對文秘人員知識、能力結構的認識

【內容摘要】從文秘的歷史演變來看，秘書的名稱、權能曾一度變更，但唯一不變的是對文秘人員知識與能力的要求，知識結構與能力結構二者缺一不可。知識結構可以反映一個人的知識素養，思維模式；而能力結構又可以反映出理論知識在實際中的運用，因此，我認為文秘人員必須具備特定的知識能力結構。下面從我個人認識的角度淺談一下對文秘人員知識、能力的認識。

【關鍵詞】

文秘

知識結構

能力結構

改革開放以前，我國的秘書主要是一種行政職位。改革開放后，秘書開始由官職走向社會化、職業化，我們對秘書這一職業開始有了新的認識。

一、對文秘的基本認識

文秘是領導者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務服務人員。他們以輔助決策，綜合協調，溝通信息，辦文、辦會、辦事等為主要職能，是領導者、主事者的參謀和助手。即秘書服務的根本對象是領導者，秘書活動的基本方式是處理信息和事務，秘書活動的根本性質是輔助性。

（一）文秘人員的稱謂

社會上對秘書人員的各種稱謂一般有：打字員、文秘、內勤、文書、文員、辦公室主任、主管（培訓主管、業務主管）、助理（人事助理、執行助理）、初級秘書、高級秘書等等。

（二）文秘的類別

按秘書的從屬和服務對象的角度，可分公務秘書和私人秘書兩類

1、以秘書在組織內部的工作分工來分，可以分為：行政秘書、機要秘書、生活秘書、會議秘書、文字秘書、信訪秘書、公關秘書。

2、以秘書從事工作的行業特征來分，可分為法律秘書、醫藥秘書、教育秘書、體育秘書、軍事秘書等。

（三）文秘的職業特征

1、服務的直接性和穩定性。由于秘書是直接對領導負責的，并且對領導的工作在一定程度上是比較熟悉的，所以具有一定的穩定性。

2、知識化和專業化。隨著領導對秘書專業化要求的提高，秘書的培養必須適應現實的要求，使秘書知識化，工作專業化。

3、年輕化和女性化。秘書工作在隨著工作量增加開始要求秘書必須年輕化，女性化是在上世紀九十年代風靡一時的，但當今社會對秘書的要求并不是女性化趨勢，雖說女性在工作中有得天獨厚的細心，但我認為男性秘書可以將問題放在其特有的角度來解決，從而為領導提供更合理科學的決策意見。

（四）文秘的職能

1.輔助決策

。在決策過程中，在知識（包括理論）、能力（包括技術）、經驗和精力等方面給予決策主體全面的補償，以提高決策的科學性和時效性。

2.協調關系

。秘書的協調是指秘書人員在自己的職權范圍內，自覺地調整各類組織、各項工作、各個人員之間的關系，促進各項活動趨向同步化和和諧化，以實現組織目標的行為過程。

3.處理信息

。對有用的信息及時的提供給上級，以便上級在最短的時間內做出最有價值的決定。

4.辦理事務。認真辦理一切同領導工作有關的日常具體工作。

二、對文秘知識結構的認識

于一個秘書工作者而言，一個完整的合理的知識結構應有三個方面：基礎知識、專業知識、相關知識

。

（一）基礎知識

秘書工作者知識的第一個層次，是秘書工作者必備的知識和前提條件。秘書工作者的知識面要廣，基礎知識要扎實。為此秘書工作應掌握以下三個方面的知識。

1、科學文化知識。基礎知識的基礎，包括語文、數學、歷史、地理、邏輯、英語等等。特別要注意語言文字和歷史知識的提高，重視歷史知識的學習，可以讓自己透過歷史的現象抓住內在的規律和本質的東西。

2、馬列主義理論知識。哲學、政治經濟學、黨的建設、鄧小平理論、有實踐中不斷地學習，才能提高理論修養。

3、

政策法規知識。這是作為秘書工作者必備的知識，包括黨的路線、方針、政策和國家的憲法、法律法規、法令等相關的知識，特別要注重后者的學習。因為它在平時的工作中接觸最多的知識。

（二）專業知識

專業知識是秘書工作者知識結構的核心或者是主體，也是區別于其他領域的知識結構的方面。

1、理論知識，是秘書學和秘書工作總體的理論知識，是秘書工作者勝任本職工作的重要前提，總的理論。也是秘書工作的基本理論知識，秘書指導思想。

分門別類的理論，包括文書處理，信息處理，信息調研和秘書實務的理論。

2、業務知識，包括秘書工作中各個環節的操作常識，基本技能，操作規范，公文的起草等。

3、行業知識，是秘書工作者所在機關的行業的基本知識。

（三）相關知識

秘書工作者的輔助知識，它包括以下幾個方面的知識。

1、新的學科知識，社會科學和自然科學，是相關知識中的一個重要內容，包括行為科學、系統論、控制論、信息論。

2、管理學知識，行政管理，領導科學，決策等方面的知識。

3、社會交往知識，社會關系學，公共關系學，人際關系學等，以便秘書工作者在工作能夠提高自身的交際能力，信息溝通能力。

4、心理學知識。

（四）社會知識

1、國際知識，當前國際的基本問題，世界格局，政治，經濟，軍事，思想，科技，文化等方面知識的變化及發展情況。

2、國內知識，國情，民情，民俗，民風等

。

三、對文秘能力結構的認識

（一）秘書的一般能力要求

1、觀察能力。秘書人員要了解觀察的對象，從而有廣博的知識積累

。2、記憶能力。秘書記憶能力的特點就是要精確與持久。因為有著良好記憶能力的秘書是很受領導歡迎的。

3、分析判斷能力。作為秘書，必須有超于常人的分析判斷能力

4、應變能力。首先，必須懂得沉著冷靜，隨機應變；其次，要具備廣博的知識，來應對突發事件。

（二）秘書的專業能力要求

專業能力要求是指秘書人員在具體的秘書工作中所要求表現出來的能力，也就是秘書的專業技能。

主要包括：速記能力、打字能力、表達能力、校對、編輯能力、文字書寫能力、聽辨能力、操作設備能力、事務管理能力、社交與公關能力、調研與處理信息能力。

（三）秘書的職業道德

雖然說對于秘書來說，知識結構與能力結構都十分重要，但我覺得秘書的心理素質和職業道德也是十分重要的，一個良好的心理素質可以使人即使在最危急的情況下都可以處理好問題，而良好的職業道德可以使人在職業中獲得更多的尊重。

秘書的職業道德包括：

1、作為秘書人員忠于職守就是要忠于秘書這個特定的工作崗位，自覺履行秘書的各項職責，

認真輔助領導做好各項工作。要有強烈的事業心和責任感，不擅權越位，不摻雜私念，不瀆職。

2、作為領導工作的參謀和助手，應當嚴格按照領導的指示和意圖辦事，離開領導自行其是，別出心裁，都是職業道德所不允許的。

個人的積極性、創造性只能在服從領導的前提下發揮（更多地限于建議、獻策等方面）。其中特別要注意，不能用個人不成熟的想法甚至情緒化的意見，去影響和干擾領導的工作及決策。在領導決策民主化、科學化的今天，尤其要求秘書人員改變以往辦事即是稱職的舊觀念，要提高參謀意識和能力，明確不能出謀獻策者就不是好的秘書人員的新觀念。

3、秘書工作性質，決定其工作主要是實干。要圍繞領導的工作來展開活動，要求招之即來，來之能干，在具體而緊張的工作中，腳踏實地，密切聯系實際和群眾，不計個人得失，有著吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。

4、謙虛謹慎，辦事公道，熱情服務，應是秘書人員應具有的美德。秘書人員不能因為在領導身邊工作而自命不凡、自以為是，要平等地同各職能部門商量工作，虛心聽取他們的意見，在工作中要善于協調矛盾，搞好合作。

辦事要公道正派。秘書人員對領導對群眾都要一視同仁，秉公辦事，平等相待。切忌因人而異，親疏有別，更不能看來頭辦事情。只有公道正派的秘書人員，才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力。

熱情服務。秘書人員要把為領導服務，為本單位各職能部門服務，為群眾服務當作自己的神圣職責，要充分認識自己所從事的工作所具有的重要作用。

5、遵紀守法，廉潔奉公，不假借領導名義以權謀私遵紀守法、廉潔奉公，是秘書人員職業活動能夠正常進行的重要保證。要以國家、人民和本單位整體利益為重，自覺奉獻，不為名利所動，以自己的實際行動抵制和反對不正之風。

6、秘書人員要遵守信用、遵守時間、遵守諾言，言必信，行必果。

遵守時間，領導找秘書人員匯報工作，秘書人員不準遲到。秘書人員自己安排的會議或會談，自己要事先到場，并做好一切準備工作。

秘書人員要嚴格遵守諾言，一經允諾的事情就要盡力辦到，遇到曲折變化，要事先說明原因，使人信服。

嚴守機密是秘書人員一個顯著的特點，是掌握的機密較多，因此，要求秘書人員必須具備嚴守機密的職業道德，

自覺加強保密觀念。

7、實事求是，勇于創新。秘書人員要堅持實事求是的工作作風，一切從實際出發，理論聯系實際，堅持實踐是檢驗真理的唯一標準。秘書工作的各個環節都要求準確、如實地反映客觀實際，從客觀存在的事實出發。秘書人員無論是搜集信息、匯報情況、提供意見、擬寫文件，都必須端正思想，堅持實事求是的原則。在工作中，切忌主觀臆斷、捕風捉影，分析問題必須從客觀實際出發，既不惟領導是聽，也不惟“本本”是從。

勇于創新。現在各行各業的勞動者，都在破除舊的觀念，勇于開創新的工作局面。作為領導的助手——秘書人員更應具有強烈的創新意識和精神。勇于創新，要求不空談、重實干，在思想上是先行者，在實踐上是實干家，不斷提出新問題，研究新方法，走出新路子。

8、刻苦學習，努力提高思想、科學文化素質。作為新時期的秘書人員，這種素質要求顯得更嚴格、更全面，甚至更苛刻一些。是否具有良好的素質，對于做好領導秘書工作是一個非常重要的問題，也是評價一位秘書人員是否稱職的基本依據。因此，秘書人員必須刻苦學習，努力提高自身的思想素質。

秘書工作頭緒繁多、涉及面廣，要求秘書人員有盡可能廣博的知識，做一個“通才”和“雜家”。現代社會科學技術的發展突飛猛進，知識更新速度加快，因此，秘書人員應該具有廣博的科學文化知識，以適應工作的需要。

9、從發展的角度看，新時期的秘書人員，必須了解和懂得與秘書工作有直接或間接關系的各項技能。

秘書的心理素質1、意志要堅定

意志是自覺地確定目的，并支配行動，以實現預定目的的心理活動。意志有自覺性、堅韌性、果斷性和頑強性等積極品質；也有盲目性、脆弱性、優柔性和頑固性等消極品質。秘書人員要鍛煉和培養自己堅定意志的毅力，在確定目的和接受任務時，要加強自覺性，克服盲目性；在遇到困難和挫折時，要堅忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而廢；在復雜的情況下辦文辦事，協助領導處理問題時，在多出主意，有自信心，當發現問題時要及時上報，做錯事及時改正。

2、性格要隨和

性格是表現在人的態度和行為方面的比較穩定的心理特征的總和。秘書作為“內管家”，要處處關心工作，關心集體和關心群眾，對集體不能漠不關心，對待群眾，要盡力合群，融洽相處，不要孤獨怪僻，脫離群眾。性格內向的，要多看到工作中有利條件，增強自強，自信、自愛，千方百計的完成工作任務。不同性格的上級，待人處世的方式往往不一樣；有些人眼中的可愛，會成為另外一些人心中的忌諱，性格的差異造成了不同的相處狀態。有些領導眼中的可愛，會成為另外一些領導心中的忌諱，性格的差異也同樣造成了不同的相處狀態。

3、興趣的培養

興趣是人們力求認識某種事物或從事某種活動的傾向，即通常人們所說的愛好。興趣也是一種具有積極情緒色彩的心理傾向，是社會實踐中形成和發展起來的，也可以在社會時間中改變。當一個人對某種事物具有興趣時，他就把自己的注意力經常集中和趨向于某種事物上，同時對該事物產生一定的情感。優秀的秘書應自覺培養對本職工作的興趣，以百倍的精力、滿腔的熱情投入其中。培養了良好的興趣，能使之在工作中產生愉快、興奮的積極情緒體驗，自覺提高職業素質，高效完成工作任務。另外，還應培養業余興趣，以豐富生活、陶冶情操、增進身心健康。

4、情感的平衡

情感是人的喜怒哀樂等心理狀態。秘書的情感是秘書對客觀事物是否符合其需要而產生的內心體驗。優秀的秘書應自