第十三章會計檔案第十三章會計檔案內容提要本章重點講五個方面的內容:一、會計檔案概述。二、會計檔案的收集與保管。三、會計檔案的整理。四、會計檔案的鑒定與銷毀。五、會計檔案的提供利用。第一節會計檔案概述一、會計檔案的定義二、會計檔案的特點三、會計檔案的作用四、會計檔案工作一、會計檔案的定義(一)會計檔案的來源廣泛(二)會計檔案是會計核算的產物(三)會計檔案的主要成分是會計憑證、會計賬簿和財務報告(會計報表)二、會計檔案的特點(一)廣泛性從形成會計檔案的部門與單位來看,凡是具備單獨會計核算的單位,都會產生會計檔案。(二)嚴密性會計工作有嚴密的法規和規章制度作保障。(三)穩定性會計系統包括工業會計、農業會計、商業會計、銀行會計、行政事業單位會計等,門類很多,遍布生產流通和非生產流通各個領域。三、會計檔案的作用(一)信息提供作用(二)憑證查考作用(三)監督檢查作用(四)歷史研究作用四、會計檔案工作(一)會計檔案工作的管理體制1.會計檔案管理納入法制軌道2.在財政部與國家檔案局領導下,地方財政和檔案業務管理機關對會計檔案實行指導、監督和檢查3.基層財務會計部門與檔案室具體管理會計檔案(二)會計檔案管理制度1.以《中華人民共和國會計法》為準繩,提高法制觀念2.按照《會計檔案管理辦法》的原則規定,制定具體實施辦法3.適應形勢發展的需要,不斷完善會計檔案管理辦法第二節

會計檔案的收集與保管一、會計檔案收集工作的要求二、會計文件、記錄材料的歸檔與會計檔案的移交三、會計檔案盒與會計檔案的排放一、會計檔案收集工作的要求(一)認真貫徹執行“統一領導、分級管理”的原則,集中統一管理會計檔案(二)收集工作要遵循會計檔案的形成規律(三)收集工作要保證會計檔案的齊全、完整和準確二、會計文件、記錄材料的歸檔與會計檔案的移交(一)會計文件、記錄材料的歸檔范圍1.紙質會計文件、記錄材料的歸檔范圍2.電子會計文件、記錄的歸檔范圍和應滿足的基本條件要求(二)會計文件、記錄材料的歸檔時間和歸檔要求會計核算會計憑證出納、會計主管賬簿總賬主管會計現金賬出納會計員銀行賬會計員各種明細分類賬會計員財務報告(會計報表)主管會計或科長電算會計電算會計軟件文件電算會計軟盤文件程序設計員其他會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案保管期限表會計檔案員(三)會計檔案的移交和保管三、會計檔案盒與會計檔案的排放(一)會計檔案盒1.會計檔案盒的制作要求2.會計憑證檔案盒3.會計賬簿檔案盒4.財務報告(會計報表)檔案盒(二)會計檔案的排放1.整齊一致2.松緊適度3.統一編號第三節會計檔案的整理一、會計檔案整理的內容與原則二、會計檔案的分類三、會計檔案案卷質量與調整四、會計檔案的編目一、會計檔案整理的內容與原則會計檔案的整理工作,就是將零散的和需要進一步條理化的會計文件,通過科學的分類、組合、立卷、排列和編目,組成一個有序體系的過程。整理會計檔案必須遵循的原則是,遵循會計檔案形成的規律,保持其相互間的有機聯系,分門別類,便于保管和利用。二、會計檔案的分類(一)會計年度—形式(憑證、賬簿、財務報告)—保管期限分類法(二)會計年度—保管期限—組織機構分類法(三)會計年度—會計類型—形式—保管期限分類法三、會計檔案案卷質量與調整在整理加工中,對賬簿處理有兩種方法:(1)對死頁賬,為了保持原來面貌,不拆去空白頁,填好賬簿啟用表。并在賬皮上貼賬簿封面卡片。(2)對活頁賬,填好啟用表,拆去空白頁,編好頁碼,前面加賬簿封面,后面加備考表裝訂好,這樣不僅減少體積,并且又易于保管。對于憑證、賬簿、財務報告(報表)封面上原有項目沒有填清、填全的,要由會計機構的經辦人補填,對于破損、缺頁、裝訂不牢固的案卷,應由會計機構負責修補與裝訂,對于不符合要求的會計檔案,檔案機構不予接收。四、會計檔案的編目會計檔案經過分類、排列、裝訂和編號,使之位置固定下來,然后都要登入案卷目錄,這就是會計檔案的編目。會計檔案的案卷目錄填寫方法如下:(一)順序號(二)案卷號(三)原憑證號(四)案卷標題(五)起止年月日(六)件數和頁數(七)保管期限(八)存放位置(九)備注第四節

會計檔案的鑒定與銷毀一、會計檔案保管期限的確定二、會計檔案鑒定工作的組織領導與方法三、會計檔案的銷毀一、會計檔案保管期限的確定(一)永久保存的會計檔案下述會計檔案應作為永久檔案保存:(1)財政總預算單位形成并保存的“財政總預算”、“政府綜合財務報告”文件。(2)行政單位、事業單位形成并保存的“部門財務報告”、“部門決算”文件。(3)稅收會計單位形成并保存的“稅收年報(決算)”文件。(4)企業和其他組織形成并保存的“年度財務會計報告”文件。(5)各會計單位形成并保存的“會計檔案移交清冊”、“會計檔案保管清冊”、“會計檔案銷毀清冊”、“會計檔案銷毀鑒定意見書”等。一、會計檔案保管期限的確定(二)保存25年的會計檔案下述會計檔案的保管期限應劃定為25年:(1)稅收會計單位形成并保存的“稅收日記賬(總賬)和稅收票證分類出納賬”。(2)行政單位、事業單位形成并保存的“現金出納賬、銀行存款賬”。(3)稅收會計單位形成并保存的“現金出納賬、銀行存款賬”。(4)企業和其他組織形成并保存的“現金出納賬、銀行存款賬”。一、會計檔案保管期限的確定(三)保存15年的會計檔案下述會計檔案的保管期限應劃定為15年:(1)企業和其他組織形成并保存的會計原始憑證、記賬憑證,總賬、明細賬、日記賬、其他輔助性賬簿。(2)行政單位、事業單位形成并保存的各種會計憑證(包括原始憑證、記賬憑證和傳票匯總表),日記賬、總賬,明細分類、分戶賬或登記簿。(3)財政總預算單位形成并保存的財政總預算撥款憑證和其他會計憑證(包括撥款憑證和其他會計憑證),總賬,明細分類、分戶賬或登記簿。(4)稅收會計單位形成并保存的各種完稅憑證和繳庫退庫憑證,日記賬、總賬,明細分類、分戶賬或登記簿等。一、會計檔案保管期限的確定(四)保存10年的會計檔案下述會計檔案的保管期限應劃定為10年:(1)財政總預算單位形成并保存的國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證,各收入機關編送的報表,部門決算、稅收年報(決算)、國家金庫年報(決算)、基本建設撥款貸款年報(決算)等財務會計報告。(2)稅收會計單位形成并保存的國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證,稅收會計報表(包括票證報表)等。一、會計檔案保管期限的確定(五)保存5年的會計檔案下述會計檔案的保管期限應劃定為5年:(1)行政單位、事業單位形成并保存的月度、季度、半年度財務會計報告,銀行存款余額調節表,銀行對賬單,稅務申報表。(2)財政總預算單位形成并保存的財政總預算會計旬報,財政總預算會計月、季度報表,銀行存款余額調節表,銀行對賬單。(3)行政單位、事業單位形成并保存的會計月、季度報表,銀行存款余額調節表,銀行對賬單。(4)稅收會計單位形成并保存的銀行存款余額調節表、銀行對賬單等。一、會計檔案保管期限的確定(六)保存2年的會計檔案下述會計檔案的保管期限應劃定為2年:(1)財政總預算機關的所屬單位報送的會計旬報,會計月、季度報表。(2)行政單位、事業單位的所屬單位報送的會計月、季度報表。(3)稅收會計單位的所屬稅務機關報送的稅收會計報表(包括票證報表)。(七)應根據實際情況確定保存期限的會計檔案(1)企業和其他組織形成并保存的“固定資產明細賬(卡片)”應在固定資產報廢清理后,繼續保管5年。(2)行政單位和事業單位固定資產明細賬(卡片)應在固定資產報廢清理后,繼續保管5年。(3)稅收會計單位的繳款書存根聯,應在銷號后繼續保管2年。(4)會計電子檔案的保管期限,原則上應從長保管。二、會計檔案鑒定工作的組織領導與方法(一)組織領導各單位必須成立有主管領導、會計部門與檔案部門負責人參加的鑒定工作領導小組,制定鑒定工作方案,學習與貫徹有關規章制度,明確鑒定工作要求、步驟與方法,確保鑒定工作的質量。(二)鑒定步驟與方法第一步:初步鑒定。第二步:復查鑒定。第三步:銷毀鑒定。二、會計檔案鑒定工作的組織領導與方法(三)鑒定工作的要求鑒定工作的要求包括:(1)認真做好鑒定與銷毀前的準備工作,建立與健全鑒定工作制度,做好檔案部門與財會部門的溝通與交流。(2)形成制度,定期會審。(3)對判定保管期滿會計檔案的價值時,其中涉及外事、未了債權債務的原始憑證以及歷史遺留問題有重要參考價值的原始憑證與名冊,要揀出重新立卷,由檔案部門保存到確無保存價值時再銷毀。三、會計檔案的銷毀(一)會計檔案銷毀清冊的編制(二)會計檔案銷毀審批報告的編制第五節

會計檔案的提供利用一、開發會計檔案信息資源的途徑(1)通過提供原件,滿足利用者的會計信息利用需要。(2)通過提供會計檔案副本或復制品,滿足會計信息利用者的利用需要。(3)通過電子網絡平臺,滿足會計信息利用者的利用需要。(4)通過提供會計檔案信息加工品,滿足會計信息利用者的利用需要。第五節

會計檔案的提供利用二、會計檔案的檢索工具(1)編制會計憑證、賬簿、財務報告(報表)三者合一的會計檔案案卷目錄。(2)分別編制會計憑證目錄、會計賬簿目錄、財務報告(會計報表)目錄。(3)分保管期限編制不同的會計檔案案卷目錄。第五節

會計檔案的提供利用三、會計