會計檔案管理制度目的為加強會計檔案管理，根據財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》，結合我單位具體情況，特制定本辦法。適用范圍適用于XX公司。會計檔案的管理會計檔案歸檔的范圍：會計憑證：包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記帳憑證、記帳憑證匯總表、其他會計憑證。會計賬簿：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、各種輔助登記簿等。財務報告：包括《企業會計制度》規定和主管部門臨時通知編報的主要財務指標快報，月、季、年度會計報表，報表附注及財務情況說明書。上級主管部門對報告的批復及社會審計的審計報告。其他會計核算資料：包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，及由會計部門負責辦理的有參考價值的資料，如：會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、工作交接清單等。增值稅專用發票、普通發票、收據。會計檔案的整理會計年度終了后，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性，分門別類地組成幾價目類型的案卷、將稆卷按順序編號。會計憑證按月立卷：每月末將裝成冊的憑證，統一登記案卷目錄，每月立卷一份。分冊裝訂：根據憑證的多少，分冊裝訂，做到整齊、牢固、美觀。裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。會計賬簿：各種會計賬簿辦理完年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。賬簿用堅固耐磨的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。會計賬簿的裝訂順序：會計賬簿裝訂封面；按本賬簿頁數，順序裝訂賬頁；會計賬簿裝訂封底。裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。會計報表會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一歸檔保管。會計檔案的歸檔保管：當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由財務部門保管一年，期滿后存入檔案室并由專人保管。會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷毀等一系列工作。機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。對檔案管理部門的會計檔案管理要求；由財務部門編制交接清冊，移交給檔案管理部門，檔案管理部門的接收人員要與財務部門的移交人員同時清點，核對正確后，雙方簽字，并由雙方負責人簽字。交接清冊應注明交接日期，交接清冊一式兩份，財務部和檔案管理部門各留一份。檔案管理部門只負責對檔案的保管、調閱，會計檔案的銷毀工作由財務部負責。會計檔案的保管要保證不丟失，不霉變，做到防蟲，防潮，防盜。會計檔案要按時間，按部門歸類碼放，以保證調閱方便，要建立會計檔案存放一覽表，注明各類檔案存放地點，此表一式二份，財務部門一份，檔案管理部門一份。負責會計檔案管理人員如有工作調動，應辦理交接手續，由原管理人員編制會計檔案交接清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收，并由財務部派人負責監交。會計檔案的借閱使用：凡需借閱會計檔案人員，須經財務負責人批準后，方可辦理調閱手續。借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出檔案室，特殊情況，須經財務負責人和單位領導批準，需要復制會計檔案的，須經財務負責人批準后方可復制。會計檔案借閱登記清冊內容：借閱時間、原因、借閱資料名稱、借閱人、歸還時間會計檔案借閱申請單日期部門事由是否復印是否借走原件歸還日期公司領導：財務經理：部門負責人：借閱人：各種會計檔案保管期限：會計憑證保管15年。會計賬簿保存15年，其中現金和銀行存款日記賬保管工作，保存25年。會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。發票保管10年。進退貨單據保存3年公司內部往來收據保存6個月。會計檔案的銷毀：會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單，匯同財務部門共同鑒定后，編制會計檔案銷毀清冊，報經主管經理和上級主管部門批準后，方可銷毀。對其中未了結的債權、債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權、債務時為止。按規定銷毀會計檔案時，應由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監銷，監銷人在銷毀會計檔案以前要認真清點、核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況以書面形式報告有關領導。會計檔案銷毀清冊表格會計檔案銷毀清冊單位名稱：年月日會計檔案名稱卷號冊號起止年度應保管年限已保管年限主管部門審批本單位領導意見財會部門意見檔案部門意見監銷人員簽名蓋章銷毀人員簽名蓋章說明：（1）本清冊由檔案管理部門填寫，會同財會部門簽注意見，經單位領導簽名蓋章。（2）銷毀檔案時，由銷毀人員和監銷人員分別簽名蓋章。