企業合同管理的現存問題及對策建議分析

摘要：合同行為是企業參與市場經濟活動的主要行為，也是市場經濟主體參與市場經營活動的主要約束。如何規范企業的合同管理工作成為企業管理工作的重要內容。本文以企業合同管理問題作為研究主題，結合國內中小企業在日常合同管理中存在的問題弊端，對企業合同管理工作中遇到的諸多問題深度分析，參考行業管理經驗，提出可行的解決策略，為國內企業開展合同管理工作提供相關經驗。Keys：企業工作；合同管理；存在問題；策略探討；解決方案；一、前言對于企業而言，在日常經營發展的各個環節都需要以合同的形式來運行，合同也是保證企業經營發展的基礎，更是推動企業發展的外在動力。但從企業發展中的整體合同行為來看，各個領域的企業在自己的合同管理過程中存在不少問題，這些問題都制約著企業合規化管理的發展。二、企業合同管理工作中面臨的主要問題1.法律風險意識非常薄弱由法律風險意識薄弱帶來的合同問題也是導致企業之間發生經濟糾紛的主要因素。一些企業的管理層，由于缺乏對《民法典》合同編內容的了解，一些部門管理層在合同簽約過程中缺乏對合同風險防范和規避的意識，最終在合同行為中未能充分履行審慎義務，導致了企業之間發生經濟糾紛。經濟糾紛的發生在一定程度上會給企業經營發展帶來不少經營風險。還有一部分企業負責人在與客戶的磋商合作的過程中，缺乏事前對客戶企業的深入了解，有的管理層甚至為了順利簽訂合同，針對對方提出的一系列要求都會隨口答應，這在無形中就為企業合作帶來很多商業危機。同時在簽訂合同過程中，相關人員未能對合同條款中的違約責任條款進行解讀，對合同的整體內容審核也不認真，使得企業在合同簽約后即遇到一大堆問題，需承擔較大的經營風險。2.缺乏全面系統的合同管理制度企業建立合同管理制度隸屬于企業管理工作中的頂層設計，充分反映出企業合同管理制度的全面系統性。全面的企業合同管理制度在對企業組織機構、人員配置管理、企業經營活動流程和績效考核、質監測評等方面都應當有具體的規定。然而當前在國內多數的企業內并沒有制定出整體系統化的合同管理制度，這也使得很多企業在合同管理過程中沒有制度可遵循。缺乏制度化管理的企業在對外商業活動中不能及時對合同內容、合同約束力、合同違約及救濟方式進行嚴格審查，導致了合同簽訂后卻頻繁遇到對方違約或者侵權的行為，使得企業效益受損。有些企業沒有健全合同管理制度，導致了部門質監權責分工不明確，還會出現部分職責沖突的問題，對外經營活動中有的不簽合同、補簽合同、隨意簽訂合同的現象較多。由此可見，企業缺乏有力的合同管理制度勢必會給企業經營活動帶來不少風險隱患。3．偏向合同靜態管理、忽視動態管理不少企業在合同管理的過程中都只偏向于合同靜態管理，僅在合同前期磋商、簽訂階段重視著靜態管理，到了合同履行階段就逐漸忽視了合同內容，導致合同履行環節中對方出現不少違約行為，具體來說，第一，企業己方應該留存的法律證據由于缺失而導致自己不能順利維權，這是因為履行階段企業己方負責人員沒有事先保存、收集證據的意識，使得企業己方不能找到對方違約的有力證據；第二，本應當追究對方違約責任的企業己方由于過了訴訟3年時效而不能行使權利；第三是企業己方遇到情勢變更的客觀事由時沒有及時變更合同，發生了風險導致企業利益受損。第四是企業雙方都沒有完全履行合同內容，雙方均有違約行為，導致企業雙方都有利益損失。之所以發生上述問題，歸根到底還是企業管理人員在合同管理中忽視了合同的動態管理過程，對合同履行階段監管不力。4.合同管理水平陳舊盡管進入信息化發展時代，但是有些小型企業由于資金原因，沒有將信息技術融入到企業的合同管理工作中。有的小企業仍然采用下級上報、上級審批檢查的傳統做法。運用信息化建設，是對合同管理工作的有力創新，然而小微企業對合同監管的信息化水平尚未開始，動態監管不能落實，縱向的信息平臺發布也較少，合同管控效率偏低落后。傳統的上報機制的合同管理方案使得部分之間的溝通也存在障礙，尤其是在合同審批過程中，程序繁瑣，審批效率不高。三、企業合同管理問題的優化策略針對上文中分析到企業合同管理存在的諸多問題，結合當前國內多數企業的合同行為特征，企業管理層應當重視合同管理工作，提高合同管理業務水平，強化合同管理法律思維，制定全面系統的合同管理規章制度，構建先進的合同管理信息化工作平臺，促進企業合同管理工作的有序發展。1.強化合同管理法律意識企業之所以會發生合同履約糾紛，多數原因是法律風險意識薄弱所導致。對此，企業管理層應當從思想上重視法律風險意識，加強合同法律知識的學習，以《民法典》合同篇、經濟法、公司法等法律為工作指導，增強風險防控能力，提高合同管理水平。2.制定系統化的合同管理制度首先企業要建立合理的合同管理制度。在管理制度中明確部分權責，規范合同簽訂過程，確保合同行為有章可循。同時要將合同行為實施統一化管理，涉及合同管理的相關部門應當全程參與合同簽訂、履行過程，并建立合同管理臺賬。第二，建立合同審查制度，從合同主體資格、合同授權行為、合同內容、合同保密性、合同條款項是否合理等方面進行形式、實質上的審查。第三健全合同簽訂流程，特別是合同履行的監督、重大合同風險預警、合同管理的績效考核等方面應當完善具體內容。3.推進企業合同的全流程管理企業在自由度極高的市場經濟活動中會遇到很多風險和挑戰，他們參與的企業合同行為也面臨著不少法律風險。尤其是企業戰略改變、業務范圍擴增、業務外部環境不穩定的情況出現時，企業合同管理方案也應當隨之調整，這也意味著企業合同管理需進行動態化的全過程管理，以適應企業的經營發展。具體而言，合同全過程管理即從事前、事中、事后三個階段進行。第一，事前管理階段。即從合同磋商階段，負責人員就應當對合同內容進行構思。如與業務部分負責人進行溝通，了解業務合作的重要性，根據業務來往特征草擬合同內容，如遇到對方提供合同文本，更應當認真校對、深度解讀合同內容，確保合同各條款內容切實可行，違約責任公平合理，從前期防范隱藏的合同風險。第二，事中管理階段。這是對合同履行期間的管控，也是極其重要的階段。合同管理部門負責人要安排工作人員對業務合同履行進行跟蹤管理，監督執行，并及時匯總合同履行情況。同時，合同管理部門要大力監督對方的履約情況，全面掌握到合同履行的進度情況，并根據合同內容合理行使權利，維護好企業的合法利益。第三即事后管理階段。這一階段主要針對合同對方違約后的索賠權的行使時間及行使方式。4.構建企業合同管理信息化平臺構建信息化交流平臺是現代企業發展的必經之路。企業合同管理工作也不例外，構建企業合同管理信息化平臺，就是要將信息化資源融入到合同管理工作中，減少企業在合同行為出遇到的潛在風險。運用信息化資源的模式就是利用格式化的管理標準、定向管理流程來進行合同管理行為，在電子信息化管理的同時，形成信息數據資料，為企業今后的合同管理工作提供數據參考，進而提高企業合同管理的工作效率。四、結束語綜上，在市場經濟高度發展的環境中，企業重視合同管理行為非常有必要。只有企業從內部頂層設計、意識強化、制度建設、動態監管的工作中不斷加強風險防控，完善合同管理制度內容，才能保證企業參與到市場業務行為具備可控風險的能力，為企業的經營發展提供良好的外部環境。Refere