電子商務財務管理制度

電子商務財務管理制度為了規范公司財務行為，加強公司內部管理，本制度特制定。按照公司的實際情況，將財務報銷分為日常辦公費用、相關費用支出及專項支出等，以下分別說明報銷相關的借款流程及各項支出具體的財務報銷制度和報銷流程。全體財務人員應認真貫徹執行國家有關財政法規及會計制度，嚴格按照公司財務制度做好自己的本職工作。對待工作認真踏實，樹立為各部門服務意識。同時，嚴格執行《會計法》和相關的財務會計制度，接受財政、稅務、審計等部門的檢查、監督，保證會計資料合法、真實、及時、準確、完整。本制度適用公司全體員工。財務部各工作崗位職責財務經理職責：1.負責管理公司的日常財務工作，提出崗位設置、人員配備、核算組織程序等方案，并選拔、培訓和考核財會人員。負責公司會計核算和財務管理制度的制定，指導、監督、檢查本部門工作，推行會計電算化管理方式等。2.貫徹國家財稅政策、法規，并結合公司具體情況建立規范的財務模式，指導建立健全相關財務核算制度，同時負責對公司內部財務管理制度的執行情況進行檢查和考核，加強財務管理。3.進行成本費用預測、計劃、控制、核算、分析和考核，監督各部門降低消耗、節約費用、提高經濟效益。4.監管財務歷史資料、文件、憑證、報表的整理、收集和立卷歸檔工作，會計檔案的保存和管理工作。5.按照國家會計制度的規定記賬、復帳、報賬，做到手續齊備、數字準確、賬目清楚、處理及時。6.發票開具和審核，監督各項業務款項發生、回收，整理、審核、匯總業務報表，監督、保管及統計報表的填報。7.參與價格及工資、獎金、福利政策的制定。8.完成領導交辦的其他工作。出納職責：1.辦理現金收支和銀行結算業務，嚴格按照我國有關現金管理和銀行結算制度的規定，管好貨幣資金，不坐支現金，不以白條抵庫。2.順序、及時地登記現金和銀行存款日記帳，保證數字清楚、內容準確，做到日清月結，要及時核對庫存現金，每周一填寫貨幣資金周報表。3、每周出納工作完成后，需要編制“出納報告表”，詳細記錄庫存現金、銀行存款的上存、收入、支出和結存情況。會計每周五下午和月末需要對庫存現金進行定期對帳盤查，其他時間進行抽查。4、出納需要核對銀行存款日記帳的帳面余額和開戶銀行轉來的對帳單的余額。對于未達帳項，每月末需要編制“銀行存款余額調節表”進行檢查核對。5、支付款項時，必須仔細核對票據數額的準確性和手續是否完備。對于不符合要求的票據，必須拒絕辦理。6、出納需要保管好庫存現金，確保其安全無缺。如果出現短缺，需要賠償損失。7、出納需要嚴格管理印章，按規定用途使用印章。8、出納需要嚴格管理空白收據、空白發票和有價票據。負責票據的領購、保管、整理和繳銷，按規定簽發支票。9、出納需要完成領導交辦的臨時工作。三、財務基礎工作規范（一）現金管理制度1、所有現金收支由公司出納負責。2、建立和健全《現金日記帳》簿，出納需要根據審批無誤的收支憑單逐筆順序登記現金流水收支帳目。每天需要結出余額并核對庫存，作到日清月結，帳實相符。3、當庫存現金超過3000元時，必須存入銀行。4、出納收取現金時，需要立即開具一式三聯的《收據》。繳款人在右下角簽名后，交繳款人、出納、會計各留存一聯。5、任何現金支出必須按照相關程序報批。因出差或其他原因必須預支現金的，需要填寫借款單。經部門負責人審批、財務負責人審核及總經理簽字批準，方可支出現金。借款人需要在出差回來或借款后五天內向出納還款或報銷。6、收支單據辦理完畢后，出納需要在審核無誤的收支憑單上簽章，并在原始單據上加蓋現金收、付訖章，防止重復報銷。（二）支票管理1、支票的購買、填寫和保存由出納負責。2、出納收取支票時，需要立即開具一式三聯的《收據》。繳款人在右下角簽名后，交繳款人、出納、會計各留存一聯。3、支票的使用必須填寫《支票領用單》。經辦人、部門經理、財務主管（經理）、總經理（計劃外部分）簽字后，出納方可開出支票。4、所開出支票必須填寫收款單位名稱。5、所開支票必須由收取支票方在支票頭上簽收或蓋章。（三）發票的管理1、發票由出納領購、保管、整理和繳銷。會計設登記簿進行登記。2、發票由出納專人保管，存放在專柜中。3、發票應在結賬時開具并由經辦人簽字。如果公司業務人員需要提供發票，需經部門負責人審批同意后方可辦理開票手續，并在15天內完成款項結算工作。4、申請人應在《開票申請單》中填寫部門名稱、申請日期、合同號、企業全稱、廣告刊登媒體或網刊全稱、業務發生具體日期、開票金額、業務性質（廣告或信息）、申請人姓名等詳細信息。經部門經理審批和會計審核后方可開具發票。5、如果《開票申請單》中企業名稱與合同中的企業名稱不相符，業務員需持有雙方企業蓋章認可的證明（特殊情況可由部門經理簽字認可），財務方可開具發票。6、嚴禁開具無企業名稱的發票。7、嚴禁開具企業名稱不全的發票：任何人無權將企業名稱縮減至2-3個字。8、如果業務實際發生與合同不符，業務員需持有企業的附加合同或加蓋公章的證明方可開具發票。9、丟失發票一切后果由業務人員自負。在對方企業提供相關證明文件（標明發票號及金額并加蓋公章）后，我公司可提供加蓋公司發票專用章的發票存根聯復印件。業務人員因丟失發票或其他原因需要借出發票時，需有書面申請并由各部門經理人員簽字，財務人員對于借出發票應進行登記，并及時取回。10、發票復印件蓋章需由部門經理人員、公司總經理批準，財務人員應進行登記并由當事人簽字。11、開具發票時遇到的其他特殊情況，財務人員必須取得公司領導的批準后才能開具發票。12、當天領出發票并已收款項的，當天必須將款項交到公司出納處，否則視為挪用公款處理。當天未能收回款項的，當天必須將所領發票交還公司財務統一保管。如果客戶因特殊原因需先將發票留下后再結款項，所開發票金額在2000元以下的領票人必須要求客戶簽收條經本部門經理簽字后交回公司財務。所開發票金額在2000元以上的領票人必須持客戶簽收并加蓋客戶公司公章的收條經部門經理簽字后交回公司財務。違反此項規定，每次扣款200元直至開除。13、如果是抵貨業務，當天領出發票，必須要求客戶開具同樣金額的銷售發票交還財務，否則必須將公司發票退回。違反此項規定，每次扣款100元。14、凡將所開發票重新更改、退票（換名稱或換金額），必須寫明原因并經部門經理簽字確認后方可退換。公司會計應當按照發票順序填寫《開票申請單》，并加蓋公司發票專用章，以保證發票的真實、準確、完整。不得涂改、挖補或撕毀發票，如有填錯，應整套保存，并注明“作廢”字樣，以備查驗。會計還需要核對每張發票的回款情況，并對所開出的發票進行監督。如果回款公司名稱與市場員所報客戶名稱或所申請發票名稱不符，市場員必須同時上交由付款方加蓋財務章的付款說明交財務備案。如果沒有說明，監督業務人員補交說明，如果到截止日期仍沒有說明，則按未回款處理。收據的管理應視同發票管理。收據和發票不得重復開具，如果已經開出收據需要換開發票，則必須要求客戶先將收據退回后再補開發票。財務部門應嚴格按規定執行以上規定，如不按規定執行出現問題，則由財務部負全責。固定資產管理方面，單位需要配置的固定資產應由需要部門編制計劃，做出預算，呈報領導審核、批準。購置數額較小的一般設備和專用設備，由行政部門按照部門填制的經領導審批的《購置物品申請單》，統一負責采購。數額較大的則應由三人以上采購小組或向社會公開招標，簽訂合同，擇優購置，增加透明度，建立有效的制約監督機制。會計和行政部門都要建立健全固定資產總賬、明細賬及臺賬。對于固定資產的購進、發放要嚴格出入庫手續，必須做到賬賬、賬實相符。行政部門對領取或使用的固定資產或財產應以部門為單位造冊登記，要妥善保管使用，指定專人負責管理。發生丟失要查明原因。各部門需要維修、更換的固定資產，應由各部門負責人確認后，報領導審核同意后，再進行維修、更換。對確實不能使用和修復的固定資產，由各部室負責人及時提出意見，經領導審批后，按有關規定執行。堅持每季度對公司財產全面清查一次，清查由一名財務人員及一名行政人員共同進行，并將清查結果及時報告領導。如發現財產丟失、損壞，要查明原因，根據情節輕重，分別給予必要的處罰。對在清查中盤盈盤虧的財產，查明原因后，報有關部門批準，按有關規定進行賬務處理。辦公用品、低值易耗品管理方面，購入辦公用品、低值易耗品由行政部門負責辦理。購入本著節約、實用、分批的原則，防止浪費和積壓。所需的各種辦公用品、低值易耗品均由各行政部門做出計劃，須填寫《購置物品申請單》，由部門經理簽字審核后，報總經理審批，由行政部門統一負責采購。1、對于一次性購入金額較大的物品，必須簽訂購入合同，并由總經理會議研究決定。2、辦公室購入辦公用品和低值易耗品后，應辦理入庫手續。保管人員應根據發票清點實物，并填寫“實物入庫單”一式兩份，其中一份自留登記入賬，另一份隨發票報銷交財務。3、領用辦公用品時，應填寫出庫單，并經批準后，保管人員根據出庫單交付實物。4、保管人員應建立實物明細賬，并根據實物入庫單和出庫單登記賬簿。5、公司以出勤日計算每月應發工資，每月10日發放上月工資，并存入員工個人賬戶。自動離職員工工資待辦理完移交手續后，于次月10日到財務部結算。6、每月5日前，人事部應統一上報公司人員上月工資表到財務部，并包括出勤天數、基本工資、應發工資、社保及公積金、獎金罰款、實發工資、個稅等內容。7、經財務部門審核過的工資單需報經總經理簽字方可發放。公司人力資源部應統一制定并調整工資管理制度，并經總經理批準后執行。8、公司與外單位發生的經濟業務、租賃、廣告、演出等業務必須簽訂經濟合同或協議，并遵守《合同法》。各部門簽訂的經濟合同必須報總經理審批后加蓋公章生效，審批后的合同或協議復印件必須二日內交財務備案。9、銀行印鑒必須分人保管。財務專用章和個人印鑒分別由財務經理和出納負責保管。10、員工到財務部辦理借款手續時，必須持有經人事行政總監或總經理審批的報告。員工借款須確有工作需要，個人借款一般不超過其半個月工資總額。試用期員工原則上不允許借款，確需借款的由主管領導擔保，否則主管領導應負連帶責任。借款人需按照借款單上注明的還款日期還款，逾期未沖銷的借款將從工資中扣除。個人非公原因一律不得向公司借支。1、出差借款：出差人員需憑審批后的《出差申請表》按批準額度辦理借款。在出差返回后的5個工作日內，應辦理報銷還款手續。2、其他臨時借款，如業務費、周轉金、購置辦公用品等，借款人員應及時報賬。除周轉金外，其他借款原則上不允許跨月借支。3、對于各項借款金額超過5000元的情況，借款人應提前一天通知財務部備款。4、借款銷賬規定：借款銷賬時，應以借款申請單為依據，據實報銷。若超出申請單范圍使用，需經人事行政總監或總經理批準，否則財務人員有權拒絕銷賬。5、若借款未還，原則上不得再次借款。逾期未還借款者，將被視為個人借款，并從工資中扣回。（三）借款流程1、借款人需按規定填寫《借款單》，注明借款事由、借款金額（大小寫須完全一致，不得涂改）、支票或現金。對于≤5000元的借款，需由行政總監審批。2、審批流程：部門主管簽字→財務經理審核→對于＞5000元的借款，需由總經理審批。3、財務付款：借款人應憑審批后的《借款單》到財務部出納處辦理領款手續。五、日常費用報銷制度及流程（一）報銷人必須取得合法有效的報銷單據（發票），發票抬頭必須是公司名稱。若無法取得合法有效的報銷單據，財務部將拒絕放款，除非得到總經理的特許。（二）費用報銷單填寫及票據粘貼要求：1、報銷單據填寫應力求整潔美觀，不得隨意涂改。不得使用訂書機、回形針、大頭釘黏貼，必須使用膠棒或膠水黏貼牢固。2、報銷單封面與封面后的票據必須大小一致，各票據不得突出于封面之外（票據過大時應按封面大小折疊好）。3、各票據應均勻貼在報銷單封面后，整份報銷單各部分厚度應盡量保持一致。4、若報銷票據面積大小相同或相似（如車票等），需有層次序列張貼。5、報銷單據金額、類型相同的（如車票等），應盡量張貼在一塊，并按金額大小排列。6、報銷票據在粘貼時，需確保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷金額。7、報銷單據一律使用黑色簽字筆填寫。8、報銷單各項目應填寫完整，大小寫金額一致，并經部門領導有效批準。9、有實物的報銷單據須由驗收人驗收后在發票背面簽名確認，需入庫的實物單據應附入庫單。（三）費用報銷流程：部門負責人簽字確認→監審批人事行政總經辦人填寫報銷單→財務負責人復核對于≤5000元的報銷，需經過人事行政總監審批。對于＞5000元的報銷，需由總經理審批。（四）差旅費報銷規定1、出差報銷金額：①住宿費報銷時必須提供住宿發票。若實際發生額未達到住宿標準金額，則不予補償。超出住宿標準部分由員工自行承擔。2、實際出差天數的計算以乘坐交通工具出發時間到返程時間為準。如果出發時間是12:00之后（或到達時間是12:00之前），則按半天計算。如果出發時間是12:00之前（或到達時間是12:00之后），則按一天計算。3、伙食和交通費用的標準實行包干制，根據實際出差天數結算。原則上采用額度內據實報銷的形式，但如果出現特殊情況無法提供相關票據，可以按標準領取補貼。4、如果需要宴請客戶，必須經過總經理的批準后才能報銷招待費。同時，還要按比例（早餐20%，午餐或晚餐40%）扣減出差人當天的伙食補貼。5、如果在出差期間由對方接待單位提供餐飲、住宿和交通工具等，這些費用將不予報銷。6、如果購買了打折機票（票面上標有“不得簽轉更改”字樣），在報銷時必須按打折后的實際價格填寫。如果發現弄虛作假，將會被加倍扣還。附件：差旅費報銷標準職務交通工具住宿標準伙食標準外埠市內交通費用一般員工火車硬臥150元/天50元/天30元/天部門負責人火車硬臥200元/天60元/天40元/天總經理及以上飛機實報實銷實報實銷實報實銷2、因公出差的辦理程序：①因公出差的員工必須事先填寫《出差申請單》，注明出差隨同人員、時間、地點、事由、天數、所需資金，并經過部門負責人和公司負責人審批簽字。②如果需要借款，出差人員必須持有批準后的《出差申請單》，填寫《借款申請單》，由部門負責人批準，財務負責人復核，公司負責人審批后方可借款。如果前次出差沒有銷賬，本次出差不予借款。③如果與原《出差申請單》規定的地點、天數、人數、交通工具不符，差旅費將不予報銷。如果因特殊原因或情況變化需要改變路線、增加天數、人數或改乘交通工具，必須經過部門負責人和公司負責人簽署意見后方可報銷。④出差期間發生的共同費用報銷，報銷單必