行政公文概述一、公文的涵義

斯大林在《馬克思主義與語言問題》中指出：“生產的繼續發展，階級的出現，國家的產生，國家進行管理工作需要比較有條理的文書……”一、公文的涵義

行政公文，是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力與規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。一、公文的涵義公文有廣義與狹義之分。廣義公文：主要是指在處理各種公務活動中形成的文書材料。包括正式公文和日常公文兩種。

正式公文：即《國家行政機關公文處理辦法》中規定的

13種公文及通常所使用的規范性文體；狹義公文：特指國務院2000年8月24日頒發的《國家行政機關公文處理辦法》中規定的13種行政機關公文。日常公文：即機關日常使用的、未經正式公文形式印發不起直接效用的公文。

命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。二、公文的特點P53法定性權威性公務性程序性規范性二、公文的特點法定性和權威性

1.公文的法定性：具有法定效力

2.作者的法定性：行政公文必須由法定的作者制發，其作者只能是依據法律、法令、法規，能以自己的名義行使權力承擔義務的組織，公文起草者只是單位的代筆人。3.權威性:在其法定時間和空間范圍內對主送機關具有強制性和約束力。二、公文的特點程式性和規范性

1.公文體式程式化，依照《國家行政機關公文處理辦法》與《國家行政機關公文格式》（GB／T9704－1999）國家標準）行文。

2.辦文程序化。二、公文的特點行政公文必須按照特定的處理程序制發發文：草擬審核簽發復

核繕印登記用印分

發二、公文的特點收文的處理程序簽收登記審核承辦擬辦催辦三、公文的類別P55

按行文的方向分：

上行文：下行文：平行文：下級機關向上級機關報送的公文上級機關向下級機關下達的公文同級機關或不相隸屬機關之間來往的公文（請示、報告）（命令、決定、指示、批復、通知等）（函、議案等）三、公文的類別三、公文的類別三、公文的類別地方各級人民政府地方各級人民政府是地方各級國家權力機關的執行機關，是地方各級國家行政機關。地方各級人民政府實行省長、市長、縣長、區長、鄉長、鎮長負責制。民族自治地方的自治機關是自治區、自治州、自治縣的人民代表大會和人民政府。三、公文的類別省：河北省

山西省

遼寧省

吉林省

黑龍江省

江蘇省

浙江省

安徽省

福建省

等等。自治區：內蒙古自治區

廣西壯族自治區

西藏自治區

寧夏回族自治區

新疆維吾爾自治區直轄市：北京市

天津市

上海市

重慶市特別行政區：香港特別行政區

澳門特別行政區三、公文的類別

按秘密等級分：

絕密公文：

機密公文：秘密公文：

普通公文：指黨和國家核心機密公文指黨和國家重要機密公文指不涉及密級的一般公文指黨和國家一般秘密公文三、公文的類別

按緊急程度分：

特急件

：

急件

：平件

：要求來文1天內辦理完畢要求來文3天內辦理完畢要求來文7天內辦理完畢三、公文的類別

按適用范圍分：

通用公文：

專用公文

：指黨政機關、社會團體、企事業單位等在處理公務時普遍使用的公文。如法定公文、普通事務文書

是指在一定的業務范圍內，按照特定需要而專門使用的各種文書材料。如外交公文、法規公文、司法公文、經濟公文、軍事公文等等。

四、公文的文面格式眉首版記公文文面格式主體四、公文的格式（一）眉首（文頭部分）

（二）主體（行文部分）（三）版記（文尾部分）秘密等級和保密期限（一）眉首（文頭部分）

想一想：眉首包含哪些內容?公文分數序號緊急程度發文機關標識發文字號簽發人（一）眉首（文頭部分）

1、公文份數序號2、秘密等級和保密期限3、緊急程度4、發文機關標識5、發文字號6、簽發人（一）眉首（文頭部分）

1、公文份數序號同一份公文的順序編號。

它的作用在于為分發、清退、查找公文提供依據，便于對公文進行統計和管理，掌握公文的去向和回收公文。

帶有絕密和機密級的行政公文都要編公文份數序號。（一）眉首（文頭部分）

2、秘密等級和保密期限

根據《辦法》的規定，涉及國家秘密的公文應當標明秘密等級和保密期限。

保密期限是對公文密級的時效加以規定的說明。涉及國家秘密的公文如有具體保密期限應當明確標注，如未具體標明，則按國家保密的有關規定，絕密文件保密期限為三十年，機密文件保密期限為二十年，秘密文件保密期限為十年。秘密等級分為“絕密”、“機密”和“秘密”三種。（一）眉首（文頭部分）

3、緊急程度

緊急程度是對公文送達和辦理時間的要求。根據《辦法》規定，緊急公文應當分別標明“特急”、“急件”。

（一）眉首（文頭部分）

4、發文機關標識發文機關標識是公文制發機關的標記，“山東商務職業學院文件”、“上海市人民政府文件”、“山東省糧食局文件”、“國家旅游局文件”、

“

××公司文件”。由“發文機關全稱（或規范化簡稱）+文件”組成。（一）眉首（文頭部分）

4、發文機關標識由“發文機關全稱（或規范化簡稱）+文件”組成。“中共中央文件”、“國務院文件”。

簡稱必須是規范化的，所謂規范化就是應由該機關向上級機關申報批準的，也有由本機關自定的，但一定要得到大家公認的，不能只是自己使用而別人不認同。0000001機密一年特急

山東省人民政府文件

魯政發〔2007〕12號簽發人：李某某（一）眉首（文頭部分）

4、發文機關標識“北京理工大學會議紀要”

對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱。如“函”只標識發文機關全稱或簡稱，不加“文件”字樣；

“命令（令）”、“會議紀要”除標識發文機關全稱或規范化簡稱外，還應加上文種名稱。（一）眉首（文頭部分）

4、發文機關標識

聯合行文在排列時應注意：

應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排列；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。0000001機密一年特急

陜西省人民政府文件山西省人民政府

陜政發〔2007〕12號簽發人：李某某（一）眉首（文頭部分）

5、發文字號發文字號由“發文機關代字+年份+發文順序號”組成。

年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份標全稱，用六角括號“〔〕”括入，后面不加“年”字，如“〔2012〕”；序號前不加“第”字，也不編虛位，即1不編為001。

發文字號的作用是為檢索和引用公文提供專指性代號，便于對公文進行統計和管理。一件公文只有一個發文字號，聯合行文時，只標明主辦機關發文字號。如：“國發〔1998〕12號”、“渝府發〔2006〕56號”、“陜政發〔2007〕12號”、“中辦發〔2010〕16號”、“京政發〔2008〕1號”、“滬教委[2006]16號”。0000001機密一年特急

陜西省人民政府文件山西省人民政府

陜政發〔2007〕12號簽發人：李某某

（一）眉首（文頭部分）

6、簽發人

上行文必須標識簽發人姓名

作用在于表明機關發文的具體責任者，督導各級領導認真履行職責，并為直接聯系工作、迅速查詢有關問題提供方便。

0000001機密一年特急

山東省人民政府文件

魯政發〔2007〕12號簽發人：李某某0000001機密一年特急

陜西省人民政府文件山西省人民政府

簽發人：李某某陜政發〔2007〕12號張某某

眉首部分：置于公文首頁紅線以上的各要素統稱眉首。0000001機密一年特急

煙臺市人民政府文件

煙政發〔2010〕12號簽發人：王某某眉首版記公文文面格式主體（二）主體（行文部分）

1、公文標題2、主送機關3、正文4、附件5、成文時間6、印章7、附注（二）主體（行文部分）

1、公文標題

公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般還要標明發文機關。“發文機關名稱+事由+文種”“國務院關于加強血吸蟲病防治工作的決定”（二）主體（行文部分）

寫公文標題時，應特別注意以下幾點：

1、在擬寫標題時，一定要準確選定和標明文種。2、事由應簡明確切地概括公文的主要內容。

例如，某市人民政府對歷年來制定的規范性文件進行清理，應予廢止的共有幾十件，發文時如將這些廢止的規范性文件的標題全部列為事由，顯然不可能，即使僅寫一個，后加“等”字，也嫌過長，但概括為“廢止部分規范性文件”，就顯得既明確又簡潔。（二）主體（行文部分）

寫公文標題時，應特別注意以下幾點：

3、標題排列要對稱、美觀。字數如不多，可居中排一行。如果字數較多，可排成兩行或三行，最多不要超過三行。各行的字數一般不相等，一般有“正梯形”、“倒梯形”、“除號形”等。在轉行時，不要把人名、地名、機關名稱等專用名詞乃至詞拆開4、公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。（二）主體（行文部分）

2、主送機關

指公文的主要受理機關，即對公文負法定辦理或答復責任的機關。主送機關要用全稱或規范化簡稱。

注意：普發性文件（比如公告、通告、會議紀要等）沒有該項。

“抬頭”、“受文機關”或“上款”

如主送機關不是一個時，應按其性質、級別的輕重高低依次排列，機關名稱之間用頓號、逗號分隔“各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構：”“各市、縣人民政府，各地區行政公署，省政府直屬各單位：”

（二）主體（行文部分）

3、正文

是公文的主體部分，也是公文結構的核心部分，它的作用在于闡述公文內容，表達發文的意圖，使接受者對公文所表述的信息獲得具體、明確的認識。（二）主體（行文部分）

4、附件

附件指附屬于公文正件的其它公文或材料，它的作用是對正文作補充說明或提供參考資料。如隨文頒發的規章、制度，以及文件中提到的報告、數據、人員名單等………………。附件:糧食價格限定表二○○七年三月四日………………………………。

附件:1.糧食價格限定表

2.農副產品價格限定表二○○七年三月四日（二）主體（行文部分）

5、成文日期公文必須寫明成文時間，以表明公文從何時生效。

成文時間以負責人簽發的日期為準，聯合行文的以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。

“二0一二年九月十三日”“2012年9月13日”

（二）主體（行文部分）

6、印章

印章是公文生效的標識。

公文除會議紀要、電報、翻印文件外，均應加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章。聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。單個印章的蓋法Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

一九九九年三月九日兩個印章的蓋法Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

一九九九年三月九日

三個或三個以上印章的蓋法Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

衛生局環保局環衛局二0一0年十月九日

第一節公文概述（二）主體（行文部分）

7、附注附注一般是在正文沒有說清，需要加以說明的事項。

“（此件發各鄉、鎮人民政府)”“（此件可見報)”“（此件至××月××日對外公開）”

眉首版記公文文面格式主體0000123機密一年

重慶市人民政府文件

渝府發〔1999〕2號

—————————————————————————————重慶市人民政府關于的通知各區縣（自治縣、市）人民政府：

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX特急

重慶市人民政府文件渝府文〔2003〕3號

簽發人：王鴻舉重慶市人民政府關于XXXXXXXX的請示國務院：

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX______________________________________________________（正文略）附件：XXX

（重慶市人民政府印）

二OO五年一月九日（聯系人：XXX

電話：XXXXXX）主題詞：XXXX請示————————————————————————————————————————————

抄送：國家發改委，財政部。————————————————————————————————————————————

市政府辦公廳2005年1月10日印發

（三）版記（文尾部分）

1、主題詞2、抄送機關3、印發機關和印發日期1、主題詞是反映公文主要內容的規范化名詞或名詞性詞組。

主題詞的作用在于與標題相配合進一步簡要而精確地揭示公文內容，為日后計算機檢索和管理公文，實現公文處理的標準化、現代化奠定基礎。

標引主題詞必須使用有關主題詞表（如《國務院公文主題詞表》《教育類公文主題詞表》等），一份文件選用3至5個主題詞，最多不超過7個。

（三）版記（文尾部分）

2、抄送機關

抄送機關是除主送機關之外需要了解或協助執行公文內容其他機關。

抄送多個機關時，用逗號隔開。（三）版記（文尾部分）

3、印發機關和印發日期

“×××辦公室（廳）”

（三）版記（文尾部分）

“2012年2月19日印發”

×××××××。

××年××月××日主題詞：糧食調價通知

抄送：………，………，………，……。長沙市人民政府辦公廳2007年3月4日印發共印40份五、公文的行文制度

（一）公文的行文關系

（二）公文的行文規則

（三）寫公文的基本要求五、公文的行文制度發文單位與受文單位之間的關系

如省人民政府與市下屬的縣人民政府之間的關系1、直接隸屬關系：

如省、自治區與國務院之間的關系直接上一級機關與直接的下一級機關之間的領導與被領導的關系

2、間接關系：處于同一垂直系統的，但又不是上下直接相鄰的領導與被領導關系。

（一）公文的行文關系五、公文的行文制度（一）公文的行文關系：發文單位與受文單位之間的關系

如省人民政府內廳、局、委等的關系，即財政廳、新聞局、公安廳、農業廳等單位之間的關系。3、業務指導關系

：

如國務院的職能部門中國家財政部與省人民政府的省財政廳之間的關系指各業務系統內上級業務主管部門和下級業務主管部門之間的關系4、平行關系

：指處于同一系統內的同級機關、單位之間的關系

五、公文的行文制度（一）公文的行文關系：發文單位與受文單位之間的關系

5、不相隸屬關系

：

如國務院農業部直屬的某高校和教育部直屬的某高校之間的關系

非同一系統的機關之間的關系統稱為不相隸屬關系。五、公文的行文制度1、一般不得越級向上級機關行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關。2、向上級機關行文，應當主送一個上級機關；如需其他相關的上級機關閱知，可以抄送。3、向上級機關請示問題，應當一文一事，只寫一個主送機關，其他機關可抄送，但不得同時抄送下級機關。除特殊情況外(如領導直接交辦的事項等)，請示不應直接送領導者個人。非請示性公文如“報告”不得夾帶請示事項。4、向下級機關的重要行文，應當同時抄送本機關的直接上級機關。

（二）公文的行文規則五、公文的行文制度5、受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復其請示事項。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，應當抄送其另一上級機關。6、不相隸屬機關之間一般用函行文。7、一般不得越級請示和報告。8、屬于主管部門職權范圍內的具體問題，應當直接報送主管部門處理。9、對不符合行文規則的上報公文，上級機關的秘書部門可退回下級呈報機關。

（二）公文的行文規則五、公文的行文制度

（三）寫公文的基本要求

1、人名、地名、數字、引文要準確，引用公文，應先引標題，后引發文字號，并加圓括號。日期應當寫明具體的年、月、日。

2、結構層次序數。第一層為“一”