白蓮河電站工程建設檔案歸檔管理研究,檔案管理論文內容摘要：工程建設項目檔案是水電建設工程的重要組成部分,也是達標投產、創優質工程的重要考核內容。由于水電建設工期較長,參建單位多,涵蓋面廣,給工程建設項目檔案歸檔造成一定的難度,建設單位需通過采用合同控制、第三方監督、檔案制度建設、目的賞罰等管理手段和措施,保障工程建設檔案的系統、完好和準確。本文關鍵詞語：檔案;合同;管理;措施;工程建設檔案能為工程完工驗收、項目稽察和審查提供重要根據,是維護企業資產和權益的憑證,也是生產單位運行管理、維修改造的保障。項目檔案歸檔工作是指從項目文件的構成、積累、收集、整理、分類到檔案立卷、編目等,華而不實各個環節自成系統,環環相扣,缺一不可。抽水蓄能項目與常規水電項目相比,工藝工序更復雜,技術標準更高層次,隱蔽工程更多,工程面更大,檔案管理要求相應也有所提高。檔案工作不僅僅局限于檔案的基本整編內務,而要重在工程建設經過中管理和控制。1抽水蓄能項目檔案管理湖北白蓮河抽水蓄能電站主體工程自2005年8月正式開工,2018年底4臺機組全部投產,電站工程主要包括前期準備工程,主體土建工程、安全監測、機電設備制造、金屬構造制造與安裝、機電設備安裝、其他輔助工程等。湖北白蓮河抽水蓄能有限公司作為電站建設單位,從2005年開場,陸續制訂了檔案管理辦法及相關制度,建立和完善了檔案管理工作體系及相關管理標準,從事檔案工作人員在工程建設期間,指導公司內部文件資料的構成積累、收集歸檔工作;并監督指導各參建單位的檔案管理工作,組織、協調和指導監理、主體施工單位完工檔案的編制,組織對完工項目檔案的審查驗收和移交歸檔[1]。電站整個建設期項目檔案從范圍上講,包括可行性研究、選址、設計基礎、項目管理、監理、涉外管理、財務資金管理、生產技術準備、完工驗收、水工及輔助建筑、輔助生產生活建筑、機電及附屬設備安裝、金屬構造安裝、公用系統油水氣等安裝、電氣自動化安裝、設備儀器等,這些類目中,可行性研究、項目管理、涉外管理等,是由公司內部自行收集整理,即內控部分,由職能部門協助檔案室進行歸檔,水工及輔助建筑、機電設備安裝、金屬構造安裝、公用系統油水氣安裝、設備儀器都屬于外部單位向公司檔案室移交的內容,屬外控部分[2]。蓮蓄公司對內控部分采取各部門對本部門資料負責,由公司檔案員指導,部門兼職檔案員整理,經辦專責或部門負責人審查資料的完好性和準確性,審查確認后移交檔案室進行歸檔,進而保證內部檔案歸檔質量。通常外控部分檔案占檔案總數的1/2以上,牽涉的主體對象繁多,因而外控檔案的歸檔管理尤其重要。蓮蓄公司采取了由檔案員參加重要單位工程驗收、參加設備開箱等措施,及時收集和審查檔案,并在外部的設備初終驗、合同結算單上均有檔案人員審查欄,由檔案人員簽字后才能進行后步工作[3]。對主要標段承建單位的檔案工作,由監理公司協同建設單位共同管理、監督并指導參建單位日常檔案工作的開展和完工檔案的編制,蓮蓄公司建立有檔案初驗體系,由檔案初驗工作小組針對主體完工檔案開展詳細審查工作。2項目檔案控制環節從檔案管理角度看,以上各種控制手法比擬全面,且有執行效果。但由于各參建單位的檔案管理水平參差不齊,人員流動頻繁,編制進度不一,檔案歸口工作稍有不慎則出現問題,需緊抓不可懈怠。參建方最易突出的問題是完工檔案移交滯后,完工檔案的管理沒有納入日常施工管理經過中,并且對歸檔工作不予積極配合,進而拖延了檔案專項驗收進程,并同時影響到其他專項檢查的檔案調閱,更嚴峻的是影響到最終合同工程完工驗收工作。華而不實拖延嚴重的部分為經濟問題未處理完畢,存在有合同結算分岐的施工單位[4]。由此可見,僅依靠監理日常監督,檔案口管理制度的條條框框,并不能實現對歸檔的全控制。這并不是檔案管理機制出現了問題,也不是人員工作不到位,而是合同結算矛盾表如今檔案上。究其歸檔工作關鍵環節,能有效實現可控,約束歸檔對象的,關鍵在于合同管理與控制。外部單位與建設單位的唯一關系是合同關系,所有一系列業務都由合同簽訂開場,到合同執行完畢結束。這一管理環節中所存在問題則可能是合同中對檔案的要求沒有特別明確,沒有對檔案移交要求的管控條款,因而,控制環節應是在合同上[5]。3合同檔案控制3.1合同檔案構成合同本身就是檔案歸檔的重要資料,應包括下面內容:1)合同項目立項報告;2)編標原則(包括向上級單位的請示以及上級單位的批復);3)資格預審資料;4)招標文件審查;包括審查會議紀要、補遺材料;5)招標公告;6)招投定標經過文件,包括招標文件、投標文件、開標記錄、評標辦法、商務、技術、綜合評標報告、澄清材料、專家簽字表、打分表、評分統計表、定標資料及領導小組會議紀要等;7)中標通知書;8)合同洽淡紀要;9)合同審批資料及合同正式文本,包括背景材料、證明文件、審查意見、審查會簽單等;10)其他需要歸檔的文件,包括合同執行經過中發生合同變更、產生補充協議、洽商文件、會議紀要、合同爭議解決情況、合同解決的相關文件等。無需招投標經過簽訂的合同,則應歸檔經公司領導批示的立項經過、會簽與正式合同文本,經過中有比選和洽商的應附比選報告和會議紀要一并歸檔。以上僅僅僅是一般合同文本的檔案構成內容,不包括合同內約定的完工檔案及應提交的合同成果等詳細文字內容。通過公司合同檔案,能反映出合同構成的全經過,所必經的關鍵步驟,管理環節在這里得到充分具體表現出,合同簽訂的全經過嚴謹規范,合同內容科學全面,是合同順暢執行的有力保證。有合同作為合作前提,才能談到合同成果也就是項目完工檔案的移交。合同執行后期,項目完工檔案會不會按時移交,直接移交和接收能不能保證檀卷質量?這就需要另一個關鍵環節:經過控制。3.2合同檔案控制措施項目檔案歸檔從合同關口重點控制,其他制度等環節穿插經過管理輔助相成,是能夠最大程度避免項目檔案十分是參建單位檔案的流失和不規范等現象的重要手段,扼要分析合同關口控制,可從下面幾個方面來討論。1)合同內容制約。合同在制訂立項的經過中,已由立項人明確了主體對象的施工內容與要求,延伸到合同條款中,應進一步明確相應需提交的關鍵資料,如原材料合格證、質量評定、完工驗收證書、工程量清單等,必須將應納入檔案內容的資料羅列清楚,缺一不可。如湖北蓮蓄公司的設備類合同中,明確了原材料合格證、出廠檢驗報告等詳細條款,為合同完工移交設備資料列明了歸檔要求。2)檔案格式制約。在合同中應附加檔案基本格式要求,包括完工圖樣式,歸檔工作應遵循的相關規范、制度等,有格式可利用,有制度可查詢。3)合同付款制約。在合同執行經過中,應盡量將檔案歸檔時間提早,并與付款掛鉤,盡最大可能讓主體單位在執行經過中邊施工邊整理檔案,及時準確歸檔,定期接受考核,一般合同中常約定檔案移交時間在完工驗收后3個月內,延期扣除費用,實際往往并不能到達最佳控制效果,極易造成滯后。少數合同一旦產生經濟糾紛,則完全影響到檔案移交,如有可能應分階段設置相關費用,經檔案業務部門審查,如沒有同時完成階段性歸檔工作,應停止階段性付款,采用強硬措施來實現檔案的歸集工作,保障其及時、完好、有效、規范。4結束語合同上必須約定檔案歸檔事宜,并把守住合同結算的經濟脈搏,保證了歸檔的及時性。在實際操作上,從工程開工伊始,各參建單位檔案管理工作就應納入工程建設管理范圍,建設單位應建立檔案工作體系,盡早健全檔案管理制度,檔案工作盡量掛靠工程管理部門,從工程建設管理、檔案專項管理、以及監理第三方監督等方面嚴加控制,構成有合同資金考核,有規章制度遵循,有檔案指導貫穿,有工程管理把關,有監理監催促管的局面,才能織就較為完好的網,把住工程建設檔案歸檔難關。以下為參考文獻[1]王顯靜.水電建設工程項目檔案實用手冊[M].北京:中國電力出版社,2018[2]陳秀菊.電力科技檔案管理手冊[