電算化會計信息系統的內部把握通過對電算化會計信息系統內部把握的特點的分析,初步探討了其主要內容和可能存在的問題,并對如何加強和完善電算化會計信息系統的內部把握提出了建議。內部把握一般包括內部管理把握和內部會計把握,電算化會計信息系統的內部把握則是內部會計把握的特殊形式,也是內部會計把握深層次的進展。隨著計算機技術、網絡技術、通訊技術和數據庫技術等高新技術的飛速進展和在各個領域(包括會計領域)的廣泛應用,會計工作經受了從手工會計到會計電算化再到網絡會計的進展過程,會計處理的流程也隨之發生了變化;會計數據處理的工具也從算盤進展到計算機單機和計算機網絡,會計賬簿、企業財務報告從傳統的紙介質形式向電子賬簿、網絡財務報告形式轉變,構成了電算化會計信息系統。在電算化會計信息系統環境下,這些變革無疑也給內部會計把握帶來了新的問題和挑戰。本文通過對電算化會計信息系統內部把握的特點的分析,初步探討了其主要內容和可能存在的問題,并對如何加強和完善電算化會計信息系統的內部把握提出了建議。一、與手工會計系統相比,電算化會計信息系統內部把握的特點.內部會計把握是處理睬計業務時所形成的自我調整和自我約束的有機體,包括了一系列既相互聯系又相互制約的制度和手續。它是會計活動健康有序運行的重要保證,也是開展審計工作的基本條件和重要內容。“中華人民共和國會計法”規定各單位必需建立健全內部會計把握制度,《會計法》關于內部會計把握制度的主要內容包括:職責明確、相互制約、嚴格程序、照實記錄、定期檢查等[1]。經過多年的研討、實踐、積累,手工會計系統的內部把握已形成了一整套行之有效的方法和制度,然而,隨著現代信息技術在財會領域的廣泛應用,使得原有的會計內部把握制度和方法在各方面都受到了挑戰。本文認為,與手工會計系統的內部把握相比,電算化會計信息系統的內部把握有以下幾方面的特點:1.內部把握的措施和方式發生了變化。主要體現在2個方面:一是原手工會計系統下的一些內部把握措施在實施電算化后沒有必要存在。例如,制作科目匯總表、憑證匯總表,試算平衡的操作,以及總賬、明細賬核對等。由于計算機自動計算匯總一般不會出錯,除非在計算機病毒的影響、非法操作和數據受損等狀況下才會消滅試算不平衡等現象,因此以上措施沒有必要存在。二是原手工會計系統下的一些內部把握措施,在電算化后轉移到了計算機內部。例如,記賬憑證里金額的借貸平衡、各賬戶的發生額平衡、賬戶的余額平衡檢查等,也就沒有必要存在了。一般來講,電算化會計信息系統的內部把握措施分為以組織措施為主的一般把握和以計算機系統程序把握為主的應用把握,并且組織把握是應用把握的基礎和保障;而把握的方式由人工把握轉變為計算機把握為主,并與人工把握相結合。2.內部把握制度有了新的內容。由于計算機技術、網絡技術等現代信息技術的引入,一方面使一些會計工作的形式發生變化,另一方面也給會計工作增加了一些新的工作內容;同時使內部會計把握的范圍更廣,包含了手工會計系統所沒有的一些內部把握,因而電算化會計信息系統下的內部把握制度也必需要有新的內容。例如,計算機硬件及軟件分析、程序設計、計算機維護人員及計算機操作人員的內部把握規章;計算機病毒防治,計算機系統內及磁盤內會計信息的平安愛護,網絡系統的平安把握規章;計算機操作管理員、系統管理員、系統維護員崗位責任制度;軟件使用權限的把握、修改程序的把握、數據備份的把握、科目代碼的把握、結賬時間的把握和設備的接觸把握等系統的權限把握制度等。3.內部把握的重點發生了轉移。手工會計信息系統內部把握的重點是會計憑證保管、整理、歸檔的把握,記賬程序的把握,會計人員崗位責任的把握,賬證、賬表和賬實核對等的把握;電算化會計信息系統內部把握的重點將由傳統的財務部門轉移到電子數據處理部門,內部把握放在原始數據輸入計算機的把握、會計信息輸出的把握、人機交互處理的把握、計算機系統之間連接的把握、系統的平安把握等方面,把握的要求也更加嚴格。二、電算化會計信息系統內部把握的主要內容電算化會計信息系統的內部把握可以劃分為:一般把握和應用把握兩大類。它們都是用來預防、發覺、訂正系統所發生的錯誤、舞弊和故障,使系統能正常運行;是供應牢靠和準時的信息保證。與手工會計系統相比,它們也是計算機應用于會計信息系統所產生的特殊把握.(一)電算化會計信息系統的一般把握電算化會計信息系統的一般把握是面對整個系統的把握,其對象涉及人員、設備和程序等。電算化會計信息系統一般把握影響到計算機應用的成敗,是應用把握的基礎,它為數據處理供應了良好的環境。電算化會計信息系統一般把握主要包括系統的組織把握、操作把握、系統平安把握、系統開發把握和系統維護把握等相互協作的系統運行環境方面的把握。1.組織把握。組織把握的目的主要是削減電算化部門發生錯誤及舞弊行為的可能性。它的某些內容在原理上與手工會計系統的把握并沒有多少區分,如職責分工、適當分權、職位輪換等。組織把握的基本原則是不相容的職責由不同的人員或部門來擔當,基本目標是建立恰當的組織機構和職責分工制度。電算化會計信息系統從建立到運行的整個生存周期中,依據職能不同化分為兩大部門即系統開發部門和系統應用部門,系統開發部門主要擔當系統的開發研制以及系統的維護工作等,系統應用部門主要負責日常會計處理工作。兩部門的人員要嚴格分工,系統開發人員一般不能從事系統應用操作,由于他們都是計算機專業人員,精通計算機并且了解電算化系統接受的各種把握技術、保密措施,可以輕易地進入系統進行不留痕跡的修改、破壞等操作。組織把握就是要使有關人員的越權處理活動難以進行,相互牽制、相互制約,以此來防止差錯、舞弊和犯罪行為的發生,保證電算化系統的牢靠運行。2.操作把握。為了保證數據處理的精確?????性和平安性,必需制定和執行各種標準的操作管理規程。例如,建立完備的機房管理制度,明確哪些人能上機操作、操作次序如何,嚴禁無關人員進入電算化機房,還要按有關規定記載上機日志等。為了防止舞弊行為,程序員不得參與操作,操作員不得接觸參與程序設計、不得更動軟件和打開數據庫修改數據;操作員不得任憑更換計算機所配置的系統參數及所安裝的軟件、并且不得在工作計算機上做任何與會計核算業務無關的事情,如在工作計算機上玩玩耍。3.系統平安把握。電算化會計信息系統應當層層設防、嚴加防范,主要包括硬件平安把握、軟件平安把握、網絡平安把握和實體平安把握等。訪問授權是計算機技術中一種常見的把握手段,它可以保證會計信息只能由授權人訪問,以防止非授權者的訪問、復制、修改和破壞,并且系統一旦被破壞仍保證能利用會計檔案備份快速恢復正常。無論是正常操作還是非法操作都必需由上機日志記錄在案,即使發生問題,也可以依據權限范圍以及上機日志快速追查事故緣由,以便分清責任、解決問題。4.系統開發把握。它是一種預防性把握,目的是防止電算化系統開發階段的錯誤和偏差,確保系統開發過程及內容符合內部把握的要求和有關標準。開發系統前,要進行有效的可行性爭辯,使系統的每項設計都等滿足單位的會計工作要求,并能適當滿足單位進展前景的要求;系統開發過程中還要留下審計線索,以保證日后審計工作的需要。電算化系統正式投入運行前,要對有關人員進行培訓,還要和手工會計工作并行一段時間(大約3個月),并經過有關主管部門和財政部門的評審驗收,以證明新系統的合理合法性。5.系統的維護把握。為了適應系統運行環境的變化,系統維護涉及到電算化系統功能的調整、擴充和完善,包括軟件的修改升級、計算機硬件和通訊設備的修理或更新等。對電算化系統進行維護必需經過周密方案,維護過程的每一環節都應設置必要的把握,如系統操作員不能直接參與軟件的修改,全部與系統維護有關的活動都應嚴格記錄并存檔。(二)電算化會計信息系統的應用把握電算化會計信息系統的應用把握是指影響系統特定用途的把握,即為適應會計處理的特殊要求而建立及實施的把握。應用把握是一般把握的深化,可以在一般把握的基礎上,直接深化到具體的業務數據處理,為數據處理的精確?????性、完整性和牢靠性供應最終的保證。應用把握主要包括3個方面:輸入把握、處理把握、輸出把握。1.輸入把握。目前電算化系統的數據輸入手段有鍵盤手工輸入、軟盤轉入和網絡傳送等,其中鍵盤手工輸入應用得最多,也最易出錯。只有輸入正確的數據,才能進行正確的處理。輸入把握包括4個方面:(1)經濟業務在由計算機處理前經過適當的批準;(2)經濟業務沒有被遺漏、添加、重復或不正值的更換;(3)經濟業務精確?????地轉變為機器可讀的形式,并被紀錄在數據文件中;(4)不正確的經濟業務被剔除、改正。在數據輸入過程中,目前使用的大部分軟件都設置了各種把握程序。例如,建立科目代碼名稱字典文件,輸入科目代碼時提示科目名稱,當有新增科目代碼自動追加到科目名稱字典中供用戶使用;建立科目對應關系參照文件,記賬憑證輸入完畢后,計算機自動推斷該科目的對應關系是否正確,假如不對,提示用戶進行修改。2.處理把握。處理把握是對數據處理的精確?????性和牢靠性的把握。數據處理的精確?????、牢靠,雖然在很大程度上依靠于輸入數據的精確?????性、計算機硬件和軟件安裝的牢靠性,但是,即使這方面都有其保證措施,仍舊可能消滅一些問題。例如,程序規律錯誤、計算錯誤、處理非法數據、重復輸入等狀況。因此,還必需設置處理把握措施,接受各種技術手段對輸入數據的精確?????性進行校驗。例如,在賬務處理系統下未經復核的憑證不能記賬,上月未結賬本月不能結賬;又如利用會計賬戶的余額進行把握,費用和收入類賬戶在期末一般沒有余額,資產類賬戶的期末余額一般在借方,負債類和全部者權益類賬戶的余額一般在貸方,因此可以將這個基本內容作為余額合理性標準編入程序,當程序運行時就可以對全部賬戶余額進行合理性檢查。3.輸出把握。財務軟件的輸出功能一般包括查詢輸出、打印輸出和向軟盤輸出或運用網絡輸出等方式。輸出把握的主要目的是為了保證計算機輸出結果的正確性、牢靠性、準時性和必要的保密性,保證輸出的接觸人員是僅限于經過授權的人員。為此,要對打印或下載的文檔資料嚴格把握,對儲存輸出數據的各種磁盤或其他磁性介質也要實行各種把握措施,并建立輸出資料把握制度,由專人負責分發、保管并登記輸出資料的使用者、分發日期、打印份數或下載狀況;同時對發生的差錯、丟失、泄密等事故要進行記錄,認真檢查、分析形成事故的緣由是操作員的過錯還是程序本身的,并能實行相應的避開措施或改進措施。軟件應對各種輸出要求進行權限設置,未經授權,計算機拒絕執行其輸出要求。例如在網上傳輸要設置網絡口令,只有當口令正確時才能執行輸出操作;又如對向軟盤輸出的狀況,計算機應首先檢查軟盤的平安性,以防止計算機病毒的侵蝕。三、電算化會計信息系統內部把握存在的問題在電算化會計信息系統環境下,有形記錄較手工會計系統大為削減,賬務處理結果及數據文件都存儲在計算機或磁盤等電子介質上,不像手工會計系統那樣直觀,特殊是在磁盤上更改數據不會留下任何痕跡,而在計算機內部,會計數據無論是形態還是結構卻發生了變化,這對會計數據的真實性、有效性和完整性都造成了威逼,一旦消滅舞弊行為,后果將是嚴峻的和難以發覺的。目前,在會計工作實踐中,電算化會計信息系統內部把握存在的問題主要表現在以下3個方面。1.數據的平安性差。手工會計系統中數據的處理和儲存都分散于各個不同的部門和人員,而電算化系統的突出特點是會計數據處理的自動化、集中化,因此給數據平安帶來了肯定的威逼。例如,電算化系統都有必要的財務分工功能,每個操作員都設置有自己的口令和不同的工作權限,并且每個操作員都應保守自己的口令隱秘。但是在電算化實踐中,(1)一部分單位雖然設置有不同的財務分工,卻往往是一個操作員身兼數職,可以以不同的身份進入系統進行不同的操作,這樣,財務分工的把握就名存實亡。(2)未經授權的計算機專業人員可以利用計算機技術和網絡技術輕易地掃瞄各種數據文件,造成會計機密數據被泄漏。(3)會計數據文件大量地保存在磁性材料中,一旦發生火災、水災、盜竊之類的大事,就可能使全部數據丟失和毀損;同時磁性材料對外界環境的要求比較高,要防火、防水、防磁和防塵,對環境溫度也有肯定要求,因此增加了數據的脆弱性。假如不加強電算化會計信息系統數據平安方面的把握,數據丟失和毀損的可能性就會大大增加,并造成財務軟件的程序把握失效。為了保證會計信息的平安性、牢靠性,財政部曾制定了相關的規章,對財務軟件必需具有的平安性做了一些具體規定和指導意見。2.差錯的反復性和嚴峻性。手工會計系統中數據處理環節分散于多個部門、多個員工,一個部門或人員的差錯往往可以在下個環節發覺和訂正。所以,一般狀況下肯定時間內差錯重復發生的可能性不大,發生重大差錯的可能性也不大。電算化系統數據處理自動化、集中化,再加上計算機運行的高速性、程序運行的重復性,使得處理結果一旦發生錯誤,往往就會在短時間內快速集中,造成多種數據文件、賬簿及整個系統的會計數據失真,并且可能使系統消滅反復性差錯。正如信息處理中的一句名言:“垃圾進,垃圾出”,也就是說假如輸入數據出錯,以后的處理環節再正確,也只能輸出錯誤的信息。電算化系統數據處理的高速性和集中性都使得消滅差錯的危急性增大,因此,電算化會計信息系統數據輸入、數據處理各環節和系統硬件設施等方面都需要加強把握。3.管理和監督的有效性差。依據財政部的有關規定,以計算機代替手工記賬的單位必需達到肯定條件,并且需要經有關財政部門或上級主管部門的審批;運用互聯網輸出、輸入或處理數據,還需要到公安部門登記注冊。但是,實際上部分單位未經審批就直接接受計算機代替手工記賬;更為嚴峻的是,有些單位未能滿足相關條件就正式使用計算機代替手工記賬。例如,計算機和手工并行三個月且取得與手工相全都的結果是審批的必要條件之一,有些單位未完成這一環節、也未經審批,就直接實施了會計電算化。計算機代替手工記賬的單位必需建立完善的電算化管理制度,有些單位雖然建立了內部管理制度,但徒有虛名并沒有切實執行。例如,按職權分別原則,系統開發人員不應直接接觸或者正式操作電算化會計系統,憑證的輸入和復核人員必需由不同的人員執行,但有些單位系統開發人員則可以隨時接觸會計核算系統,甚至頂班操作;也有一些單位由同一個人依據不同的姓名口令進入系統去完成憑證輸入和復核兩項不兼容的工作。四、電算化會計信息系統內部把握的加強和完善電算化會計信息系統的內部把握實際執行了一部分審計工作,它是一項技術性強并相當簡單的工作,因此必需加強和完善電算化會計信息系統的內部把握,以保證系統的正常運行和財務數據的平安牢靠,削減甚至消退可能發生的危害。提升單位或企業的整體管理水平,以保障單位或企業管理目標的實現,主要措施應有以下幾個方面。1.強化風險意識。會計信息化是會計進展的必定趨勢,與手工會計系統相比,電算化會計信息系統具有明顯的優越性,但是電算化系統有不同于手工會計系統的特點及其風險,必需建立更加嚴密的、系統的內部把握制度。各級領導和財會部門、信息部門人員都應對會計信息化樹立正確的思想生疏,營造風險防范從我做起的氛圍。目前,社會中計算機犯罪行為的增加,使我們更應生疏到電算化會計信息系統加強內部把握的重要性。強化系統的內部把握,既是預防電腦犯罪的重要措施,也是削減差錯的有效保障。2.在法規、準則制度上完善對電算化會計信息系統的內部把握機制的規范。目前,財政部已間續頒布了一系列內部會計把握規范文件,如“內部會計把握規范———基本規范(試行)”“內部會計把握規范———貨幣資金(試行)”“內部會計把握規范———選購與付款(試行)”“內部會計把握規范———銷售與收款(試行)”。但我國有關部門頒布的電算化方面的政策法規還不多,參照國際慣例,電算化會計信息系統內部把握的內容應以準則的方式對外發布。實施電算化會計信息系統的單位可以結合自身的特點,制定切實可行的內部會計把握制度及方法。財政部和主管部門應制定內部把握工作指南,對單位電算化會計信息系統內部會計把握工作提出指導和建議。3.加強與使用電算化系統有關的審批、評審和驗收等工作的監督機制。使用電算化會計信息系統的單位必需具備幾個基本條件,各級財政部門和業務主管部門應加強審批的各項管理措施,以保證明現會計電算化的單位都具有良好的內部把握制度,特殊是對于商品化的財務軟件,要加強對軟件的評審管理。評審的內容主要是針對軟件是否符合國家統一的會計制度,軟件的平安性