用友管理軟件購銷存管理系統第八章1第1頁教學目

系統學習購、銷存系統初始化普通方法，學習采購業務、銷售業務及庫存業務處理數據流程和業務流程以及完成采購業、銷售業務和庫存業務處理工作原理和操作方法。

要求掌握購、銷、存系統初始化內容和操作方法；了解采購系統與應付款系統及存貨系統業務處理、銷售系統與應收款系統及存貨系統業務處理、產成品入庫與發出業務處理程序和方法。教學要求2第2頁購銷存管理系統第一節操作流程第二節系統初始化第三節日常處理采購管理庫存管理銷售管理存貨核實采購管理銷售管理3第3頁第1節購銷存系統業務處理流程采購入庫單發貨單材料出庫單其它出庫單產成品入庫單其它入庫單發貨單采購發票采購入庫單采購管理庫存管理（審核）銷售管理存貨核實（記賬）應付款管理應收款管理總賬系統憑證憑證銷售發票憑證采購入庫單發貨單材料出庫單其它出庫單產成品入庫單其它入庫單發貨單采購發票采購入庫單采購管理庫存管理（審核）銷售管理存貨核實（記賬）應付款管理應收款管理總賬系統憑證憑證銷售發票憑證4第4頁第2節系統初始化購銷存系統初始化操作指導購銷存系統應用方案5第5頁購銷存系統應用方案購銷存系統包含采購管理、銷售管理、庫存管理和存貨核實四個模塊。其中：每個模塊既能夠單獨應用，也可與相關子系統聯合應用。6第6頁購銷存系統初始化

購銷存系統建賬

設置基礎檔案

購銷存系統期初數據公共參數業務范圍基礎檔案信息存貨系統業務科目7第7頁操作指導

開啟系統控制臺進行基礎設置

依次啟用采購管理系統、銷售管理系統、庫存管理系統、存貨核實系統錄入期初數據8第8頁1.1開啟系統控制臺123459第9頁1.2進行基礎設置(存貨分類）12345610第10頁1.3進行基礎設置(存貨檔案）1234567811第11頁1.4進行基礎設置(倉庫檔案）1234567891011121312第12頁1.5進行基礎設置(收發類別）12345613第13頁1.6進行基礎設置(采購類型）1234514第14頁1.7進行基礎設置(銷售類型）123415第15頁1.8進行基礎設置(產品結構）123456716第16頁1.9進行基礎設置(費用項目）123417第17頁1.10進行基礎設置(發運方式）123418第18頁2.1啟用采購管理系統12345619第19頁2.2啟用銷售管理系統1234567820第20頁2.3啟用庫存管理系統123421第21頁2.4啟用存貨管理系統1234567891022第22頁采購管理系統期初數據錄入期初數據記賬期初采購入庫單錄入（貨到票未到業務）期初在途存貨錄入（票到貨未到業務）23第23頁123456783.1.1錄入采購系統期初數據-貨到票未到業務處理24第24頁3.1.2錄入采購系統期初數據-票到貨未到業務處理1234567825第25頁3.1.3錄入采購系統期初數據-采購系統期初記賬12326第26頁庫存管理（存貨）期初數據錄入庫存（存貨）中執行期初記賬庫存（存貨）中錄入期初余額存貨核實中錄入期初差異27第27頁3.2.1錄入庫存/存貨期初數據-錄入存貨期初數據1234528第28頁3.2.2錄入庫存/存貨期初數據-錄入存貨期初差異1234529第29頁3.2.3錄入庫存/存貨期初數據-存貨期初記賬12330第30頁銷售管理系統期初數據錄入期初委托代銷發貨單錄入31第31頁3.3.1錄入銷售系統期初數據-期初委托代銷發貨單1234567832第32頁采購管理第3節日常處理33第33頁主要內容系統概述日常業務處理采購管理與其它系統主要關系功效概述

采購訂單管理采購業務管理34第34頁采購管理與其它系統主要關系采購入庫單采購入庫單采購發票存貨成本付款信息基礎設置庫存管理系統管理采購管理應付款管理存貨核實35第35頁日常業務處理采購訂單管理采購入庫業務采購退貨業務現付業務受托代銷業務綜合查詢月末處理36第36頁執行采購訂單采購訂單管理關閉采購訂單采購訂單查詢統計錄入采購訂單審核采購訂單錄入采購訂單審核采購訂單37第37頁采購業務15日，向北京聯想分企業訂貨一批，貨物為聯想天鶴PIII/500，數量為50套，單價為9659元，預計到貨日期為本月8日。業務類型：采購訂貨操作指導：1．在采購管理系統中填制采購訂單2．在采購管理系統中審核采購訂單38第38頁1．在采購管理系統中填制采購訂單12312339第39頁2．在采購管理系統中審核采購訂單123440第40頁采購入庫業務

單貨同行暫估業務在途業務貨到票未到票到貨未到41第41頁單貨同行憑證憑證憑證發票制單（應付款系統）核銷制單結算制單采購入庫單錄入（采購管理）采購入庫單記賬（存貨核實）采購入庫單審核（庫存管理）借：原材料貸：物資采購借：物資采購應交稅金貸：應付賬款借：應付賬款貸：銀行存款采購發票錄入（采購管理）錄入付款單（應付款系統）審核、記賬（總賬系統）42第42頁貨到票未到（暫估入庫）業務

三種處理方式：月初回沖、單到回沖、單到補差

以單到回沖為例，暫估處理業務流程

1.當月,貨到票未到:暫估制單暫估入庫單記賬（存貨核實）借：原材料貸：物資采購填制暫估入庫單（采購管理）

2.下月發票到:藍字回沖單制單紅字回沖單制單填制采購發票（采購管理）采購結算（采購管理）暫估處理（存貨核實）借：原材料(紅)貸：物資采購(紅)借：原材料貸：物資采購43第43頁采購業務2

6日，收到北京聯想分企業提供聯想天禧PIII/550，數量為20臺，商品已驗收入硬件庫，未收到發票。業務類型：貨到票未到-暫估入庫業務。操作指導：

1．在采購管理系統中填制暫估入庫單2．在庫存管理系統中審核暫估入庫單3．在存貨核實系統中輸入采購入庫單暫估單價4.在存貨核實系統中對采購入庫單進行記賬5．在存貨核實系統中生成入庫憑證44第44頁1．在采購管理系統中填制暫估入庫單1234512345第45頁2．在庫存管理系統中審核暫估入庫單123446第46頁3．在存貨核實系統中輸入采購入庫單暫估單價1235647第47頁4.在存貨核實系統中對采購入庫單進行記賬12345648第48頁5．在存貨核實系統中生成入庫憑證123456749第49頁票到貨未到（在途存貨）業務

假如先收到了供貨單位發票，而沒有收到供貨單位貨物，能夠對發票進行壓單處理，待貨物抵達后，再一并輸入計算機做報賬結算處理。但假如需要實時統計在途貨物情況，就必須將發票輸入計算機，待貨物抵達后，再填制入庫單并做采購結算。50第50頁采購退貨業務貨雖收到，但未做入庫手續貨已收到，并辦理部分手續

入庫單

發票退貨處理操作流程51第51頁貨雖收到，但未做入庫手續

假如還未錄入采購入庫單，此時只要把貨退還給供給商即可，軟件中不用做任何處理。52第52頁從入庫單角度來看，分為兩種情況(1)入庫單未記賬

即已經錄入“采購入庫單”，但還未記入存貨明細賬。此時又分三種情況：①未錄入“采購發票”假如是全部退貨，可刪除“采購入庫單”；假如是部分退貨，可直接修改“采購入庫單”。②已錄入“采購發票”但未結算

假如是全部退貨，可刪除“采購入庫單”和“采購發票”；假如是部分退貨，可直接修改“采購入庫單”和“采購發票”。③已經錄入“采購發票”并執行了采購結算若結算后發票沒有付款，此時可取消采購結算，再刪除或修改“采購入庫單”和“采購發票”，若結算后發票已付款，則必須錄入退貨單。(2)入庫單已記賬

此時不論是否錄入“采購發票”，“采購發票”是否結算，結算后“采購發票”是否付款，都需要錄入退貨單。53第53頁從采購發票角度來看，分為兩種情況(1)采購發票未付款

當入庫單還未記賬時，直接刪除“采購入庫單”和“采購發票”，已結算“采購發票”需先取消結算再刪除。當入庫單已經記賬時，必須錄入退貨單。(2)采購發票已付款

此時不論入庫單是否記賬，都必須錄入退貨單。54第54頁退貨處理操作流程憑證憑證憑證紅字發票制單（應付款系統）核銷制單結算制單退貨單錄入（采購管理）退貨單記賬（存貨核實）退貨單審核（庫存管理）借：原材料(紅)貸：物資采購(紅)借：物資采購(紅)應交稅金(紅)貸：應付賬款(紅)借：銀行存款(紅)貸：應付賬款(紅)紅字發票錄入（采購管理）錄入收款單（應付款系統）審核、記賬（總賬系統）55第55頁現付業務現結制單（應付款系統）填制采購發票（采購管理）現付處理（采購管理）借：物資采購貸：銀行存款56第56頁受托代銷業務

受托代銷業務是指商業企業接收其它企業委托，為其代銷商品行為。這種業務處理流程為：

(1)受托方接收貨物，填制受托代銷入庫單。(2)受托方售出代銷商品后，手工開具代銷商品清單交委托方。(3)委托方開具發票。(4)受托方進行“委托代銷結算”，計算機自動生成“受托代銷發票”和“受托代銷結算單”。57第57頁綜合查詢單據查詢經過“入庫單明細列表”、“發票明細列表”、“結算單明細列表”、“憑證列表查詢”能夠分別對入庫單、發票、結算單、憑證進行查詢。賬表查詢經過對采購管理系統提供采購明細表、采購統計表、余額表及采購分析表對比分析，能夠掌握采購步驟業務情況，為事中控制、事后分析提供依據。58第58頁月末結賬

月末結賬是將當月單據數據封存，結賬后不允許再對該會計期采購單據進行增加、修改、刪除處理。59第59頁銷售管理第3節日常處理60第60頁主要內容

系統概述日常業務處理功效概述銷售管理系統與其它系統主要關系銷售訂單管理銷售業務管理61第61頁銷售管理與其它系統主要關系出庫單出庫單發票、單據銷售成本收款信息現存量基礎設置庫存管理系統管理銷售管理應收管理存貨核實62第62頁日常業務處理銷售訂貨管理銷售發貨業務銷售退貨業務現收業務委托代銷業務銷售調撥業務

零售業務其它業務綜合查詢月末處理63第63頁銷售訂貨管理錄入銷售訂單審核銷售訂單關閉銷售訂單銷售訂單查詢統計64第64頁銷售業務1

18日，銷售二部，收到哈爾濱飛機制造廠訂單一張，訂購聯想天禧套裝，計50套，訂購單價11499元，預計本月28日發貨。

業務類型：銷售訂貨業務操作指導：

1．在銷售管理系統中填制銷售訂單2．在銷售管理系統中審核銷售訂單65第65頁1．在銷售管理系統中填制并審核銷售訂單1234567866第66頁銷售發貨業務先發貨后開票開票直接發貨67第67頁先發貨后開票參考憑證憑證憑證發票制單（應收款系統）核銷制單制單錄入發貨單并審核（銷售管理）銷售出庫單記賬（存貨核實）銷售出庫單審核（庫存管理）借：主營業務成本貸：庫存商品借：應收賬款貸：主營業務收入應交稅金/銷項稅借：銀行存款貸：應收賬款生成銷售發票（銷售管理）錄入收款單（應收款系統）審核、記賬（總賬系統）參考錄入銷售訂單并審核（銷售管理）68第68頁銷售業務2

10日，銷售四部，向北京世紀學校企業出售管理革命光盤，計1000張，單位售價為98元。由配套用具庫發貨。給予九折折扣。同時開據銷售普通發票一張，票號為48701，款未收。業務類型：

普通銷售業務；業務特征：商業折。操作指導：1．在銷售管理系統中填制并審核發貨單2．在銷售管理系統中依據發貨單生成銷售發票并審核3．在庫存管理系統中審核銷售出庫單4．在存貨核實系統中對銷售出庫單記賬并生成憑證5．在應收款系統中進行發票制單69第69頁1．在銷售管理系統中填制并審核發貨單123456789101170第70頁2在銷售管理系統中依據發貨單生成銷售發票并審核1234567891071第71頁3．在庫存管理系統中審核銷售出庫單123472第72頁4．在存貨核實系統中對銷售出庫單記賬并生成憑證1234561234567873第73頁5．在應收款系統中進行發票制單12345674第74頁開票直接發貨

開票直接發貨與先發貨后開票銷售業務模式不一樣是：首先依據銷售訂單填制銷售發票并審核，審核后銷售發票自動生成對應發貨單、銷售出庫單以及應收賬款，并傳遞到庫存管理系統和應收款管理系統。75第75頁銷售退貨業務先發貨后開票銷售業務模式下退貨處理

開票直接發貨銷售業務模式下退貨處理76第76頁先發貨后開票銷售業務模式下退貨處理憑證生成憑證憑證紅字發票制單（應收款系統）核銷制單制單錄入退貨單并審核（銷售管理）紅字出庫單記賬（存貨核實）紅字出庫單審核（庫存管理）借：主營業務成本(紅)貸：庫存商品(紅)借：應收賬款(紅)貸:主營業務收入(紅)應交稅金(紅)借：銀行存款(紅)貸：應收賬款(紅)生成紅字銷售發票（銷售管理）錄入收款單（應收款系統）審核、記賬（總賬系統）77第77頁銷售業務3

28日，銷售二部，哈飛企業退回聯想天禧套裝1套，無稅單價11499元，入硬件庫。業務類型：先發貨后開票退貨業務。操作指導：1．在銷售管理系統中填制并審核退貨單2．在銷售管理系統中增加并審核紅字專用發票3．在庫存管理系統中審核銷售出庫單（略）4．在存貨核實系統中對銷售出庫單記賬并生成憑證（略）5．在應收款系統中進行發票制單（略）78第78頁1．在銷售管理系統中填制并審核退貨單1234567879第79頁2．在銷售管理系統中增加并審核紅字專用發票123456789101180第80頁開票直接發貨銷售業務模式下退貨處理

填制并審核紅字銷售發票，審核后紅字銷售發票自動生成對應退貨單、紅字銷售出庫單以及紅字應收賬款，并傳遞到庫存管理系統和應收款管理系統。81第81頁現收業務現結制單（應收款系統）填制銷售發票（銷售管理）現收處理（銷售管理）借：銀行存款貸：應收賬款審核銷售發票（銷售管理）82第82頁銷售業務4

12日，銷售一部，向哈爾濱飛機制造廠出售憑證套打紙-8X，計100箱(批次5903)，按參考售價出售。由產品庫發貨。同時開據銷售專用發票一張，票號為48702。收到24570元轉賬支票一張，票號25792，做現結處理。業務類型：現結銷售操作指導：1．在銷售管理系統中填制并審核發貨單（略）2．在銷售管理系統中依據發貨單生成銷售專用發票（略）3．在銷售管理系統中進行現結處理4．在銷售管理系統中審核銷售發票（略）5．在庫存管理系統中審核銷售出庫單（略）6．在存貨核實系統中對銷售出庫單記賬并生成憑證（略）7．在應收款系統中進行現結制單83第83頁3．在銷售管理系統中進行現結處理123484第84頁7．在應收款系統中進行現結制單1234567885第85頁委托代銷業務憑證參考填制并審核委托代銷發貨單（銷售管理）填制并審核委托代銷結算單（銷售管理）憑證憑證發票制單（應收款系統）核銷制單制單銷售出庫單記賬（存貨核實）銷售出庫單審核（庫存管理）借：主營業務成本貸：庫存商品借：應收賬款貸：主營業務收入應交稅金借：銀行存款貸：應收賬款生成銷售發票（銷售管理）錄入收款單（應收款系統）審核、記賬（總賬系統）86第86頁銷售業務5

18日，銷售二部，從硬件庫發出聯想天鶴PIII/500，計20套，售價為9959元，委托上海萬邦證券代為銷售，貨已發出還未結算。業務類型：委托代銷業務操作指導：1．在銷售管理系統中填制委托代銷發貨單2．在銷售管理系統中審核委托代銷發貨單87第87頁1．在銷售管理系統中填制并審核委托代銷發貨單123456788第88頁銷售業務6

3．15日，銷售一部，收到北京世紀學校委托代銷結算單一張，結算普通打印紙，計100箱(批次5768)，結算單價為130元。馬上開據銷售普通發票給北京世紀學校，票號為48705，款未收。業務類型：委托代銷結算89第89頁1．在銷售管理系統中填制并審核委托代銷結算單2．在銷售管理系統查看并審核銷售普通發票（略）3．在庫存管理系統中審核銷售出庫單（略）4．在存貨核實系統中對銷售出庫單記賬并生成憑證(略）5．在應收款系統中進行發票制單（略）操作指導：90第90頁1．在銷售管理系統中填制并審核委托代銷結算單12345678991第91頁銷售調撥業務銷售調撥業務處理流程以下：

(1)當發生銷售調撥業務時，在銷售系統中填制并審核銷售調撥單。

(2)審核后銷售調撥單自動生成發貨單，同時分倉庫生成銷售出庫單并傳遞到庫存管理系統進行審核。

(3)審核后銷售調撥單自動生成應收賬款并傳遞到應收款系統。

(4)與普通銷售業務不一樣是，在應收款系統中依據銷售調撥單生成憑證不含稅金。92第92頁零售業務

假如用戶有零售業務，用戶零售業務數據能夠先按日匯總，然后經過零售日報進行處理。零售日報記銷售收入賬；生成發貨單和銷售出庫單，進行銷售出庫登賬處理。

對于零售業務，倉庫指是最終出貨地點，比如，零售商場，倉庫指是將貨物交給客戶柜組，貨物從倉庫到柜組過程，屬于庫存轉庫處理，由庫存管理系統完成。93第93頁其它業務包裝物租借代墊運費銷售支出94第94頁綜合查詢

單據查詢

經過“銷售訂單列表”、“發貨單列表”、“委托代銷發貨單列表”、“發票列表”、“銷售調撥單列表”、“零售日報列表”能夠分別對銷售訂單、發貨單、委托代銷發貨單、銷售發票、銷售調撥單、零售日報進行查詢。

賬表查詢經過查詢銷售管理系統提供銷售明細表、銷售統計表、余額表及銷售分析表，實現對銷售業務事中控制、事后分析管理。95第95頁月末結賬月末結賬是將當月單據數據封存，結賬后不允許再對該會計期銷售單據進行增加、修改、刪除處理。96第96頁庫存管理第3節日常處理97第97頁主要內容系統概述日常業務處理功效概述

日常收發存業務處理庫存控制

庫存管理系統與其它系統主要關系庫存管理系統應用模式98第98頁庫存管理與其它系統主要關系出入庫單據采購入庫單銷售出庫單基礎設置采購管理系統管理庫存管理銷售管理存貨核實可銷售量99第99頁庫存管理系統應用模式1.集成應用模式

當庫存管理與采購管理、銷售管理、存貨核實集成使用時，在采購管理系統中錄入采購入庫單，在銷售管理系統中錄入發貨單，審核后自動生成銷售出庫單傳遞到庫存管理系統，在庫存管理系統中只錄入除采購入庫、銷售出庫之外其它單據，并完成對各種出入庫單據審核。2.獨立應用模式

假如庫存管理系統單獨使用，那么全部出入庫單據均由庫存系統填制。100第100頁日常業務處理入庫業務出庫業務其它業務

采購入庫其它入庫產成品入庫101第101頁庫存業務

12月10日，銷售二部，收到北京聯想分企業提供聯想天鶴PIII/500，計20臺，暫估價為9699元，入硬件庫。業務類型：采購入庫-暫估入庫說明說明102第102頁說明：

假如同時啟用了采購管理、庫存管理、存貨核實，則應在采購管理系統中錄入采購入庫單，不能從庫存管理系統中錄入。所以，本業務在庫存中不做處理；

假如同時啟用了庫存管理、存貨核實，則在庫存管理系統中錄入采購入庫單；

假如只啟用了存貨核實系統，則在存貨核實系統填制采購入庫單。

103第103頁庫存業務

12月12日，收到制造車間普通打印紙-A4(批次6001)，計100箱，驗收入產品庫。業務類型：產成品入庫操作指導：1．在庫存管理系統中錄入產成品入庫單并審核2.在存貨核實系統中錄入生產總成本3.在存貨核實系統中對產成品入庫單記賬（略）4.在存貨核實系統中生成憑證（項目：普通打印紙-A4）（略）104第104頁庫存業務

12月9日，銷售二部，收到贈品—聯想17寸顯示器一臺，單價2200元。業務類型：其它入庫-贈品入庫操作指導：1．在庫存管理系統中錄入其它入庫單并審核2．在存貨核實系統中輸入其它入庫單存貨單價“2200”3．在存貨核實系統中對其它入庫單記賬（略）4．在存貨核實系統中生成憑證105第105頁1．在庫存管理系統中錄入其它入庫單并審核1234567106第106頁2．在存貨核實系統中輸入其它入庫單存貨單價“2200”12345107第107頁4．在存貨核實系統中生成憑證123456789108第108頁1．在庫存管理系統中錄入產成品入庫單并審核123456109第109頁2.在存貨核實系統中錄入生產總成本12345110第110頁出庫業務銷售出庫材料出庫其它出庫111第111頁庫存業務

12月20日，銷售二部，向天津海達企業銷售聯想17寸顯示器一臺，單價2500元。業務類型：銷售出庫說明112第112頁說明

假如同時啟用了銷售管理、庫存管理、存貨核實，則應在銷售管理系統中錄入銷售出庫單，不能從庫存管理系統中錄入。所以，本業務在庫存中不做處理；

假如同時啟用了庫存管理、存貨核實，則在庫存管理系統中錄入銷售出庫單；

假如只啟用了存貨核實系統，則在存貨核實系統填制銷售出庫單。113第113頁庫存業務

12月3日，制造部，從材料庫領用20噸銅板紙用于生產普通打印紙-A4。業務類型：材料出庫業務操作指導：1.在庫存管理系統中錄入材料出庫單并審核2.在存貨核實系統中對材料出庫單記賬3.在存貨核實系統中生成憑證114第114頁1.在庫存管理系統中錄入材料出庫單并審核12345678115第115頁2.在存貨核實系統中對材料出庫單記賬123456116第116頁3.在存貨核實系統中生成憑證123456789117第117頁庫存業務

12月15日，銷售一部，領取樣品普通打印紙-A4（批號6001）和憑證套打紙-8X（批號5903）各1箱。業務類型：

其它出庫-樣品出庫。操作指導：1.在庫存管理系統中錄入其它出庫單并審核2.在存貨核實系統中對其它出庫單記賬（略）3.在存貨核實系統中生成憑證（填入對方科目：5501營業費用）（略）118第118頁1.在庫存管理系統中錄入其它出庫單并審核123456119第119頁其它業務庫存調撥盤點組裝和拆卸形態轉換120第120頁庫存業務12月5日，銷售一部，從制造部調撥普通打印紙-A4（批號5768）和憑證套打紙-8X（批號5903）各500箱。業務類型：庫存調撥-部門調撥操作指導：1．在庫存管理系統中填制調撥單2．在庫存管理系統中對調撥單生成其它出入庫單進行審核3．在存貨核實系統中對其它出入庫單記賬121第121頁1．在庫存管理系統中填制調撥單123456122第122頁12345672．在庫存管理系統中對調撥單生成其它出入庫單進行審核123第123頁3．在存貨核實系統中對其它出入庫單記賬123456124第124頁庫存業務

12月31日，配套用具庫進行盤點，“管理革命”實際庫存998張，星光燦爛實際庫存1100張。業務類型：盤點業務125第125頁5．在存貨核實系統中生成憑證（略）操作指導：１.在庫存管理系統中增加盤點單2．在庫存管理系統中對盤點單生成其它入庫單、其它出庫單進行審核（略）3.在存貨核實系統中輸入盤盈入庫存貨“星光燦爛”入庫單價“38”（略）4．在存貨核實系統中對其它入庫單、其它出庫單進行記賬（略）126第126頁1．在庫存管理系統中增加盤點單12345678127第127頁庫存業務12月24日，銷售二部，組裝了51套聯想天禧套裝。業務類型：組裝業務128第128頁操作指導：1.在庫存管理系統中錄入組裝單2.在庫存管理系統中對組裝單生成其它入庫單、其它出庫單進行審核（略）3．在存貨核實系統中修改其它入庫單單價（略）

4．在存貨核實系統中對其它入庫單、其它出庫單記賬。（略）129第129頁1.在庫存管理系統中錄入組裝單123456