一.采購管理制度1.采購委員會制度采購管理是任何一個公司都視之為經營是否能步入軌道的重要基礎之一。特別在原材料成本占據銷售成本75－85％左右的行業，原材料采購成本和儲存成本的合理性，會對經營利潤產生很大的影響。因此，有效的采購委員會制度可以讓我們得以：(1).奠定穩定的采購管理工作基礎；(2).提高采購管理水平；(3).減少采購成本和儲存費用，合理使用資金。1.1.采購工作基本原則1.1.1.采購委員會是公司在原材料采購過程中的最高決策機構。1.1.2.公司的總經理是采購委員會會議決議的最高執行者。1.1.3.公司的財會部門必須對采購業務與采購委員會會議決議是否相符，予以充足的反映和監督。1.1.4.品管部門必須對購入原材料的質量予以全過程的監控。1.1.5.采購部門必須根據采購委員會的會議精神，以最低之價格；最少之損耗；最低之資金成本作為購入原材料之準則。1.1.6.采購委員會會議須定期與不定期的交叉召開。例如，根據年、季、月的生產，銷售目的應定期舉行；根據原材料的采購特點及資金調度情況應不定期的舉行。1.1.7.采購部門必須定期作出市場、供貨、存貨、采購等分析，并及時提交采購委員會。采購部應對供貨市場；供應商情況；需購原材料質量、價格、數量、運送、氣象資料、原材料庫存、原材料耗用情況等作出定期分析。1.1.8.原材料采購須遵循“錢貨兩訖”的原則，嚴格控制原料預付貨款。必要的原材料預付貨款應遵循以下幾點：(1).必須是信用良好的固定供應商。對貿易公司性質的供應商不得采用預付貨款的結算形式。(2).信用良好的第三方為供應商提供擔保，是采購工作者必須努力的工作任務之一。(3).必須事先派專人，如派采購，品管人員一起去實地調查供應商的實物供應，質量保證情況，和目前的經濟狀態等情況，并將調查報告提交采購委員會。(4).必須有完整的正式協議，并經國家認可的公證機關予以公證。在協議中必須有明確的交貨地點，交貨期限，質量標準，和在需方所在地的人民法院管轄范圍內履約。(5).預付款的額度控制，須由采購委員會會議決定。對每一項預付款都應在會議上專題研究，予以額度上的限制，以及作出既要保證生產的需要，又要保證貨款安全的相應對策。(6).原材料預付貨款支付以后，采購部和財會部必須同時派出專人負責該項原材料和貨款的追蹤記錄，并根據實際情況按天，或周，或旬將記錄提交給采購委員會，直至該協議履行完畢。1.1.9.經批準購入的新品種原材料，須遵循試產，試銷原則。為減少產品成本，在征得集團配方部門的批準后，所購入的新品種原料，在試產、試銷過程中，應派專業技術人員進行技術追蹤，并將分析結果提交采購委員會；采購部應進一步收集該原料的供貨渠道、供貨量及供貨趨勢、品質情況、保管規定、價格變動趨勢等資料，提交采購委員會以供作出進一步的決策。1.1.10.采購部和財會部應于每月末，與供應商核對供貨數量，應付貨款 等往來資料。1.1.11.采購委員會應定期對采購人員進行業務考核，以提高采購人員的業務能力和思想品德。1.2.采購委員會的基本組成(詳見圖表1-A)采購委員會是由以下人員組成:1.2.1.總經理；1.2.2.財務長；1.2.3.采購負責人；1.2.4.品管負責人；1.2.5.生產負責人；1.2.6.其他與采購業務有關人員(列席人員)；1.2.7.采購委員會秘書(兼任)。采購委員會秘書，由委員會指定專人兼任，無表決權。1.3.采購委員會組織的運營(詳見圖表1-B)1.3.1.定期召開采購委員會會議采購委員會會議是平常采購管理工作之一，由會議討論決定采購委員會召開會議的固定期間，并相應的規定有關部門定期提供分析資料，以供會議討論和決策。1.3.2.不定期召開采購委員會會議對采購管理過程中的特殊事項，或經采購委員會成員的建議，應臨時召開采購委員會會議。1.3.3.采購委員會的決議須由半數以上人員表決通過，方可執行。出席采購委員會會議的列席人員和會議秘書無表決權。1.3.4.采購委員會召開會議時，采購委員會成員若無法參會，應授權代理人員參會。1.3.5.采購委員會各成員須有獨立的權責，其中財務長與采購部負責人不得互相兼任。1.3.6.采購委員會秘書必須將有關部門所送的分析資料，以及會議文獻資料分類整理后存檔。1.4.采購委員會制度控制要點1.4.1.對采購過程中發生的重大采購事項，必須由采購委員會討論決定。1.4.2.原材料價格應在同地區，同行業中保持較低的水平。1.4.3.原材料質量必須在同地區，同行業中保持較高的水準。1.4.4.根據產銷實際情況，擬定每月原材料的最低和最高庫存量。1.4.5.對有預付貨款的采購，必須事先提交采購委員會討論通過。1.4.6.采購部必須有完整的采購結算檔案，并建立有效的采購分析擋案。對一年以上的各類檔案應交公司檔案室保存。2.采購批準權限2.1.采購批準權限制定目的和實行條件2.1.1.有助于采購管理工作的順利進行。2.1.2.明確采購權責關系。2.1.3.采購委員會的會議決議和經批準的采購計劃，采購申請是行使采購 權的前提。2.1.4.采購批準權限由采購委員會按照集團規定的制定原則，由各公司董事會制定，并報集團備案。2.2.采購批準權限制定原則2.2.1.采購批準額度權限采購批準額度權限的制定，須分采購委員會批準額度、總經理批準額度、采購負責人批準額度。2.2.2.采購批準額度行使權受每一品種原材料最高庫存量的限制。即當某一品種原材料庫存量已達最高庫存，或原庫存量加申請購買量超過最高庫存時，該品種原材料的采購批準額度權限隨之失效。若因客觀實際情況需要購買，須提交采購委員會討論決定。2.2.3.原材料倉庫每一品種原材料的最高和最低庫存量，由采購委員會每月根據生產和銷售的實際情況予以核定，對積壓原材料應另行解決，不涉及在內。2.3.采購批準權限表2.3.1.采購批準權限的范圍(1).大宗原料的采購批準權限；(2).超級混合料的采購批準權限；(3).包裝物的采購批準權限；(4).零星原材料的采購批準權限；(5).備品備件的采購批準權限。2.3.2.原材料采購批準權限表采購批準權限表由采購委員會討論編制后，提交公司董事會決定。原材料采購批準權限表一式六聯，第一聯送集團主管部門；第二聯送總經理；第三聯送財會部；第四聯送采購部；第五聯送品管部；第六聯作董事會文獻存檔。(詳見圖表1-C)3.原材料市場分析與采購決策3.1.原材料市場分析制度3.1.1.原材料市場分析制度實行的意義(1).實行該制度，可以保證公司有長期的市場供應信息資料來源，為分析市場供應變動狀況提供充足的依據。(2).堅持長期實行供貨市場分析制度，努力做好供貨市場分析工作，是現代采購管理工作的基本規定。(3).實行該制度可以提高采購業務人員的工作水平，是減少采購成本的主線途徑。3.1.2.建立、取得原材料市場的分析資料原材料供應市場的資料收集重要涉及以下內容：(1).有交易供應商的供貨資料；(2).無交易供應商的供貨資料；(3).國際市場的價格水平資料和近期價格變動預測資料；(4).國內異地市場的價格水平資料和近期價格變動預測資料；(5).本地市場的價格水平資料和近期價格變動預測資料；(6).原料質量結構對比資料；由于同一品種原料因供貨渠道不同，其原料的品質亦有所不同，從而引起價格水平的不一。在保證到貨原料質量的前提下，應以成本最低為準則，選購最合適的原料。(7).本公司與同行業的原材料存貨資料；(8).付款方式變動分析資料和資金需求量、資金需求時間變動分析資料。(9).供應商的信用分析資料；(10).供應商及公司的運送損耗資料；(11).歷年來的氣象資料，以及近期的氣象預測資料，涉及原材料采購地點和運送路線地區，原材料庫存地點的歷史氣象資料和氣 象預測資料；(12).與兄弟公司、同行業公司在采購管理水平、采購數量、質量、價格、存貨上的比較分析資料。3.1.3.原材料市場分析報告的完畢與通過(1).原材料采購市場分析是以采購部為主，財會部、品管部為輔的，對生產原料、超級混合料、燃料、包裝物等的目前供應狀態，以及變動趨勢情況的分析和預測，它是公司領導人制定采購決策的重要 依據之一。(2).原材料市場分析報告的重要內容分為五個部分，第一部分是公 司原材料(原料、超級混合料等)的庫存數量及金額；第二部分是 當前可供貨情況和當前市場價格的資料搜集對比情況；第三部 分是市場價格、供貨量、需求量的變動預測，重要依據于所搜集的市場動態信息分析填制；第四部分是氣象變化預測和運送狀況的預測，重要依據于歷年的經驗和所取得的氣象分析資料、運送單位實際運送變動狀況而填制；第五部分為訂購點的初步擬定，它根據以上分析結果填制，并供采購委員會會議分析和討論，以作最后的擬定。 (3).原材料市場分析報告一式五聯，由采購部負責編制，交采購委 員會會議秘書；由采購委員會會議秘書編號后，分送以下人員：(a).第一聯地區副總裁； (b).第二聯總經理； (c).第三聯財務長；(d).第四聯品管部負責人； (e).第五聯采購部。(4).采購委員會成員收到原材料市場分析報告后，應對其內容進行 核算和作出分析意見，并在定期召開的采購委員會會議上發表 意見進行討論，以擬定原材料的訂購點及各項采購決策，或者 視情況緊急而召開臨時采購委員會會議，以及時作出供貨過程 中的各項決策。 3.2.采購決策 采購決策是采購委員會在定期和不定期召開的會議上，在統一結識了 目前的供貨狀態、供貨形勢后，所制定的各項采購策略；及針對供貨過程 所發生的各種問題所決定的將采用的各種措施。(詳見圖表1-D)3.2.1.實行采購委員會制度后采購決策的意義(1).通過集體決策，可以保持采購管理水平的穩定性。 (2).采購決策的實際效應，體現在采購成本的合理性和保持在較低 水平上，以增長公司產品的競爭能力。 (3).鍛練和提高了公司中上層管理人員的素質和工作責任。3.2.2.采購決策的重要依據 (1).原材料市場分析報告 (2).原材料庫存日報表 (3).原材料安全庫存分析表 (4).原材料采購計劃 (5).原材料采購資金分析 (6).其他各種采購資料3.2.3.采購委員會會議內容和決議的執行(1).會議內容(a).當期采購決策。 (b).上期采購委員會會議決議的執行檢查上期會議決議的執行檢查，重要是針對采購過程的組織工作、費用控制、損耗控制情況的檢查。 (c).趨勢分析和相應對策 重要是對下一階段的原材料供應量、價格、供應商等變化情況的預策分析及對策。 (2).當期采購決策與會議決議的執行 (a).對目前供貨市場作進一步的討論分析，以擬定各品種原料的 需求量及儲存量，并結合價格變動趨勢預測供貨變動情況。 (b).分析因季節性變動所需變動的原料品種或數量，并測算因此 而產生產品成本結構變動所帶來的影響。 (c).根據原材料庫存和安全庫存分析及產銷實際情況，調整修改 采購計劃。 (d).對采購成本進行測算，并分析資金占用情況和計入資金占用利息. (e).分析采購成本變動對銷售價格的影響。 (f).分析公司資金的流入、流出情況，擬定資金實際需求量。 (g).依據各供應商的情況，如價格、數量、品質、質量、運送、 信用、結算方式、交貨地點等，分析并擬定供應商選擇范圍和作出選擇方案。 (h).對會議討論、修改的采購計劃和各項措施進行討論通過。 (i).根據會議決議授權采購部簽定采購協議。 3.3.原材料市場分析制度控制要點3.3.1.定期提供撛牧鮮諧》治霰ǜ鏀。3.3.2.每項采購業務須有財會部的會簽意見。3.3.3.原材料采購檔案建立的完整性與應用水平的提高。3.3.4.定期評估采購工作。4.采購業務的管理與控制(詳見圖表1-E,1-F,1-G)4.1.采購業務的擬定采購業務一方面依據與產銷狀況而予以擬定，因此年度、季度、月度的 生產計劃(涉及內部調撥量和庫存量)，銷售計劃，是編制年、季、月采 購計劃的基礎。4.1.1.原材料需用量計劃和原材料需用款計劃(1).原材料需用量報告。(a).品管部根據月度生產量計劃，并與銷售計劃、內部調撥用 量計劃、產成品庫存量計劃核對后，編制“原材料需用量 測算表”。 (b).“原材料需用量測算表”是根據各品種產品的數量，按配 方計算成各品種原料、超級混合料的報表，該表由品管部自用。 (c).品管部根據“原材料需用量測算表”編制“原材料需用量 報告”，并在報告中提出有關采購原料的分析意見和建議， 該報告一式四聯，第一聯交總經理；第二聯交財會部；第 三聯交采購部；第四聯由品管部留存。(2).原材料采購資金分析周報 (a).財會部每周應編制“原材料采購資金分析周報”，并作為 采購委員會會議制定采購決策的分析依據。 (b).“原材料采購資金分析周報”也是財會部安排付款的依據 之一，它涉及有已訂購、在途、已人庫原材料的付款狀況。 (c).“原材料采購資金分析周報”，一式二聯，第一聯交總經理，第二聯由財務長留存。 4.1.2.年度、季度、月度采購計劃(1).原材料采購年度計劃(a).采購部依據年度目的生產量和原材料安全庫存編制原材料采購年度計劃。 (b).原材料采購年度計劃一式三聯，由采購部編制后，將第一聯交總經理，第二聯交財務長，第三聯由采購部留存。 (2).原材料采購季度計劃 (a).采購部根據調整后的季度目的生產量，和原材料安全庫存， 修改原材料采購年度計劃中的本季度采購計劃。 (b).該表一式三聯，第一聯交總經理，第二聯交財務長，第三聯 由采購部留存。 (3).月度原材料采購計劃 (a).采購部根據調整后的本月目的生產量，和品管部提供的“原材料需用量報告”，擬定本月計劃采購量。 (b).采購部根據當前原料市場實際價格測算出資金需用量。 (c).原材料采購計劃一式三聯，第一聯交總經理，第二聯交財務 長，第三聯留存采購部。 (d).采購委員會會議上，根據會議決議修改原材料采購計劃， 并作為采購業務發生的依據。4.2.采購申請4.2.1.采購申請依據采購業務每次發生時，涉及向供應商采購原料、包裝物；向集 團內兄弟公司采購的超級混合料，都必須填寫“原材料采購申請” 采購申請應依據采購委員會會議擬定的供應商或供應商選擇范圍，以及采購計劃進行編制。4.2.2.采購申請的填制及采購部門領導核準(1).采購部根據供應商提供的原材料樣品品質情況和品管部的化驗結果填列在采購申請上。(2).采購申請根據本月批準的采購計劃填列所需購買的原材料品種和數量；在采購申請中分供應商情況和采購部申請意見兩大部份，應根據實際情況和具體分析填列。 (3).采購部負責人根據采購申請的內容核對有關資料后，簽字核準。 并將原材料樣品化驗資料存檔備查。4.2.3.樣品化驗及品管部、財會部的會簽 (1).品管部將樣品分析結果和分析建議意見會簽在采購申請單上，供 采購部參考。對提貨形式的原材料采購，品管部必須派專人前往 供應商倉庫進行100%的實地抽樣檢查。 (2).財務長檢查采購申請是否符合采購委員會的決議，以及檢查最高庫存情況。(詳見圖表2-A,4-A)4.2.4.總經理核準后的建檔追蹤與協議的簽定 (1).總經理根據采購申請的內容，進行修改與核定，并建立追蹤檔案， 以保證按期完畢采購任務。 (2).采購部根據總經理核準的采購申請，與供應商簽定協議，并經總 經理、財務長審核無誤后，蓋章生效。 (3).采購申請一式四聯，經總經理批準后，第一聯留于總經理，第 二聯交財務長，第三聯交品管部，第四聯留存采購部。 (4).采購協議的正本一式四聯。其中，第一聯供應商，第二聯財會 部，第三聯總經理，第四聯采購部。(5).采購協議控制要點(a).在協議簽發之前，財會部必須審核協議是否與批準后的采購申請一致。 (b).應采用經集團總部認可的本公司的采購協議。 (c).在協議中必須注明協議的履約地在公司所屬地，即由公司所 屬的人民法院管轄解決。 (d).必須有供應商單位的法定代表人簽字；若供應商單位法定代表人授權代理人在協議上簽字，采購部必須向供應商索取授權書，經審核后交公司檔案室存檔。(詳見圖表2-B,4-B)(e).采購協議生效后，采購申請單才相應生效。原材料收貨時的收貨報告的開立，須以生效后的采購申請單作為原材料收貨報告開立的依據。4.3.原材料交貨地點的擬定與控制4.3.1.控制原則(1).損耗最小原則 即應采用送貨制，并以公司計量設備計量為準(過公司地磅)。 (2).運送成本最低原則 原材料在提貨制的情況下，應盡量了解各種運送方案以降 低運送成本，如運用回程車減少運送成本。 (3).風險最低原則 大宗原料的異地采購應以送貨制為宜，因其價值大，路程遠，運送情況復雜，雖有保險可減少其風險，但若發生供貨時間的貽誤、成本的增長等情況，對生產和銷售都會帶來很大影響。 (4).綜合分析原則 除考慮以上三項原則外，還須考慮結算方式、運送條件、 包裝情況、裝卸情況、采購數量、品種等諸多因素而定。 4.3.2.運送方式的擬定 (1).按承運對象分類(a).公司自運(提貨) (b).供應商自運(送貨) (c).供應商委托代運(送貨) (d).公司委托代運(提貨)(2).按運送工具不同分類 (a).鐵路運送 (b).公路運送 (c).海運 (d).水運(內河) (e).空運(特殊情況下的貴重超級混合料) (3).運送保險 原材料采購在提貨制的情況下發生的運送保險辦理一般有兩種情況： (a).由公司向保險公司辦理運送保險 (b).供應商代為辦理運送保險為了加強貨品運送投保管理工作，減少貨品運送的風險，若無特殊情況必須由本公司向保險公司辦理運送保險。4.3.3.財會部會簽控制要點 (1).應規定采購部主管在“采購申請”表上對交貨地點的擬定理由， 作出分析說明。 (2).財務長在會簽時應對交貨地點的選擇與擬定提出分析意見，供總 經理和采購委員會會議討論參考。(3).原材料運送保險須由本公司向保險公司辦理。4.4.安全庫存的控制4.4.1.安全庫存管理涉及安全庫存量和安全存放期的管理與控制。4.4.2.安全庫存量的設定應由采購部會同生產部、品管部研究提出，并在采購委員會會議上討論通過，作為采購決策的依據。4.4.3.安全庫存應隨產品銷售結構變動和季節性變動予以調整。4.4.4.每日比較安全庫存和實際庫存差異。4.4.5.對比原材料的有效存放期和實際存放期。4.5.采購費用的控制4.5.1.采購費用預算目的設定4.5.2.實際費用與預算相比較4.5.3.單位數量費用的分析與比較4.5.4.采購損耗的對比分析4.6.采購資金成本控制4.6.1.采購原材料專項貸款的利息支出合理性控制(1).為采購原材料而向銀行舉借的貨款，必須在作出采購決策前做 出分析，供采購委員會討論。 (2).對倉庫原材料最低庫存量的品種結構作出分析，并在采購委員會議上提出修改，以保證原材料庫存不出現積壓的情況。 4.6.2.銷售鈔票流入和采購鈔票流出的時間性控制 (1).銷售信用政策是建立在穩定的銷售鈔票流入的基礎上進行的， 即資金的回籠量應隨著賒銷而增長。資金的回籠期應控制在一 定的時間范圍內，而不應擴大。 (2).采購鈔票流出和時間控制。(a).分析原料供應量的間斷點，以求避開間斷點出現之前購買， 和間斷點結束之前購買。 (b).分析運送狀況和氣候變化，以求避開運送高峰和運送不暢 的情況下購買。 (c).分析同行業公司的購買動向，根據以上兩點作出對的的購 買決策。4.7.原材料采購資料的建立與管理4.7.1.采購部資料的建立與管理(1).采購申請檔案 詳見4.2采購申請一節。 (2).采購協議檔案 詳見4.2采購申請一節。 (3).‘供應商基本情況表’檔案(a).‘供應商基本情況表’應根據交易記錄隨機登記。 (b).‘供應商基本情況表’一式三聯，應每月定期將第一聯交總 經理，第二聯交財會部，第三聯留存采購部。 (4).訪問供應商情況登記表檔案 (a).采購業務員與供應商接洽時，必須將供應商的有關情況記錄 在訪問供應商情況登記表上，以供采購部或采購委員會分析 之用。 (b).‘訪問供應商情況登記表’一式二聯，第一聯交財會部，第 二聯留存采購部。 (5).原材料市場分析報告檔案 詳見3.1.3.原材料市場分析報告的完畢與通過。 (6).原材料采購計劃檔案 詳見4.1.2.年度、季度、月度采購計劃。 (7).原材料安全庫存分析表檔案 (a).‘原材料安全庫存分析表’的特點是由采購、生產、品管、 財會部都可在采購委員會會議上發表自己的分析意見，以保 證生產的正常進行，避免原材料的積壓。 (b).‘原材料安全庫存分析表’一式五聯，采購部編制后留存第 五聯，分送第一聯給總經理，第二聯財務長，第三聯品管部， 第四聯生產部。(8).原材料采購損耗檔案(a).異地采購損耗分析 詳見6.4.異地原材料采購分析。 (b).收購損耗分析 詳見6.5.收購原料損耗分析。 (c).原材料采購損耗分析表 詳見6.6.原材料采購損耗分析. (9).異地采購異地提貨的資料檔案 詳見5.1.原材料異地采購異地提貨。 (10).本地采購或異地送貨或送貨收購的資料檔案 詳見5.3.原材料本地采購/異地送貨/送貨收購的收貨過程。 (11).本地上門收購資料檔案 詳見5.4.本地原材料上門收購過程。 (12).原材料采購付款申請檔案 (a).由采購部采購業務員根據協議付款期限而預先填寫的憑證， 在結算和付款后存檔備查。 (b).財會部門根據采購協議，并結合實際供貨情況予以核批。 (c).根據采購批準權限分別由采購部、總經理或采購委員會核準后，交出納按規定的付款方式支付貨款。 (d).‘付款申請’一式二聯，第一聯交財會部，第二聯申請人留存。 (e).‘付款申請’亦可作為平常報銷付款之憑證。4.7.2.關聯資料的建立與管理 (1).生產產量計劃表檔案 詳見生產管理制度2.7.1.產量計劃的編制。 (2).銷售量計劃表檔案 詳見銷售管理制度。 (3).每月原材料需用量報告檔案 詳見4.1.1.原材料需用量計劃的原材料需用款計劃。 (4).品質分析報告檔案(a).采購部應按產地分類存檔 (b).‘品質分析報告’由品管部編制后留存第二聯，并將第一聯 交采購部。 (c).該‘品質分析報告’亦可作為產成品的品質分析報告，填制 完畢后留存第二聯，將第一聯交生產部。 (5).原材料到貨復檢報告 (a).異地提貨后到貨，由品管人員對原材料再次進行檢查的記錄。 (b).若運送出險，在告知和委托本地保險公司勘查時，進行復檢。 (c).本表一式三聯，由品管部編制后留存第三聯，第二聯交采購 部，第一聯交財會部。 (6).原材料庫存日報表檔案 詳見生產管理制度1.2.1.(2).原材料庫存日報表的編制。 (7).原料過磅單檔案 (a).原料過磅單應設計在原料收貨報告中。 (b).原料收貨報告詳見5.2.14。4.7.3.歷史資料的應用與管理 應根據實際需要運用過去資料作出對比和變動分析，以供決策 之用，重要的分析有以下幾種：(1).對各部供應商的信用和經營狀況進行對比分析。 (2).對原材料供應地點和數量作出對比分析。 (3).對公司采購品種結構的數量變動情況作出對比分析。 (4).對采購結算方式作出對比分析。 (5).對運送狀況作出對比分析。5.原材料采購收貨過程控制5.1.原材料異地采購異地提貨過程(詳見圖表2-C-1-----2-C-4)5.1.1.原材料異地提貨的一般程序 (1).品管部派專人在異地提貨地點對原材料進行100％的抽樣，并將 抽樣檢查結果告知公司。 (2).經檢查合格公司批準購買簽定協議和貫徹運送工具后，采購部派 采購業務員在異地對交貨地的計量設備進行檢查。公司如有自檢 經驗可以自行檢查，否則應請國家認可的計量單位進行檢查。 (3).采購部辦理原材料運送保險。 (4).在異地提貨時，如采用錢貨兩訖的交貨付款形式，采購部根據合同和異地原材料檢查的數量辦理付款申請(錢貨兩訖的情況，是指在提貨地點提貨后付款的形式)。為保證貨款的安全，公司須事先 在提貨地點的銀行辦理銀行存款專戶，并約定未經公司財務長的同 意，提貨地點銀行不得付款。(5).提貨開始后，在提貨地的港/站地磅過磅前，由品管人員對貨車 裝運的原料作30％抽樣檢查，對不合格的原料作退回解決。 (6).在異地交貨點對供應商所運送的原料進行過磅稱重，并在過磅單 (公司外過磅單)上登記。 (7).原料在卸下裝船或裝火車車皮前，由品管人員作100％的抽樣檢 查，對不合格原料作退貨解決，并將檢查結果登記在品質分析報告上。 (8).抽檢合格后，在原料裝船或裝火車車皮時由采購業務員按車登 記原材料裝車/船情況記錄。(9).供應商送貨車輛卸完貨后，在交貨點地磅作空車計重，公司過磅人員在過磅單上登記后，將過磅單第三聯交司機帶給供應商作為結算的依據。經100％檢查不合格予以退貨的原料，須過磅計重，并作為貨款結算的扣減項目。 (10).裝船或裝車完畢后，根據‘原材料裝車/船情況記錄’和‘地磅單’裝運數量，及應扣減項目結算后，予以支付貨款。 (11).火車或貨船啟程時，為保證準時到達公司和做好運送環節的協調工作，應派公司押運人員照看公司所運原料，并做好押運記錄。5.1.2.異地提貨原材料的品質保證 (1).品管部必須派經驗豐富的品管技術人員前往提貨地點對供應商的 原材料庫存進行100％抽檢。 (2).在提貨時須對原料進行過磅前的30％抽樣檢查和裝船或裝車皮前的100％抽樣檢查。 (3).公司應重視異地提貨原材料的品質，并保證抽樣檢查的可靠性。 (4).由品管部將異地供應商庫存原材料的品質分析報告，與來樣品質分析作對比分析。 (5).在異地提貨時，采購人員應根據品管人員對裝運原料的抽檢結果， 將不合格原料作退回解決。5.1.3.異地計量設備的檢查 在異地提貨時對原料的計量必須是對的的，因此應按以下兩種 情況對提貨點的地磅予以檢測和校正：(1).計量設備自檢情況記錄(a).將校正前的地磅數據，記錄在‘計量設備自檢情況記錄’上。 (b).自檢過程應選定標準稱重物a.標準法碼 b.標準載重物品。在標準法碼無法借到的情況下所采用的方法。 (c).過磅檢查 a.作兩次過磅記錄，檢查其差異。 b.不同地磅的復磅檢查，并與異地提貨點地磅的過磅數據進行比較。復磅時，應選擇其他公司的正常工作地磅。(d).校正地磅，并將調整結果記錄‘計量設備自檢情況記錄’上。 (e).‘計量設備自檢情況記錄’一式三聯，由采購部人員在檢查 地點記錄后，交采購負責人核準，并將第一聯交財會部，第二聯交品管部，第三聯留存于采購部。(2).計量設備外檢情況記錄 (a).在無自檢能力的情況下，應委托提貨地點由國家認可的計量 單位予以檢測，并將檢測情況記錄在‘計量設備外檢情況記錄’上。 (b).‘計量設備外檢情況記錄’一式三聯，由公司采購部檢測人 員填寫后，交采購負責人核簽后，將第一聯交財會部，第二聯將交品管部，第三聯留存采購部。5.1.4.原材料運送保險 (1).為避免原材料運送過程因各種意外導致的損失，簽定協議后應 著手辦理原材料運送保險事項，并將投保過程情況記錄在‘原 材料運送保險記錄’上。原材料運送保險應全額保險。隨著運輸保險業務量的增長，須規定保險單位減少保險費率，而不允許對原材料運送保險采用部分保險，以單獨達成減少保險費，同時亦增長運送風險的現象。 (2).‘原材料運送保險記錄’一式二聯，由采購部投保經辦人負責 辦理后，交采購經理睬簽，并將第一聯交財會部，第二聯留存 采購部。 5.1.5.異地原材料采購付款申請 (1).一般來說，異地原材料采購并在異地提貨的情況，往往出現在 原材料貨源比較緊張的時候，在結算方式上也就形成一手交錢 一手交貨(錢貨兩訖)的形式。根據這一情形，一般在采購協議 訂立以后，在提貨之前就可以擬定付款方式和辦理付款申請。 (2).財會部對錢貨兩訖的付款方式必須嚴格控制。為保證貨款的安 全性，原則上必須在提貨地點的銀行設立銀行專戶，并與提貨地點的銀行約定公司將款項劃入后，未經財務長告知提貨地點銀行付款，本地銀行不得將款項劃至供應商的帳號。 (3).異地原材料貨款的劃款告知，應在原材料裝車/裝船完畢后，由 采購部和品管部告知財務長，并經核算后，由財會部告知本地 銀行劃轉。(4).‘付款申請單’付款申請單的格式，詳見4.7.1.(12)的說明。5.1.6.異地提貨過磅報告 (1).由異地提貨點過磅的采購人員或公司其別人員，將提貨地點的過磅計重情況、過磅車次情況，記錄在‘過磅單(公司外)’上。 (2).‘過磅單’一式三聯，第一聯交財會部，第二聯交采購部，第 三聯交供應商作貨款結算的依據。 (3).提貨地點的采購人員應將‘過磅單’與‘原材料裝車/船情況記錄’核對，并作為付款的依據。 5.1.7.原材料裝船或車記錄(1).‘原材料裝車/船記錄’是指過磅后的合格原材料裝至貨輪或者火車車皮，或者裝至運回公司重型貨車的裝載記錄。 (2).裝載記錄根據每一短途運送貨車的卸貨檢查合格數量予以記錄原材料的實收數量。裝船或裝車完畢的實收總數即為接協議購買原料的應付款數量。(3).‘原材料裝車/船記錄’亦合用與公司收貨以后，因變更運送工具的原材料轉運過程。對轉運過程中發生的泄漏原料，在裝袋、裝車后，應記錄在‘原材料裝車/船記錄’之中。 (4).‘原材料裝船/車記錄’一式三聯，由公司采購部人員在裝船/車 現場予以記錄，經采購經理、品管部會簽后，將第一聯交財會 部，第二聯品管部，第三聯留于采購部。 (5).在異地提貨工作完畢后，經核算無誤的‘原材料裝船/車記錄’作為付款的依據之一。