附件7：**公司檔案分類方案總則重要內容本方案規定了**公司（以下簡稱“公司”）檔案分類方法、各類別檔案類目設立、管理流程、歸檔范圍和保管期限等，擬定了公司檔案管理的基本方法。制定依據本方案依據《**檔案分類管理辦法》，結合各類別檔案管理辦法，以公司所有檔案實體為對象，依據主營業務和管理職能的特點，科學劃分類別，優化管理流程，細化歸檔范圍，建立有序完善的檔案分類管理體系，便于科學管理與開發運用。分類管理原則分類原則：分類清楚、層次適度、體系穩定、具擴展性。管理原則：體系健全、流程完整、范圍明確、期限準確。合用范圍本辦法合用于公司總部、司屬各單位。分類規則全宗號設立全宗是指一個獨立機關、組織或個人在社會活動中形成的檔案有機整體。全宗號是立檔單位的唯一編號，通常由檔案館或上級檔案機構給定，**辦公廳負責給定所屬機構的全宗號。通常全宗號長期固定不變。全宗號結構由6位數字標記，全宗號前兩位為二級子公司順序號，中間兩位為三級子公司順序號，后兩位為四級子公司順序號。公司所屬各單位全宗號及分支機構代碼號詳見附件1。類目設立類目共設10個，即黨群類、行政類、人力資源類、財務資金類、成本與審計類、投資類、工程類、規劃設計類、銷售類、項目類。一般情況應保持穩定，不得改變。標記、編號及排列方法標記符號檔案分類中的類目的記符號一律采用阿拉伯數字標記。黨群類--------------------------1行政類--------------------------2人力資源類--------------------------3財務資金類-------------4成本與審計類--------------------------5投資類--------------------------6工程類--------------------------7規劃設計類--------------------------8銷售類--------------------------9項目類--------------------------10檔號編制規則檔號基本結構基本結構：全宗號-類目號-年度（項目號）-順序號（案卷號）年度和項目號可根據需求進行細分、添加或刪減；采用立卷歸檔的檔案編號可根據需求設備案卷號。采用目錄號輔助檔案編號的方式可繼續沿用。年度4位數字。項目號項目（專題）順序號（或設備順序號、產品順序號）。保管期限分為永久、30年和2023。沿用永久、長期、短期代碼標記，即：永久：Y；30年：C；10年：D。目錄號同一全宗內不允許出現反復的目錄號，一個目錄號只能給定一個類目。案卷號案卷的排列順序號，通常為4位數字。順序號文獻的排列順序號，通常為4位數字。檔號的編制方法編號時，各層級中用“-”隔開；年度和項目號之間用“.”隔開。編號排列方法示例：檔案的編號排列各類檔案以件為單位進行整理，采用按大類分屬類的排列方法，即歸檔文獻在同一年度、同一保管期限內，按機構、時間、重要限度等排列。會議文獻、記錄報表等成套性文獻可集中排列，并按排列順序逐件編號。檔號基本結構：由全宗號、類目號、年度、保管期限和順序號組成。檔號示例：全宗號-類目號-年度-保管期限-順序號020801-1-2023-Y-0001案卷排列各類檔案的案卷排列，均按該類檔案分類編號體例依次排列，即按各類案卷順序排列。個別單位由于檔案形成規律和運用特點不同，為方便提供運用，在保持檔案有機聯系和成套性的原則下，可以采用靈活的排列方法，但必須做到系列規律，井然有序，保持相對穩定。黨群類檔案（1）管理辦法管理職責黨群工作部為黨群類檔案的主管部門，負責對各項目文獻材料收集、整理歸檔工作進行業務指導、監督檢查、統一管理和評價反饋。項目負責對本項目黨群類文獻材料進行整理與歸檔。歸檔文獻收集、整理和移交情況應納入各項目績效考核指標。歸檔范圍黨群類檔案是各單位在經營管理工作中產生的具有保存價值的文獻材料，具體歸檔范圍及保管期限詳見附件2。整理單位黨群類歸檔文獻通常以“件”為單位整理。一般以每份文獻為一件，文獻正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，請示文與批復文可為一件。歸檔規定業務部門在文獻材料辦理完畢后，應及時將具有保存價值的文獻材料收集齊全、完整并集中保管。歸檔文獻應真實有效、齊全完整，為簽署、蓋章齊全的原件。已破損的文獻應予修整，筆跡模糊或易褪變的文獻應予復制；整理歸檔文獻所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護規定。業務部門應按整理規定將歸檔文獻進行裝訂、分類、鑒定、編號、著錄、裝盒等。在文獻首頁右上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔章設立全宗號、年度、機構、保管期限、件號、頁數。文獻材料的歸檔份數：通常每份文獻保存一份原件，重要的、運用頻繁的和有專門需要的檔案適當增長份數。文獻材料紙質版和電子版應一并歸檔，并保持兩者內容、形式的一致。檔案部門應對歸檔文獻材料的完整、準確、系統情況進行檢查，檢查合格后辦理移交手續。業務部門向檔案部門移交歸檔文獻時，應將歸檔文獻目錄一并移交，并經移交部門和接受部門負責人審核簽字。歸檔時間應于次年6月底前向檔案部門移交。行政類檔案（2）管理辦法管理職責辦公室為行政類檔案的主管部門，負責對各項目文獻材料收集、整理歸檔工作進行業務指導、監督檢查、統一管理和評價反饋。項目負責對本項目行政類文獻材料進行整理與歸檔。歸檔文獻收集、整理和移交情況應納入各項目績效考核指標。歸檔范圍行政類檔案是各單位在經營管理工作中產生的具有保存價值的文獻材料。具體歸檔范圍及保管期限詳見附件2。整理單位行政類歸檔文獻通常以“件”為單位整理。一般以每份文獻為一件，文獻正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，請示文與批復文可為一件。歸檔規定業務部門在文獻材料辦理完畢后，應及時將具有保存價值的文獻材料收集齊全、完整并集中保管。歸檔文獻應真實有效、齊全完整，為簽署、蓋章齊全的原件。已破損的文獻應予修整，筆跡模糊或易褪變的文獻應予復制；整理歸檔文獻所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護規定。業務部門應按整理規定將歸檔文獻進行裝訂、分類、鑒定、編號、著錄、裝盒等。在文獻首頁右上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔章設立全宗號、年度、機構、保管期限、件號、頁數。文獻材料的歸檔份數：通常每份文獻保存一份原件，重要的、運用頻繁的和有專門需要的檔案適當增長份數。文獻材料紙質版和電子版應一并歸檔，并保持兩者內容、形式的一致。檔案部門應對歸檔文獻材料的完整、準確、系統情況進行檢查，檢查合格后辦理移交手續。業務部門向檔案部門移交歸檔文獻時，應將歸檔文獻目錄一并移交，并經移交部門和接受部門負責人審核簽字。歸檔時間應于次年6月底前向檔案部門移交。人力資源類檔案（3）管理辦法（見附件2、5）財務資金檔案類（4）管理辦法管理職責辦公室負責財務資金類檔案的驗收及入庫集中管理工作。財務資金部負責歸檔文獻的收集、整理、立卷、編制會計檔案保管清冊及移交工作。歸檔范圍財務資金類檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映公司經濟業務的重要中料和證據。具體見附件2。整理單位財務資金類檔案通常組卷管理，按照文獻形式（名稱）整理組卷。歸檔規定財務資金類檔案應完整、齊全、準確。遵循其形成的自然規律，保持其互相間的有機聯系。凡涉及單位名稱的填寫必須是規范全稱。運用財務軟件進行會計核算的單位，應當同時制成紙質材料一并移交檔案部門。移交財務資金類檔案，原則上應保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，辦公室門應當會同財務資金部和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。保管期限為2023以上的財務資金類檔案向檔案部門移交。保管期限為2023以下的由財務資金部自行保存。歸檔時間：當年形成的財務資金類檔案，在本會計年度終了后，可暫由財務資金部保管3年，期滿后，即于次年6月底以前由財務資金部編制會計檔案移交清冊（一式二份）和財務資金檔案實物一并移交辦公室。交接雙方逐項核對后簽字認可，并經移交部門和接受部門負責人審核簽字，各留一份備查。成本與審計類檔案（5）管理辦法管理職責辦公室負責成本與審計類檔案的驗收及入庫集中管理工作。成本與審計部為成本與審計類檔案的主管部門，負責對各項目文獻材料收集、整理歸檔工作進行業務指導、監督檢查、統一管理和評價反饋。項目負責對本項目成本與審計類文獻材料進行整理與歸檔。歸檔文獻收集、整理和移交情況應納入各項目績效考核指標。歸檔范圍成本與審計類檔案是各單位在經營管理工作中產生的內控、審計、協議、招投標等工作的文獻材料。具體歸檔范圍及保管期限詳見附件2。整理單位成本與審計類歸檔文獻通常以“卷”為單位整理。歸檔規定業務部門在文獻材料辦理完畢后，應及時將具有保存價值的文獻材料收集齊全、完整并集中保管。歸檔文獻應真實有效、齊全完整，為簽署、蓋章齊全的原件。已破損的文獻應予修整，筆跡模糊或易褪變的文獻應予復制；整理歸檔文獻所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護規定。業務部門應按整理規定將歸檔文獻進行裝訂、分類、鑒定、編號、著錄、裝盒等。在文獻首頁右上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔章設立全宗號、年度、機構、保管期限、件號、頁數。文獻材料的歸檔份數：通常每份文獻保存一份原件，重要的、運用頻繁的和有專門需要的檔案適當增長份數。文獻材料紙質版和電子版應一并歸檔，并保持兩者內容、形式的一致。檔案部門應對歸檔文獻材料的完整、準確、系統情況進行檢查，檢查合格后辦理移交手續。業務部門向檔案部門移交歸檔文獻時，應將歸檔文獻目錄一并移交，并經移交部門和接受部門負責人審核簽字。歸檔時間應于次年6月底前向檔案部門移交。投資類檔案（5）管理辦法管理職責辦公室負責投資類檔案的驗收及入庫集中管理工作。投資部為投資類檔案的主管部門，負責對各項目文獻材料收集、整理歸檔工作進行業務指導、監督檢查、統一管理和評價反饋。項目負責對本項目投資類文獻材料進行整理與歸檔。歸檔文獻收集、整理和移交情況應納入各項目績效考核指標。歸檔范圍投資類檔案是項目前期立項、可行性研究等工作的文獻材料。具體歸檔范圍及保管期限詳見附件2。整理單位投資類歸檔文獻通常以“卷”為單位整理。歸檔規定業務部門在文獻材料辦理完畢后，應及時將具有保存價值的文獻材料收集齊全、完整并集中保管。歸檔文獻應真實有效、齊全完整，為簽署、蓋章齊全的原件。已破損的文獻應予修整，筆跡模糊或易褪變的文獻應予復制；整理歸檔文獻所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護規定。業務部門應按整理規定將歸檔文獻進行裝訂、分類、鑒定、編號、著錄、裝盒等。在文獻首頁右上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔章設立全宗號、年度、機構、保管期限、件號、頁數。文獻材料的歸檔份數：通常每份文獻保存一份原件，重要的、運用頻繁的和有專門需要的檔案適當增長份數。文獻材料紙質版和電子版應一并歸檔，并保持兩者內容、形式的一致。檔案部門應對歸檔文獻材料的完整、準確、系統情況進行檢查，檢查合格后辦理移交手續。業務部門向檔案部門移交歸檔文獻時，應將歸檔文獻目錄一并移交，并經移交部門和接受部門負責人審核簽字。歸檔時間應于次年6月底前向檔案部門移交。工程類檔案（5）管理辦法管理職責簽約主體與施工主體一致時，簽約主體單位負責工程項目檔案的全程管理及所有檔案的集中入庫管理。簽約主體與施工主體不一致時，簽約主體單位驗收核心檔案并集中入庫管理，施工主體單位負責檔案的全程管理及所有檔案集中入庫管理。聯合體項目按參股比例確認管理責任單位。辦公室門負責工程檔案的驗收及入庫集中管理工作，并應在項目開工前進行檔案工作交底。工程部負責施工資料管理工作的指導、監督、檢查及竣工驗收審核工作。項目為工程項目資料管理責任單位。技術部門負責施工資料的收集、整理和移交工作，商務部門負責經營資料的收集、整理和移交工作，綜合管理部門負責綜合管理、聲像、榮譽等資料的收集、整理和移交工作。項目應建立檔案管理責任體系，明確項目公司領導、相關部門、具體人員的管理職責。應將檔案管理責任納入項目績效考核，檔案驗收合格后方可兌現績效獎金。歸檔范圍工程類檔案是各項工程建設活動中直接形成的具有保存價值的文獻材料和竣工圖等。具體歸檔范圍及保管期限詳見附件2。整理單位工程項目檔案通常組卷管理，按照單位工程-專業-分部-分項進行組卷。竣工圖可按單位工程、專業組卷。歸檔規定工程類文獻應真實反映工程質量的實際情況，并與工程進度同步形成、收集和整理。歸檔文獻必須真實有效、完整齊全。歸檔文獻均應為簽署、蓋章齊全的原件。當出現復印件時，應加蓋復印件提供單位的公章，注明復印日期，并有經手人簽字。運用計算機打印的文獻必須采用手工署名的方式。歸檔的文獻材料要筆跡清楚、圖面整潔。不得用圓珠筆、鉛筆或純藍墨水等易褪色的書寫材料書寫、繪制。工程施工文獻中文字材料幅面尺寸規定宜為A4幅面（297mm×210mm），均采用70g以上白色書寫紙制作。圖紙宜采用國家標準圖幅。工程施工文獻的紙張應采用可以長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清楚，不得使用計算機出圖的復印件。所有竣工圖均應在圖標欄上方空白處加蓋竣工圖章（50mm×80mm）。竣工圖章應使用不易褪色的紅印泥。運用施工圖改繪竣工圖必須標明變更修改依據；凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應當重新繪制竣工圖。不同幅面的工程圖紙應按《技術制圖復制圖的折疊方法》（GB/10609.3—89）統一折疊成A4幅面（297mm×210mm），圖標欄露在外面。多單位合作的項目，總包方一般應保存全套文獻，分包方應保存與所承擔任務相關的正本文獻，涉及多個單位責任的文獻，應各保存一份原件。歸檔時間應于項目決算完畢后6個月內向辦公室移交歸檔。規劃設計類檔案（5）管理辦法管理職責辦公室負責規劃設計類檔案的驗收及入庫集中管理工作。總部規劃設計部負責圖紙標記，并進行接受、登記、發放、回收、移交等平常管理；負責項目竣工前的各階段設計圖紙分類存檔整理工作項目前期部負責項目竣工時圖紙分類整理歸檔工作。歸檔文獻收集、整理和移交情況應納入各項目績效考核指標。歸檔范圍規劃設計類檔案是是各單位在經營管理工作中產生的的文獻材料。具體歸檔范圍及保管期限詳見附件2。整理單位投資類歸檔文獻通常以“卷”為單位整理。歸檔規定設計圖紙編制規定所有圖紙要標明項目、專業、圖名、圖號、版次及出圖日期，并有完備的簽字蓋章手續及施工圖目錄。移交項目現場用于施工管理及成本核算的施工圖紙，規劃設計部應將圖紙折疊成相同規格，并分專業裝訂成冊。移交區域公司存檔的竣工圖，規定折疊成A4大小，圖標欄一律在右下角，并要露出圖章。竣工圖編制說明：凡按施工圖進行施工，沒有變更的工程，由施工單位負責在原設計施工圖上加蓋“竣工圖”標志章，即作為竣工圖；凡在施工中有一般性變更，可以在原設計施工圖上加以修改補充的，可不重新繪制竣工圖，由施工單位在修改部位上用紅色筆杠改，并在修改部位附近空白處引線指示，蓋上修改標志章（修改標志章統一規定尺寸為30mm×10mm），注明修改單日期、字、號、條，并蓋上竣工圖章后即作為竣工圖。在原施工圖上進行修改補充的，規定圖面整潔，線條清楚，筆跡工整，使用繪圖墨水進行繪制，嚴禁用圓珠筆或其它易退色的墨水繪制或更改注記。所有竣工圖必須是新藍圖；由于修改較大而使原圖圖面不清、辨認困難的，應將修改部位框出，然后在本張圖的空白處或增頁繪制；竣工圖的繪制工作必須依據在施工過程中確已實行的《施工圖設計評審表》、《設計變更審批表》、《設計變更聯系單》（參見《設計變更管理辦法》）以及隱蔽工程驗收或對工程進行的實測實量等形成的有效記錄進行編制，以保證圖物相符；竣工圖的繪制（涉及新繪和改繪）必須符合國家制圖標準，使用國家規定的法定繪圖單位和文字；深度及表達方式應與原設計圖相一致；竣工圖要有施工單位技術負責人及監理工程師的簽字確認。設計圖紙電子版本規定：施工圖的電子文獻必須為DWG格式，電腦建筑效果圖應為JPG格式。施工圖電子文獻目錄表規定采用Word、Excel或txt文本軟件編制；電子版本規定分項目、類別用光盤裝載，除圖形文獻外，還要有漢字字形庫、壓縮解壓工具和其他保證可以完整地再現圖形的工具和軟件。圖紙接受、發放及移交方案圖、施工圖：各部門根據需求填寫各部門《圖紙需求表》，經需求部門負責人審批后，交給規劃設計部；規劃設計部負責按照各部門《圖紙需求表》的規定與出圖單位聯系，并接受圖紙；規劃設計部進行圖紙標記，并告知需求部門人員取回圖紙；發至項目前期部的圖紙，由項目前期部人員接受后發放給現場工程師、監理及施工單位；發放、接受圖紙均要填寫《圖紙發放登記表》，由接受人署名確認。竣工圖：項目竣工后，由項目前期部負責督促施工單位編制竣工圖紙質版本一式四套；編制完畢的紙質竣工圖，經項目前期部根據《設計變更審批表》等資料審核無誤后，與工程竣工資料一同移交市城建檔案館紙質一套，同時向物業管理公司移交一套紙質竣工圖，向公司規劃設計部移交竣工圖紙紙質版本一套；圖紙移交時均要填寫文獻交接清單，由交接雙方署名確認。圖紙標記編號規劃設計部負責對方案圖、施工圖進行編號。規劃設計部負責按以下規定將保存的竣工圖紙編號：圖紙分類：方案圖、施工圖、竣工圖。設計圖紙的管理及運用設計圖紙在整理完畢并按規定發放后，項目前期部保存一份正式文本，由項目前期部人員分類按編號順序存放。圖紙提供應平常施工參考使用，非項目前期部人員借用、調用、查閱要填報文獻借閱記錄，經項目前期部負責人批準后，方能借出。由規劃設計部、項目前期部保存的方案圖、施工圖及竣工圖要永久保存，并供日后運用。圖紙變更當圖紙發生變動時，規劃設計部需將新生效版本發放給相關部門，并填寫《圖紙發放登記表》；規劃設計部應明確具體作廢的和修改的圖紙編號，并形成《修改圖與原圖對照表》。規劃設計部組織回收失效圖紙并確認后，需留做憑證的，規劃設計部要保存一份備查，并在圖紙上加蓋作廢印章，其余副本銷毀。銷毀圖紙之前要填寫《文獻銷毀審批清單》，并通過項目公司經營層或董事會批準。歸檔時間應于次年6月底前向檔案部門移交。銷售類檔案（5）管理辦法管理職責辦公室負責銷售類檔案的驗收及入庫集中管理工作。銷售部為銷售類檔案的主管部門，負責對各項目文獻材料收集、整理歸檔工作進行業務指導、監督檢查、統一管理和評價反饋。項目負責對本項目銷售類文獻材料進行整理與歸檔。歸檔文獻收集、整理和移交情況應納入各項目績效考核指標。歸檔范圍銷售類檔案是各單位在經營管理工作中產生的具有保存價值的文獻材料。具體歸檔范圍及保管期限詳見附件2。整理單位銷售類歸檔文獻通常以“卷”為單位整理。歸檔規定業務部門在文獻材料辦理完畢后，應及時將具有保存價值的文獻材料收集齊全、完整并集中保管。歸檔文獻應真實有效、齊全完整，為簽署、蓋章齊全的原件。已破損的文獻應予修整，筆跡模糊或易褪變的文獻應予復制；整理歸檔文獻所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護規定。業務部門應按整理規定將歸檔文獻進行裝訂、分類、鑒定、編號、著錄、裝盒等。在文獻首頁右上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔章設立全宗號、年度、機構、保管期限、件號、頁數。文獻材料的歸檔份數：通常每份文獻保存一份原件，重要的、運用頻繁的和有專門需要的檔案適當增長份數。文獻材料紙質版和電子版應一并歸檔，并保持兩者內容、形式的一致。檔案部門應對歸檔文獻材料的完整、準確、系統情況進行檢查，檢查合格后辦理移交手續。業務部門向檔案部門移交歸檔文獻時，應將歸檔文獻目錄一并移交，并經移交部門和接受部門負責人審核簽字。營銷電子檔案歸檔規定營銷電子檔案庫的建立和分工銷售部負責建立項目營銷電子檔案庫，內容涉及所有CI應用成品電子檔、所有宣傳品及銷售道具電子檔，管理范圍涉及項目營銷電子檔案的匯總、分類、編號和按規定格式存儲。單個項目營銷電子檔案的內容內容涉及文檔和圖檔兩類，為方便儲存、管理和運用，均需使用電子文檔或圖檔。內容目錄詳見附件。圖檔質量規定以滿足專業印刷為標準，統一由專業公司按標準拷盤或刻錄。以TIF格式為主，JPG格式為輔。精度分為A、B兩級，其中A級圖檔文獻大小為15M，供普通印刷用；B級為40M，供戶外展板用。營銷電子檔案庫的管理和使用資料應進行動態管理，隨時更新和補充，并及時向上一級傳遞。營銷電子檔案庫屬于保密資料，應由營銷管理部指定專人制作、更新、管理。運用和拷貝資料應事先進行審批和登記，說明使用目的、方式，項目營銷電子檔案的使用由營銷管理部負責管理。歸檔時間應于次年6月底前向檔案部門移交。項目類檔案管理辦法管理職責辦公室負責項目類檔案的驗收及入庫集中管理工作。公司各業務部門負責歸檔文獻的指導、監督、檢查及竣工驗收審核工作。項目負責歸檔文獻的收集、整理和移交工作。項目應建立檔案管理責任體系，明確項目領導、相關部門、具體人員的管理職責。應將檔案管理責任納入項目績效考核，檔案驗收合格后方可兌現績效獎金。歸檔范圍項目類檔案是指在房地產開項目在立項策劃、開發建設、商品房銷售、使用維護等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據及聲像等文獻，分為項目綜合、工程監理、工程施工、竣工驗收、營銷管理、商業管理等。具體見附件3。整理單位項目檔案通常組卷管理。工程監理類由監理單位整理組卷，工程施工類由施工單位整理組卷，工程綜合、竣工驗收、營銷管理、商業管理類由建設單位整理組卷。歸檔規定歸檔文獻應真實反映項目實際情況，并與工程進度同步形成、收集和整理。歸檔的文獻必須真實有效、完整齊全。歸檔文獻均應為簽署、蓋章齊全的原件。當出現復印件時，應加蓋復印件提供單位的公章，注明復印日期，并有經手人簽字。運用計算機打印的文獻必須采用手工署名的方式。所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。房地產的買賣、繼承等權屬變更不斷發生，房屋的拆遷、翻蓋、擴建等處在不斷的轉移和變更中，應不斷地補充新文獻，保證檔案的真實性和連續性。項目相關業務部門應根據城建檔案館的規定，對監理、施工、建設單位的工程檔案進行初驗。初驗通過后，向城建檔案館申報預驗收，并根據城建檔案館出具的預驗收意見書，組織監理、施工、建設單位對本單位的工程檔案進行整改，驗收合格后移交城建檔案館，同時移交本單位檔案部門一套。多單位合作的項目，主辦單位一般應保存全套文獻，協辦單位應保存與所承擔任務相關的正本文獻，涉及多個單位責任的文獻，應各保存一份原件。歸檔時間營銷管理類在項目最后一次開盤后3個月內；商業管理類在房產出售或出租后3個月內；其他類別在工程竣工驗收后3個月內。附則本辦法由公司總部辦公室負責解釋。本辦法自印發之日起施行。附件：1.**全宗號2.文獻材料歸檔范圍及保管期限表3.圖紙發放登記表4.規劃設計部提供資料列表5.**人事檔案管理辦法附件1：**全宗號序號單位名稱全宗號三級子公司全宗號（獨立法人機構）1**公司四級子公司全宗號（獨立法人機構）1**公司2**公司3**公司4**公司分支機構全宗代碼（非獨立法人機構）1**項目部附件2：文獻材料歸檔范圍及保管期限表1.黨群類序號歸檔范圍歸檔部門保管期限1社會責任工作文獻材料總部黨群工作部及下屬單位相關部門按權屬分別歸檔1.1本單位社會責任報告永久1.2參與和投入社會公益、慈善、捐贈事業的記錄文獻材料永久1.3賑災、扶貧、獻血、擁軍優屬等文獻材料永久2本單位黨、團、工會等黨群工作文獻材料2.1本單位黨員代表大會、職工代表大會、共青團代表大會2.1.1請求、批復、批示、告知、名單、議程、報告、領導人發言、選舉結果、會議記錄、討論通過的文獻、決議、紀要、公告等文獻材料永久2.1.2大會發言20232.1.3重要的賀信、賀電、籌備工作、選舉工作中形成的文獻材料，小組會議記錄、會務工作安排等文獻材料20232.1.4討論未通過的文獻材料20232.2黨委會、黨委常委會、工會委員會、工會會員代表大會、共青團常委（擴大）會，黨群機關辦公會會議文獻材料2.2.1告知、議程、報告、決議、決定、公報聲明、記錄、領導人發言、總結、紀要、討論通過的文獻永久2.2.2討論未通過的文獻材料20232.3黨務綜合性工作2.3.1各項條例、規章制度、辦法，“三重一大”等重要專項活動工作告知、報告、重要調研文獻材料、黨務工作大事記等永久2.3.2情況反映及一般文獻材料30年2.4組織工作2.4.1黨員干部考察、考核、任免、政審決定等永久2.4.2入黨、轉正、退黨、轉入、轉出等決定及黨員名冊，黨團組織關系的介紹信及存根永久序號歸檔范圍歸檔部門保管期限2.4.3黨委（黨組）組織工作規章制度總部黨群工作部及下屬單位相關部門按權屬分別歸檔永久2.4.4黨群機構設立、調整、人員編制等方面決定及告知永久2.4.5黨費收支文獻材料30年2.4.6黨員學習教育等活動形成的文獻材料2.4.6.1重要的永久2.4.6.2一般的20232.4.7黨員記錄年報永久2.5本單位宣傳統戰工作報告、會議紀要、精神文明建設方面文獻材料2.5.1重要的永久2.5.2一般的30年2.6紀檢與監察工作2.6.1紀檢與監察工作的規定、決定、通報、告知、會議記錄、紀要永久2.6.2黨風廉政反腐工作文獻材料30年2.6.3違紀案件備案報告、調查依據、審查結論、解決意見等文獻材料永久2.7工會、女工、共青團工作規劃、規章制度、決定、告知、會議記錄永久2.8職工民主管理、勞保福利、職工維權、工會會費與財務管理文獻材料、工會記錄年報永久2.9女工工作、勞動競賽、文體活動、計劃生育等方面文獻材料2.9.1重要的永久2.9.2一般的20232.10共青團組織發展、勞動競賽、團費管理、文體活動等文獻材料2.10.1重要的永久2.10.2一般的20232.11民間團隊工作，民政協調工作中形成的文獻材料2.11.1民間團隊設立、變更、撤消等的請求、批復、章程等文獻材料永久2.11.2民間團隊活動過程形成的文獻材料2.11.2.1重要事項30年序號歸檔范圍歸檔部門保管期限2.11.2.2一般事項總部黨群工作部及下屬單位相關部門按權屬分別歸檔20233新聞媒體對本公司重要活動、重大事件、典型人物的宣傳報道永久4公司文化建設文獻材料4.1公司文化建設方案永久4.2公司文化建設其他文獻材料永久4.3公司紀念、慶典活動文獻材料永久5聲像類5.1本單位各種重要會議的照片、錄音帶、錄像帶永久5.2上級領導親臨視察工作的照片、錄音帶、錄像帶永久5.3國內外來賓考察本單位的照片、錄音帶、錄像帶永久5.4基建工程項目開工、竣工典禮的照片、錄音帶、錄像帶永久5.5重要協議、協議簽字典禮、開業典禮的照片、錄音帶、錄像帶永久5.6重大慶典活動的照片、錄音帶、錄像帶永久5.7工程施工進度照片、錄音帶、錄像帶永久5.8科研活動進度照片、錄音帶、錄像帶永久5.9樓盤建設進度、營銷活動的照片、錄音帶、錄像帶永久5.10產品生產進度、營銷活動的照片、錄音帶、錄像帶永久5.11本單位歷屆重要領導的照片永久5.12本單位獲得省部級以上榮譽稱號（證書、獎牌、獎杯、獎狀、錦旗）的照片、錄音帶、錄像帶永久2.行政類序號歸檔范圍歸檔部門保管期限1本單位設立、變更、解散過程文獻材料總部辦公室及下屬單位相關部門按權屬分別歸檔1.1本單位籌備和設立的申請文獻材料、政府相關部門批準設立本公司的相關文獻材料永久1.2本單位設立登記相關證照、證照變更登記文獻材料永久1.3本單位章程送審稿、批準稿及正式文獻永久1.4公司合并、分立、改制、上市、破產、解散或其他變更公司形式等過程中形成的文獻材料永久2本單位董事會、監事會、股東會構成及變更等方面的文獻材料2.1本單位董事會、監事會、股東會構成及變更文獻材料，發起人協議永久2.2董事會、監事會、股東代表大會會議形成的文獻材料2.2.1會議告知、議程、報告、決議、決定、公報聲明、記錄、領導人發言、總結、紀要、討論通過的文獻材料、參與人員名單永久2.2.2討論未告知的文獻材料20232.3董事、監事、股東履職和維護權益過程形成的文獻材料永久3本單位資本登記、資本變動、融資文獻材料3.1國有資產管理部門對本公司國有資本金核算、確認、劃轉、變更的文獻材料永久3.2其他非國有組織或機構資本對本公司投資、投入核算登記、確認文獻材料永久3.3本單位融資工作中形成的其他文獻材料永久4本單位資產管理文獻材料4.1資產權屬證明文獻材料4.1.1本單位土地、房屋、基礎設施等不動產產權登記文獻材料，重要的技術裝備、設備等固定資產登記文獻材料，自然資源的所有權、使用權、收益權等申請、批準、登記的文獻材料永久4.1.2本單位擁有的商標權、專利權、著作權、計算機軟件、商業秘密、技術訣竅等知識產權發明、申請、審批、登記、運用、保護和管理中產生的文獻材料永久4.1.3本單位特許經營權證文獻材料，本公司資質認證、商譽評估、信用評級等文獻材料永久4.1.4本單位其他固定資產和無形資產權屬文獻材料永久序號歸檔范圍歸檔部門保管期限4.2本單位資產與產權轉讓、買賣、抵押、租賃、許可、變更、清算、評估、處置、注銷等資產變動文獻材料，因產權所致職工身份變化的材料總部辦公室及下屬單位相關部門按權屬分別歸檔永久4.3本單位其他債權、債務登記文獻材料永久4.4境內、外投資文獻材料4.4.1投資公司董事會、股東會文獻材料、投資公司的財務報告、紅利分派文獻材料，股權證、轉讓協議等股權管理文獻材料永久4.4.2本單位在并購、參股、股權受讓、基金業務及債權型投資等投資業務中形成的其他文獻材料永久5本單位總經理辦公會、聯席會議文獻材料5.1告知、議程、報告、決議、決定、公報聲明、記錄、領導人發言、總結、紀要、討論通過的文獻材料、參與人員名單永久5.2討論未通過的文獻材料20236本單位召開的工作會議、專題會議的文獻材料6.1請求、批復、告知、名單、日程、報告、發言、總結、決議、決定、紀要、媒體宣傳報道、錄音錄像永久6.2代表發言、經驗交流文獻材料、簡報20237本單位承辦的大型展覽會、博覽會、論壇、學術會議、國際性會議的文獻材料7.1請求、批復、申辦和籌備組委會組建文獻材料、重要活動安排、議程、名單、主報告（原文及譯文）、輔助報告（原文及譯文），領導人賀詞、題詞、發言、會徽設計、簡報、新聞報道永久7.2代表發言、經驗交流30年7.3委員會、分會會議和學術會議的討論記錄，會議代表登記表、接待安排30年8有關機關和上級主管部門領導、社會知名人士檢查、視察、調研本公司工作時形成的文獻、工作報告、錄音錄像等文獻材料永久9本單位向有關機關、上級主管單位的請求、報告與有關機關、上級主管單位批復、批示9.1重要事項永久9.2一般事項、無批復重要事項30年9.3無批復的一般事項202310本單位收到的有關機關、上級主管單位等相關機構制發的文獻材料序號檔案范圍歸檔部門保管期限10.1涉及本單位經營管理重要事項和其他重要事項的文獻材料總部辦公室及下屬單位相關部門按權屬分別歸檔永久10.2與本單位經營管理等工作有關的一般性文獻材料202311本單位對外發布的公告、公示等文獻材料永久12直屬單位、所屬和控股公司的請求、報告、函與本單位的批復、復函等文獻材料永久13本單位業經營決策、建設項目（含境外項目）管理、公司管理、物資管理、信譽、記錄等管理工作文獻材料13.1經營計劃、決策文獻材料13.1.1本單位中長期規劃、綱要，重要的經營決策文獻材料永久13.1.2本單位年度計劃、任務目的、總結、記錄文獻材料永久13.1.3本單位半年、季度、月份等計劃、總結、記錄文獻材料202313.1.4本單位、所屬和控股單位的經營目的責任書、業務考核評價文獻材料30年13.2項目前期立項、規劃、論證、設計、申請、審批等文獻材料永久13.3公司管理文獻材料13.3.1公司管理規劃、計劃、總結、實行方案、制度、規定、辦法等永久13.3.2公司管理方案實行、檢查驗收文獻材料30年13.5物資管理文獻材料13.5.1物資管理工作制度、規定、辦法永久13.5.2物資臺賬、記錄報表30年13.5.3物資分派計劃、記錄202313.5.4物資采購審批手續、來往函，物資保管臺賬、出入庫記錄等13.5.4.1重要物資的30年13.5.4.2一般物資的202313.5.5固定資產新增、報廢、調撥文獻材料30年13.6公司認證、達標等活動的呈報、審批文獻材料，公司獲得的資質、信譽證書方面的文獻材料永久13.7公司形象宣傳文獻材料永久13.8記錄工作文獻材料永久13.8.1記錄工作制度、規定、辦法，綜合性記錄報表永久13.8.2生產、技術、經濟記錄報表及分析文獻材料，工業普查報表永久

序號歸檔范圍歸檔部門保管期限13.8.3一般性記錄分析文獻材料總部辦公室及下屬單位相關部門按權屬分別歸檔30年14本單位安全、環保、科技管理、信息化管理、標準等管理工作文獻材料14.1安全生產工作文獻材料14.1.1安全技術管理制度、辦法、總結，自然災害、生產安全、事故搶救、調查、解決文獻材料永久14.1.2安全技術管理規劃、計劃、通報、會議記錄、安全體系建設文獻材料等30年14.1.3安全、消防教育、應急演練活動文獻材料202314.2環境保護工作文獻材料14.2.1環境保護工作制度、總結、環保調查、監測、分析文獻材料永久14.2.2環境保護工作規劃、計劃30年14.2.3環境影響評價書、環保污染防治措施、總結、報告，污染事故搶救、調查、解決文獻材料永久14.3科技管理工作14.3.1科技管理工作制度、總結，新產品開發、科技攻關項目、科技成果管理、技術引進文獻材料永久14.3.2科技發展規劃、計劃、辦法等30年14.3.3技術革新與合理化建議文獻材料202314.3.4學術交流活動文獻材料202314.4信息化管理工作文獻材料14.4.1公司信息化管理制度、總結等文獻材料永久14.4.2信息化發展規劃、計劃、辦法等30年14.4.3公司信息化總體設計方案，信息系統設計、開發、實行過程評審文獻材料30年14.4.4信息系統運營維護、數據管理、安全保密等的方案、記錄、報告30年14.5標準管理工作文獻材料14.5.1標準工作制度、規定、辦法、總結，公司基礎標準、技術規范、管理標準、工作標準、生產技術規范編寫、評審、發布文獻材料永久14.5.2標準工作規劃、計劃等30年15本單位組織機構設立、文秘、機要、檔案、保密、保衛、綜合治理、信訪、風險管理、內控與審計、社會責任、基本建設管理等管理工作文獻材料序號歸檔范圍歸檔部門保管期限15.1本單位組織機構設立、撤并、名稱變更、崗位職責設計、人員編制、印信啟用和作廢等文獻材料總部辦公室及下屬單位相關部門按權屬分別歸檔永久15.2文秘、機要、檔案、保密工作文獻材料15.2.1文秘、機要、檔案、保密工作制度、規定、辦法、總結等文獻材料永久15.2.2文秘、機要、檔案、保密工作規劃、計劃文獻材料30年15.2.3檔案開發、編研成果、檔案移交清單、銷毀清冊永久15.2.4保密資格認證方案、申請、審查、批準文獻材料30年15.2.5保密工作檢查方案、告知、結論、通報等文獻材料30年15.3安全保衛工作15.3.1安全保衛工作規劃、計劃、總結、報告、報表等30年15.3.2保衛部門的安全檢查、調查方案、記錄、通報30年15.3.3自然災害防范、交通管理文獻材料30年15.4綜合治理工作文獻材料15.4.1重要事項永久15.4.2一般事項30年15.5信訪工作文獻材料永久15.6風險管理工作文獻材料15.6.1風險管理工作制度、總結、告知、報告、批復、結論、調查與證明等文獻材料永久15.6.2風險管理工作方案、計劃、報告、紀要等30年15.6.3風險辨認、評估、控制等過程形成的文獻材料，重大風險評估報告，風險管理體系建設文獻材料30年15.7本單位的史、志、年鑒、大事記、組織沿革等編研成果，本公司編輯出版的書、報、刊等出版物永久15.8本單位編制的簡報、工作信息30年15.9本單位編制的通報、情況反映、參考資料等202315.10基本建設管理文獻材料15.10.1基本建設工作管理制度、規定、辦法、總結永久15.10.2基本建設工作規劃、計劃、專項工作告知等文獻材料16本單位其他事務管理文獻材料序號歸檔范圍歸檔部門保管期限16.1公司管理制度、規劃、規定、辦法、總結總部辦公室及下屬單位相關部門按權屬分別歸檔永久16.2公司管理工作計劃、報告、告知永久16.3公司接待工作計劃、方案、重要來賓有關的照片、錄音、錄像、題詞、發言、批示等永久17公司信用文獻17.1資質證照17.1.1營業執照、組織機構代碼證永久17.1.2稅務登記證、財務登記證、國有土地使用證、房屋產權證、產權登記證等永久17.1.3資質（許可）證、質量認證體系證書、對外經營許可證等永久17.1.4商標證書、專利證書等文獻永久17.2榮譽證書、獎杯、獎牌、錦旗17.2.1獲得省部級以上獎勵的榮譽證書、獎杯、獎牌、錦旗、獎狀永久17.2.2在國際、國內或行業中的排名證明材料永久17.2.3國家領導人、外國領導人、社會知名人士的題詞永久17.2.4公司收到的賀禮永久18法律工作文獻材料18.1五年普法規劃、年度計劃、規章、制度、辦法等30年18.2法院判決書、調解書等訴訟和仲裁等文獻材料永久18.3一般法律事務工作文獻材料30年18.4案件、糾紛、行政處罰、復議文獻材料及公證事務中結論性材料永久18.5案件、糾紛、行政處罰、復議文獻材料及公證事務中調查、協調過程形成的文獻材料30年19各種載體、介質及實物形式的文獻材料19.1無法輸出紙質的或無紙質的二維、三維、數據庫類電子文獻19.1.1重要的永久19.1.2一般的30年19.2各種有保存價值的實物19.2.1重要的永久19.2.2一般的30年19.3其他各種非紙質載體、介質文獻材料19.3.1重要的永久19.3.2一般的30年3.人力資源類序號歸檔范圍歸檔部門保管期限1人力資源管理工作文獻材料總部人力資源部及下屬單位相關部門按權屬分別歸檔1.1員工招聘評價表20231.2擬聘人員背景調查表20231.3員工休假申請表20231.4加班申請表20231.5員工考勤表20231.6員工指紋考勤補充說明單20231.7崗位說明書20231.8員工薪酬變動及特殊發薪審批表永久1.9員工工資變動情況表（歸入人事檔案）永久1.10職工工資明細表永久1.11職工年度收入臺賬20231.12總部部門和員工年度考核材料20231.13項目年度考核材料20231.14勞動協議書及附件、解除勞動關系材料（歸入人事檔案）永久1.15員工培訓申請表永久1.16員工培訓服務期協議（歸入人事檔案）永久1.17員工學歷進修申請表20231.18員工學歷認證（復印件歸入人事檔案）永久1.19員工學歷認定情況備案表20231.20員工培訓教育資助申請表永久1.21“導師帶徒”協議書5年1.22“導師帶徒”花名冊5年1.23年度“導師帶徒”新員工培養情況表5年1.24“導師帶徒”導師鑒定表5年1.25“導師帶徒”活動優秀導師和優秀學員評選表（局級以上歸入人事檔案）永久序號歸檔范圍歸檔部門保管期限1.26干部任免審批表（歸入人事檔案）總部人力資源部永久1.27擬提任人選情況說明表（歸入人事檔案）永久1.28任前考察情況報告表（歸入人事檔案）永久1.29行政干部考察、考核、任免、政審決定等（歸入人事檔案）永久1.30個人表彰先進材料（歸入人事檔案）永久1.31受到警告以上處分的材料（歸入人事檔案）永久1.32部門（項目）人員需求計劃表5年1.33高校畢業生三方協議5年1.34高校畢業生報到證（歸入人事檔案）永久1.35員工花名冊永久1.36員工調動、離職相關材料永久1.37專業技術職務任職資格申報表（歸入人事檔案）永久1.38高校畢業生轉正鑒定表（歸入人事檔案）永久1.39員工職業資格證書登記表永久1.40北京市社會保險個人信息登記表、變更登記表5年1.41北京市醫療保險異地安頓（外轉醫院）申報審批單5年1.42職工參與公司年金計劃申請表5年1.43公司年金月度繳費明細表5年1.44住房公積金月度繳費明細表、變動表5年1.45查閱人事檔案審批表永久1.46人事檔案借閱登記表永久1.47轉遞人事檔案材料告知單永久1.48清整人事檔案銷毀材料登記表永久1.49人力資源各類記錄報表材料永久1.50離退休人員相關材料永久4.財務資金類序號歸檔范圍歸檔部門保管期限1財務報告總部財務資金部及下屬單位相關部門按權屬分別歸檔1.1年度財務報告（決算）（涉及文字分析）永久1.2月、季度財務報告（涉及文字分析）30年2賬簿2.1總賬（涉及日記總賬）20232.2明細賬20232.3日記賬（鈔票和銀行存款日記賬保管二十五年）20232.4涉及外事和對私改造的會計賬簿永久2.5固定資產卡片（報廢清理后）5年2.6輔助賬簿20233憑證3.1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證20233.2涉及外事和對私改造的會計憑證永久4其他4.1會計移交清冊20234.2會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久4.3銀行余額調節表、銀行對賬單5年5本單位與會計、銀行、保險、證券、基金管理等機構業務往來的文獻材料永久6財務工作文獻材料6.1生產財務和成本核算文獻材料永久6.2資金管理、價格管理、會計管理文獻材料永久6.3本單位稅務登記、交納、減免、返還等工作文獻材料永久6.4本單位經營盈虧情況報告、報表永久6.4.1重要的永久6.4.2一般的30年7本單位財務預、決算報告永久8決算文獻永久5.成本與審計類序號歸檔范圍歸檔部門保管期限1本單位非資本經營業務中與審計局等機構往來文獻材料總部成本與審計部及下屬單位相關部門按權屬分別歸檔永久2本單位與其他單位或個人發生業務關系形成的文獻材料2.1本單位簽署的戰略合作協議、重要談判的協議協議永久2.2.1本單位簽署的長期協議或協議及其補充件永久2.2.2本單位簽署的短期協議或協議及其補充件30年3本單位對其他單位或個人的資信調查、客戶管理等文獻材料30年4項目前期招投標、協議、協議等文獻材料永久5物資采購招投標文獻材料、協議、協議等5.1重要物資的30年5.2一般物資的20236內控、審計工作文獻材料6.1內控、審計工作制度、總結、審計意見、審計報告、專項審計告知、報告、批復、結論、調查與證明等文獻材料永久6.2內控與審計工作方案、計劃、報告、紀要等30年7勘察、測繪、設計文獻7.1規劃設計中標告知書、中標方案及評審表永久7.2投標方案（光盤）永久7.3開工審批文獻、協議7.3.1邀請招標核準書永久7.3.2施工、監理中標告知書永久8招投標與協議文獻8.1勘察協議永久序號歸檔范圍歸檔部門保管期限8.2標底費支付協議總部成本與審計部及下屬單位相關部門按權屬分別歸檔永久8.3保險協議永久8.4設計協議（涉及燃氣、景觀及各種專業設計協議）永久8.5監理協議及補充協議永久8.6各種工程施工協議、物資訂購協議（含物資采購清單）永久8.7營銷協議（含廣告、物料、活動等）永久8.8招標文獻、招標單位遴選報告及批復、詢價、分判報告永久8.9開標書、評標分析表、評標報告及批復永久8.10設計、勘察、監理等定標書、中標告知書永久8.11價格審核報告、對分包單位的回復永久8.12協議的解釋、聲明、責任警告、權利義務變更文獻永久8.13協議中止文獻永久8.14物資采購報告、樣板評審文獻永久9.5管理文獻9.5.1與外單位的往來函件永久9.5.2對分包商的管理制度、規定永久9.5.3工程設計概算材料20239.5.4工程投資估算材料20239.5.5結算材料及付款證明、繳費證明、協議印花稅、保證金文獻等永久9.5.6成本管理文獻20236.投資、銷售、工程、設計類序號歸檔范圍歸檔部門保管期限1項目立項建議書、立項報告及批文總部投資部永久2可行性研究報告及批文永久3土地投資決策會議紀要、往來函件永久4投資項目評審、分析評估文獻及調查材料永久5合作開發項目有關協議、協議及來往函件永久1前期市場分析和客戶定位報告、產品建議書、項目銷售指導書總部銷售部20232售樓書、售樓價格表20231規劃設計方案招標任務書及投標設計單位考察報告及評審表總部工程部與規劃設計部永久2設計任務書（定稿）及評審表永久3概念設計評審表、方案稿、實行稿永久4方案設計定稿（光盤）及評審表永久5立面設計定稿及評審表永久6初步設計圖紙DWG文獻（光盤）永久7初步設計圖紙和說明、批復永久8各專題設計任務書（定稿）及評審表永久9與設計單位往來函永久10建（構）筑物工程設計方案審核表永久11園林綠化設計文獻永久7.項目類序號歸檔范圍歸檔部門保管期限1工程綜合文獻項目相關部門1.1立項文獻1.1.1土地儲備文獻永久1.1.2土地競買文獻、競得告知書及成交、移交確認文獻永久1.1.3拆遷補償安頓協議永久1.1.4市政配套費繳費證明書及告知書永久1.1.5建設用地批準書及附件永久1.1.6與國土局的有關協議永久1.1.7國有土地使用證及附件永久1.2勘察、測繪、設計文獻1.2.1交樓標準方案及評審表永久1.2.2主體結構信息及主體結構計算結果永久1.2.3階段設計監理審核報告、設計監理審核總報告永久1.2.4各階段致上級單位或公司領導的請求、報告及批復永久1.2.5工程指令（含附件）、圖文發送告知（含附圖）永久1.2.6勘察、設計文獻質量檢查報告永久1.2.7工程地質勘察報告（城市勘察成果資料審核書）永久1.2.8水文地質勘察報告、自然條件、地震調查永久1.2.9測繪成果報告書永久1.2.10建設工程測量記錄冊永久1.2.11規劃設計條件及核算意見永久1.2.12部平面規劃設計方案的復函永久1.2.13修建性具體規劃方案的批復永久1.2.14建筑設計方案的復函永久1.2.15園林綠化施工文獻永久1.3開工審批文獻、協議1.3.1付清地價證明、土地《房地產證》、建設用地規劃許可證及附件、紅線地界樁放點報告、紅線復核憑證永久序號歸檔范圍歸檔部門保管期限1.3.2土地前期環保審批表、環評大綱及環評報告、環保批文及附件項目相關部門永久1.3.3計劃立項批文永久1.3.4各設計階段民防、消防、規劃單位審批意見及附圖永久1.3.5項目命名、門牌的申請及批復永久1.3.6樁基提前開工證明書永久1.3.7建設工程規劃許可證及批準圖紙永久1.3.8工程施工許可證及批準圖紙（含變更與遺失補辦）永久1.3.9建設工程質量安全監督登記表永久1.3.10建設工程質量監督受理告知書永久1.3.11供水、供電審圖意見、供電驗收意見永久1.3.12各種占用市政設施審批表永久1.3.13開發資質證、投資許可證、商品房預售許可證永久1.3.14商品房預售套間明細表匯總永久1.3.15開工驗線測量報告永久1.3.16建設工程審核意見書永久1.3.17建設工程開工審查表永久1.3.18商品房建設正式項目計劃備案回執永久1.3.19施工圖設計文獻審查意見（含燃氣及抗震設計）永久1.3.20施工圖審查批準書永久1.3.21項目用地周邊基礎資料（給排水、燃氣、道路、供電、化糞池、電信、通郵）永久1.3.22衛生、教育等行政主管部門批準文獻或協議永久1.3.23項目施工核準表永久1.3.24防雷裝置設計核準書、檢測報告、驗收合格證永久1.3.25項目管理委托書永久1.3.26超限抗震審查意見永久1.4招投標與協議文獻1.4.1造價征詢委托協議永久序號歸檔范圍歸檔部門保管期限1.4.2供用電協議、供水用水協議、供氣協議項目相關部門永久1.4.3經備案的施工報建協議永久1.4.4工程委托書永久1.5項目管理文獻1.5.1建設單位、監理單位、施工單位機構及負責人名單永久1.5.2與外單位的往來函件永久1.5.3對分包商的管理制度、規定永久1.5.4樁基檢測報告永久1.5.5各種施工方案、施工組織設計及審批永久1.5.6圖紙會審記錄、設計變更洽商記錄永久1.5.7工程聯系單、技術核定單、技術交底記錄永久1.5.8項目發展月報永久1.5.9工程策劃報告、項目定位報告永久1.5.10會議紀要（項目例會、工程例會、其他會議）永久1.5.11與監理單位、設計單位、施工單位、分包商往來函永久1.5.12重大質量與安全事故調查報告及解決意見永久1.5.13收發文登記永久1.5.14項目內部驗收（分部工程中間驗收申請表及記錄，分包工程竣工技術資料審核表、分包工程竣工驗收申請表、驗收記錄及施工證明書、分包工程保修證明書等）永久1.5.15計劃管理資料（含項目發展節點計劃）永久1.5.16設備調實驗收記錄、重要設備隨機資料永久1.5.17與物業移交記錄永久1.5.18工程施工進度照片（含施工前）永久1.5.19各類工程管理、技術總結永久1.5.20公司內部往來函（請求、報告、函、工作聯系單等）永久1.6財務、成本文獻1.6.1施工圖預算材料2023序號歸檔范圍歸檔部門保管期限1.6.2交付使用財產總表及財產明細表項目相關部門永久2工程監理文獻（按本地城建檔案館規定實行）永久3工程施工文獻（按本地城建檔案館規定實行）永久4竣工驗收文獻4.1勘察、設計文獻質量評估報告、工程竣工驗收申請表、竣工驗收會議紀要、竣工驗收報告（含燃氣）、房屋建筑工程質量評估報告永久4.2工程竣工驗收整改意見及解決報告永久4.3防雷、節能、排水、環保、人防、消防、安監、造價、電梯、規劃、燃氣、檔案、質監等部門出具的專項驗收意見書（含聯合驗收終審意見書）永久4.4竣工驗收備案表、竣工驗收備案回執永久4.5預售查丈報告、竣工面積查丈報告、竣工測繪報告（含棟平面圖、梯間證明）永久4.6工程質量保證書、工程質量保修書永久4.7室內環境質量檢測報告永久4.8土壤氡濃度檢測報告永久4.9工程造價三算核準表、工程結算書、工程造價審計書30年4.10聲像照片永久5營銷管理文獻5.1營銷宣傳文獻5.1.1項目各階段營銷推廣方案、營銷主題策略LOGO等20235.1.2各階段銷售經營計劃20235.1.3各階段銷售總結及分析報告20235.1.4各階段報告20235.2客戶材料5.2.1認購協議、買賣協議、按揭協議、身份證明永久5.2.2認購書、入伙證明、入伙告知書永久5.2.3客戶信息及資信調查文獻材料永久序號歸檔范圍歸檔部門保管期限5.3售后服務項目相關部門5.3.1業主投訴函30年5.3.2解決單、解決結果30年5.3.3售后維修簡報、維修選編30年6建設項目工作文獻材料6.1建設項目工作規劃、計劃、總結等文獻材料永久6.2建設項目工作制度、辦法、規定等文獻材料永久6.3項目檢查、竣工驗收、重要的專項報告、審批意見永久附件3：圖紙發放登記表CSC/DP/016/F001序號圖號圖紙名稱出圖日期圖紙用途領取單位領取人領取日期套數特殊說明注：1．“圖紙用途”涉及招標、施工執行、施工參考等；2．“特殊說明”是指規劃設計部在發放圖紙時需向圖紙領取單位特別說明的事宜，如“需盡快發放至承供商”、“緊急事宜，需工程理盡快貫徹”等。附件4：規劃設計部提供資料列表分類序號圖紙名稱設計單位版號出圖日期提供日期發送對象備注一．施工圖1建筑施工圖（涉及地庫開挖圖等）項目/成本重要用于平面軸線定位施工，大樣施工等。2結構施工圖項目/成本3給排水施工圖項目/成本4電氣施工圖項目/成本5通風施工圖項目/成本二．主體部分派合招標工作需進行的分類分解圖紙及設計規定6木門圖紙及規定項目/成本7櫥柜圖紙及規定項目/成本8交樓標準室內裝修圖項目/成本用于交樓標準室內裝修工程招標9涂料規定項目/成本10木地板規定項目/成本11室內燈具規定項目/成本12防水規定(樓內浴缸/屋面/衛生間等部位)項目/成本13欄桿圖紙及規定項目/成本14智能化設計（門禁、寬帶網、可視對講、自動報警等）項目/成本15強電圖紙項目/成本16鋁窗招標圖項目/成本17有線電視項目/成本18屋頂鋼結構招標及施工圖項目/成本19直飲水樓內管線布置圖項目/成本三．園林建筑施工圖20圍墻及燈具設計圖紙及規定（施工圍墻及永久圍墻）項目/成本21園林水電施工圖項目/成本22水景招標圖及招標規定（泳池噴泉設備）項目/成本24泳池結構圖、定位圖項目/成本25泳池（面磚鋪貼圖、面積計算）項目/成本26帳蓬招標及施工圖項目/成本27環境設計燈具招標圖項目/成本（款式、定位）28背景音樂布置圖項目/成本29室外市政管線綜合圖項目/成本30給排水室外管線圖紙項目/成本31強弱電室外管線圖紙項目/成本32煤氣室外管線圖紙項目/成本33直飲水室外管線圖紙項目/成本34室外有蓋走廊圖紙及規定項目/成本35社區標記設計（社區室外標記、樓層標記、門牌號、街名等）及公司標記設計項目/成本四．公共部分裝修36會所裝修項目/成本37桑拿、健身器材、臺球桌等項目/成本38住宅大堂項目/成本39標準層及電梯廳項目/成本五．配合現場施工及銷售規定需審批配合40鋁窗及玻璃幕墻施工圖項目/成本41電梯井道土建施工圖項目/成本42小業主修改跟進項目/成本六．售樓部及示范單位裝修43裝修建筑施工圖項目/成本44裝修結構、水電配合圖項目/成本45售樓環境圖項目/成本七．配合報建46總體規劃方案報建前期開發部規劃局47“五圖一書”規批方案報建前期開發部規劃局48建筑單體方案報建前期開發部規劃局49擴初設計報建前期開發部規劃局50施工圖報建前期開發部規劃局51初步設計及模型送審前期開發部建委52消防報建圖前期開發部消防局53衛生防疫報建圖前期開發部環衛部門54環保報建設計及報建(環評大綱、環境影響報告書、環境管理建設許可證)前期開發部環保局55人防設計及報建（土建施工圖、機電施工圖）前期開發部人防局56管道煤氣設計及報建前期開發部煤氣公司57電信（固定電話）設計及報建前期開發部電信局58淤泥排放證申請圖紙前期開發部淤泥所59放線冊申辦所需圖紙前期開發部60門牌申請圖前期開發部61自來水報裝圖紙前期開發部62供電報裝圖紙前期開發部63地庫交通審核前期開發部64通郵信箱圖紙前期開發部65建筑施工圖竣工報建相關圖紙前期開發部規劃局66施工圖審查意見及報建圖前期開發部建委八．配合銷售圖紙67銷售平面圖銷售管理部68協議用戶型圖銷售管理部69推廣用戶型圖銷售管理部70銷售推廣所需效果圖銷售管理部71銷售資料確認銷售管理部72裝修材料確認銷售管理部73配套功能確認銷售管理部九．其他74航空燈位置及規定項目/成本75室內外游戲架招投標圖項目/成本76熱水器設計規定項目/成本77建筑泛光照明項目/成本附件5：**公司人事檔案管理辦法總則目的和依據為進一步加強和規范公司人事檔案管理工作，依據原勞動部、國家檔案局《公司職工檔案管理工作規定》、中組部《干部檔案工作條例》、《干部人事檔案材料收集歸檔規定》、《干部檔案整理工作細則》以及**下發的若干文獻等，特制訂本辦法。合用范圍本辦法合用于公司及公司所屬各單位的人事檔案管理。管理原則遵循統一領導、分級負責、便于運用的原則。職責管理機構人事檔案由公司及所屬各單位人力資源管理部門安排專人負責管理。其中，公司總部由人力資源部負責，項目及物業公司由綜合部負責。管理職責公司人力資源部負責制定人事檔案管理相關的制度規定，做好人事檔案管理的業務建設和業務指導，負責推廣、應用人事檔案現代化管理技術。負責協助局人力資源部做好公司領導班子成員的人事檔案管理。負責保管公司招聘的高校畢業生、系統內部調入的員工和經局批準調入的系統外部招聘員工（以上統稱“自有員工”）的人事檔案及散材料，做好檔案的安全、保密和保護工作，負責辦理自有員工人事檔案的查閱、借用和轉遞。負責聯絡、委托外部人事檔案管理機構保管與公司簽訂勞動協議的，未經局批準調入的系統外部招聘員工（以下簡稱“社聘員工”）的人事檔案，協助辦理人事檔案的查閱、借用和轉遞。負責收集、鑒別和整理公司總部全體員工的人事檔案材料，定期歸檔，或移交相應的人事檔案保管部門歸檔。辦理與人事檔案管理有關的其他事項。項目及物業公司綜合部負責執行公司人事檔案管理相關的各項制度規定，提高結識檔案管理的業務操作水平；負責學習、應用人事檔案現代化管理技術。負責協助公司人力資源部做好自有員工的人事檔案管理。負責聯絡、委托本單位所在地的外部人事檔案管理機構保管與本單位簽訂勞動協議的社聘員工的人事檔案，協助辦理人事檔案的查閱、借用和轉遞。負責收集、鑒別和整理本單位全體員工的人事檔案材料，定期移交相應的人事檔案保管部門歸檔。辦理與人事檔案管理有關的其他事項。檔案的內容和分類人事檔案分為正本和副本，一般只建立正本，按照公司人員管理權限，主管部門建立檔案的正本，根據工作需要，各子公司可建立本公司領導班子成員檔案的副本。檔案的具體內容及分類見附件11.1。檔案材料的收集、鑒別與歸檔檔案材料的收集收集材料要及時。做到隨辦、隨收、隨審、隨歸。檔案材料形成部門應及時對相關材料進行歸檔移交，在材料形成之日起一個月內，按照規定填寫《人事檔案材料登記表》（附表12.1），將檔案材料送交人事檔案管理機構進行歸檔并履行移交手續。各級人事檔案管理機構應定期向人事檔案材料形成部門、員工本人和其他有關方面收集人事檔案材料。應收集的檔案材料重要涉及：干部履歷表、勞動協議、調配（轉業安頓）材料，任免、審查、考核、鑒定、民主評議等材料；錄用、聘用、續聘、解聘、辭退等過程中形成的材料；工資調整、變動材料；評聘專業技術職務（職稱）工作中形成的材料；黨、團組織建設中形成的材料，參與黨代會、人代會形成的政績材料；員工獎懲及違法、違紀的解決材料；國民教育、成人教育、業務培訓中形成的學歷證明、學位材料、各種登記表、成績單、鑒定材料等；員工的發明發明、科研成果、著作、有重大影響的論文等的目錄；辦理出國、出境人員審批工作中形成的審查表、登記表等材料；離休、退休、退職審批材料；體檢材料；檔案內容中涉及的其他材料。檔案材料的鑒別人事檔案管理部門負責對收集的人事檔案材料進行審查，以《干部檔案工作條例》和《關于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規定》等有關規定為依據，甄別材料的真偽，鑒定材料的保存價值，擬定其是否歸入員工檔案的工作。鑒別的重要方法見附件11.2。檔案材料的歸檔歸檔材料一般應當為原件。各類證書、證件、全國統考科目成績單等特殊情況需要用復印件存檔的，必須注明復印時間，并加蓋材料制作單位公章或人事關系所在單位組織（人力資源）部門公章。符合歸檔規定的材料，必須在接受之日起一個月內放入本人檔案，一年內整理裝訂。有關部門移交歸檔的材料不符合歸檔規定期，人事檔案管理部門應及時告知形成材料的部門補送或補辦手續。形成檔案材料的部門，有責任按規定認真辦理。員工人事檔案未在公司保管的（委托人才機構代管或由勞務派遣公司管理的），所在單位人事檔案管理部門應定期將收集的人事檔案材料密封、轉遞至其檔案保管部門歸檔并履行移交手續。檔案的整理、裝訂與保管檔案材料的整理、裝訂收集的檔案材料應以個人為單位，進行審核、分類、排序、編目、技術加工和裝訂立卷等，使檔案材料條理化、系統化、規范化。整理人事檔案，應配備必要的工具，并使用統一的檔案工具。通過整理的檔案應達成齊全完整、真實準確、平整美觀、便于保管、方便運用的規定。整理、裝訂的具體規定見附件11.3。檔案的保管檔案庫房應設立專門的檔案庫房，庫房的面積每千卷需20至25平方米。不得在庫房內閱檔或辦公，人事檔案管理部門要設立專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室。無關人員不得進入檔案庫房。庫房內不準存放無關物品，嚴禁吸煙，更不準明火進入庫房。人事檔案管理部門要建立堅固的防火、防潮、防蛀、防光、防高溫的庫房，庫房內應配置鐵質檔案柜、空調機、去濕機、滅火器、溫（濕）度表、干燥劑和驅蟲劑等。隨時保持庫房內的清潔和適宜的溫、濕度（規定：溫度14℃-24℃，相對濕度46-65%），經常檢查庫房的六防設施情況，保證庫房的安全。人事檔案整理裝訂后，必須進行認真細致的核查，驗收合格后方可入庫保管。檔案卷皮、目錄和檔案袋（檔案盒）的樣式、規格要按規定的標準統一制作。定期檢查檔案保管與保護工作，針對存在問題提出建議，主管領導要及時采用措施予以解決。建立登記和記錄制度。每年全面檢查核對一次檔案，發現問題及時解決。嚴禁任何個人私自保存別人檔案，對運用檔案材料營私舞弊的，要視情節輕重，予以嚴厲解決。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法解決。檔案的轉遞檔案轉遞的情形自有員工新提任公司領導班子成員的，其人事檔案應在任職后1個月內，轉遞至局人力資源部統一管理。招聘自有員工的，或社聘員工轉為自有員工的，其人事檔案應在批準入職后10日內轉遞至局人力資源部，經局人力資源部審核通過后，轉遞至公司人力資源部管理。招聘社聘員工的，應在批準入職后5日內，由所在單位告知員工到委托機構辦理人事檔案轉遞手續。員工與公司解除勞動關系的，應在員工辦結離職手續后1個月內，辦理人事檔案轉遞手續。人事檔案在公司保管的，由員工聯系檔案新接受單位開具調檔函，公司在接到調檔函后，將其人事檔案轉遞至檔案新接受單位。人事檔案委托外部人事檔案管理機構保管的，員工所在單位應在5日內告知員工及委托機構，辦理人事檔案轉遞手續或轉為員工個人存檔。因員工個人因素未能按期辦理的，一切后果由員工本人承擔。嚴格執行轉遞制度，避免已離職人員的人事檔案滯留，避免產生“無頭檔案”。對人事檔案滯留的，人事檔案管理部門應聯系員工本人盡快辦理檔案轉遞；對已出現的“無頭檔案”，應認真查轉，對確屬查不到人員下落的，凡有保存價值的檔案材料可移交人員原籍檔案管理部門保存。檔案轉遞的操作轉遞人事檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取，不得郵寄或交本人自帶。轉遞人事檔案應嚴密包封。轉出的檔案必須完整齊全，并按規定通過認真的整理、裝訂，不得扣留材料或分批轉出。轉遞檔案必須按統一規定的《轉遞人事檔案材料告知單》（附表12.2）項目具體登記，隨檔案嚴密包封。收到檔案的單位，經審核無誤后，應在回執上署名蓋章立即退回，逾期一個月未退回者，轉出單位應以書面形式催問，以防丟失。發現轉來的檔案材料不齊全或不清楚的，應規定原單位補齊或查清楚，并向員工出具《無檔、缺少檔案材料告知單》（附表12.3）。轉遞檔案必須做好移交登記手續。檔案的查借閱因工作需要查閱檔案的，需由查閱檔案單位或查閱部門填寫《查閱人事檔案審批表》（附表12.4），經檔案管理部門負責人批準后方可查閱。查閱完畢，需在《人事檔案借閱登記表》（附表12.5）上進行登記。系統外單位需要查閱人事檔案的，應提供查閱單位出具的檔案查閱介紹信等相關材料，人事檔案管理部門應認真核算查閱人身份。人事檔案原則上不外借，如必須借出的，應說明理由，經檔案管理部門負責人批準，并嚴格履行登記手續，限期歸還，不得擅自轉借別人。任何個人不得查閱、借用本人及其直系親屬的檔案。檔案材料的銷毀解決銷毀檔案材料，必須嚴格按照《干部檔案工作條例》規定進行，不得擅自解決和銷毀。銷毀的檔案材料涉及：內容反復的材料，無保存價值的材料，根據有關規定需撤除的材料。銷毀的檔案材料必須逐步填寫《清理人事檔案銷毀材料登記表》（附表12.6），由檔案人員簽字，報請主管領導審查批準，并由兩人監銷，方可銷毀。《清理人事檔案銷毀材料登記表》應裝訂成冊，注明銷毀時間，監銷人等，連同領導批示，一同歸入文書檔案，永久保存。其他規定人事檔案管理人員嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保守國家秘密法》及人事檔案工作的有關規定，保護檔案的安全，不得泄漏檔案內容，對違反有關規定的，視情節輕重給予批評或者紀律處分，構成犯罪的，依法追究刑事責任。人事檔案管理人員及其在本單位的直系親屬檔案，由所在單位組織指定有關部門專人保管。人員死亡五年后，其人事檔案轉至文書檔案永久保存。對因員工個人因素產生的，以員工個人關系存放在人才流動服務機構等外部人事檔案管理機構的人事檔案，人事檔案管理部門應及時收集、整理員工的檔案材料并定期轉遞至檔案保管機構歸檔。附則本辦法由公司人力資源部負責解釋。本辦法自印發之日起執行。附件：1.人事檔案的內容和分類2.人事檔案材料鑒別的方法3.人事檔案整理裝訂