五星秘書禮儀培訓演示文稿當前第1頁\共有41頁\編于星期二\1點優選五星秘書禮儀培訓當前第2頁\共有41頁\編于星期二\1點禮儀的重要性

如果你平時多一個溫馨的微笑.一句熱情的問候.

一個友善的舉動.一副真誠的態度……也許能使你的生活.工作增添更多的樂趣，使人與人之間更容易交往.溝通。對于個人來說，禮儀可以建立自尊、增強自重、自信、自愛、為社會的人際交往鋪平道路，處理好各種關系。禮儀工作是溝通交流的手段之一,作為社會人群的一種行為規范和和關系潤滑劑:

社會交往的準則;

精神文明的結晶;

公共關系的寶典;

現代文化的體現;

2/90當前第3頁\共有41頁\編于星期二\1點1.禮貌的概念:

禮和貌是在社會交往中，人與人之間必須遵循的一定行為規范,從儀容，稱呼,言行到舉止,都表現出對別人恭敬,尊重和友好,而對自己有所克制.

2.禮節的概念:

指人們在日常交際生活中為表示敬重,致意,問候的慣用形式.

3.禮儀的概念:

包括禮儀和儀式,是指在一些莊重的場合中，為表示禮貌和尊敬而舉行的禮賓儀式,包括有禮遇規格和禮節程序要求.

禮儀的概念:3/90當前第4頁\共有41頁\編于星期二\1點禮儀的重要性及功能:1.從個人修養的角度來看.2.從交際的角度來看.3.從傳播的角度來看.4.從團體的角度來看.1.教育功能

2.美化功能

3.協調功能

4.溝通功能

5.維護功能

4/90當前第5頁\共有41頁\編于星期二\1點二.個人禮儀三.社交禮儀四.公務禮儀

一.秘書禮儀本次禮儀主要學習的內容5/90當前第6頁\共有41頁\編于星期二\1點

行政秘書技能培訓…秘書的角色…秘書商務禮儀…秘書寫作與文檔管理秘書時間管理…溝通與協調……

工作自信成長…6/90當前第7頁\共有41頁\編于星期二\1點7/90第一節:秘書禮儀當前第8頁\共有41頁\編于星期二\1點

第一章:秘書的角色

1秘書的類別…2秘書的職業特征…3秘書工作的性質與特點…4秘書的作用……8/90當前第9頁\共有41頁\編于星期二\1點

9/90一.從服務對象和經濟來源分:

公務秘書.私人秘書

(在我國,領導人設秘書自孫中山先生開始,宋慶齡女士創立了專職秘書與首長良好合作的范例.

田家英從1948年10月到1966年5月任毛澤東秘書,長達18年)二.從所屬部門分:

可分為黨務.行政.軍事.司法.經濟和文化等秘書,其中又可細分為若干小類.如在經濟部門,可分為工業.農業.商業等秘書;在文化部門,可分為教育.衛生.體育宣傳.文藝.科研等秘書.秘書的類別當前第10頁\共有41頁\編于星期二\1點

1秘書的類別…秘書人員由其所服務的單位性質不同而有大體的分類。如服務于政府機關的統稱為“機關秘書”，服務于工礦企業的統稱為“企業秘書”，服務于私人的則統稱為“私人秘書”，此外，還有“商業秘書”、“涉外秘書”等等。同在政府機關和某種企事業單位的秘書，則又因其工作的內容或專業不同而有更細的劃分。如在政府機關中主要從事日常行政工作的被稱為“行政秘書”，主要管理機密文件的被稱為“機要秘書”，主要從事撰文擬稿的被稱為“文字秘書”，高等院校的院、系則有“教學秘書”＼“科研秘書”和“行政秘書”之分。10/90當前第11頁\共有41頁\編于星期二\1點

A行政秘書……B公司秘書……C通訊秘書……

D技術秘書……

E醫學秘書……F法律秘書……

秘書是為政府機關,企事業單位.團體或個人提供輔助管理.綜合服務的人員.秘書的類別…11/90當前第12頁\共有41頁\編于星期二\1點

按秘書人員擔任的職務來劃分

七個層次:秘書長辦公廳(室)主任秘書處長科長股長科員辦事員12/90當前第13頁\共有41頁\編于星期二\1點

服務的直接性……

服務的穩定性……

知識化……

年輕化……

女性化……2秘書的職業特征…13/90當前第14頁\共有41頁\編于星期二\1點

無論是政府機關、企事業單位或是私人秘書，也無論秘書人員的類別或層次，其工作性質與特征是大體相同的，具有某些共性，或可以說是職業特點……14/90輔助性……綜合性……機密性……服務性……3.秘書工作的性質與特點…當前第15頁\共有41頁\編于星期二\1點

4秘書的作用……

助手作用……

參謀作用……

協調作用……

信息、樞紐作用……

公共關系作用……

15/90當前第16頁\共有41頁\編于星期二\1點

1交際距離…2肢體語言…3傾聽及贊美…4自我保護…5穿衣味道…6說話境界…秘書商務禮儀…16/90當前第17頁\共有41頁\編于星期二\1點

秘書自我保護意識…

1.言談舉止端莊大方，不賣弄，不輕佻…2.對人態度真誠禮貌，既不冷漠，也不過于親昵；

3.不接受分外的報酬和貴重的禮物；

4.不參與同事關于男女情事的談話；

5.不在上司辦公室作非工作性的逗留；

6.不聆聽男性上司或伺事婚姻不幸的傾訴；·7.不讓對方誤解你的關心和幫助是愛情；

8.盡量避免與男性上司單獨出差，差旅中尤其要注意言行細節；

9.及時表明你已婚或已有男友；

10.不得已時可提出辭職，以擺脫糾纏；必要時依靠法律，尋求保護……秘書商務禮儀…17/90當前第18頁\共有41頁\編于星期二\1點

A想說…B敢說…C

能說…D會說…說話境界18/90當前第19頁\共有41頁\編于星期二\1點

19/90當前第20頁\共有41頁\編于星期二\1點

20/90當前第21頁\共有41頁\編于星期二\1點

21/90當前第22頁\共有41頁\編于星期二\1點

我很難忘的一件事情…

讓別人看看你的……

肢體語言形象禮儀…

還有…

有聲語言流利的表達和藹可親

而且…

很難忘的……！23/90當前第23頁\共有41頁\編于星期二\1點秘書目標:做好助手助手.參謀助手.參謀.諍友(初級)淺層(中級)中層(高級)深層25/90當前第24頁\共有41頁\編于星期二\1點秘書的能力1.辦事能力2.交際能力3.表達能力4.操作能力理解和領會能力.應變能力能說會寫是秘書的“看家本領”是溝通上下左右的樞紐部門計算機.復印機.傳真機等26/90當前第25頁\共有41頁\編于星期二\1點

一.熱愛工作,甘于平凡二.不辭勞苦,不計報酬

(“眼睛一睜,忙到熄燈”.有人這樣概括:“工作來了找秘書,

出了問題怨秘書,福利待遇壓秘書,功勞簿上沒秘書”.

沒有無私奉獻精神,是搞不好秘書工作的.)

三.自尊自重,克己奉公四.謙虛謹慎,平等待人五.嚴守機密,提高警覺

(養成保密習慣:不該看的不看,不該聽的不聽,不該說的不說,不該寫的不寫.不在公共場所.私人通信中涉及機密,

不在親屬與朋友面前談論機密)秘書的職業道德27/90當前第26頁\共有41頁\編于星期二\1點處理好人際關系的重要性:

一.真誠.慷慨地關心.贊美別人二.牢記別人的姓名三.做一個忠實的聽眾四.注意禮儀,發揮微笑的魅力處理好人際關系的秘訣28/90當前第27頁\共有41頁\編于星期二\1點秘書如何具體處理與幾類人的關系與領導的關系

1.對領導應有深切的了解:

了解他的人生哲學.處世態度.個性.興趣.工作方法.生活習慣.交際圈等,才能與其配合工作,以減少應彼此之間不了解而產生的困惑.

2.要善于處理各種情況:A.發現領導的缺點時:應盡可能多方面幫助他做事無條理.------毫無怨言的幫他收拾時間觀念不強------幫他預先安排時間,包括每個細節.

他討厭數字-----幫忙處理29/90當前第28頁\共有41頁\編于星期二\1點與領導的關系

3.當領導生氣時:

A.您要諒解他的心情和處境;明白他的脾氣并不是專門針對你而發的.千萬不可因錯誤不在自己而還以顏色,或不理不睬,悶悶不樂.B.最好的應付方法是:盡量保持鎮定,若無其事的不快不慢地走向你的辦公室或工作位置,平靜的繼續做自己的工作.

例:

某董事長收到一封有長年生意來往的代理商寄來的無理信函.于是,董事長把秘書叫來,要他速記回信內容:“真沒想到會收到這么不講理的信,雖然我們有過長久的生意往來,也只能到此為止了.對此事,我還打算對外公開.”

他要秘書依據以上內容,迅速復函給對方.

30/90

1.“是的,遵命.”

2.把這封信壓起來.

3.勸阻董事長:“請您三思”

4.當天傍晚或經過一段時間董事長息怒后,將打好的信件,送給他過目,并說:“您覺得這樣可以寄出去了嗎?”

當前第29頁\共有41頁\編于星期二\1點

5.關鍵爭論時遵守的原則:

A.看準時機.B.心平氣和.C.設身處地.D.提出辦法.

最后,發現自己有錯時直接.主動承認錯誤.

領導可能會原諒.安慰.訓斥或警告你,應遵循以下原則:

1.誠心接受責備并向領導道歉,切勿強辯;2.不要將受責備的事向同事宣揚,自我辯護,

更不要說領導的壞話;3.不要自此以后頹喪,怨天尤人或次日即請假;4.工作尤應賣力一示改過之誠意;與領導的關系31/90當前第30頁\共有41頁\編于星期二\1點

秘書是領導與同事間的橋梁.以下幾點建議僅供參考:與同事的關系1.了解同事1.1家庭背景.人生態度.能力及個性.興趣等2.與同事打成一片2.1.與同事合作2.2.對同事一視同仁2.3.注意并欣賞同事的優點2.4.關心同事2.5以正確的態度對待同事的稱贊.批評.與嫉妒3.1不要添油加醋,不摻雜自己見解,

言辭要得體.

3.做好領導與同事之間的意見溝通工作32/90當前第31頁\共有41頁\編于星期二\1點

挫折是指個人從事有目的的活動時，由于遇到阻礙和干擾，其需要得不到滿足時表現出的一種消極情緒狀態。

秘書在工作中所會遇到的挫折主要可能發生在：

[1]與上司溝通不好；

[2]上司給的某份工作感覺吃力，難以勝任；

[3]對瑣碎重復的工作感到怨煩；

[4]與上司發生爭執；

[5]情感方面。

秘書如何面對工作挫折？33/90當前第32頁\共有41頁\編于星期二\1點

人生難免會遇到挫折，沒有經歷過失敗的人生不是完整的人生。沒有河床的沖涮，便沒有鉆石的璀璨；沒有挫折的考驗，也便沒有不屈的人格。正因為有挫折，才有勇士與懦夫之分。記住“天降大任于斯人也，必先苦其心志，勞其筋骨，餓其體膚，空乏其身，行拂亂其所為，增益其所不能。”巴爾扎克說：“挫折和不幸，是天才的進身之階；信徒的洗禮之水；能人的無價之寶；弱者的無底深淵。”

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遇到挫折時應進行冷靜分析，找出受挫的原因，采取有效的補救措施。(2)要有一個辯證的挫折觀，經常保持自信和樂觀的態度，要認識到正是挫折和教訓才使我們變得聰明和成熟，正是失敗本身才最終造就了成功。(3)向他人（朋友們）傾訴你遭受挫折心中不快以及今后打算，改變內心的壓抑狀態，以求身心的輕松，從而讓目光面向未來。(4)學會自我寬慰，能容忍挫折，要心懷坦蕩，情緒樂觀，發奮圖強，滿懷信心去爭取成功。

人在遭遇挫折時，又應如何進行調試呢？

35/90當前第34頁\共有41頁\編于星期二\1點

(5)補償。原先的預期目標受挫，可以改行別的途徑達到目標，或者改換新的目標，獲得新的勝利，即“失之東隅，收之桑榆”。這是人的一種心理防衛機制。

(6)升華。人在落難受挫之后奮發向上，將自己的情感和精力轉移到有益的活動中去，使之升華到有益于社會的高度。這也是人的一種心理防衛機制。

(7)應善于化壓力為動力。遇到挫折和失敗或即將遇到挫折和失敗，會面臨很大外在的心理壓力，在這個時候，你是氣餒，當逃兵，還是奮起，繼續而勇敢地追尋？這對人是一個很大的考驗，很多名人、偉人在挫折和失敗面前，從不低頭、氣餒，而是善于化壓力為動力，從逆境中奮起。他們的成功經歷很值得我們大家去深思，去學習。