上海電子發票管理制度一、總則（一）目的為規范上海公司電子發票的管理，加強財務監督，保障公司合法權益，提高財務管理效率，根據國家相關法律法規及公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于上海公司及其所屬各部門在經營活動中涉及電子發票的開具、接收、存儲、使用等相關管理工作。（三）基本原則1.依法合規原則嚴格遵守國家稅收法律法規及電子發票管理相關規定，確保電子發票管理工作合法合規。2.準確及時原則保證電子發票信息的準確無誤，及時開具、接收、處理電子發票，避免因延誤或錯誤導致的稅務風險及其他問題。3.安全保密原則加強電子發票數據的安全保護，防止信息泄露、丟失或被篡改，確保公司財務信息安全。4.便捷高效原則充分利用電子信息技術，優化電子發票管理流程，提高工作效率，降低管理成本。二、電子發票開具管理（一）開具范圍1.公司銷售商品、提供勞務或服務，屬于增值稅應稅范圍且購買方索取電子發票的，應開具電子發票。2.對于符合稅務機關規定的其他可開具電子發票的業務，按照要求開具電子發票。（二）開具流程1.業務部門在與客戶簽訂合同或達成交易意向時，應明確告知客戶公司提供電子發票，并獲取客戶接收電子發票的相關信息，如手機號碼、電子郵箱等。2.銷售業務完成后，業務部門應及時將開票信息傳遞給財務部門。開票信息應包括客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應稅勞務、服務名稱、規格型號、數量、單價、金額、稅率、稅額等準確完整的內容。3.財務部門收到業務部門傳遞的開票信息后，核對無誤后，通過電子發票開具系統進行開具。開具過程中應確保發票信息與實際交易相符，嚴格按照稅務機關規定的格式和內容開具。4.電子發票開具成功后，系統自動生成電子發票版式文件。財務部門應及時將電子發票版式文件發送給客戶，發送方式可根據客戶提供的信息選擇通過電子郵箱、短信鏈接等方式。同時，在公司內部系統中記錄電子發票的開具情況，包括發票號碼、開票日期、客戶信息、金額等。（三）開具要求1.電子發票應按照規定的時限、順序、欄目，全部聯次一次性如實開具，并加蓋發票專用章電子簽章。2.發票內容應真實、完整、準確，不得虛開、開具與實際交易不符的電子發票。3.對于作廢的電子發票，應在系統中進行標注，并妥善保存相關記錄。作廢條件應符合稅務機關規定，如發生銷貨退回、開票有誤、應稅服務中止等情形但不符合發票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發生銷售折讓的，應開具紅字電子發票。三、電子發票接收管理（一）接收范圍公司在采購商品、接受勞務或服務過程中，應積極接收供應商開具的電子發票。（二）接收流程1.采購部門在與供應商簽訂采購合同或協議時，應明確要求供應商提供電子發票，并在合同中約定電子發票的開具要求和傳遞方式。2.在收到供應商發送的電子發票后，采購部門應及時對發票信息進行初步審核，審核內容包括發票的真實性、完整性、與采購業務的關聯性等。審核無誤后，將電子發票信息及相關業務資料傳遞給財務部門。3.財務部門收到采購部門傳遞的電子發票及相關資料后，進行詳細審核。審核內容包括發票的格式、內容、簽章、發票號碼的唯一性等是否符合稅務機關規定，以及與采購業務的匹配性等。審核通過后，在公司財務系統中進行登記入賬，并按照規定進行賬務處理。4.對于審核發現的問題發票，如信息有誤、不符合規定等，財務部門應及時與采購部門溝通，要求采購部門與供應商聯系，進行更正或重新開具。（三）接收要求1.公司應指定專人負責電子發票的接收工作，確保電子發票接收的及時性和準確性。2.接收的電子發票應保存完整的電子信息，不得自行修改、刪除或損壞電子發票版式文件。3.對于重復接收的電子發票，應及時核實情況，避免重復入賬。四、電子發票存儲管理（一）存儲方式1.公司采用電子存儲方式保存電子發票。應建立專門的電子發票存儲文件夾，按照年度、月份等分類存放電子發票版式文件。2.同時，應定期將電子發票數據備份至外部存儲設備，如移動硬盤、光盤等，并異地存放，以防止數據丟失。（二）存儲期限電子發票的存儲期限應按照國家稅收法律法規及相關規定執行，一般為10年。（三）存儲安全1.加強對電子發票存儲設備的安全管理，設置訪問權限，防止未經授權的人員訪問電子發票數據。2.采取必要的安全防護措施，如安裝殺毒軟件、防火墻等，防止電子發票數據被病毒、惡意軟件等攻擊或篡改。3.定期對電子發票存儲設備進行檢查和維護，確保設備正常運行，數據存儲安全可靠。五、電子發票使用管理（一）報銷使用1.員工在進行費用報銷時，應提供合法有效的電子發票。電子發票應與實際發生的業務相符，且在規定的報銷期限內。2.員工將電子發票打印件及相關報銷憑證一并提交給財務部門。財務部門在審核報銷時，應通過稅務機關電子發票查驗平臺對電子發票的真實性進行查驗，確保發票真實有效。3.對于符合報銷規定的電子發票，財務部門按照公司費用報銷制度進行審批和支付。（二）入賬歸檔1.財務部門在完成電子發票報銷支付后，應將電子發票打印件及相關報銷憑證按照會計檔案管理的要求進行整理、裝訂和歸檔。2.同時，將電子發票版式文件存儲至公司電子發票存儲系統中，作為會計檔案的電子副本進行保存。電子發票的存儲應符合會計檔案管理的相關規定，確保電子檔案的完整性、準確性和可追溯性。（三）其他使用公司因稅務檢查、審計等工作需要，應按照要求提供電子發票相關資料。提供的電子發票資料應真實、完整、準確，能夠清晰反映公司電子發票的開具、接收、存儲、使用等情況。六、監督與檢查（一）內部監督1.財務部門應定期對公司電子發票的管理情況進行自查，檢查內容包括電子發票的開具、接收、存儲、使用等環節是否符合本制度規定，發票信息是否準確完整，數據是否安全等。2.公司審計部門應定期對電子發票管理情況進行審計監督，檢查電子發票管理制度的執行情況，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部檢查配合公司應積極配合稅務機關、審計機構等外部部門對電子發票的檢查工作。按照要求提供相關資料，如實反映公司電子發票管理情況，對于檢查發現的問題，及時進行整改。七、培訓與宣傳（一）培訓1.財務部門應定期組織公司員工進行電子發票管理相關知識培訓，培訓內容包括電子發票政策法規、開具流程、接收要求、存儲管理、使用注意事項等。2.通過培訓，使員工了解電子發票管理的重要性，掌握電子發票管理的基本技能，確保員工在工作中能夠正確開具、接收、使用電子發票。（二）宣傳1.公司應通過內部宣傳欄、郵件、會議等形式，加強對電子發票管理政策法規和公司電子發票管理制度的宣傳，提高員工對電子發票管理的認識和重視程度。2.同時，向客戶宣傳公司電子發票開具和接收