材料部各項流程（初稿）制:核:準:材料部管理制度采購制度嚴格按照公司的質量體系文件要求。采購過程簡化、程序可循，做到有據可查、防范風險、降低成本。本制度主要包含以下內容：一、采購計劃負責公司全部采購計劃，接到采購計劃批準后，組織實施，確保各項采購任務完成，其中包括工程材料采購和工具設備采購等。工程采購：建立工程采購檔案：將采購相關資料由電子文檔和書面文檔分項管理。每一年的工程合同與工程材料清單統一管理；工程詢價單、直接采購清單、設備與材料報價單等統一管理；供應商合同根據具體工程統一管理；直接采購部分根據具體采購人直接管理。采購計劃下達：公司工程項目采購計劃由具體工程項目部下工程《材料計劃表》，經項目經理簽字確認后，統一下達到材料部。特是別針對大宗材料及量大的材料應提前給出總體數量及規格等，這樣有利于材料部與供應商的商談。采購計劃變更：未經該項目經理簽字確認的采購計劃概不采購。《材料計劃表》中應標明：工程名稱、產品名稱、數量、型號、及相關技術參數、到料時間、品牌等等。材料部接到采購計劃后，將采購計劃與工程合同、成本計劃預算進行核對，如有更改之處，需經項目經理簽字才予采購（其中包括數量增減、型號更改、增減項目等）。采購時效管理：所有的采購計劃根據具體工程情況，確定哪些設備與材料先到位，哪些設備與材料訂貨周期長，力爭做到設備與材料不耽誤工程的前提下，設備與材料及時到位，不擠占、積壓公司資金貨款。所有下達的采購計劃在供應商供貨期沒有變更的情況下按采購計劃規定時間完成任務，做到及時采購及時跟蹤及時發貨及時反饋現場收貨情況及商品使用情況。2、設備工具等物資采購獲得項目采購計劃后，經初步調查，出具評估表。可行的采購由材料部上報批準后，與項目部門核對，確認無誤后，進行采購，統一管理備案。對于物資采購產品根據市場行情進行合理報價。對所報價產品進行及時的溝通，說明價格漲落的原因以及供貨周期，對于用戶指定的、而市場面臨淘汰的產品，應推薦新產品，若對方堅持應說明存在的質量問題以及保修問題，并盡可能有文字依據。2.3按工程部、項目部開具的材料計劃表進行物資采購。如有更改之處經工程部、項目部核準后方可采購，到貨必需有收貨、驗貨記錄。3、采購手續流程3.1采購單下達收到具體經批準的材料采購單即確認為采購任務的下達。材料部具體負責人根據材料采購單填寫詢價比價單經項目經理（實際承包人）、分管領導簽字批準即為認可其價格。詢價比價單須包含以下信息：產品名稱、規格型號、單價、金額、稅金情況、付款方式及供應商廠家、具體聯系人、聯系電話等信息。二、采購（比價）平時多熟悉和掌握公司所需的各類材料的名稱、型號、規格、單價、用途、產地等，瀏覽相關網站。按時按量按質完成采購供應計劃指標，積極開拓貨源市場，做到貨比三家，控制、降低采購成本。如出現所采產品與采購計劃不符，則其損失由具體采購負責人承擔，采購部主管負連帶責任，對特殊產品采購、按合同約定要求廠方提供相關證件或檢測報告，采購活動具體實施分以詢價、比價、議價、供應商管理等四個方面：1、詢價：詢價可以通過多種方式，包括網絡查詢，面對直接供應商，供應商自我推銷，展會等多種渠道。確定部分適合長期合作的合作伙伴的同時，也要不斷開拓新供應商，尋找新產品，可采用少量進貨的原則不斷改進。堅決、杜絕同類材料一家材料供應商壟斷公司業務。2、比價：對供應商所報的產品價格進行有效的核對（對具有可比性的廠家產品進行比價）。對單項產品做到至少比價三家，優勝劣淘、物美價廉。以正規比價格式存于計算機或手工紀錄文字資料。在比價同時做出價格分析。3、議價：在確定廠家后進行產品價格商務談判，盡量降低采購成本，可通過多種方式進行壓價（通常可以以公司中標價格低，要求降低采購成本為由;以多家公司比較后相對競爭為由;以拖延時間，給供應商產生我們要更改采購意向為由;也可以與銷售推心置腹，為對方能給予支持和幫助等等），具體問題需具體分析。4、供應商管理：通過尋找新貨源拓展供應商范圍，加強老供應商管理。每年對供應商進行一次評定（其中以質量、售前/后服務、交貨期、付款及價格等方面考核），對不合格供應商及時進行調整。合格、長期供應商要進行年度復核（查看生產能力、供應能力、資質證書（執照年審、產品證書等）三、合同管理1、合同簽訂：統一制定標準合同樣本，主要體現產品明細及價格、質保、主要技術參數、運輸方式、到貨時間、安裝調試等幾個大的方面。如大型設備與包工包料材料盡可能的爭取扣留質保金。2、合同管理則按具體工程項目細分，直接采購部分按人頭細分，跟蹤供貨周期長的產品執行情況（型號、數量、貨期、運輸等）。3、工程合同管理：采購依據工程合同，工程合同歸財務部材料會計統一管理。四、材料到場驗貨（很重要的一個環節）負責材料到貨驗收，所有采購的材料到貨后必須詳細查看、清點，做到清單與實物的數量、質量、規格、單價一致。如因清點不詳造成公司一切損失由收貨人個人承擔，并且其項目經理管負連帶責任，如對大宗材料和設備，將填寫《進貨驗證紀錄》。直接由廠方發貨到工地的需保存有廠家發貨記錄清單。五、發貨主要針對合肥以外的工地1、發貨方式：所發貨物進行集中，合理的整理后在時間允許的情況下盡量選擇價格低的運輸方式。2做好外部包裝工作，確保在運輸途中貨物不損壞和丟失。做好詳細發貨清單，一式兩聯，存檔一聯，另一聯隨貨物發出，收貨人收到后確認無誤簽字回傳公司進行統一存檔。3對于廠家直接發貨材料要進行及時有效的跟蹤，及時跟其收貨人或其項目經理做好驗收貨交底工作。4對于異地發貨自付運費情況，清楚發貨時間、貨物重量、體積來衡量選擇哪種運輸方式。5、發貨合同：制定標準運輸合同，其中包括產品明細、到貨時間及地點、價格，需運輸公司負責人簽字，并提供車牌號。貨物發出后，對所發貨物進行及時跟蹤，做到心中有數。在發貨過程中出現貨物損壞或丟失等情況造成公司損失由具體負責人承擔，并且采購部門主管負連帶責任。六、聯動責任1、負責與財務協調做好合同管理、出入庫工作、發票清理和結款工作。2、及時與工程部、項目部溝通，了解項目進行情況和緊急情況變動。3、售后服務，由專人負責返修產品明細，其中包括產品、廠家、使用用戶、返修時間、及聯系方式等。由具體采購負責人與廠家協商、跟蹤，保證產品在最短的時間內返還到工程現場。4、做到以公司利益為重，不索取回扣，如發現以上情況，根據情節輕重，扣除1-3個月工資，公司除名辭退。5、做好各部門及本部門內的工作協調。6、樹立公司形象，不斷學習，不斷進步，體現自我價值，為公司創造更多效益。附：崗位責任制材料部經理崗位責任制1崗位名稱:材料部經理2直接上級:副總經理3本職工作:采購工地所需物資4工作責任依據工程部的材料計劃單，以及預算部門的成本計劃，工程部門的物料需求預測，編制采購申購計劃，重要物資的采購應與供應商簽訂采購合同、協議，確保計劃內容準確，重大物資的采購合同可交有公司法律顧問過目，以免以后造成不必要的麻煩。采購計劃經上級批準后,按批準意見進行采購分工并按各自分管的范圍執行采購,不得擅自超越計劃規定。就準備采購的材料進行詢價,大宗材料作出多家供應商的比價。亦可采取招投標方式進行選擇。選定供應商后，明確采購品種、型號規格、技術質量要求、數量、交貨時間、交貨方式、運輸方式、結算方式等，以傳真或其他方式傳遞到供應商,要求供應商確認。對采購物資質量負責，采購的物資必須滿足產品的技術要求，并提供相應的檢驗報告合格證等材料。及時、準確地采購回所需物資,確保工地正常施工。物資發貨到工地發生問題，負責與供應商交涉，直到得到妥善解決為止。填寫與供應商有關的記錄,指導收貨人和材料倉管員對供應商的供貨業績做出記載，以利分析評價；保管好采購合同，采購計劃，提（送）貨單等單據。按相關工作程序要求，履行采購物資的價格變動審批手續，傳遞物資采購的價格信息，按兩單齊備（電腦單及審批手續齊全的手工單）的要求，辦理采購物資的價格變動。編制材料采購的付款計劃及采購物資的月度付款情況統計報表，并向上級報告及向相關部門傳遞相關信息，保證采購計劃的落實。（附每月資金計劃上報明細表）根據上級決定的付款意見,與供方溝通協調采購物資發貨及提醒財務落實付款計劃。合理的要對供應商進行管理、評價活動，組織評審合格供方，編制出合格供方名單，向供方發出糾正措施聯絡單等。參與材料供應不合格評審活動,積極組織不合格材料的退貨，并向供方發出糾正措施要求或根據供貨業績予以更換供方。完成上級交給的其他任務。5領導責任對上級下達的指令和工作任務的完成情況負責。對采購資金使用的安全性負責。對材料采購建立的賬目、付款計劃、月底付款統計報表及各種臨時性報表的準確性負責。對物料采購合同的完備性、合理性、準確性負責。對下屬的工作質量、工作效率和后果負責。對本部門勞動紀律的執行情況和員工技能培訓的效果負責。對不合格物資退貨的準時性及供方改進的效果負責。對供方評價的完整性、準確性及質量記錄的準確性完整性負責。6主要權利：對材料部的人員分工和工作職責劃分有合理調配的權力。根據材料采購計劃對采購物資進廠的時間和數量有統籌安排的權力。對下級的工作效率、工作能力、工作方法有檢查、評價的權力。對下級的工作失誤及錯誤行為有處理權。對采購部的工作有統籌安排的權力。對不符合約定要求的到廠材料有退貨的權力。對材料采購合同糾紛有協調、處理的權力。材料員崗位責任制1崗位名稱:材料采購員2直接上級:材料部經理3本職工作:采購企業所需物資4工作責任在部門主管收的領導下，采購負責公司所有采購范圍內的工作，其中包括設備與材料、設備與材料備件、材料等。采購應嚴格遵守采購程序，有效地進行采購，包括：采購申請單的審查、詢價、比價、正式訂單的審查、合同審查、合同簽定和跟蹤貨物等不斷開辟建立新的物資供應渠道，尋找更加物美價廉的物資，提高供應商的服務質量，減少采購費用，節省開支，降低成本，獲得充分的物資供應。采購合同的起草及審核、其中包括物資、設備與材料、采購合同、設備維修服務以及其它相關合同的談判、起草、和審定。提高工作效率、縮短采購周期、提高經濟效益。對材料采購工作要及時提出對企業有力的管理意見，以及相關采購的戰略措施，按實際需要，與供應廠商進行商務談判，遵照技術先進可靠、質量好、價格低，服務優良、交貨期有利的原則，對大型設備與材料的采購提出建設性意見。在任職期間，嚴格履行本崗位的職責，廉潔自律定期向經理匯報本部門的月、季、年的統計工作，并提出好的意見和建議。材料部費用報銷流程一、費用報銷流程：費用報銷人報銷申請（填制費用報銷單），報銷人部門經理確認簽字，公司分管副總確認簽字，財務經理審核（票據、數據等方面要求），常務副總審批（側重真實、合理性等方面負全責），出納復核并履行付款。上述流程為材料部各項費用報銷的既定程序，以后各項事務的報銷均需要遵照上述流程操作，否則財務部有關人員有權拒絕付款。二、費用單據要求：為了強化公司的財務紀律，規避財務風險，原則上公司一切事項報銷的單據均必須取得合法的憑證。合法性的認定以國家財務、稅務等方面的規定為準，具體操作由財務部負責把控落實，以可操作性為前提。任何不符合報銷規定的單據財務部門有權拒絕，各級確認、審核、審批人員也不應予簽字。三、單據整理要求：報銷人在報銷前必須事先整理好各類單據，首先對單據的類別、時間、批次、項目等進行分類，然后按照一定的標準清晰準確的粘帖在報銷單據的后面，并在附件中寫明所附單據的張數。單據數量比較煩雜的要寫出報銷明細清單附在后面。單據分別不清晰，粘帖不規范的財務部門可要求改正，不改正的有權予以拒絕受理。四、材料發票清單收據要求：有抬頭的發票其抬頭名稱必須為公司的全稱，同時發票必須有開具公司的印章，抬頭為個人或其他公司的以及無開具公司印章的一律不能報銷。清單收據也要蓋上單位章。所有材料的發票、清單或收據必須要有項目部現場收貨人員和項目經理簽字亦可到公司走報銷流程。且每次報銷各項費用時，需有專人錄入電腦進行備案。五、預借款的操作要求：因工作需要需要事前預借款的，必須填寫借款單，寫清借款原因、預計的金額和還款日期，財務人員嚴格控制現金的使用。借款單要由部門經理、分管副總、財務經理和常務副總簽字后出納人員才能放款。在預定還款日期到期后不能還款或報銷時必須及時提出申請，并說明原因。六、報銷或單據傳遞時效要求：財務人員根據財務作帳的及時性配比性要求掌握好各項報銷的時間，原則上各項單據或費用必須在發生結束后按照正常規定的流程操作。原則上當月發生當月取得并當月報銷。七、費用報銷的其他規定：費用報銷必須真實合法，嚴禁使用白條或其他不合法的憑證，一些特殊情況需要使用替代憑證的，也必須由證明人簽字確認、上級領導共同認可，同時做到財務操作的安全合法。另外替代憑證要求做到時間合理、摘要明確、金額確定，不能真假混雜，給公司帶來財務風險。材料付款審批制度流程一總則為規范采材料付款結算的支付流程，配合公司財務制度的執行，加強各個支付環節的管理，保證公司資產的安全完整，特定本制度流程。二適用范圍材料部所有工程材料和設備的付款結算。三結算依據及其要求結算依據是材料部門申請付款和財務部門審核付款業務的原始憑證，主要包括以下各項：付款申請單：是辦理申請付款業務的基本依據，由材料部門辦理結算申請付款時填制。付款申請單所載內容必須有：收款單位名稱（全稱）；收款單位開戶行名稱（全稱）及地址、賬號；材料名稱、規格及型號、數量、單價、金額、入庫時間；申請付款日期；付款方式；大小寫金額；經辦人及相關負責人的簽字等；采購合同（單）：是采購結算的重要依據，須將復印件提交財務部門備案，便于財務審核時查閱；材料驗收單：是開具材料入庫單的重要憑據，也是財務部門審核所購材料是否合格入庫的證明；須有指定收貨人簽字；最后項目經理簽字確認方可生效；過磅單等一切特殊單：是指一些需按重量計算價格或付運費的單子；發票：是記載和證明交易行為最根本的憑證，必須按照采購合同和采購訂單分批次，按材料類別和規格開具；四結算單據的收集須公司材料會計定期去工地與倉管現場核對收集整理好，材料部定期讓材料商前來對賬，以財務最后對賬單金額為準。五付款審批流程材料部與財務部審核好總欠款一一材料部經辦人填寫材料款付款審批單一一材料部經理簽字確認一一材料會計審核一一財務部主管審核一一分管領導審核一一常務副總審批一一董事長簽署一一最后出納付款（付款金額超過人民幣拾萬元須董事長簽署，附付款審批單）六預付款的審批與支付.支付預付材料款時，財務部門必須取得材料采購訂單和采購合同；.按照采購合同約定的付款額度審核付款金額；.材料預付款申請單必須有部門負責人的簽字審批，否則不予付款；.材料預付款申請單須有經辦人、部門負責人、財務部經理、分管領導、常務副總最后審核后給予支付；設備采購申請單申購部門： 申購人： 編號:設備名稱購置數量型號（規格）單價預算使用部門到料時間主要技術參數：用途說明：預定的訂購廠家及對廠家質