對(duì)文秘人員知識(shí)、能力結(jié)構(gòu)的認(rèn)識(shí)

【內(nèi)容摘要】從文秘的歷史演變來(lái)看，秘書(shū)的名稱(chēng)、權(quán)能曾一度變更，但唯一不變的是對(duì)文秘人員知識(shí)與能力的要求，知識(shí)結(jié)構(gòu)與能力結(jié)構(gòu)二者缺一不可。知識(shí)結(jié)構(gòu)可以反映一個(gè)人的知識(shí)素養(yǎng)，思維模式；而能力結(jié)構(gòu)又可以反映出理論知識(shí)在實(shí)際中的運(yùn)用，因此，我認(rèn)為文秘人員必須具備特定的知識(shí)能力結(jié)構(gòu)。下面從我個(gè)人認(rèn)識(shí)的角度淺談一下對(duì)文秘人員知識(shí)、能力的認(rèn)識(shí)。

【關(guān)鍵詞】

文秘

知識(shí)結(jié)構(gòu)

能力結(jié)構(gòu)

改革開(kāi)放以前，我國(guó)的秘書(shū)主要是一種行政職位。改革開(kāi)放后，秘書(shū)開(kāi)始由官職走向社會(huì)化、職業(yè)化，我們對(duì)秘書(shū)這一職業(yè)開(kāi)始有了新的認(rèn)識(shí)。

一、對(duì)文秘的基本認(rèn)識(shí)

文秘是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員。他們以輔助決策，綜合協(xié)調(diào)，溝通信息，辦文、辦會(huì)、辦事等為主要職能，是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者的參謀和助手。即秘書(shū)服務(wù)的根本對(duì)象是領(lǐng)導(dǎo)者，秘書(shū)活動(dòng)的基本方式是處理信息和事務(wù)，秘書(shū)活動(dòng)的根本性質(zhì)是輔助性。

（一）文秘人員的稱(chēng)謂

社會(huì)上對(duì)秘書(shū)人員的各種稱(chēng)謂一般有：打字員、文秘、內(nèi)勤、文書(shū)、文員、辦公室主任、主管（培訓(xùn)主管、業(yè)務(wù)主管）、助理（人事助理、執(zhí)行助理）、初級(jí)秘書(shū)、高級(jí)秘書(shū)等等。

（二）文秘的類(lèi)別

按秘書(shū)的從屬和服務(wù)對(duì)象的角度，可分公務(wù)秘書(shū)和私人秘書(shū)兩類(lèi)

1、以秘書(shū)在組織內(nèi)部的工作分工來(lái)分，可以分為：行政秘書(shū)、機(jī)要秘書(shū)、生活秘書(shū)、會(huì)議秘書(shū)、文字秘書(shū)、信訪秘書(shū)、公關(guān)秘書(shū)。

2、以秘書(shū)從事工作的行業(yè)特征來(lái)分，可分為法律秘書(shū)、醫(yī)藥秘書(shū)、教育秘書(shū)、體育秘書(shū)、軍事秘書(shū)等。

（三）文秘的職業(yè)特征

1、服務(wù)的直接性和穩(wěn)定性。由于秘書(shū)是直接對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的，并且對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工作在一定程度上是比較熟悉的，所以具有一定的穩(wěn)定性。

2、知識(shí)化和專(zhuān)業(yè)化。隨著領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書(shū)專(zhuān)業(yè)化要求的提高，秘書(shū)的培養(yǎng)必須適應(yīng)現(xiàn)實(shí)的要求，使秘書(shū)知識(shí)化，工作專(zhuān)業(yè)化。

3、年輕化和女性化。秘書(shū)工作在隨著工作量增加開(kāi)始要求秘書(shū)必須年輕化，女性化是在上世紀(jì)九十年代風(fēng)靡一時(shí)的，但當(dāng)今社會(huì)對(duì)秘書(shū)的要求并不是女性化趨勢(shì)，雖說(shuō)女性在工作中有得天獨(dú)厚的細(xì)心，但我認(rèn)為男性秘書(shū)可以將問(wèn)題放在其特有的角度來(lái)解決，從而為領(lǐng)導(dǎo)提供更合理科學(xué)的決策意見(jiàn)。

（四）文秘的職能

1.輔助決策

。在決策過(guò)程中，在知識(shí)（包括理論）、能力（包括技術(shù)）、經(jīng)驗(yàn)和精力等方面給予決策主體全面的補(bǔ)償，以提高決策的科學(xué)性和時(shí)效性。

2.協(xié)調(diào)關(guān)系

。秘書(shū)的協(xié)調(diào)是指秘書(shū)人員在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，自覺(jué)地調(diào)整各類(lèi)組織、各項(xiàng)工作、各個(gè)人員之間的關(guān)系，促進(jìn)各項(xiàng)活動(dòng)趨向同步化和和諧化，以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的行為過(guò)程。

3.處理信息

。對(duì)有用的信息及時(shí)的提供給上級(jí)，以便上級(jí)在最短的時(shí)間內(nèi)做出最有價(jià)值的決定。

4.辦理事務(wù)。認(rèn)真辦理一切同領(lǐng)導(dǎo)工作有關(guān)的日常具體工作。

二、對(duì)文秘知識(shí)結(jié)構(gòu)的認(rèn)識(shí)

于一個(gè)秘書(shū)工作者而言，一個(gè)完整的合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)有三個(gè)方面：基礎(chǔ)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、相關(guān)知識(shí)

。

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

秘書(shū)工作者知識(shí)的第一個(gè)層次，是秘書(shū)工作者必備的知識(shí)和前提條件。秘書(shū)工作者的知識(shí)面要廣，基礎(chǔ)知識(shí)要扎實(shí)。為此秘書(shū)工作應(yīng)掌握以下三個(gè)方面的知識(shí)。

1、科學(xué)文化知識(shí)。基礎(chǔ)知識(shí)的基礎(chǔ)，包括語(yǔ)文、數(shù)學(xué)、歷史、地理、邏輯、英語(yǔ)等等。特別要注意語(yǔ)言文字和歷史知識(shí)的提高，重視歷史知識(shí)的學(xué)習(xí)，可以讓自己透過(guò)歷史的現(xiàn)象抓住內(nèi)在的規(guī)律和本質(zhì)的東西。

2、馬列主義理論知識(shí)。哲學(xué)、政治經(jīng)濟(jì)學(xué)、黨的建設(shè)、鄧小平理論、有實(shí)踐中不斷地學(xué)習(xí)，才能提高理論修養(yǎng)。

3、

政策法規(guī)知識(shí)。這是作為秘書(shū)工作者必備的知識(shí)，包括黨的路線、方針、政策和國(guó)家的憲法、法律法規(guī)、法令等相關(guān)的知識(shí)，特別要注重后者的學(xué)習(xí)。因?yàn)樗谄綍r(shí)的工作中接觸最多的知識(shí)。

（二）專(zhuān)業(yè)知識(shí)

專(zhuān)業(yè)知識(shí)是秘書(shū)工作者知識(shí)結(jié)構(gòu)的核心或者是主體，也是區(qū)別于其他領(lǐng)域的知識(shí)結(jié)構(gòu)的方面。

1、理論知識(shí)，是秘書(shū)學(xué)和秘書(shū)工作總體的理論知識(shí)，是秘書(shū)工作者勝任本職工作的重要前提，總的理論。也是秘書(shū)工作的基本理論知識(shí)，秘書(shū)指導(dǎo)思想。

分門(mén)別類(lèi)的理論，包括文書(shū)處理，信息處理，信息調(diào)研和秘書(shū)實(shí)務(wù)的理論。

2、業(yè)務(wù)知識(shí)，包括秘書(shū)工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的操作常識(shí)，基本技能，操作規(guī)范，公文的起草等。

3、行業(yè)知識(shí)，是秘書(shū)工作者所在機(jī)關(guān)的行業(yè)的基本知識(shí)。

（三）相關(guān)知識(shí)

秘書(shū)工作者的輔助知識(shí)，它包括以下幾個(gè)方面的知識(shí)。

1、新的學(xué)科知識(shí)，社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué)，是相關(guān)知識(shí)中的一個(gè)重要內(nèi)容，包括行為科學(xué)、系統(tǒng)論、控制論、信息論。

2、管理學(xué)知識(shí)，行政管理，領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)，決策等方面的知識(shí)。

3、社會(huì)交往知識(shí)，社會(huì)關(guān)系學(xué)，公共關(guān)系學(xué)，人際關(guān)系學(xué)等，以便秘書(shū)工作者在工作能夠提高自身的交際能力，信息溝通能力。

4、心理學(xué)知識(shí)。

（四）社會(huì)知識(shí)

1、國(guó)際知識(shí)，當(dāng)前國(guó)際的基本問(wèn)題，世界格局，政治，經(jīng)濟(jì)，軍事，思想，科技，文化等方面知識(shí)的變化及發(fā)展情況。

2、國(guó)內(nèi)知識(shí)，國(guó)情，民情，民俗，民風(fēng)等

。

三、對(duì)文秘能力結(jié)構(gòu)的認(rèn)識(shí)

（一）秘書(shū)的一般能力要求

1、觀察能力。秘書(shū)人員要了解觀察的對(duì)象，從而有廣博的知識(shí)積累

。2、記憶能力。秘書(shū)記憶能力的特點(diǎn)就是要精確與持久。因?yàn)橛兄己糜洃浤芰Φ拿貢?shū)是很受領(lǐng)導(dǎo)歡迎的。

3、分析判斷能力。作為秘書(shū)，必須有超于常人的分析判斷能力

4、應(yīng)變能力。首先，必須懂得沉著冷靜，隨機(jī)應(yīng)變；其次，要具備廣博的知識(shí)，來(lái)應(yīng)對(duì)突發(fā)事件。

（二）秘書(shū)的專(zhuān)業(yè)能力要求

專(zhuān)業(yè)能力要求是指秘書(shū)人員在具體的秘書(shū)工作中所要求表現(xiàn)出來(lái)的能力，也就是秘書(shū)的專(zhuān)業(yè)技能。

主要包括：速記能力、打字能力、表達(dá)能力、校對(duì)、編輯能力、文字書(shū)寫(xiě)能力、聽(tīng)辨能力、操作設(shè)備能力、事務(wù)管理能力、社交與公關(guān)能力、調(diào)研與處理信息能力。

（三）秘書(shū)的職業(yè)道德

雖然說(shuō)對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，知識(shí)結(jié)構(gòu)與能力結(jié)構(gòu)都十分重要，但我覺(jué)得秘書(shū)的心理素質(zhì)和職業(yè)道德也是十分重要的，一個(gè)良好的心理素質(zhì)可以使人即使在最危急的情況下都可以處理好問(wèn)題，而良好的職業(yè)道德可以使人在職業(yè)中獲得更多的尊重。

秘書(shū)的職業(yè)道德包括：

1、作為秘書(shū)人員忠于職守就是要忠于秘書(shū)這個(gè)特定的工作崗位，自覺(jué)履行秘書(shū)的各項(xiàng)職責(zé)，

認(rèn)真輔助領(lǐng)導(dǎo)做好各項(xiàng)工作。要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，不擅權(quán)越位，不摻雜私念，不瀆職。

2、作為領(lǐng)導(dǎo)工作的參謀和助手，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖辦事，離開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)自行其是，別出心裁，都是職業(yè)道德所不允許的。

個(gè)人的積極性、創(chuàng)造性只能在服從領(lǐng)導(dǎo)的前提下發(fā)揮（更多地限于建議、獻(xiàn)策等方面）。其中特別要注意，不能用個(gè)人不成熟的想法甚至情緒化的意見(jiàn)，去影響和干擾領(lǐng)導(dǎo)的工作及決策。在領(lǐng)導(dǎo)決策民主化、科學(xué)化的今天，尤其要求秘書(shū)人員改變以往辦事即是稱(chēng)職的舊觀念，要提高參謀意識(shí)和能力，明確不能出謀獻(xiàn)策者就不是好的秘書(shū)人員的新觀念。

3、秘書(shū)工作性質(zhì)，決定其工作主要是實(shí)干。要圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作來(lái)展開(kāi)活動(dòng)，要求招之即來(lái)，來(lái)之能干，在具體而緊張的工作中，腳踏實(shí)地，密切聯(lián)系實(shí)際和群眾，不計(jì)個(gè)人得失，有著吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。

4、謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道，熱情服務(wù)，應(yīng)是秘書(shū)人員應(yīng)具有的美德。秘書(shū)人員不能因?yàn)樵陬I(lǐng)導(dǎo)身邊工作而自命不凡、自以為是，要平等地同各職能部門(mén)商量工作，虛心聽(tīng)取他們的意見(jiàn)，在工作中要善于協(xié)調(diào)矛盾，搞好合作。

辦事要公道正派。秘書(shū)人員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)群眾都要一視同仁，秉公辦事，平等相待。切忌因人而異，親疏有別，更不能看來(lái)頭辦事情。只有公道正派的秘書(shū)人員，才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力。

熱情服務(wù)。秘書(shū)人員要把為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為本單位各職能部門(mén)服務(wù)，為群眾服務(wù)當(dāng)作自己的神圣職責(zé)，要充分認(rèn)識(shí)自己所從事的工作所具有的重要作用。

5、遵紀(jì)守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私遵紀(jì)守法、廉潔奉公，是秘書(shū)人員職業(yè)活動(dòng)能夠正常進(jìn)行的重要保證。要以國(guó)家、人民和本單位整體利益為重，自覺(jué)奉獻(xiàn)，不為名利所動(dòng)，以自己的實(shí)際行動(dòng)抵制和反對(duì)不正之風(fēng)。

6、秘書(shū)人員要遵守信用、遵守時(shí)間、遵守諾言，言必信，行必果。

遵守時(shí)間，領(lǐng)導(dǎo)找秘書(shū)人員匯報(bào)工作，秘書(shū)人員不準(zhǔn)遲到。秘書(shū)人員自己安排的會(huì)議或會(huì)談，自己要事先到場(chǎng)，并做好一切準(zhǔn)備工作。

秘書(shū)人員要嚴(yán)格遵守諾言，一經(jīng)允諾的事情就要盡力辦到，遇到曲折變化，要事先說(shuō)明原因，使人信服。

嚴(yán)守機(jī)密是秘書(shū)人員一個(gè)顯著的特點(diǎn)，是掌握的機(jī)密較多，因此，要求秘書(shū)人員必須具備嚴(yán)守機(jī)密的職業(yè)道德，

自覺(jué)加強(qiáng)保密觀念。

7、實(shí)事求是，勇于創(chuàng)新。秘書(shū)人員要堅(jiān)持實(shí)事求是的工作作風(fēng)，一切從實(shí)際出發(fā)，理論聯(lián)系實(shí)際，堅(jiān)持實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)。秘書(shū)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都要求準(zhǔn)確、如實(shí)地反映客觀實(shí)際，從客觀存在的事實(shí)出發(fā)。秘書(shū)人員無(wú)論是搜集信息、匯報(bào)情況、提供意見(jiàn)、擬寫(xiě)文件，都必須端正思想，堅(jiān)持實(shí)事求是的原則。在工作中，切忌主觀臆斷、捕風(fēng)捉影，分析問(wèn)題必須從客觀實(shí)際出發(fā)，既不惟領(lǐng)導(dǎo)是聽(tīng)，也不惟“本本”是從。

勇于創(chuàng)新。現(xiàn)在各行各業(yè)的勞動(dòng)者，都在破除舊的觀念，勇于開(kāi)創(chuàng)新的工作局面。作為領(lǐng)導(dǎo)的助手——秘書(shū)人員更應(yīng)具有強(qiáng)烈的創(chuàng)新意識(shí)和精神。勇于創(chuàng)新，要求不空談、重實(shí)干，在思想上是先行者，在實(shí)踐上是實(shí)干家，不斷提出新問(wèn)題，研究新方法，走出新路子。

8、刻苦學(xué)習(xí)，努力提高思想、科學(xué)文化素質(zhì)。作為新時(shí)期的秘書(shū)人員，這種素質(zhì)要求顯得更嚴(yán)格、更全面，甚至更苛刻一些。是否具有良好的素質(zhì)，對(duì)于做好領(lǐng)導(dǎo)秘書(shū)工作是一個(gè)非常重要的問(wèn)題，也是評(píng)價(jià)一位秘書(shū)人員是否稱(chēng)職的基本依據(jù)。因此，秘書(shū)人員必須刻苦學(xué)習(xí)，努力提高自身的思想素質(zhì)。

秘書(shū)工作頭緒繁多、涉及面廣，要求秘書(shū)人員有盡可能廣博的知識(shí)，做一個(gè)“通才”和“雜家”。現(xiàn)代社會(huì)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展突飛猛進(jìn)，知識(shí)更新速度加快，因此，秘書(shū)人員應(yīng)該具有廣博的科學(xué)文化知識(shí)，以適應(yīng)工作的需要。

9、從發(fā)展的角度看，新時(shí)期的秘書(shū)人員，必須了解和懂得與秘書(shū)工作有直接或間接關(guān)系的各項(xiàng)技能。

秘書(shū)的心理素質(zhì)1、意志要堅(jiān)定

意志是自覺(jué)地確定目的，并支配行動(dòng)，以實(shí)現(xiàn)預(yù)定目的的心理活動(dòng)。意志有自覺(jué)性、堅(jiān)韌性、果斷性和頑強(qiáng)性等積極品質(zhì)；也有盲目性、脆弱性、優(yōu)柔性和頑固性等消極品質(zhì)。秘書(shū)人員要鍛煉和培養(yǎng)自己堅(jiān)定意志的毅力，在確定目的和接受任務(wù)時(shí)，要加強(qiáng)自覺(jué)性，克服盲目性；在遇到困難和挫折時(shí)，要堅(jiān)忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而廢；在復(fù)雜的情況下辦文辦事，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理問(wèn)題時(shí)，在多出主意，有自信心，當(dāng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)要及時(shí)上報(bào)，做錯(cuò)事及時(shí)改正。

2、性格要隨和

性格是表現(xiàn)在人的態(tài)度和行為方面的比較穩(wěn)定的心理特征的總和。秘書(shū)作為“內(nèi)管家”，要處處關(guān)心工作，關(guān)心集體和關(guān)心群眾，對(duì)集體不能漠不關(guān)心，對(duì)待群眾，要盡力合群，融洽相處，不要孤獨(dú)怪僻，脫離群眾。性格內(nèi)向的，要多看到工作中有利條件，增強(qiáng)自強(qiáng)，自信、自愛(ài)，千方百計(jì)的完成工作任務(wù)。不同性格的上級(jí)，待人處世的方式往往不一樣；有些人眼中的可愛(ài)，會(huì)成為另外一些人心中的忌諱，性格的差異造成了不同的相處狀態(tài)。有些領(lǐng)導(dǎo)眼中的可愛(ài)，會(huì)成為另外一些領(lǐng)導(dǎo)心中的忌諱，性格的差異也同樣造成了不同的相處狀態(tài)。

3、興趣的培養(yǎng)

興趣是人們力求認(rèn)識(shí)某種事物或從事某種活動(dòng)的傾向，即通常人們所說(shuō)的愛(ài)好。興趣也是一種具有積極情緒色彩的心理傾向，是社會(huì)實(shí)踐中形成和發(fā)展起來(lái)的，也可以在社會(huì)時(shí)間中改變。當(dāng)一個(gè)人對(duì)某種事物具有興趣時(shí)，他就把自己的注意力經(jīng)常集中和趨向于某種事物上，同時(shí)對(duì)該事物產(chǎn)生一定的情感。優(yōu)秀的秘書(shū)應(yīng)自覺(jué)培養(yǎng)對(duì)本職工作的興趣，以百倍的精力、滿腔的熱情投入其中。培養(yǎng)了良好的興趣，能使之在工作中產(chǎn)生愉快、興奮的積極情緒體驗(yàn)，自覺(jué)提高職業(yè)素質(zhì)，高效完成工作任務(wù)。另外，還應(yīng)培養(yǎng)業(yè)余興趣，以豐富生活、陶冶情操、增進(jìn)身心健康。

4、情感的平衡

情感是人的喜怒哀樂(lè)等心理狀態(tài)。秘書(shū)的情感是秘書(shū)對(duì)客觀事物是否符合其需要而產(chǎn)生的內(nèi)心體驗(yàn)。優(yōu)秀的秘書(shū)應(yīng)自