xx集團公司公文管理制度xx集團公文管理制度第一章總則第一條為提高發文質量，充分發揮公文在各項工作中的指導作用，并完善xx集團公文處理工作，使之規范化、制度化、科學化，特制訂本制度。第二條公文管理對象主要包括。上級政府部門來文、上級主管單位來文；其它外單位（同級）來文；下級單位（集團下屬各公司）來文；集團公司對內對外上報下發的各種文件。第三條按照黨務、行政分工原則，集團各類公文分別由集團公司黨支部和集團公司總經理辦公室歸口管理。各公司公文的統一收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔分別由各公司綜合管理部負責。第二章公文種類第四條集團內部使用的公文種類主要包括：（一）決定：適用于對重要事項或重大行動做出的安排；任免和聘用中、高層管理人員；（二）通知：適用于集團公司轉發上級政府部門或不相隸屬單位的公文；各公司轉發集團公司公文；發布規章；傳達要求各部門和各公司需要周知可共同執行的事項；（三）通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況；（四）報告：適用于集團公司向上級政府或主管部門、各公司向上級政府或集團公司匯報工作、反映情況、提出意見或者建議、答復上級部門的詢問等；（五）請示：適用于集團公司向上級政府或主管部門、各公司向上級政府或集團公司請求指示、批準；（六）批復：適用于集團公司答復各公司請示事項；（七）函：適用于不相隸屬的單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題；（八）會議紀要：適用于記載和傳達會議情況和議定事項；（九）決議：適用于集團公司及各公司董事會會議議定的重要事項；（十）制度。適用于集團公司或各公司明確和規范各項具體工作。第三章公文格式第五條公文一般由擬稿單位、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送和時間等部分組成。（一）秘密等級應分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”字樣，“絕密”公文應當標明份數和序號。（二）緊急文件應當分別標明“特急”、“急件”字樣。（三）發文字號：1、屬于集團公司發文的：大行政類文件編號為：華集行字[200x]xx號大財務類文件編號為：華集財字[200x]xx號大生產、大采購、大銷售類文件編號為：華集產供銷字[200x]xx號企業管理策劃類文件編號為：華集企管字[200x]xx號人力資源管理類文件編號為：華集人字[200x]xx號黨委、工會管理類文件編號為：華集黨群字[200x]xx號對外報送文件（除一般性工作函）編號為：華集字[200x]xx號2、其它新成立公司發文，其文件編號格式須經集團公司總經理辦公室統一規范后執行。（四）公文應在首頁注明簽發人姓名。（五）公文標題應準確簡要的概括公文的主要內容，并準確標明公文種類。標題中除法規、規章或轉發的公文名稱書名號外，一般不用標點符號。（六）公文如有附件，應在正文之后，成文時間之前注明附件順序和名稱。（七）公文應當加蓋公章。（八）公文成文時間。會議紀要的成文時間以會議召開時間為準；其它文件的成文時間以簽發人簽發日期為準；有特殊情況的簽發人另附注說明。（九）公文用紙的第一頁采用集團統一印刷的格式紙，自第二頁起采用國際標準a4紙；張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。第六條擬稿部門在草擬公文時應注意公文編寫格式。（一）經編號的公文需填寫《xx集團發文審批單》（見附件一）（二）集團公司或各公司文件的文頭，使用集團公司或各公司全稱，例：集團公司文件以“xx集團有限公司文件”為文頭，依此類推。字體采用一號加粗黑體（對外報送用紅字，集團內部流轉可用黑字）。（三）公文標題居中，字體采用三號加粗黑體；（四）正文字體采用四號仿宋體，行距為1.5倍。（五）頁邊距采用上頁邊距及下頁邊距為2.54，左頁邊距及右頁邊距為3.17，即電腦初始設置值。（六）當公文署名和日期因以上設置必須單獨打印一頁時，應在署名及日期上文標注“（此頁無正文）”。（七）正式公文不應因節約紙張等原因改變公文的固定設置格式而影響公文的美觀和統一。（八）集團公文的規范格式見《xx集團草擬公文示范》（附件二）第七條公文的發文字號由擬稿部門向公文管理部門相關工作人員索取，以確保公文的連貫性。第四章行文內容及規則第八條集團公司及各公司在行文時，在公文正文中應當寫全稱或者規范化簡稱。（一）xx集團有限公司對內作為獨立公司時，簡稱“集團公司”；作為集團整體，包括各公司時，簡稱“集團”；對外一律簡稱“xx集團”。（二）除集團公司之外的其它公司合并，簡稱“各公司”。第九條集團公司及各公司的行文關系，應當根據各自的隸屬關系和職權范圍確定。集團公司各部門或各公司的下屬部門沒有發文的權利。其作為擬搞單位，僅視為業務主辦部門代替集團公司或各公司行使集團公司或各公司的職能。第五章公文辦理第十條公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括簽收、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發文辦理一般包括擬稿、審核、會簽、簽發、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。第十一條需要辦理的公文，公文管理部門相關工作人員應當及時填寫《xx集團公文處理單》（見附件三），并由該部門負責人提出擬辦意見，送領導閱批或交有關部門辦理。緊急公文，應當提出辦理時限。第十二條承辦部門應抓緊辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本部門（公司）職權范圍或不適宜由本部門（公司）辦理的，應當迅速退回交辦的公文管理部門并說明理由。第十三條送領導批示或交有關部門（公司）辦理的公文，公文管理部門要負責催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦。對下發的重要公文，應當及時了解和反饋執行情況。第十四條草擬公文應當做到：（一）符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定。（二）反映情況客觀、真實、實事求是。（三）用詞用字準確、規范、精煉，條理清楚、層次分明、結構緊湊。（四）人、地、物名、引文及時間具體、準確。（五）草擬公文涉及到與現行制度有抵觸的情況時，擬搞部門應與集團公司企劃部及該制度的責任部門進行協商，在草擬公文的同時，對該制度進行修改或補充。第十五條以集團公司的名義行文，可以由集團公司職能部門作為擬稿單位，也可以由各公司或各公司下屬部門作為擬稿單位組織公文的草擬工作。需以集團公司名義行文的范圍：（一）集團公司統一策劃的企業管理、經濟考核等文件；（二）集團公司牽頭組織的各類會議的會議紀要；（三）集團公司“五縱”管理中，行政、財務、生產、采購、銷售各系統必要的行文；（四）涉及兩個或兩個以上公司的工作協調中必要的行文；（五）其它管理規定中需由集團公司統一安排的各種行文。除上述五條以外的其它公文，各公司可自行履行發文辦理程序，并按業務歸口抄送集團公司相關職能部門或分管領導。第十六條公文送簽發人簽發之前，應當由擬稿部門負責人業務審核，并由公文管理部門校核。校核的重點是：（一）是否需行文，是否遵循國家律法規定及集團規章制度；（二）公文用詞的準確性；（三）公文的文種、格式。第十七條對外報送文件需分類把關，其原件由公文管理部門存檔備查。一般行政類公文由業務部門審核，集團公司總經理辦公室簽發；技術類文件由業務部門審核，集團公司總工程師簽發；報送政府類文件由集團公司企劃部審核，經總經濟師會簽后由總經理簽發。第十八條待下發的公文若不符合本制度第五條、第六條、第七條的規定，公文管理部門相關工作人員可將擬發公文退回原擬稿單位，由擬稿單位按規定修改無誤后下發。第十九條公文下發范圍及要求公文主送、抄送、下發時以職能部門為單位，領導班子以職務為單位；集團公司下發公文至各公司，一般發至綜合管理部，各公司綜合管理部在本公司內負責對集團公司公文精神的傳達和宣傳；特殊情況將視公文密級發至指定職能部門或人員。集團公司所有經編號的公文均屬于保密文件，對內可視公文密級在相應級別范圍內流通，對外一律不得泄露。第六章公文立卷、歸檔和銷毀第二十條公文辦完后，文件管理部門應將其原件及時整理立卷。第二十一條公文歸檔，應根據業務范圍、特征及保存價值分類整理立卷。第二十二條公文下發均采用復印件，僅作集團內部流通使用，公文復印件對外不具備法律效應。公文復印件作為法律文件使用時，應當加蓋發文單位公章。第二十三條立卷公文應按規定向檔案管理部門移交，個人不得保存應當歸檔的公文。第二十四條沒有歸檔和存查價值的公文，經過公文管理部門負責人批準，可以定期銷毀。第七章附則第二十五條本辦法自頒布之日起施行，解釋權在集團總經辦。附件一：《xx集團發文審批單》擬稿部門擬稿人日期審核人日期文字校核日期標題主題詞主送下發附件打字校對緊急程度秘密等級印數份抄送xx集團發文審批單公文編號會簽：簽發：年月日附件二：《xx集團公文處理單》xx集團公文處理單公文名稱來文單位擬辦人擬辦時間閱批人閱批時間承辦部門承辦人承辦時間承辦結果擬辦意見閱批意見來文編號