教育部留學服務中心辦公室制作2013年5月1公文的寫作與辦理

幻燈片放映時，點擊鼠標左鍵換行或翻頁

一、公文的種類二、公文的格式三、行文規則四、公文的辦理教育部留學服務中心辦公室制作2013年5月2一、公文的種類依據《教育部關于公文處理的若干規定》，教育部的公文種類有12種：⑴令⑵決定⑶公告⑷通告⑸通知⑹通報⑺報告⑻請示⑼批復⑽意見⑾函⑿會議紀要

教育部留學服務中心辦公室制作2013年5月3常用公文的擬制

中心常用的公文主要有：■請示■報告■函■簽報教育部留學服務中心辦公室制作2013年5月4(一)請示請示用于向上級機關或領導請求指示和需要上級機關或領導批準的事項⒈原由部分寫所請示問題的根據和理由

⒉事項部分寫需要上級審批的具體事項

⒊意見和建議部分寫對請示事項的具體想法教育部留學服務中心辦公室制作2013年5月6(三)函函用于機關或單位之間商洽工作、詢問和答復問題,向無隸屬關系的有關主管部門請示批準等事項。

⒈商洽性函

在平等機關或不相隸屬機關之間相互協商或聯系工作時使用,多用于商調人員、聯系工作或處理有關業務性事項等。

⒉詢問性函

在向對方機關詢問有關問題或征詢某一涉及對方機關權限范圍的事項的處理意見，需要對方機關給予答復時使用。

⒊答復性函在答復對方來文所詢問的問題和事項時使用。

教育部留學服務中心辦公室制作2013年5月7(四)簽報簽報是就一些具體事項向上級機關或領導請示、報告工作的內部文書。它便于文件辦理和記載公文辦理過程，它不在教育部規定的12種公文之列。

⒈教育部留學服務中心簽報主要用于向教育部有關司局請示、報告工作。向國際司申請辦理出國團組任務批件用此簽報。⒉教育部留學服務中心內部請示報告用于向中心領導請示、報告工作。教育部留學服務中心辦公室制作2013年5月9（一）發文字號發文字號：由發文單位代字、年份、序號三部分組成，排印于正文首頁第1行的右端。（圖示見第8頁）單位代字：中心的代字有“教留服”、“教留函”、“教留服黨”3種。以教育部留學服務中心或中國留學服務中心的名義向有隸屬關系的單位發文用“教留服”；以教育部留學服務中心或中國留學服務中心的名義向無隸屬關系的單位發文用“教留函”；以中國共產黨教育部留學服務中心委員會名義發文用“教留服黨”。年份：四位數公元紀年，用六角括號“〔〕”括入。序號：發文順序號,不編虛位,不加“第”字。如:教留服〔2013〕16號說明：采用“教育部留學服務中心簽報”紅頭紙的請示、報告，在“編號”一欄內填寫發文字號，在正文首頁不需要再寫發文字號。

教育部留學服務中心辦公室制作2013年5月10（二）標題標題一般由發文機關、公文的主要內容、文種三部分組成，中心發文一般不在標題中寫發文機關，只在上報重要的工作計劃、總結、規章時寫發文機關。標題應準確、簡要地概括公文的主要內容。標題中除特定的內容加引號、法規名稱加書名號外，一般不用標點符號。標題位于發文字號下方（標題上下各空1行）,分一行或多行居中排布；回行時,要做到詞意完整。（圖示見第8頁）教育部留學服務中心辦公室制作2013年5月11（三）主送單位和抄送單位主送單位是指受理公文的單位。通常上行文只能有一個主送單位。主送單位位于標題下方，左側頂格排印，并在名稱之后加“冒號”。（圖示見第8頁）抄送單位是指除主送單位以外的需要告知公文內容的單位。抄送單位標注于公文末頁下端(成文日期之后)。（圖示見第8頁）主送單位和抄送單位都應寫全稱或規范化簡稱。

教育部留學服務中心辦公室制作2013年5月12（四）正文正文是公文的主體，用來表述公文的內容。從主送單位名稱下一行開始排印。每自然段左空2字。回行頂格，回行時應保持數字、年份的完整。（圖示見第14頁）正文中除特別需要外，一般沒有圖表，圖表可作為公文的附件。教育部留學服務中心辦公室制作2013年5月13（五）附件附件是附屬于公文正文的其他材料，具有對公文進行補充說明或提供相關資料等作用。公文如有附件，在正文末尾空1行、左空2字排印。（圖示見第14頁）只有一個附件時，“附件說明”為：附件：××××××××××名稱后不加標點符號，但應在附件首頁首行頂格標注“附件：”字樣。（圖示見第14頁）有兩個以上附件時，“附件說明”為：附件1.×××××××××××××××××××××××××××××××××××2.××××××××××××××××…………

并在相應的附件首頁首行頂格標注“附件1:”、“附件2:”……字樣。（圖示見第14頁）通常附件與主件裝訂在一起，如附件較多（太厚），主、附件分別裝訂，應在附件首頁第1行頂格標注發文字號和附件標識。如：教留服〔2013〕1號附件1：教育部留學服務中心辦公室制作2013年5月14圖示正文與附件之間空1行—————————附件名稱后不加標點附件標識——

署名前面空3--4行—————————成文日期右空4字———標題用華文中宋/加粗——正文用仿宋與正文字體字號相同————————回行頂格——-段首空2字———教育部留學服務中心辦公室制作2013年5月16(七)用印除會議紀要外，公文應該加蓋相應的印章。

簽報和傳真以領導簽名生效，通常不蓋公章。印章要蓋端正，位于發文單位名稱的正中央。（圖示見第14頁）當公文排版后所剩空白處容不下印章位置時,應采取調整行距、字距的措施加以解決,務使印章與公文同處一面,不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。（圖示見第17頁）用印、署名、發文單位標識三者應一致。代章應在署名處標明“（代章）”字樣。

教育部留學服務中心辦公室制作2013年5月17圖示———章不能壓正文不正確——-———印章和正文應同一頁教育部留學服務中心辦公室制作2013年5月19（九）公文用紙正文首頁用制式的紅頭紙或藍頭紙，從第2頁起用A4型（297㎜×210㎜）白紙，并在每頁的下端順序標明頁碼。中心辦文用的紅頭紙、藍頭紙和傳真格式紙共有9種，以下分別介紹：教育部留學服務中心辦公室制作2013年5月201、“教育部留學服務中心”紅頭紙

用于以教育部留學服務中心的名義行文的正文首頁。教育部留學服務中心辦公室制作2013年5月212、“中國留學服務中心”紅頭紙

用于以中國留學服務中心的名義對國內有關單位行文的正文首頁。教育部留學服務中心辦公室制作2013年5月223、“中國留學服務中心”藍頭紙

用于以中國留學服務中心的名義向國外機構行文的正文首頁。教育部留學服務中心辦公室制作2013年5月234、“中共教育部留學服務中心委員會”紅頭紙

用于中心黨委發文的正文首頁教育部留學服務中心辦公室制作2013年5月245、“教育部留學服務中心簽報”紅頭紙

用于向教育部有關司局請示、報告工作，向國際司申請辦理出訪團組任務批件。教育部留學服務中心辦公室制作2013年5月267、教育部留學服務中心傳真格式紙

用于以教育部留學服務中心的名義發送傳真的首頁教育部留學服務中心辦公室制作2013年5月278、中國留學服務中心傳真格式紙

用于以中國留學服務中心的名義發送傳真的首頁教育部留學服務中心辦公室制作2013年5月29（十）字體和字號《國家行政機關公文格式》規定，標題用小標宋體2號字,正文用3號仿宋體字,一般每面排22行，每行28字。參照教育部辦公廳發文格式，結合中心的具體情況，建議標題采用華文中宋加粗小2號(字少時)或3號(字較多時)，正文一般采用仿宋體小3號，正文內容簡短時也可采用仿宋體3號。通常標題的字號應大于正文的字號。（圖示見第14頁）公文較長時,可通過變更小標題的字體使公文的層次更清晰。通常一級小標題用黑體,二級小標題用加粗楷體,三級小標題用加粗仿宋體,四級小標題同文。通常采用“單倍”行距,如果署名位置不太合適,可通過“固定格式”適當調整行距。教育部留學服務中心辦公室制作2013年5月30(十一)系數、數字和計量單位系數：公文中的結構層次序數，第一層為“一”,第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“⑴”。數字：公文中的數字，除部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字等必須使用漢字外，一般應當使用阿拉伯數字。計量單位：文中應使用國家法定的計量單位。如：“1米”不說成“3尺”。

教育部留學服務中心辦公室制作2013年5月31三、行文規則1、黨務和政務事宜應分別行文。2、行文應當確有需要，注重實效。對使用電話即可辦理的事項，不發正式公文。3、除中心辦公室外，其他處（室）不得對外正式行文。其他處（室）與上級機關和外單位進行聯系的正式文書，均用中心的名義。4、除上級機關領導同志直接交辦的事項外，原則上不直接向領導同志個人行文。擬請上級機關領導人出席有關活動并講話時，一般應至少提前一周報送請示，并附上講話代擬稿。5、向上級機關行文，只能主送一個上級機關，如需其他相關的上級機關閱知，應當用抄送的形式。

6、請示應當一文一事，不可在報告中夾帶請示事項。7、不相隸屬單位之間一般用函行文。

教育部留學服務中心辦公室制作2013年5月32四、公文的辦理

公文的辦理主要應把好三關：

一是把好公文起草關二是把好公文審核關三是把好公文督辦關教育部留學服務中心辦公室制作2013年5月33（一）把好公文起草關1.準備工作要“細”。一要明確行文的意圖。二要了解領導的要求。三要掌握充分的資料。2.公文構思要“巧”。一要注重規范性,符合公文文種的基本結構要求。二要注重系統性，防止顧此失彼。三要注重邏輯性，各部分之間既相對獨立,又相互連貫。四要注重藝術性，講究語言藝術，注重語法修辭，標題精致準確，各部分文字既有所側重、篇幅又不相差太大。3.修改完善求“精”。修改的過程，大致可以歸納為“三看”：一是從宏觀上看，修改是再創造和深化的過程。二是從微觀上看，修改是簡練和糾錯的過程。三是從學識上看，修改是補充擬稿人知識缺陷的過程。

教育部留學服務中心辦公室制作2013年5月34(二)把好公文審核關1.送審程序。通常按自下而上（縱向）、由里到外（橫向）的原則送審。

自下而上：先由處室負責人審核簽字，再送中心領導審核簽字。

由里到外：⑴公文需要會簽時，先送本處室負責人審核簽字，后送相關處室負責人審核簽字。⑵先送主管本處室工作的中心領導審核簽字,必要時（根據主管領導的批示）再送其他中心領導（一把手最后）審核簽字。2.領導簽發。簽發公文的領導外出時,如時間允許,應等該領導回來后再簽發；如時間緊急,通過電話/郵件/短信等方式與簽發公文的領導聯系同意后，可由有簽發權限的其他領導簽發。3.登記、用印、分發。經領導簽發后的公文，應先在本處室發文登記本上登記,并按主