4-電子文件歸檔與整理規范1總則為了規范工程歸檔文件電子版本的制作，提高工程檔案的信息化水平，根據《全國檔案信息化建設實施綱要》（國檔發[2002]8號）的要求，以及大唐集團和大唐國際對工程文件電子版本制作的規定，特制定本規范。本規范適用于彭水水電站工程歸檔文件電子版本的制作。設備文件的電子版制作也參照本標準。2釋義2.1“雙軌制”：即紙質文件歸檔的同時歸檔其對應的電子文件，兩種介質的檔案同時保存并提供利用。文件路徑：是指文件在計算機上的存儲位置，分絕對路徑和相對路徑。本標準中所指的文件路徑是絕對路徑。（簡稱：路徑）紙質目錄：即最終以紙質形式存在并發揮作用的目錄，分為檔案移交目錄和卷內目錄。紙質目錄電子版：制作紙質目錄時生成的原始WORD表格，其內容和紙質目錄內容完全一樣。電子目錄：即僅以電子表格形式存在并發揮作用的目錄。電子目錄的本質是檔案管理信息系統數據庫的條目信息的表格匯總型式，每個單元格為一個字段，每個字段反映案卷（文件）的一個特征，一行字段構成一條記錄，每條記錄反映的是一個案卷（文件）的全部特征，這些記錄最終要由檔案室導入數據庫。電子目錄分為案卷目錄和文件目錄，兩個目錄是相互獨立的，且其中的每條記錄也是相互獨立的。3電子文件的歸檔范圍按照國家“雙軌制”的要求，電子文件的歸檔范圍與紙質文件的歸檔范圍是一致的。4電子文件的制作凡是內容含手寫文字或加蓋公章的工程文件，其電子文件均要求為掃描件。采用電子簽章的電子文件，若被寫保護或進行了加密的，可作為正式電子文件存檔，不必掃描。案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不掃描。4.3電子文件必須具有較高的清晰度，掃描的分辨率不得低于200dpi；除大于A3幅面的圖紙以外，電子文件均要求彩色掃描。電子文件（竣工圖除外），以“件”為單位制作成pdf格式；竣工圖和工程照片以“張”為單位制作成jpg格式。設備圖紙通常要求歸檔可編輯的CAD格式電子版，加蓋了竣工圖章的，還要求歸檔竣工圖掃描件。口電子文件的內容和排序必須和紙質文件完全一致，每頁都要一一對應，制作時不得出現漏頁、增頁和錯亂組件的現象。A4頁面的掃描件單頁大小不得超過200K，過大的電子文件必須用軟件進行縮小處理。縮小文件的原則是在保證頁面清晰可辨的前提下盡量縮到最小。5電子文件的整理5.1依據《中國大唐集團公司水電企業檔案分類表（6－9大類）》在計算機里建立文件路徑，用以存放電子文件。先以工程名稱（單位工程或合同工程）為名建立一個文件夾（以下簡稱根文件夾），在其下以項目代號（彭水水電站項目代號：公用部分－1000、機組部分1001?1005）命名，建立子文件夾，再在其下以類目（第四級類目）為名建立子文件夾，再往下建立代表案卷的文件夾，并以檔號的第三段――案卷號為名命名各案卷文件夾。同一案卷的電子文件放在該案卷文件夾里，并按照卷內目錄中的序號來排序，采用三位數序號命名每個電子文件。例：若將某工程電子文件根文件夾存放在計算機D盤根目錄下，則檔號為1000-8179-002的案卷的卷內電子文件所在的文件路徑為D:\110KV變電站工程\1000\8179\002\若該單位工程（或合同工程）有屬于多個項目代號或多個類目的竣工文件，要根據實際情況按照以上思路建立樹狀的文件夾體系，用于存放該工程所有的電子文件。電子文件移交之前，提倡各單位按照各自已經習慣的方式進行整理、存放。文件夾和文件的名稱，也可根據識別的需要來命名。這樣，可避免電子文件在形成、修改、重組這一階段，出現混亂等問題。電子文件經過工作人員反復自檢合格后，方可按照5.1和5.2所述的方式進行整理，最后進行移交。由于電子文件整理的工作量較大，尤其是對文件和文件夾進行更名的時候費時費力，推薦使用批量更名軟件進行操作，以提高工作效率。批量更名軟件可到檔案室拷貝。6目錄的制作電子目錄和紙質目錄的電子版是不同的，不能互相替代，均要制作。紙質目錄的電子版，按照彭水水電站對于目錄格式的相關規定，制作成WORD或E某CEL文件。移交時，所有的紙質目錄電子版（檔案移交目錄和卷內目錄），放在一個名為“紙質目錄”的文件夾里。電子目錄在紙質目錄電子版的基礎上制作而成，只能是E某CEL表格格式，其案卷目錄和文件目錄的格式見附件1、附件2。移交時，這兩個目錄放在一個名為“電子目錄”的文件夾里。電子目錄的文件目錄，是由卷內目錄匯總而成。當卷內目錄的文件題名中揭示了工程部位名稱時，制作此時，可直接復制粘貼過來；否則，需添加工程部位名稱。添加工程部位名稱的做法，不視為自擬文件題名；當卷內目錄中有自擬文件題名的，所加的中括號［］，在電子文件題名中仍要保留，添加的工程部位名稱不在括號內；紙質目錄和電子目錄制作完畢后存放于同一文件夾下，以“目錄”命名該文件夾。“目錄”文件夾存放于根文件夾下，與項目代號文件夾平級。工程照片目錄格式見附件3。7電子文件的移交移交時間：電子文件在紙質文件移交的同時進行移交，不得滯后。否則，紙質文件將不予驗收。移交內容：竣工文件的所有電子版，紙質目錄的電子版，電子目錄，工程照片及其目錄，視頻、音頻、膠片及其目錄。移交形式將電子文件刻錄在光盤上，一式三套。光盤必須為一次寫入型CD-R或者DVD+/—R,規格為12cm直徑。光盤必須采用清華同方、TDK、三菱、威寶等好品牌，以保證光盤質量。把根文件夾及其所有內容進行刻錄，不可只刻錄其中一部分。但當一張光盤容量不夠時，可分多個光盤刻錄，且每個光盤里均要保留被拆開刻錄的那級文件夾的上級文件夾。拆開刻錄最小到案卷級為止，即該工程的不同項目代號文件夾可以分別刻錄到不同光盤，同一項目代號下的不同案卷可以分別刻錄到不同光盤，但同一案卷下的文件不能刻錄到多個光盤上，此時容量不夠可考慮壓縮文件大小或采用DVD。口工程照片及其目錄單獨刻一張光盤。7.3.4一張光盤不能刻錄多個工程項目的文件。7.3.5電子文件不能壓縮打包。分多個光盤刻錄時，每張光盤的根文件夾下均要一并刻錄完整的“目錄”文件夾。分多個光盤刻錄時，各光盤所刻案卷的檔號要首尾相連，不得雜亂無章地分盤刻錄。刻錄時，每張光盤要同時刻錄一個t某t格式的文本文檔，用于介紹該工程項目的概況，包含項目名稱、承建單位、開完工時間、工程簡介、光盤數量和各盤內容簡介等。（表格指定寬度12cm，指定行高0.75cm，五號宋體字）口附件：附件1：案卷目錄附件2：文件目錄附件3：照片目錄附件1：案卷目錄注意事項：1、此表共有13個字段，每個字段必填，不得遺漏，且要求準確無誤。2、所屬案卷檔號、卷內序號、文件檔號、分類號四個字段要設置成“文本”格式。3、日期字段要設置成“日期”格式，見例子。4、全表不得有合并單元格、自動換行和邊框。若文件題名過長，為便于日常操作，可暫時使用自動換行格式，移交之前再將此格式去掉。5、責任者請填寫全稱。6、密級統一填“1”，保管期限“