企業應用文寫作培訓1前言公文是企業的臉面，在公務活動中具有代表公司書面溝通交流的作用，可以說是公司整體形象的書面代表。公文處理的正確與規范代表企業的管理水平和管理質量，是企業綜合素質、工作作風、工作效率的重要標志。不規范的公文，直接影響著公文的權威性和嚴肅性，甚至會給公司帶來不必要的損失。2課程目錄123什么是企業應用文公文基本知識常見公文及要求

45常見文書常見問題和注意事項√6努力提高寫作能力3企業應用文范圍：企業實施管理和處理公務的各類文書。企業應用文分類：公文:公務活動中形成的具有法定效力和規范體式的文書。常用文書:企業內部除公文以外的計劃、總結、講話、信息等。舉例1什么是企業應用文4課程目錄123什么是企業應用文公文基本知識常見公文及要求

45常見文書常見問題和注意事項√6努力提高寫作能力5

一、公文概念：

企業公文，是指企業在實施管理、處理公共事務和對外進行公務活動的過程中，所形成的具有法定效力和特定體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的路線方針政策、貫徹企業發展目標、開展經營業務，頒布規章制度、請示和答復問題，指導和商洽工作，匯報情況，交流經驗的重要工具。2公文基本知識62二、公文的特點權威性執行性時效性規范性程序性公文基本知識72公文基本知識三、公文的作用領導指導作用規范言行作用傳遞信息作用宣傳教育作用憑證記載作用82按行文對象分：上行文：向上級單位報送的公文下行文：向下級單位發送的公文平行文：向同級單位發送的公文按行文種類（十二種）：

一般公文—公司或部門發文：決定決議意見通知通報報告常用按行文單位分類：公司文件部門文件上行文：請示、報告平行文：函下行文：決定、批復、通知、通報特殊文種—內部簽報：

與公司發文不同，簽報用于向公司領導請示或匯報。

請示

報告會議紀要函批復請示公文基本知識四、公文的種類92五、公文的規范（一）格式規范公文基本知識眉首：印制份數順序號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人。主體：標題、主送機關、正文、附件說明（附件）、發文機關、成文時間、印章、附注。版記：主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期。102五、公文的規范（二）語言規范公文基本知識

公文語言的特點和要求：

準確、簡明、樸實、莊重。準確：一字入公文，九牛拔不出簡明：句中無余字，篇內無贅語樸實：不拐彎抹角，不可以藻飾莊重：用詞嚴肅端莊，不帶感情色彩112五、公文的規范（二）語言規范公文基本知識公文專用詞語1、稱謂用語：第一人稱“本”、“我”，第二人稱“貴”、“你”，第三人稱“該”、“其”；2、開端用語：茲、查、收悉、謹悉、閱悉、為了、根據、按照、關于、鑒于；3、經辦語：經、業經、茲經；4、結尾語：為盼、特此通知、特此報告、望遵照執行、希予**；5、其他：屆時、事宜、擬于、以期。[例]人民的生活水平普遍增加了。[例]上述問題，今后準備進一步加強和改進。[例]如：“在…的關懷下，在…的指導下，在…的帶領下，我們努力工作…,取得了xxx的成績，但存在問題，請示如下。”12公文的開頭公文的主體公文的結尾五、公文的規范（三）結構規范2公文基本知識131.常規式開頭

①發文原因②發文根據

③發文目的④文件形成過程2.引據式開頭

3.情況式開頭公文的開頭2公文基本知識14公文的主體2公文基本知識最基本的要求是“結構嚴謹”、“條理清楚”、“篇幅力求簡短”。但在擬文過程中，經常出現下列問題：不分層分段；不前后關照；不撮要標項；不有詳有略。對此，建議:采用三段論寫公文：第一段寫明撰寫公文理由、依據；第二段寫明公文主題內容；第三段結束語。如正文內容較長，必要時，采用小標題。層次較多，要使用結構層次序號。151.使用公文結尾專用語①表強調②表指示（提出要求，發出號召等）③表祈請2.交代有關未盡事宜3.無專門的結尾，正文寫完自然結束。公文的結尾2公文基本知識16課程目錄123什么是企業應用文公文基本知識常見公文及要求

45常見文書常見問題和注意事項√6努力提高寫作能力173（1）通知用于轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發布規章制度；傳達要求下級機構辦理和需要有關單位周知或共同執行的事項；任免人員。通知的特點：常見公文及要求

運用的廣泛性；使用頻率高；種類多；時效性強通知的種類規定性通知布置性通知告知性通知經轉性通知（印發、發布、轉發、批轉等）任免通知會議通知183（1）通知用于轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發布規章制度；傳達要求下級機構辦理和需要有關單位周知或共同執行的事項；任免人員。通知的特點：常見公文及要求

運用的廣泛性；使用頻率高；種類多；時效性強通知的種類規定性通知布置性通知告知性通知經轉性通知（印發、發布、轉發、批轉等）任免通知會議通知19（2）通報用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況。如：“關于xx單位違規經營情況的通報”、“關于一季度考核情況的通報”3常見公文及要求

20注意事項（3）報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。如：“關于報送2011年度訴訟案件數據材料的報告”。報告的特點單向性陳述性事后性綜合性報告的種類

按性質分：專題性報告綜合性報告

按內容分：匯報性報告情況性報告答復性報告建議性報告呈轉性報告嚴格使用文種，不要與請示混用。報告中不得夾帶請示事項。材料要客觀真實、實事求是。3常見公文及要求

21（4）請示適用于向上級機關請求指示、批準。如：“關于成立xx營銷中心的請示”。請示的適用范圍

第一，下級機關遇到新情況、新問題，因無章可循而沒有對策或沒有把握，需要上級機關給以指示的時候，要用請示。

第二，下級機關在處理較為重要的事件和問題時，因涉及有關方針政策必須慎重對待，需要報請上級機關批準時，要用請示。

第三，下級機關在工作中遇到問題，雖然有解決的辦法，但由于職權、條件的限制，沒有權力或沒有能力實施這些辦法，需要上級幫助解決的時候，要用請示。

第四，下級機關對有關方針、政策和上級機關發布的規定、指示有疑問，需要上級機關給予解答時，要用請示。

第五，下級機關之間在較重要的問題上出現意見分歧，需要上級機關裁決時，需要請示。3常見公文及要求

22（4）請示請示的特點期復性單一性（一文一事、一個主送機關）針對性時效性請示的種類請求指示的請示：要政策、要辦法請求批準的請示：方案、規劃、措施請求幫助的請示：人、財、物3常見公文及要求

23（4）請示請示和報告的區別請示與報告不同之處就是報告的內容讓上級部門知曉就行了，一般不用答復；而請示則要求上級部門給予批復。新的文件格式要求請示文件中要有聯系人和聯系電話。行文目的不同行文內容不同行文時間不同3常見公文及要求

24（5）批復適用于答復下級機關請示事項。批復的特點被動性針對性指示性時限性

3常見公文及要求

25（6）會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。如：“總經理辦公會紀要”、“經營分析會會議紀要”、“專題辦公會會議紀要”。會議紀要的特點紀實性概括性指導性會議紀要的發布會議紀要一般不向其他機關、單位發送，只發向本機關領導人、直屬部門和下級機關、單位。發文范圍在抄送欄內以“發”、“送”等字樣后面加冒號標明。會議紀要向上級機關呈報，應以報告的形式向上報送。3常見公文及要求

26（6）會議紀要會議紀要的寫法標題：

會議名稱+文種：××交流會會議紀要事由+文種：關于解決××問題的會議紀要正文前言：會議的基本情況主體：會議的主要精神、會議議定的事項、會議上達成的共識、會議對與會單位布置的工作和提出的要求、會議上各種主要觀點及爭鳴情況等。結尾：簡短，強調意義、提出希望和號召等，有的將參會人員放在結尾。3常見公文及要求

27（7）簽報適用于公司內部各部門向公司領導請示事項、報告情況、提出意見或建議。與公司文件、公司函及部門函等文件形式相比，公司簽報發送對象是“本級分公司的領導”；而公司文件、公司函及部門函等文件形式發送對象必須是“單位”，且不限于本級分公司。3常見公文及要求

28（8）函適用于不相隸屬機關間相互商洽工作、詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。如：“關于商請做好通信光纜安全保障工作的函”、“關于同意做好通信光纜安全保障工作的復函”。函的特點平等性和溝通性靈活性和廣泛性單一性和實用性3常見公文及要求

29課程目錄123什么是企業應用文公文基本知識常見公文及要求

45常見文書常見問題和注意事項√6努力提高寫作能力304常見文書工作聯系單公司在MSS系統中設置了工作聯系單，作為特殊的一類企業應用文，工作聯系單主要用于公司內部各部門就有關具體的、時間要求緊迫的、簡單的事務性工作，要求相關部門配合和協助，或對對口部門提出具體要求和明確工作細節。工單寫作注意事項：應直接主送需要協調和配合的相關部門，不要發“周知性”通知，或在主送單位中選擇“各縣分公司”及與此項工作不相干的相關部門。工單僅適用于具體的、時間要求緊迫的、簡單的事務性工作，不得替代文件。31工作總結總結類文書是在實施計劃或完成任務之后，對已做工作進行概括及評估的文書。總結的主要作用：下情上達、提高自身。總結的特點：回顧性、經驗性、針對性、分析性。4常見文書32工作計劃計劃類文書的作用：下情上達、上情下達、統一自身步調。計劃類文書的特點:目標的前瞻性、操作的預想性。計劃類文書的類型包括：規劃類、計劃類、安排類。4常見文書33匯報材料向上級領導或上級機關就公司發展情況或部分專項領域進行匯報時所準備的書面發言材料特點：一般為PPT格式突出針對性數據翔實、可靠4常見文書34領導講話講話類文書就是公司領導在各種特定場合發言時所依據的各類文稿的總稱。根據講話的場合及主旨的不同，講話類文書可以分為三種類型：①講話稿；②開幕詞、閉幕詞；⑧歡迎詞、歡送詞、答謝詞。講話類文書一般都包括以下特點：口頭性、直接性、針對性、情感性。4常見文書35綜合信息綜合信息就是簡明扼要的書面報告。按內容分，綜合信息包括會議簡報和工作簡報。綜合信息的特點：簡、快、新。綜合信息一般要求：內容要真實、確鑿；篇幅要短小；針對性、指導性要強。4常見文書36課程目錄123什么是企業應用文公文基本知識常見公文及要求

45常見文書常見問題和注意事項√6努力提高寫作能力375常見問題和注意事項1、錯用文種及行文對象錯誤常見問題：

市分公司對省分公司部門發上行文（請示、報告等）請示報告不分。沒有文種。如關于報送XX的報表。自造文種。如“匯報”、“申請”、“回復”、“答復”等。

示例：382、文字不精煉、不規范，主旨不突出

3、標題不準確、不規范4、請示”未在附注處注明聯系人的姓名和電話

5常見問題和注意事項395、文件的引用特別是文號引用不規范公文中引用文件一般采“制發機關+《文件標題》+（文件字號）”的格式。其中，文件字號年度的括號是六角括號。

6、各種簡稱不準確

將公司簡稱“司”，將市公司簡稱“市”、“我市”、“我們”，各分公司簡稱“各市”等都是不規范的。

5常見問題和注意事項407、結構層次序數不規范

公文的結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“１．”，第四層為“（１）”。常見錯誤有“（一）、”，“１、”，“（１）、”等等。

5常見問題和注意事項418、附件說明不規范

常見錯誤：

（1）缺少附件說明；（2）附件說明多余書名號；（3）將轉發件、印發件當作附件進行說明；（4）附件說明位置不對；（5）附件說明的編號錯誤和不符合規范。

5常見問題和注意事項429、數字使用不規范

公文中的數字，除行政公文的成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。月和日不應留虛位。5常見問題和注意事項4310、標點符號使用不規范

結尾一般用逗號和句號，盡量避免感嘆號和