公文處理

與檔案管理

29July2023第二屆青年奧林匹克運動會組織委員會1公文處理文件的生命周期理論發文處理收文處理概念區分29July20232文件的產生—發文文件的運轉—辦文暫時保存—歸檔永久保存/銷毀1.文件的生命周期1940年，美國檔案學者菲利普?布魯克斯最早提出了“文件生命周期”概念。29July202332.發文處理29July20234擬文：擬稿人核稿：發文單位、內容、文種、格式簽發：部門領導→組委會領導登記：發文字號繕印：復核：發文手續、附件等

發文處理擬稿紙文頭紙29July2023529July20236第二屆青年奧林匹克運動會組織委員會文件青奧組委011〕7號青奧組委﹝2011﹞7號簽發人：╳╳委〔2011〕7號關于╳╳╳╳的請示

中國奧委會：

經╳╳╳╳*……╳╳╳╳*……╳╳╳╳*……。

附：

╳╳╳╳二

〇二〇一一年六月九日二月十一日二第二屆青年奧林匹克運動會組織委員會青奧組委函﹝2011﹞7號關于╳╳╳╳

的函

╳╳╳：一、小標宋或黑體（一）3號楷體

1.3號仿宋

（1）二〇一一年七月四日

第二屆青年奧林匹克運動會組織委員會文件青奧組委〔2011〕7號

簽發人：組委會領導1、青奧組委的決定、意見、通知、通報；2、青奧組委給國務院及其部門的報告、請示；3、青奧組委與其它單位聯合發文；4、青奧組委各部門部級以下領導職務的任免；5、以青奧組委名義批轉組委會各部門的文件；6、經委領導同意的其它文件。2.1組委會行文29July202372.1組委會行文第二屆青年奧林匹克運動會組織委員會1、函件

青奧組委函〔2011〕7號2、批復

青奧組委復〔2011〕8號29July202382.2青奧辦行文南京市青奧會工作領導小組辦公室文件寧青奧辦發〔2011〕2號給市委、市政府的請示、報告；與市有關部門聯合發文；給市有關部門及各區縣青奧辦的通知、意見等；其他需要發文的事項南京市青奧會工作領導小組辦公室與市有關部門商洽工作的函件寧青奧辦函〔2011〕2號青奧辦的批復寧青奧辦復〔2011〕2號29July202392.3部門行文第二屆青年奧林匹克運動會組織委員會××部（廳）文件青奧廳〔2011〕17號

簽發人：部門領導1、青奧組委各部門的請示、報告、決定、通知等2、兩個以上部門聯合發文第二屆青年奧林匹克運動會組織委員會××部（廳）1、函件

青奧策函〔2011〕7號2、批復

青奧宣復〔2011〕8號29July2023103.收文處理簽收登記、填寫辦文單或傳閱單審核是否受理、文種、辦理意見送閱組委會領導審批轉辦轉交各部辦理催辦3個工作日內處理，并報告辦理結果29July2023113.1文件辦結已經按照領導同志批示認真承辦，履行了處理程序并有結果；上級機關公文，已經通過行文或其他方式貫徹執行；要求組委會（或青奧辦）答復問題的來文已經作出明確答復；應當閱知文件的人員都已簽署意見或圈閱。29July2023124.概念區分“請示”與“報告”。報告中不得夾帶請示事項。“請示”與“函”（商請函、詢答函、請批函、答批函）“南京市青奧辦”與“南京青奧組委”“擬文”與“辦文”、“傳閱”29July202313檔案管理什么是檔案文書檔案數碼照片檔案實物檔案重大活動檔案的收集文獻資料29July2023141.什么是檔案29July202315

檔案是階級社會的產物。如：商代的殷墟、漢代的蘭臺、石渠閣、唐宋的架閣庫、明清的黃冊庫、皇史宬等。1.什么是檔案——定義

檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的，保存備查的文字、圖表、聲像及其他各種方式和載體的歷史記錄。29July202316各種組織和個人在其特定的社會活動中積累而成的保存備查的歷史文件記錄方式和載體是多種多樣的歷史的原始記錄1.什么是檔案——檔案的種類產生領域文書檔案、科技檔案及各種專門檔案（如會計檔案、人事檔案、訴訟檔案等）載體形式紙質檔案、非紙質檔案（甲骨、泥板、布帛、膠片、磁介質等）記錄方式文字檔案、電子數碼檔案、實物檔案、錄音、錄像檔案、口述檔案等29July2023171.什么是檔案——檔案工作的內容檔案工作基礎工作收集整理鑒定保管統計檢索編研利用編研提供利用29July2023182.文書檔案——歸檔范圍1、工作計劃、方案、總結、大事記、簡報等。2、制發的各種文件及領導批示。3、工作中形成的部門職責、規章、守則等。4、黨支部活動形成的文件、總結、報告等。5、重要會議記錄、重要統計資料。6、人民群眾來信、來訪及處理人民群眾來信、來訪形成的電話記錄、處理意見、報告等有關材料。7、外出考察活動資料、考察報告。8、與相關單位或國際奧委會等國際組織的往來信函、文件。9、以青奧組委名義簽署的各種合同、協議書、備忘錄等法律文本。29July2023192.1文書檔案歸檔范圍——辦公廳上級機關制發的重要文件，包括黨中央、國務院及中央、國家有關部門對青奧組委請示事項的批復；上級領導有關青奧組委工作的講話、指示、批示、信函；黨和國家領導人為青奧會所作的題詞、賀詞、講話和指示等。

以青奧組委名義制發的文件材料青奧組委向上級部門提交的工作報告；青奧組委與中央、國家有關部委、各有關省市及有關單位商洽工作的函件。青奧組委黨組會、全會、執委會、秘書長辦公會、專題會及其他重要會議的文件材料。29July2023202.1文書檔案歸檔范圍——辦公廳青奧組委領導同志在國內外重要活動中的講話和陳述稿，開幕詞、閉幕詞；收、發的各類電報、傳真、秘密文件。青奧組委編印的大事記、簡報等。后勤工作形成的文件材料，包括：后勤工作規章制度等；車輛安排、使用、調度方案；辦公用品、設備的購置計劃、請示、批示及與有關單位簽訂的合同、協議等文件材料。29July2023212.1文書檔案歸檔范圍——國際聯絡部接待國際奧委會、各國際單項體育組織成員形成的文件材料；與制證工作相關的報名表、證件格式及內容等文件材料；青奧組委外事接待、出訪工作計劃、安排及相關文件材料，包括請示、批件、登記表等；重要外事活動方案，外賓、貴賓名單，邀請函，會談紀要，備忘錄等；大型宴會方案等。外交部及我駐外使(領)館和駐外機構發來的電報。29July2023222.1文書檔案歸檔范圍——總體策劃部青奧組委向國際奧委會提交的工作報告；以青奧組委名義向國內外媒體和社會各界發布的文稿；青奧組委年度工作報告、工作要點、工作總結；青奧組委重點工作計劃；編制《總體工作進度表》及基礎計劃；有關青奧村的工作計劃和實施方案；項目管理和風險管理工作中產生的文件材料。29July2023232.1文書檔案歸檔范圍——人力資源部青奧組委機關黨委、團支部、工會工作及活動中形成的文件材料；青奧組委組織機構設置和人員編制方案，各部門、賽區工作職責；與志愿者工作有關的文件材料；各部門、賽區《工作人員手冊》；干部任免及人員調配材料；各部門、賽區工作人員的工資福利、生活補貼辦法；工作人員培訓計劃及實施細則；年度考核辦法及相關材料；面向社會公開招聘形成的文件資料。29July2023242.1文書檔案歸檔范圍——市場開發部各項執行計劃、贊助商識別計劃、火炬接力活動市場開發計劃、文化活動市場開發計劃、市場開發預算等；青奧組委贊助商、供應商銷售計劃；特許經營計劃及郵品、紀念幣計劃；對青奧組委潛在贊助領域和贊助企業進行調研、分析的材料；對贊助商／轉播商的接待計劃及提供服務所產生的文件材料；贊助商顧問組會議、贊助商研討會等相關會議材料；青奧組委票務戰略計劃和操作方案；青奧組委捐贈登記及各類統計資料等。29July2023252.1文書檔案歸檔范圍——文化教育部舉辦各種大型活動、慶典儀式過程中形成的文件材料，包括會徽發布、開、閉幕式、火炬傳遞等活動方案等；策劃、組織奧林匹克文化節工作中形成的文件材料；CEP、奧林匹克教育活動、奧林匹克主題活動形成的文件材料；會徽、吉祥物等的設計方案及相關文件材料；征集、評選會歌文件，會歌原稿及青奧會入選歌曲名錄等；城市景觀設計活動的相關文件材料。29July2023262.1文書檔案歸檔范圍——新聞宣傳部宣傳工作大事記、簡報、會議紀要等；對國內、外宣傳工作的意見；宣傳畫冊、折頁、宣傳畫等宣傳品的設計、評選方案及相關材料；參加國內外有關展覽活動的布展方案、圖片、預算等資料；青奧組委網站形成的各種材料；新聞發布會的材料及對國內、外宣傳口徑、宣傳口號及標語；比賽場館、青奧村宣傳布置方案；接待境內(外)記者的方案及相關材料；涉及奧林匹克出版物的相關材料29July2023272.1文書檔案歸檔范圍——體育與場館部競賽規程總則、總秩序冊，各競賽項目設置方案、競賽日程表；確定比賽(訓練)場地的文件材料；28個國際單項體育組織（IF）關于確認奧運會比賽場館、競賽日程的文件材料；運動員資格審查辦法；運動員報名手冊，技術代表、技術官員、運動員名冊；競賽紀律的有關規定，抽簽方案等；編寫的技術手冊、指南等29July2023282.1文書檔案歸檔范圍——體育與場館部頒獎工作方案，獎杯、獎牌設計制作方案、合同書等；審定場地、器材、計時、記分設備的文件；選派培訓裁判員，建立仲裁委員會，確定裁判長（總裁判長）、副裁判長（副總裁判）的文件；總成績冊，每日成績公告。29July2023292.1文書檔案歸檔范圍——財務部青奧組委預算、決算；各部門年度預算草案、最終批復及相關文件；青奧組委經費使用規定、實施細則；青奧組委財務制度及管理辦法；青奧組委物資需求計劃，物資、采購的管理制度及相關文件；青奧會財政風險管理過程中形成的文件；青奧組委外匯使用和管理辦法；青奧組委出國人員用匯審核、批匯、結匯等工作中形成的文件材料。29July2023302.1文書檔案歸檔范圍——信息技術部“科技青奧”總體方案、實施計劃；計算機系統、通信項目等工作的運行、實施方案；辦公區局域網管理、設施布局、網絡服務等文件材料；計算機服務系統技術手冊、使用指南；青奧會期間的計時記分、成績處理、運動會管理、青奧組委網站等信息系統所形成的文件材料；青奧會場館電信和電子技術系統的規劃、實施監督、驗收、運行及組織、培訓、分配場館運營隊伍中形成的文件材料。29July2023312.1文書檔案歸檔范圍——后勤保障部安保工作規劃，比賽場館建設中安保工作要求的相關文件材料及各類安保工作信息資料；設計、制作、審核、發放及管理各類證件的文件材料；青奧會醫療服務工作規劃；各項醫療準備工作的相關文件材料；配合有關部門推動開展疾病防疫、監測等工作的相關文件材料；有關醫療培訓和興奮劑檢測前期準備工作形成的文件材料；與動物檢驗檢疫工作相關的文件材料。青奧會期間住宿、交通、餐飲戰略計劃、運行計劃及相關文件材料29July2023322.2文書檔案的歸檔要求歸檔文件應為原件歸檔文件使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護的要求每年二月底前，將部門檔案向辦公廳檔案室移交，六月前完成組委會前一年檔案歸檔跨年度文件歸檔年度的確定★29July2023332.3文書檔案的整理29July202334件的確定裝訂排列編制歸檔號編目裝盒2.3.1件的確定文件正本與不同稿本正文與附件正文與文件處理單等原件與復制件轉發文與被轉發文報表、名冊、圖冊等來文與復文未裝訂的式樣同一的表格不便拆開整理的會議記錄類材料29July2023352.3.2裝訂

歸檔文件應按件裝訂正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；復文與來文為一件時，復文在前，來文在后；計算機及其網絡環境中形成的文件，定稿無須保存的，正文在前，發文稿紙在后。漢文本在前，少數民族文字文本在后；不同文字的文本，無特殊規定的，中文本在前，外文本在后；有文件處理單的，文件處理單在前，正文在后。

29July2023362.3.3編目件號責任者題名日期保管期限頁數備注36新聞宣傳組關于國際奧委會主席羅格在寧訪問的新聞宣傳實施方案20100812永久837市委書記信箱來信交辦單[關于李劍飛關于建議引進水上自行車項目的來信的答復]（附來信）20100813永久338體育與場館部關于赴新加坡青奧會、廣州亞運會實習考察情況的報告20101231永久729July2023373.數碼照片檔案29July202338照片號：20100055題名：在國際奧委會122次全會上國際奧委會主席羅格宣布南京獲得2014年青奧會主辦權責任者：南京市青奧辦拍攝時間：20100110攝影者：國際奧委會3.1歸檔范圍領導人和著名人物參加與本單位有關的重大公務活動的照片。本單位組織或參加的重要外事活動的照片。記錄本單位重大事件、活動的照片。其他具有保存價值的照片。29July2023393.2歸檔要求數碼照片及其文字說明應同時歸檔歸檔的數碼照片格式應為TIFF、JPEG格式對具有永久保存價值的數碼照片，歸檔時必須沖印出紙質照片，按雙套制要求保存歸檔的數碼照片原則上應為原件29July2023403.3著錄項目照片號責任者照片題名拍攝時間類別攝影者密級備注20100001南京市青奧辦南京申辦代表團參加瑞士洛桑舉行的國際奧委會青奧會申辦工作會議，圖為代表在現場研究工作，左一國家體育總局外聯司司長宋魯增，左三王詠紅副市長20090310數碼件蔣平

20100002南京市青奧辦季建業市長到青奧辦調研工作，圖為季建業市長（左四）講話20091121數碼件蔣平

20100003南京市青奧辦國際奧委會第122次全會青奧會申辦城市陳述會議會場20100210數碼件楊磊

29July2023414.實物檔案會徽設計特許商品吉祥物獎牌證書29July2023424.1實物檔案——歸檔范圍青奧會會徽、吉祥物、會歌、火炬等青奧產物及相關紀念品、旗幟等實物青奧會開閉幕式及各比賽場館舉行的半決賽、決賽等重大活動、會議的門票，以及相關標志、宣傳冊、紀念品、證件和獎杯、獎牌等相關實物的樣品、模具等由青奧組委指定企業設計的各類特許產品，如鑰匙鏈、紀念章、紀念郵票、紀念幣、郵折等國家機關、社會團體及個人舉辦的各類活動中，與青奧相關的，并捐獻給青奧組委的各種實物和文獻資料29July2023434.1實物檔案——歸檔范圍國家機關、社會團體及個人為青奧會制作并捐獻給青奧組委的各種實物及其背景資料，包括工藝品、