的、清晰。（四）協議內容與談判或招投標不一致的問題與否處理。（五）企業與簽約方的組織和技術接口與否建立并保持。（六）簽約方的規定與否雙方都已明確并形成文獻。（七）滿足協議規定的技術能力和按期交付能力等與否已得到企業有關方面確實認。（八）協議所波及事項，與否按照企業各項管理規定得到同意。（九）按照協議將發生的費用支出，與否符合企業及上級單位同意的預算規定；（十）協議項目及費用與否有概算根據或企業審批意見（使用預備費或降造費的項目，協議主辦部門應事先辦理審批手續）；（十一）對協議乙方資信等方面的審查成果。第十九條協議會簽審查的流程：主辦部門→協議管理部門→分管協議工作的領導→主辦部門按照會簽審查意見修改或貫徹、財務部、安全生產部復核→企業負責人。第二十條企業對外簽訂的所有經濟協議或協議，通過審查后，由計劃財務部負責辦理協議登記手續，對協議進行編號和歸檔管理。主辦部門應將協議審查記錄、協議文本、電子文獻以及附件等一起交安全生產部歸檔保留，建立協議檔案。第二十一條

協議主辦部門應保證最終簽訂的協議與通過會簽審查的協議一致，并根據有關規定，辦理協議簽訂的報批、立案、登記、公證等手續。第四章

協議專用章管理第二十二條

協議專用章管理（一）協議專用章僅用于對外簽訂協議，并嚴格在授權范圍內使用；（二）協議專用章做到專人專管，嚴格印章使用，所有用章均需由經辦人員簽字登記并建立使用臺帳；（三）加蓋協議專用章之前必須經企業總經理審查簽字，未經簽字的任何協議都不得加蓋協議專用章；（四）非協議文稿及空白紙張不得蓋協議專用章。第五章

協議的履行第二十三條

依法成立的協議應全面履行，不得隨意變更或解除。如協議不能履行應當及時采用補救措施減少損失。因不可抗力原因影響協議履行的應當及時告知對方當事人，同步采用積極措施減少損失，并注意保留有關證據。第二十四條協議主辦部門對協議談判、履行過程中雙方往來的電報、傳真、會議紀要、文獻、圖表、電子郵件等文獻資料，應當及時搜集和妥善保管。第二十五條協議主辦人應當隨時掌握協議履行的動態，對于對方當事人提出的有關協議履行問題，應當及時與財務部協商后起草書面闡明答復對方，不得遲延，防止導致經濟損失；發現對方不履行或者不完全履行協議步，協議主辦人應積極與對方當事人協商，催促其履行協議約定義務，同步應將其不履行或不完全履行協議的狀況及時書面匯報企業負責人和財務部，并協助在索賠期限內搜集和保留證據，及時索賠；將協議履行狀況及時反饋給財務部。第二十六條協議主辦部門應嚴格按照協議約定檢查和督促協議的履行，及時將協議履行狀況反饋給安全生產部。第二十七條安全生產部對所簽訂的協議執行狀況進行跟蹤，定期理解對方當事人的資信和履約能力變動狀況，發現問題及時向企業領導匯報，并采用積極穩妥、切實可行的措施；對協議履行中出現的問題予以解釋、處理。第二十八條協議結算必須通過財務部進行。財務部應當根據已生效協議的約定，及時辦理收付結算。對未經審批、簽章的協議，不得辦理收付結算。第六章

協議的變更和解除第二十九條

協議變更是指協議標的、數量、質量、價款或者酬勞、履行期限、履行地點和方式、違約責任和處理爭議措施等的變化。第三十條協議生效后任何一方當事人不得單方面變更或解除協議，確需變更或解除的，應當經各方當事人協商一致并簽訂書面協議。當事人協商一致的變更或者解除協議的協議，視同新協議，應當按照協議審查程序履行聯簽審查手續。當事人簽訂的變更或者解除協議的協議、文書、電報等資料應當一并與原協議裝訂入卷，不得分散寄存。第三十一條

協議變更的原則：協議變更的同意必須按規定的程序進行；協議的變更均應簽訂補充協議，并根據協議約定的費用計算原則確定變更費用。第三十二條

對方當事人規定變更或解除協議的，協議主辦部門應當與計劃財務部共同審查對方當事人的理由與否合法，提交企業協議管理領導小組審批。對于符合協議變更或解除條件，同意變更或解除的，按照協議審查程序與對方當事人簽訂變更或解除協議。因對方當事人變更或解除協議導致經濟損失的，應當在變更協議中明確賠償數額和方式，并及時向對方當事人提出索賠。需要向人民法院或者仲裁機構祈求變更或者撤銷協議的，應當在法律規定的期限內提出。第三十三條協議的解除必須按照《協議法》及本措施的規定辦理。對于特殊狀況下協議履行過程中的終止，必須及時辦理終止手續，搜集終止協議給企業帶來的經濟損失的證據和資料，為糾紛的處理做好準備。第三十四條協議終止時，主辦部門做好終止記錄，搜集履行協議過程中所有與協議有關的文獻，做好經濟往來和結算工作，辦理解除協議的手續，并將資料交安全生產部保留。第三十五條發生協議糾紛后協議主辦部門或主辦人員應及時匯報企業領導，并通報安全生產部，在其指導下妥善處理糾紛。必要時，有關業務部門和法律顧問予以協助。如在協議執行過程中發生糾紛，與協議履行有關的部門應及時分析查明原因，提出處理指導意見并通報安全生產部，及時與對方協商處理。第三十六條發生協議糾紛需要通過訴訟或者仲裁處理的，統一由財務部登記、審查，由企業法定代表人或其授權代理人代理訴訟或仲裁。訴訟或仲裁方案應當與有關業務部門協商一致并經協議管理領導小組同意。第三十七條協議糾紛處理后裔理訴訟或仲裁的有關人員，應當在結束之日起10個工作日內向企業提交書面匯報，并將案件有關材料裝訂送安全生產部存檔。第七章

協議監督與檔案管理第三十八條

協議管理應當接受上級主管部門的檢查和監督，應當建立健全協議的監督檢查制度，安全生產部定期或不定期地組織開展協議檢查。第三十九條

協議檢查的重要內容：（一）協議管理制度的建立與貫徹狀況；（二）協議管理檔案、臺賬建立狀況；（三）協議的簽訂與履行狀況；（四）協議糾紛的處理狀況；（五）協議管理人員狀況；（六）對于違反協議管理制度、導致經濟損失人員的責任追究狀況。第四十條

企業應當將協議管理作為對所屬部門及人員的考核內容。因違反協議管理規定導致經濟損失的部門和個人，要承擔對應的責任。第四十一條安全生產部應建立協議檔案，協議檔案重要包括下列資料:（一）談判筆錄、會議記錄；（二）對方當事人的法人營業執照（或證書）等的副本復印件；（三）對方當事人的法定代表人或協議主辦人員的職務資格證明、個人身份證明、簡介信、授權委托書的原件或復印件；（四）我方授權委托書的原件或復印件及同意文獻；（五）對方當事人的擔保人的擔保能力和主體資格證明資料的復印件，有關擔保文獻；（六）雙方簽訂、履行、變更索賠、解除協議的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽資料；（七）有關協議可行性、合法性的書面審查、會簽、同意意見；（八）協議正本或副本及變更、解除協議的書面協議；（九）登記、鑒證、公證等文書資料；（十）標的物的驗收記錄、商檢證明、檢查匯報、鑒定結論；（十一）交接、收付標的物和款項的原始憑證復印件；（十二）處理協議糾紛到達的協議書、調解書，根據法律程序產生的調解書、仲裁書、判決書等法律文書及其他訴訟文書；（十三）協議臺帳及其他與協議簽訂、履行、變更、解除及糾紛處理有關的資料。第四十二條協議履行完畢，經協議管理領導小組審查后，及時將所有協議檔案資料裝訂成冊，移交企業檔案室存檔。波及需要保密的內容，按照保密的規定辦理。第八章

獎懲規定第四十三條企業在協議管理中，有下列行為的應按有關規定予以處分，構成