中華人民共和國檔案行業(yè)標準（DA/T40-2008）——《印章檔案整理規(guī)則》1范圍

本標準規(guī)定了印章檔案的整理原則和方法。

本標準適用于各級國家綜合檔案館。機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位檔案室（館）可參照使用。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。

DA/T13—1994檔號編制規(guī)則

DA/T18—1999檔案著錄規(guī)則

DA/T22—2000歸檔文件整理規(guī)則

3術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本標準。

3.1

印章seal

將文字、符號和圖形等按照一定的規(guī)范格式或藝術(shù)風格刻制、鑄造在物體上，形成的以蓋制圖形和文字標記為使用方式的標志性信物和藝術(shù)品。一般包括印面、印文、邊款、印紐（執(zhí)柄）和印材5個構(gòu)成要素。作為在社會交往中象征和證明身份、權(quán)力與地位，起憑證信物作用的印章又稱作實用印章或印信；作為以欣賞和表現(xiàn)篆刻藝術(shù)為目的的印章又稱作藝術(shù)印章或文人印章。

本標準以下有關(guān)印章的表述，未作特殊說明的，均指實用印章。

3.2

印章檔案sealarchives

國家機構(gòu)、社會組織和個人在從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等社會活動中形成和使用過的印章，是一種具有特殊載體形態(tài)并在歷史研究、檔案考證、文物收藏和藝術(shù)鑒賞等方面有著特殊價值的檔案。

3.3

印模moulage

采用反扣法將印章鈐蓋或壓蓋（俗稱蓋章）在紙張或其它物體的空白處，留下的印章印面圖樣。其中，專門用于鑒別真?zhèn)蔚拇娴子∧Ｓ址Q作印鑒。印模不同于印刷廠使用的印章模具。

3.4

印紐

sealhandle

印章頂端用于穿線和執(zhí)握的部位，通常被雕刻成動物等各種形狀。現(xiàn)代機構(gòu)法人使用的印章已較少制作印紐，其印紐部位已逐漸被執(zhí)柄所取代。

4整理原則

遵循形成規(guī)律，集中整理分類，區(qū)分保管價值，便于保管利用。

5質(zhì)量要求

5.1收集的印章應(yīng)確保齊全、完整、真實。

5.2整理的方法應(yīng)科學、規(guī)范。

5.3整理印章檔案使用的材料應(yīng)符合長久保管檔案的需要。

6清洗方法

6.1一般清洗方法

將印章印面朝下放入裝有清洗劑溶液的容器之中浸泡，待污垢松軟后，使用刷子刷洗印章。印面凹陷部位難以刷洗干凈的油垢，可使用竹針挑剔。刷洗干凈的印章放在通風處晾干。

6.2清洗劑的選擇

為避免使用清洗材料不當，造成對印章的損壞，不同印材的印章應(yīng)選用不同性質(zhì)的清洗劑清洗。竹木類（竹、木、根等）印章宜選用95%醫(yī)用酒精；金屬類（銅、鋼、鐵、合成金屬等）印章宜選用煤油；礦物類（玉、石、瑪瑙、翡翠等）、橡膠及塑料制品類（橡膠、橡皮、有機玻璃等）印章宜選用洗潔精；骨質(zhì)類（骨、角、牙等）印章可選用95%醫(yī)用酒精或洗潔精。

6.3清洗要求

6.3.1清洗印章應(yīng)去除印章上的油泥、污物、霉點和銹斑。

6.3.2清洗后的印章應(yīng)確保完整、清潔、不變形，保持印面和邊款中字跡與圖案的完整、清晰。

6.3.3使用酒精、煤油等易燃清洗劑清洗印章時，應(yīng)注意防火。

6.3.4使用竹針挑剔印面污物時，手法要輕，防止損壞印面。

6.3.5用橡皮制作印面貼附在木質(zhì)或有機玻璃(塑料)等印柄上的印章，對其清洗時，應(yīng)避免長時間浸泡和用力過猛，以防止印面老化和脫落。

7整理方法

7.1集中印章

檔案館保管的印章檔案應(yīng)按館藏集中，統(tǒng)一整理，不宜按來源原則劃分全宗。

檔案室保管的本單位內(nèi)設(shè)機構(gòu)、專業(yè)活動中使用的印章檔案可以按全宗集中，進行整理。

7.2劃分保管期限

印章檔案的保管期限分為永久（代號YJ）和定期（15年，代號DQ）兩種。對外行文使用的機構(gòu)和組織法人及其辦事機構(gòu)（辦公室）印章的保管期限為永久；其它內(nèi)設(shè)機構(gòu)和業(yè)務(wù)工作印章的保管期限為15年。嚴重破損和一般事務(wù)性工作（收發(fā)文等）使用的無檔案保管價值的印章，不列入歸檔整理范圍，已進館的，應(yīng)按照國家有關(guān)銷毀檔案的規(guī)定統(tǒng)一組織銷毀。

反映本地各個歷史時期篆刻藝術(shù)成就的藝術(shù)印章的保管期限為永久。

7.3分類

印章檔案在整理過程中，一般可根據(jù)印章檔案的歷史時期（中華人民共和國建國前、中華人民共和國建國后）、印章屬性（機構(gòu)、個人）、機構(gòu)類型（黨政機關(guān)、社會組織、企業(yè)、事業(yè)單位等）或人物類別等特征組織分類。

示例：

表1印章檔案整理分類方案

一級分類二級分類三級分類

中華人民共和國建國前（1）機構(gòu)（1）……

個人（2）……

中華人民共和國建國后（2）機構(gòu)（1）黨政機關(guān)印章（1）

社會組織印章（2）

企業(yè)印章（3）

事業(yè)單位印章（4）

個人（2）……

檔案館應(yīng)根據(jù)館藏印章檔案的實際，合理地選擇和確定具體分類的依據(jù)、分類層次的多少和各級類目的名稱。

藝術(shù)印章可按作者進行分類。

7.4排序

印章檔案按保管期限—分類號—枚號順序逐盒組織排架。相同保管期限、相同類別的實用印章，可按整理批次—機構(gòu)（或人名字順）—形成時間順序組織排序；相同保管期限、相同類別的藝術(shù)印章，可按整理批次—作者（人名字順）—形成時間順序組織排序。

7.5裝盒

相同保管期限、相同類別的印章，依印章排列順序裝盒。裝盒時，可根據(jù)印章規(guī)格的不同，確定盒內(nèi)存放印章的數(shù)量。盒內(nèi)印章一般按從左至右，從上至下的順序排放。

7.6編制檔號

7.6.1要求

印章檔案整理完畢后應(yīng)編制檔號，以固定排序位置。

7.6.2

檔號結(jié)構(gòu)

印章檔案的檔號由“印章檔案代號”、“保管期限代號”、“分類號”和“印章枚號”等組成，用漢語拼音字母、阿拉伯數(shù)字及連接號“─”混合編制。連接書寫時，格式如下：

印章檔案代號—保管期限代號—分類號—印章枚號

7.6.3編號方法

印章檔案代號：使用漢語拼音字母“YZ”代表“印章檔案”。

保管期限代號：使用漢語拼音字母“YJ”代表“永久”；使用漢語拼音字母“DQ”代表“定期”。

分類號：使用阿拉伯數(shù)字加間隔符“.”編制分類號。其中間隔符“.”用以區(qū)分分類層次。

印章枚號：根據(jù)印章檔案在最后一級類目中的排列順序，用阿拉伯數(shù)字按流水方式編制枚號。

示例：

印章檔號連續(xù)書寫式樣

8裝具

8.1裝具的形式

印章檔案使用內(nèi)襯活動式隔條的翻蓋檔案盒裝具［見附錄C圖C.1(a)］。檔案盒平置疊放。盒內(nèi)從上到下的排列順序為：印模單—備考表—印章。

8.2材質(zhì)要求

印章檔案盒采用白板紙為胎，黃裱紙為面，背脊和盒蓋折疊處夾芯藍布制作，盒子及隔條的厚度為3mm。

8.3格式尺寸

印章檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm×100mm(長×寬×高)。內(nèi)襯隔條數(shù)量一般為豎5橫3。隔條間相互距離可以自由調(diào)整。

8.4填寫項目

在印章檔案盒盒蓋封面、下側(cè)脊和背脊分別設(shè)置“保管期限”、“分類號”、“起止枚號”等填寫項目［見附錄C圖C.1（b、c、d）］。

“保管期限”和“分類號”的填寫方法同本標準和，“起止枚號”填寫盒內(nèi)第一枚印章和最后一枚印章的枚號，中間用連接號“─”連接。

9目錄與備考表

9.1印章檔案保管目錄

9.1.1目錄規(guī)格與項目

印章檔案保管目錄使用A4型（297mm×210mm）紙張，采用表格形式，設(shè)置“保管期限”、“分類號”、“枚號”、“印文（邊款）”、“使用起止時間”、“印材”、“備注”等項目［見附錄C圖C.2(a)］。

印章檔案保管目錄封面設(shè)置“保管期限”、“分類號”等項目［見附錄C圖C.2（a）］.

9.1.2著錄方法

保管期限：填寫印章檔案的保管期限。方法同本標準。

分類號：填寫印章檔案的分類編號。方法同本標準。

枚號：填寫印章檔案的枚號。參見本標準。

印文(邊款)：“印文”填寫印章印面上的文字內(nèi)容。“邊款”填寫印章邊款中的文字內(nèi)容，填寫的邊款文字兩端應(yīng)加注圓括號“（）”。無邊款的印章可不填“邊款”。

示例：剿匪總兵關(guān)防（1651年制）

使用起止時間：填寫印章啟用（或制作）和印章失效的時間。用8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，中間用起止符“—”連接。時間無法確定的，用空格“□”表示。

示例1：19850212—1999□□□□。

藝術(shù)印章可只填寫制作時間。

示例2：19990123

印材：填寫印章的制作材料，如：竹、木、根、銅、鋼、鐵、合成金屬、玉、石、瑪瑙、翡翠、橡膠、有機玻璃、骨、角、牙等。當印章的印面與執(zhí)柄分別采用不同材料制作時，只填寫印面的制作材料。

備注：注釋對印章需要說明的情況。如與文書檔案及其它相關(guān)檔案的參見號等。

9.1.3

目錄的組織

印章檔案保管目錄按檔號順序組織條目，根據(jù)保管期限的不同，分別裝訂成冊，編制成印章檔案保管和檢索用的基本工具。

9.2備考表

9.2.1規(guī)格式樣

印章檔案備考表使用A4型紙張，采用表格形式，設(shè)置“本盒印章情況說明”、“整理人”和“整理時間”等項目。（見附錄C）

9.2.2填寫要求

本盒印章情況說明：填寫盒內(nèi)印章檔案的數(shù)量、完整性及其它需要說明的情況。

整理人：填寫整理本盒印章檔案的人員姓名。

整理時間：填寫本盒印章檔案整理完畢的年月日。

9.2.3

存在位置

備考表置于印章檔案盒內(nèi)，排在印模單之后，印章之前。

10制作印模

10.1使用材料

宣紙、平板紙、印泥臺、印泥、毛氈、壓條、墨、照相機等。

10.2制作要求

10.2.1蓋制印模使用的印章、工具和材料應(yīng)保持清潔。

10.2.2印泥臺和攪拌印泥的工具應(yīng)使用非金屬材料。

10.2.3蓋制印模使用的宣紙應(yīng)平整地鋪放在墊有毛氈的桌面上。蓋制印模時，印章要放準位置，均勻用力，一次成型。

10.2.4蓋出的印模要求印模工整、印文清晰、圖形完整、排列美觀。

10.2.5對有邊款和特殊紐式的印章，可分別采用拓片和照相的方式對其進行復制和取樣，作為印模的有機組成部分，一同編輯。

10.2.6鋼印可直接在80克以上平板紙上壓制印模。

10.3編輯印模

10.3.1

印章檔案印模可采用手工或計算機兩種方法進行編輯。手工編輯印模應(yīng)先策劃后蓋制；用計算機編輯印模可先在紙張上蓋制印模，經(jīng)掃描數(shù)字化處理后再用計算機編輯。通過掃描形成的數(shù)字化印模應(yīng)妥善保管，防止外泄。

10.3